Tareas y Funciones del Back Office de Procesos en las Empresas.

En un contexto cada vez más competitivo y complicado como el actual, las empresas aprovechan todos los recursos posibles para disminuir costes, mejorar la organización interna y ofrecer un servicio basado en la excelencia. Un ejemplo concreto de esta realidad es Back office, un conjunto de tareas que a diferencia del front office (o gestiones de atención al cliente) engloba una serie de actividades de carácter administrativo y que son imprescindibles para asegurar el correcto funcionamiento de la corporación.

La relevancia actual del Back office no es baladí. En nuestro blog encontrarás algunos post en los que analizamos las ventajas más importantes de implantar Back office en las empresas. Bien sea mediante autogestión por parte de la empresa o mediante outsourcing de este servicio, lo cierto es que Back office ayuda a mejorar la productividad de las empresas optimizando al máximo los recursos disponibles. Pero, ¿qué tareas y funciones engloba Back office? A continuación, te mostramos algunas de las más importantes y conocidas como son estas.

• Tareas administrativas:Engloba todas las funciones relacionadas con recursos humanos, organización de plantilla, gestión de personal, clasificación de diversos documentos de carácter interno y de vital importancia para la empresa, actualización de base de datos y seguimiento de la información enviada a potenciales clientes, entre otras funciones.
• Tareas de facturación: Incluyendo actividades como la recalculación de facturas, la realización de abonos, la aplicación de cargos en factura o el archivo de las facturas, entre otras funciones. En líneas generales, las tareas de facturación engloban todas las funciones que más allá de la emisión de una llamada telefónica. Para la realización y emisión de facturas se utiliza un programa de cálculo especial y completamente diferente en comparación a los programas utilizados en Front office, o en el área de atención al cliente. Esta es una de las razones más importantes para establecer un servicio de Back office, bien sea mediante gestión de carácter interno o subcontratándolo.
• Gestión de pedidos: Contar con un departamento propio de gestión y seguimiento de pedidos es una de las grandes oportunidades al alcance de todas las empresas que contratan un servicio de Back office. Determinadas gestiones cotidianas como el control del número de productos o la dificultad de resolución ante una situación basada en un pedido no entregado pueden llegar a desbordar el día a día del Front office. Por este motivo, es necesario contar con un departamento propio encargado y responsabilizado del correcto seguimiento de estas tareas.
• Gestión de cobros e impagos: Sin lugar a dudas, es una de las grandes utilidades del Back office. El seguimiento y control de tareas pendiente relacionadas con impagos requiere una cobertura específica que permita una gestión global.
• Edición, gestión y seguimiento de emails en campañas de email marketing:Las nuevas tecnologías de comunicación acercan a las empresas con los clientes de forma bidireccional. Un ejemplo concreto son las campañas de email marketing o incluso el envío de emails (sin llegar a ser masivos). Para la redacción, gestión y tramitación de los emails es necesario contar con un departamento de Back officeencargado de cribar los emails que no necesiten gestión de los que sí la requieran. Posteriormente será obligatorio clasificarlos por tipo de gestión (si es facturación, pagos, reclamación, tramitación de pedido, etc).
• Comunicación con los clientes: Una relación comunicativa basada en la fluidez, la transparencia y la sinceridad siempre es un valor en alza, máxime en las relaciones empresariales. La comunicación continúa con los clientes es una de las funciones prioritarias del Back officemanteniendo informados a los clientes a cada momento mediante diversas vías como son llamadas, mensajes o emails, entre otras herramientas.

Además de las tareas y funciones anteriormente descritas, contar con un servicio de Back office es clave para simplificar tareas (ahorrando así más tiempo) mejorando la fluidez comunicativa y las relaciones entre los diferentes departamentos existentes en la corporación. Gracias al Back office se mejoran los procedimientos de servicio. Para que el Back office ofrezca resultados óptimos y excelentes es necesario que la empresa previamente esté adaptada a las TICs manejando Internet y diversas aplicaciones. Otra de las claves imprescindibles para garantizar el éxito en la implicación del Back office es la incorporación con el resto de áreas de la empresa.

En resumen, