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Business Process Outsourcing – Profitline

Business Process Outsourcing - Profitline

Soluciones de Outsourcing ó Tercerización de Procesos de Negocio

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Outsourcing Back Office

27 January, 2021

Productividad de los empleados, el reto del 2021

En un año difícil para las empresas, donde los recortes de empleados y maximizar los recursos se convirtieron en el común denominador de las empresas, el teletrabajo se convirtió en un elemento esencial en el sostenimiento de la operación de las compañías. Los indicadores de resultados no fueron suficientes para medir la productividad de los empleados que desarrollan sus labores desde casa.

En el 2021 el reto continúa y las empresas que han decidido continuar con la modalidad de teletrabajo buscan las mejores prácticas para medir y aumentar los índices de productividad de las personas que ejercen sus labores de manera remota. Es importante resaltar que el cumplimiento de los objetivos no implica necesariamente que todo el equipo esté siendo productivo, o que esté laborando el 100% de su jornada. Algunos han pensado que la mejor forma de solucionar esto es regresando a la presencialidad. Sin embargo, experimentos de distintas compañías han demostrado que con el monitoreo del tiempo trabajado en casa a través de herramientas especializadas e instaladas en los equipos de cada uno de los colaboradores, han conseguido mejores resultados que los obtenidos con el regreso a la oficina.

La falta de registro de tareas o inconsistencias operativas en las mismas genera dudas en los jefes de áreas sobre la productividad del equipo que realiza trabajo de manera remota. Todas estas inconsistencias se pueden volver asunto del pasado con herramientas que monitorean de manera efectiva el tiempo que utiliza cada empleado teniendo en cuenta los siguientes ítems:

  • Tiempo de actividad en cada aplicación instalada en su computador
  • Las URL de los sitios web que visita
  • El tiempo en que está activo en teclado y mouse o teleconferencias
  • Periodos de tiempo productivos en el día
  • Toma de capturas de pantalla a lo largo del horario laboral, que permiten determinar si las tareas que estaba realizando cada uno de los empleados corresponde con lo asignado

Las pruebas realizadas con distintas compañías han permitido elevar la productividad laboral de los equipos a niveles muy cercanos al 100%. Esto da lugar a que los jefes de área o coordinadores puedan dedicar mayor tiempo a las tareas propias de su cargo y no a la monitorización de cada uno de los integrantes de su equipo. De esta manera pueden enfocar su atención en los empleados que presentan una productividad muy baja o aquellos que por el volumen de trabajo muestran sobrecargas. Con esto los directivos serán más asertivos a la hora de determinar las causas y la necesidad de acciones correctivas que permitan mejorar la productividad o tomar decisiones frente a la necesidad de contrataciones adicionales al equipo existente.

En Profitline ya tenemos la experiencia en el licenciamiento, configuración y administración de herramientas de este tipo que te ayudarán a mejorar la productividad de tu empresa. Si quieres lograr los mejores resultados en 2021, podemos asesorarte en todo el proceso de adquisición, instalación, implementación, configuración y administración de estas herramientas para la optimización del teletrabajo, no dudes en contactarnos.

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7 December, 2020

Tendencias de implementación de Cloud para 2021

El 2020 ha sido un año de transformación digital para las compañías en todo el mundo. El dolor de cabeza más frecuente de las áreas IT, fue migrar de una infraestructura física de servidores, a una infraestructura en la nube.

Y es que a pesar de que muchas empresas tenían estructuras robustas configuradas para la productividad empresarial on-site, su adaptación al escenario que nos trajo la pandemia y a las nuevas realidades no ha sido fácil.

El requerimiento técnico más importante fueron los servidores con gran capacidad de almacenamiento en la nube y acceso a ella con alta velocidad de conexión. Todo esto para que grandes equipos de trabajo desempeñaran de manera eficiente sus labores desde casa. También surgió la posibilidad de realizar reuniones y acceder a información en tiempo real a través de herramientas Cloud.

¿Qué es Outsourcing? Una Práctica Organizacional Para el Crecimiento Empresarial: ¡La guía en donde encuentras todo lo que debes saber sobre la tercerización!

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Existen distintas soluciones de este tipo en el mercado y muchas compañías tecnológicas como Google aprovecharon la necesidad de uso que generó la emergencia sanitaria para impulsar sus productos. Sin embargo, el líder Microsoft integra todas sus soluciones ofimáticas, de conectividad, Business Intelligence, entre otras, sin necesidad de una infraestructura local que se adaptan a las necesidades de las empresas, así mismo por su modelo SaaS (Software as a Services) permite a las compañías migrar a servicios cloud sin tener que incurrir en grandes inversiones anticipadas, flexibilizando a medidas sus soluciones en IT.

Estas serán algunas de las tendencias que tendremos en 2021 gracias a la implementación de cloud computing:

Almacenamiento en la nube

La democratización de la información y la necesidad de no hacer inversiones en softwares y servidores costosos, hará que en 2021 más empresas migren su información a plataformas cloud. Se utilizarán servidores con tecnología azure que por su flexibilidad disponen de infraestructuras IaaS (almacenamiento, redes, máquinas virtuales) y plataformas PaaS (bases de datos de alta disponibilidad SQL, CMS y backend para aplicaciones móviles). Además de esto, son compatibles con todo tipo de tecnología: bases de datos Oracle, Linux, php, iOs, My SQL, Android y php, sin riesgo de pérdida de información

Business Intelligence

Estamos en la era de la información y soluciones como Power BI han facilitado el reporting a todo nivel. Esta herramienta permite la actualización en tiempo real de reportes, gracias a su conexión a distintas bases de datos y sin duda será una de las más usadas en el 2021

Ofimática a la medida

Las empresas ya no buscan adquirir el paquete de Office completo, sino las soluciones que necesiten para su empresa de acuerdo a las funciones de cada cargo. Esto ahora es posible gracias a Office 365, donde las empresas ahora tendrán soluciones a la medida con funciones en la nube.

El Cloud computing será tendencia para 2021 no solo por sus beneficios y la optimización de presupuestos que conlleva, sino también por la facilidad de implementación, acceso y herramientas administrativas. Es una solución robusta y completa para cualquier empresa.

En Profitline tenemos la experiencia necesaria para realizar el análisis de las necesidades de su empresa y así ofrecer servicios de Cloud Computing que aumenten la productividad, disminuyan costos y se traduzcan en una mejor experiencia para el usuario final.

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20 March, 2020

Beneficios de los Servicios de Outsourcing de Soporte de Back Office en las Empresas

Al pensar si desea externalizar partes importantes de las tareas administrativas de su empresa, hay varios aspectos que debe tener en cuenta. Las operaciones de back office son una parte importante de su negocio y debe asegurarse de que se manejen adecuadamente en cada paso del proceso, hay varios beneficios para la externalización de back office una vez que se realiza correctamente. Aquí hay algunos para tener en cuenta.

Outsourcing – back-office-profitline

Centrarse en los componentes principales de su negocio Una de las principales ventajas de la tercerización del trabajo en el lugar de trabajo es el hecho de que, al trasladar una variedad de tareas repetitivas y que consumen mucho tiempo para externalizar las empresas, se concentrará en las funciones centrales de su negocio, sean cuales sean. En lugar de pasar horas desarrollando y presentando informes y cifras, sus empleados se centrarán en adquisiciones comerciales, gestión de efectivo, promoción del desarrollo y acción sobre los productos terminados realizados por el personal capacitado de la empresa que contrata.

Acceso inmediato a servicios y tecnología Otro beneficio principal del outsourcing de back office es que tiene acceso instantáneo a los servicios, a menudo las 24 horas del día, así como la última tecnología en el campo. En lugar de gastar grandes sumas de dinero en la compra de nuevo software y hardware, puede externalizar las tareas que necesitarían ese hardware y software a una empresa extranjera que lo maneje por usted. 

Costos reducidos y gestión flexible de recursos Una de las ganancias más razonables del outsourcing de back office es que gastará menos dinero en tareas internas. Debido a que una empresa offshore ha capacitado al personal para manejar tareas específicas, puede enfocar sus esfuerzos internos en tareas para las que su personal ha sido capacitado para realizar y evitar contratar nuevos empleados o tercerizar a nivel nacional con costos más altos. Esto también le brinda una mayor flexibilidad en la administración de recursos, permitiéndole tomar decisiones mejores y más rápidas sobre cómo asignar presupuestos laborales y de marketing.  

Potencial para nuevas oportunidades en varios campos La subcontratación externa le permite obtener nuevas oportunidades en una variedad de tareas. Debido a que sus costos son más bajos, puede reducir sus precios y entregar terminables más rápido, abriendo oportunidades en los mercados de todo el mundo. También puede desarrollar ideas innovadoras porque tendrá mucho más tiempo para concentrarse en hacer crecer su negocio y desarrollar nuevos productos y servicios que se ajusten a las necesidades de su mercado objetivo. Hay muchos beneficios de los servicios de soporte de back office, desde costos reducidos hasta asegurar el trabajo completo de aquellos a quienes subcontrata para hacer un buen trabajo en cada una de sus áreas.

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23 May, 2019

¿Por qué Externalizar los Procesos de Back Office de Tu Empresa?

Con el entorno corporativo cada vez más cambiante, la externalización del back office ha ayudado a las empresas a reducir costos manteniendo un trabajo de calidad. Al colaborar con un proveedor de servicios de outsourcing (externalización), las empresas pueden expandir sus servicios y enfocarse en tareas más prioritarias. Entonces, te presentamos la importancia del back office y por qué deberías externalizar sus procesos.

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La importancia del Back Office

Puedes comparar el rol del back office de una compañía como la sala de máquinas de un barco. A pesar de que no sea fácilmente visible o conocido, sus funciones son primordiales y son las que mantienen en funcionamiento a toda la operación. A través del outsourcing, los roles del back office se extienden a funciones como de finanzas, recursos humanos, contabilidad e informática.

Estas son algunas de las principales razones por las que las compañías aplican la externalización del back office:

Costos Reducidos

 Esto es esencial en una empresa. Si necesitas que tu back office funcione a un alto nivel, hacerlo por tu cuenta te saldrá costoso. Cuando las compañías trabajan con un proveedor de outsourcing, ven que ahorran costos en el espacio en la oficina, equipamiento y en empleados que podrían hacer esas tareas. Las empresas pueden externalizar una gran variedad de funciones a un precio razonable.

Prioridad en actividades principales

Como se dijo antes, la externalización del back office permite a las compañías cambiar sus prioridades. Ya no necesitan gastar más tiempo y recursos para encargarse de las tareas administrativas. Al tercerizar algunas funciones clave del back office, las empresas obtienen más oportunidades para priorizar procesos a largo plazo. También pueden crear nuevas estrategias para el crecimiento de la empresa.

Más flexibilidad a la hora de crecer como empresa

La velocidad a la que las empresas crecen actualmente no tiene precedentes. Una compañía puede doblar, incluso triplicar su crecimiento casi inmediatamente. Con un back office correctamente estructurado y externalizado, tu compañía encontrará mayor flexibilidad a la hora de crecer. Las empresas pueden avanzar y funcionar a un paso más tranquilo y seguro con un proveedor de externalización de back office adecuado.

Acceso a tecnología

 El acceso a las últimas tecnologías es una necesidad para cualquier empresa que esté buscando ser más eficiente. La tecnología ayuda a una empresa a realizar los procesos necesarios a un óptimo nivel. Con un proveedor de outsourcing, las organizaciones pueden hacer uso de lo último en tecnología de software y hardware, para así hacer más eficiente el funcionamiento de la compañía.

El proveedor estará listo y capacitado para abordar cualquier problema durante la temporada más alta de tu negocio y preparado para eliminar cualquier proceso obsoleto.

Una parte de implementar tecnología a tu empresa es la digitalización de documentos que consta de pasar los archivos físicos a un medio digital. Si quieres saber más sobre esto y su importancia, te puede interesar: Todo lo que necesitas saber sobre la digitalización de documentos.

 

 

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14 May, 2019

Cómo Distinguir Si Tu Compañía Requiere Contratar Una Empresa De Outsourcing.

Dirigir y administrar tu propia empresa requiere mucho tiempo. Si eres el dueño del negocio, es tu responsabilidad supervisar que el trabajo que le ofreces a tus clientes se entregue a tiempo y con los más altos estándares de calidad. Sin embargo, cada vez comienzas a recibir más carga laboral y te das cuenta de que no puedes sobrellevarlo todo tú solo. Quizás, es el momento de pensar en implementar el outsourcing en algunas etapas del flujo de trabajo de tu negocio.

Outsourcing-profitlineEl outsourcing puede variar según el tipo de empresa que tengas. Si trabajas por cuenta propia, tal vez necesites a un contratista para que te ayude con distintas tareas o, incluso, podrías emplear a alguien para que te apoye con las tareas del hogar y así puedas dedicarle más tiempo a tu empresa.

¿Qué es Outsourcing? Una Práctica Organizacional Para el Crecimiento Empresarial: ¡La guía en donde encuentras todo lo que debes saber sobre la tercerización!

Leer Guía

Sea cual sea el tipo de negocio que tengas, Profitline te mostrará las señales que debes reconocer para saber si necesitas implementar el outsourcing en tu empresa.

  1. Tienes más trabajo que tiempo: Tener mucho trabajo es una bendición y a la vez un gran problema. Debes reconocer cuándo ya no puedes lidiar con la carga laboral por tu cuenta o tener listo el producto para cierta fecha. Si se vuelve una preocupación repetitiva, entonces necesitas contratar a alguien que te ayude con esas tareas para las que ya no tienes tanto tiempo. Recuerda que trabajar demasiado fuera de tus horas laborales no es la mejor solución.
  1. Tu empresa debe crecer, pero no puedes hacerlo solo: Hasta cierto punto, tu empresa no crecerá si te encuentras tú solo centrándote en todas las tareas del negocio a la vez. Contrata a alguien que pueda ayudarte con los pendientes actuales. De esta manera, el outsourcing te puede ayudar a enfocarte en hacer crecer y expandir tu empresa.
  2. No puedes añadir nuevos servicios sin suspender los actuales: Quizá, ya conoces cuál es la siguiente tendencia que quieres usar en tu empresa, pero no puedes ir tras ella y abandonar los servicios que brindas. Quieres intentar ofrecer un nuevo producto que podría beneficiar totalmente a tus clientes, pero no puedes alcanzar este objetivo porque tu personal y tiempo son limitados. Aquí es donde tienes que tomar la decisión difícil de discontinuar algunos servicios actuales y perder clientes o empezar a implementar el outsourcing.
  3. Te contratan para proyectos temporales: Si te contratan para estos proyectos temporales en específico y sientes que no tienes todas las destrezas para completar las distintas tareas que te pide el cliente de inicio a fin, entonces es momento de que contrates a alguien que te ayude con algunas partes del trabajo. Así, tu cliente tendrá el producto final y tú tendrás más tiempo para hacer otras tareas importantes.
  4. Se te es difícil hacer ciertas tareas: Como el dueño de tu empresa, a diario tendrás que hacer algunos trabajos que no son muy divertidos. Si tienes alguna tarea difícil que detestas y sueles dejarla para último minuto, entonces intenta tercerizarla. Lo más probable es que estés consumiendo más tiempo y energía en intentar terminarla cuando podría hacerla alguien que sí disfruta realizar ese tipo de trabajo y lo haría probablemente en menos tiempo. Ahórrate los dolores de cabeza y contrata a alguien que lo haga por ti.

Implementar el outsourcing en tu empresa puede ser algo completamente nuevo y distinto para ti al inicio, pero terminará siendo un factor muy beneficioso a futuro, ya que permitirá que tu empresa pueda crecer en el camino.

Profitline, empresa líder de Outsourcing en Colombia, te ofrece las mejores soluciones para aumentar la productividad de tu empresa. Si estás interesado en nuestros servicios de Outsourcing, escríbenos y estaremos contentos en ayudarte.

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23 April, 2019

No Existe Transformación Digital si no se Cambia el Back Office.

Reflexiones sobre el pasado año

A lo largo de 2018, la consultora afirma haber corroborado que los líderes ya entienden el “alcance y la magnitud” de los desafíos a los que se enfrentan. Como resultado, durante este año las compañías han sido capaces de “soñar a lo grande” para evolucionar y responder a las demandas externas y adaptarse al “hiper ritmo digital”, aprovechando nuevas tecnologías para impulsar la eficiencia, entrar en nuevos mercados y crear nuevas vías de ingresos.

No obstante, en algunos casos estos sueños “chocaron” con la realidad de que una verdadera apuesta a gran escala por lo digital y por mejorar la experiencia de usuario implica grandes esfuerzos y, lo que es más importante, “desafía la forma en que los líderes llevan sus negocios”. Por estos motivos, aunque muchas compañías han logrado resultados, otras muchas fallaron a la hora de lograr que sus compañías comenzaran a actuar de forma distinta. De hecho, la consultora asegura que los resultados de las estrategias de experiencia de usuario se han mantenido planos, y más del 50% de los esfuerzos en transformarse digitalmente se han estancado en 2018.

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¿El porqué del estancamiento? Muchos no estuvieron preparados, reflexiona la consultora, algunos porque “infravaloraron” el trabajo necesario para abordar las carencias tecnológicas y de mal gobierno de datos. Otras, porque se basaron exclusivamente en invertir en tecnologías de ‘back-office’, otras por falta de una ejecución coherente de la estrategia o incluso por miedo a que la introducción de cambios interrumpiera los resultados trimestrales de la compañía.

Y una visión para el 2019

De cara al 2019 la consultora considera que la transformación pasará a ser “pragmática”. Este enfoque permitirá abordar “desafíos fundamentales” que aún están por resolver como la preparación organizacional, la “deuda” tecnológica, el gobierno de los datos y el envejecimiento de las marcas. Si los líderes son capaces de abordar estos “obstáculos” este año, serán capaces de crear unos “cimientos más duraderos y potentes” para sobrevivir en un contexto digital.

Un año basado en el pragmatismo podrá traer buenos resultados, afirma Forrester, sobre todo si logra “ceder el paso” a estrategias decisivas, con objetivos claros y de mayor alcance en 2020.

Dinámicas identificadas

Para ayudar a los líderes a prepararse para encontrar las palancas de cambio que deberán accionarse este año para materializar esa visión pragmática, Forrester identifica 14 dinámicas que tendrán un gran impacto en las compañías este año. Estas son algunas de las más destacadas:

La experiencia de usuario sigue siendo un reto

Forrester afirma en su informe que un 20% de marcas abandonará su apuesta por la experiencia de usuario en 2019 y optará por otras estrategias más tradicionales como reducciones de precio para conseguir resultados a corto plazo.

Este enfoque, y los malos resultados cosechados por las empresas en este ámbito durante el año se deben, según la firma, a que muchas compañías han optado por un modelo que no introducía cambios realmente disruptivos y, por tanto, fallaba a la hora de impresionar a los clientes. En opinión de Forrester, para obtener ganancias reales la experiencia de usuario debe “ser ganadora y liderar la disrupción” en las operaciones existentes.

En 2018, Forrester volvió a elegir la ‘app’ de banca BBVA España como la mejor del mundo por segundo año consecutivo. El informe de Forrester afirmaba precisamente que la aplicación de BBVA destaca por un “magnífico equilibrio” entre una “amplia gama de funcionalidades de gran utilidad” y una “excelente experiencia de usuario”. “Los clientes de BBVA pueden realizar una gran cantidad de operaciones a través de la ‘app’, con funcionalidades de próxima generación, como BBVA Valora”, apuntaba el informe.

La estrategia digital en busca de resultados tangibles

Según la compañía, el 25% de firmas “desacelerará” sus esfuerzos digitales en 2019. Esto se debe a que muchas empresas han construido en 2018 una estrategia digital que no estaba basada en un “cambio organizacional y disruptivo” necesario para convertir las ambiciones digitales en una realidad con resultados tangibles.

No obstante, de cara al nuevo año, algunas empresas asumirán un enfoque más “pragmático” con el objetivo de realizar los “cambios incrementales y necesarios en las operaciones”. Así, habrá “esfuerzos tangibles” en ámbitos como la digitalización de los clientes y el lanzamiento de nuevos productos digitales. Si esto “se hace bien”, según la consultora, este modelo permitirá poner el foco de la innovación en los aspectos “más prometedores” y que más urgencia requieren.

Sólo un 15% de las empresas lo logrará con éxito, según la consultora, al implantar un modelo “centrado en el cliente”, basado en la entrega ágil de resultados y apoyado por una arquitectura y desarrollo modernos.

En 2018 BBVA ha alcanzado un importante hito en la digitalización: el 50% de sus clientes usan canales digitales. Además, la apuesta por las metodologías ‘agile’ y la reutilización de componentes tecnológicos ha permitido al Grupo materializar su estrategia de lanzamiento de productos digital de alcance global.

El propósito recobra significado

Según Forrester, en 2019 la importancia del propósito en las compañías como una prioridad estratégica será reforzada por “razones pragmáticas” como la necesidad de diferenciarse en un ecosistema digital “donde las líneas de la industria se emborronan” y para conectar con sus empleados.

En BBVA, el propósito ‘poner al alcance de todas las oportunidades de esta nueva era’ es más vigente que nunca también gracias a la digitalización y los cambios organizacionales que han tenido un gran impacto a lo largo de 2018. De hecho, BBVA es el primer banco en apostar por el desarrollo de productos globales para garantizar que su propósito se materializa en cualquier parte del mundo. Así, BBVA puede poner en manos de sus clientes en cualquier momento, y cualquier parte, las mejores soluciones bancarias y las mejores oportunidades a través del uso de datos.

La inteligencia artificial construye sus “cimientos”

La consultora afirma en sus predicciones para 2019 que este año la inteligencia artificial y el ‘software’ RPA (‘Robotic Process Automation’, o Automatización de Procesos mediante la Robótica) “unirán fuerzas” para fomentar el trabajo digital en más del 40% de empresas.

Forrester considera que estas tecnologías son un “agente de cambio” para las operaciones del futuro, pero en 2018 su despliegue estuvo frenado por distintos factores: la falta de las infraestructuras y los datos disponibles para sacar su máximo partido; la falta de un enfoque más transversal y menos “horizontal” de sus aplicaciones; y la limitación de los líderes a la hora de entender el verdadero potencial de la inteligencia artificial para mejorar la experiencia de usuario.

Una vez superadas estas barreras, no obstante, según la consultora las compañías serán capaces de poner en marcha estrategias este año para lograr que las “promesas” de esta tecnología puedan hacerse realidad. En concreto, Forrester afirma que las firmas ampliarán el alcance de los pilotos y pruebas de concepto basados en ‘software’ RPA para llevarlas a un mayor abanico de productos, procesos y experiencias y “comprender mejor el impacto de la inteligencia artificial”.

Otras de las predicciones de Forrester para 2019 abordan ámbitos como la ciberseguridad, la “experiencia de empleado”, y la entrada de la automatización en más procesos dentro de las compañías, como la gestión del talento interno.

 

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11 March, 2019

Externalizar las Tareas de Back Office.

La optimización de los procesos de back office puede suponer un incremento de las ventas muy importante para una compañía. Cuando hablamos de un equipo o un departamento comercial, nos vienen a la cabeza una serie de objetivos a cumplir por parte de este: número de visitas, sesiones y reuniones concertadas, conversiones o ventas cerradas… Trabajar con objetivos es un modelo de organización muy común en el panorama empresarial y más concretamente en los equipos comerciales, pero a menudo olvidamos que estos últimos cuentan con una serie de tareas que, aunque imprescindibles para la compañía, no aportan valor de manera directa.

back office profitline

Este tipo de labores adicionales al trabajo más comercial son de muy diversos tipos. Muchas de ellas tienen que ver con formación en servicios, productos o tecnologías de la compañía, y resultan imprescindibles para poder llevar a cabo la venta. Sin embargo, existen otras que pueden estar sujetas a optimización a través de la externalización.

Estas tareas son sobre todo de tipo administrativo: gestión de pedidos, grabación de datos en CRM, digitalización de contratos y facturas, organización de eventos y confirmación de asistencia, concertación de visitas comerciales, etc. Este tipo de labores conllevan en su mayoría un seguimiento o incluso la elaboración de informes. Se trata de tareas que ocupan gran parte de la jornada de trabajo de un delegado comercial mientras no generan ingresos por sí mismas para la empresa, por lo que en la mayoría de los casos no contribuyen al cumplimiento de los objetivos que habitualmente miden el éxito en el trabajo para este tipo de empleados. Muchas veces se llevan la mayor parte de la jornada, permitiendo al comercial desarrollar su labor principal solamente en unas pocas horas.

Todas estas tareas, que podemos denominar tareas de back office, pueden optimizarse a través de la externalización en un contact center. Una compañía de servicios de contact center puede ser un gran aliado a la hora de optimizar los procesos derivados de la labor comercial de una manera ágil y dinámica. Aunque requieren establecer unos determinados flujos de trabajo para que no haya pérdidas de información a lo largo del proceso, contar con un contact center que se encargue de estas tareas significará mayores ingresos para una compañía y grandes ventajas para el comercial, en tanto que verá reducida su labor administrativa y aumentará su capacidad de cerrar operaciones con éxito.

 

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23 February, 2019

¿QUÉ ES Y POR QUÉ EXTERNALIZAR EL SERVICO DE BACK OFFICE EN LAS EMPRESAS?

El Back Office de una compañía engloba las tareas de gestión de los procesos administrativos, la contabilidad, seguimiento de clientes, gestión de recursos humanos… etc. En definitiva, las cuestiones internas orientadas a gestionar la propia empresa.

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El término de Back Office proviene de su opuesto “front office”, que es la parte de la empresa que tiene contacto directo con el cliente. Por lo que podemos traducirlo como la “trastienda”, la parte menos visible de una empresa.

Estas tareas administrativas pueden ser realizadas directamente por la empresa, o externalizadas a empresas especializadas en gestión de procesos de negocio. Los objetivos principales de la externalización son la mejora de la eficiencia y el ahorro de costes de la compañía.

¿Cuáles son las principales tareas relacionadas con la externalización del servicio de Back Office?

Las tareas más comunes cuando se externalizan este tipo de procesos son:

– Digitalización, gestión e indexación de documentación electrónica:

La transformación y estructuración de la documentación física, papel, al entorno digital.

– Verificación de datos:

Mediante el control de la información suministrada por los clientes durante el proceso de compra. Gracias a esta verificación se previene de posibles fraudes e impagos por parte de la empresa contratante.

– Tramitación y custodia documental:

Este apartado consiste en proteger y comprobar la autenticidad de documentos, con garantías técnicas y legales, y de expedientes. Mediante la custodia de esta información por parte de un tercero, se asegura un acceso limitado al personal acreditado, además de una conservación óptima y segura.

– Gestión de archivo temporal:

La supervisión de préstamos y devoluciones por parte de la empresa. Una de las tareas básicas de la gestión de Documentación de Expediente.

 

– Tratamiento de facturación:

Algo fundamental en toda empresa, el control de la facturación. Este seguimiento comienza en el momento de la emisión y finaliza una vez que se realiza el cobro y vence la fecha de la factura.

– Gestión de Cuentas a Cobrar:

Se trata del seguimiento y tramitación de servicios impagados. Mediante la gestión de este tipo de cuentas, se monitorea la evolución de las facturas impagadas hasta alcanzar una resolución favorable para la empresa.

¿Qué ventajas ofrece a una empresa externalizar el servicio de Back Office?

Las principales ventajas de la externalización de este tipo de procesos son:

  • Se minimizan los tiemposa la hora de gestionar los diferentes departamentos.
  • Se logra reducir los costes administrativos
  • Al contar un personal altamente cualificadopara este tipo de gestiones por parte de la empresa subcontratada, se optimiza el tiempo designado a estas tareas.
  • La mejora en el tiempo de respuestaayuda a que la experiencia del cliente sea notable.
  • La externalización de estas tareas administrativas permite a la empresa poder focalizar sus actividades hacia las tareas primordialesde la compañía.

 

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1 February, 2019

Tareas y Funciones del Back Office de Procesos en las Empresas.

En un contexto cada vez más competitivo y complicado como el actual, las empresas aprovechan todos los recursos posibles para disminuir costes, mejorar la organización interna y ofrecer un servicio basado en la excelencia. Un ejemplo concreto de esta realidad es Back office, un conjunto de tareas que a diferencia del front office (o gestiones de atención al cliente) engloba una serie de actividades de carácter administrativo y que son imprescindibles para asegurar el correcto funcionamiento de la corporación.

back office profitlineLa relevancia actual del Back office no es baladí. En nuestro blog encontrarás algunos post en los que analizamos las ventajas más importantes de implantar Back office en las empresas. Bien sea mediante autogestión por parte de la empresa o mediante outsourcing de este servicio, lo cierto es que Back office ayuda a mejorar la productividad de las empresas optimizando al máximo los recursos disponibles. Pero, ¿qué tareas y funciones engloba Back office? A continuación, te mostramos algunas de las más importantes y conocidas como son estas.

  • Tareas administrativas:Engloba todas las funciones relacionadas con recursos humanos, organización de plantilla, gestión de personal, clasificación de diversos documentos de carácter interno y de vital importancia para la empresa, actualización de base de datos y seguimiento de la información enviada a potenciales clientes, entre otras funciones.
  • Tareas de facturación: Incluyendo actividades como la recalculación de facturas, la realización de abonos, la aplicación de cargos en factura o el archivo de las facturas, entre otras funciones. En líneas generales, las tareas de facturación engloban todas las funciones que más allá de la emisión de una llamada telefónica. Para la realización y emisión de facturas se utiliza un programa de cálculo especial y completamente diferente en comparación a los programas utilizados en Front office, o en el área de atención al cliente. Esta es una de las razones más importantes para establecer un servicio de Back office, bien sea mediante gestión de carácter interno o subcontratándolo.
  • Gestión de pedidos: Contar con un departamento propio de gestión y seguimiento de pedidos es una de las grandes oportunidades al alcance de todas las empresas que contratan un servicio de Back office. Determinadas gestiones cotidianas como el control del número de productos o la dificultad de resolución ante una situación basada en un pedido no entregado pueden llegar a desbordar el día a día del Front office. Por este motivo, es necesario contar con un departamento propio encargado y responsabilizado del correcto seguimiento de estas tareas.
  • Gestión de cobros e impagos: Sin lugar a dudas, es una de las grandes utilidades del Back office. El seguimiento y control de tareas pendiente relacionadas con impagos requiere una cobertura específica que permita una gestión global.
  • Edición, gestión y seguimiento de emails en campañas de email marketing:Las nuevas tecnologías de comunicación acercan a las empresas con los clientes de forma bidireccional. Un ejemplo concreto son las campañas de email marketing o incluso el envío de emails (sin llegar a ser masivos). Para la redacción, gestión y tramitación de los emails es necesario contar con un departamento de Back officeencargado de cribar los emails que no necesiten gestión de los que sí la requieran. Posteriormente será obligatorio clasificarlos por tipo de gestión (si es facturación, pagos, reclamación, tramitación de pedido, etc).
  • Comunicación con los clientes: Una relación comunicativa basada en la fluidez, la transparencia y la sinceridad siempre es un valor en alza, máxime en las relaciones empresariales. La comunicación continúa con los clientes es una de las funciones prioritarias del Back officemanteniendo informados a los clientes a cada momento mediante diversas vías como son llamadas, mensajes o emails, entre otras herramientas.

Además de las tareas y funciones anteriormente descritas, contar con un servicio de Back office es clave para simplificar tareas (ahorrando así más tiempo) mejorando la fluidez comunicativa y las relaciones entre los diferentes departamentos existentes en la corporación. Gracias al Back office se mejoran los procedimientos de servicio. Para que el Back office ofrezca resultados óptimos y excelentes es necesario que la empresa previamente esté adaptada a las TICs manejando Internet y diversas aplicaciones. Otra de las claves imprescindibles para garantizar el éxito en la implicación del Back office es la incorporación con el resto de áreas de la empresa.

En resumen, el Back office trata de la gestión y seguimiento correcto de todas las áreas que, si bien no generan ingresos de forma directa a la entidad, sí que son imprescindibles para que el negocio funcione perfectamente. Es necesario recordar que el concepto de Back office puede (y debe) aplicarse a cualquier tipo de empresa, sean PYMES o multinacionales con un objetivo común: mejorar procesos y obtener un rendimiento acelerado de los recursos.

 

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17 January, 2019

Implementación de Servicios de Outsourcing de Procesos (BPO) en las empresas.

La subcontratación de procesos de negocio (BPO, por sus siglas en inglés) es la contratación de una tarea empresarial específica, como la nómina, los recursos humanos (RRHH) o la contabilidad, a un proveedor de servicios tercerizados. Por lo general, BPO se implementa como una medida de ahorro de costes para las tareas que una empresa requiere, pero no depende de ellas para mantener su posición en el mercado.

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Servicios BPO

Dos categorías de BPO a menudo se dividen en la externalización del back office, que incluye funciones internas de negocios como facturación o compra, y tercerización del front office, que incluye servicios relacionados con el cliente como marketing o soporte técnico.

Subcontratar el back office ofrece a las organizaciones servicios para ayudar a administrar tareas como entrada de datos, gestión de datos, encuestas, procesamiento de pagos, aseguramiento de calidad y soporte contable. Las tareas de back office son parte integral del proceso de negocio de la empresa y ayudan a que el negocio funcione sin problemas.

¿Qué es Outsourcing? Una Práctica Organizacional Para el Crecimiento Empresarial: ¡La guía en donde encuentras todo lo que debes saber sobre la tercerización!

Leer Guía

Los servicios tercerización del front office se ocupan de las interacciones con los clientes. Ejemplos de tareas de oficina incluyen conversaciones telefónicas, correo electrónico, fax y otras formas de comunicación con los clientes. Las listas de servicio de proveedores de outsourcing para front office incluyen:

  • Telemarketing
  • Servicio al cliente / asistencia
  • Soporte técnico / asistencia técnica
  • Programación de citas
  • Ventas entrantes / salientes
  • Investigación de mercado

Opciones de outsourcing

Cuando el BPO se contrata fuera del propio país de una empresa a veces se llama offshore outsourcing. Si el BPO se contrata a un país vecino de la compañía a veces se llama nearshore outsourcing, y si el BPO se contrata dentro de la localidad de la empresa a veces se llama onshore outsourcing.

Pros y contras del BPO

Las principales ventajas de BPO son el ahorro de dinero y un aumento en el tiempo para centrarse en el negocio principal. Algunos otros beneficios incluyen:

  • Aumento de la velocidad y la eficiencia de los procesos empresariales subcontratados
  • Las organizaciones que utilizan BPO obtienen acceso a la tecnología más avanzada
  • Libertad y flexibilidad para elegir los servicios más relevantes para las operaciones de la empresa
  • Informes rápidos y precisos
  • Ahorros en recursos relacionados con la dotación de personal y la capacitación

Algunas desventajas de la tercerización de los procesos de negocio incluyen:

  • Violaciones de privacidad de datos
  • Subestimar los costos de funcionamiento de los servicios
  • Excesiva dependencia de los proveedores de servicios
  • Problemas de comunicación que retrasan la finalización del proyecto

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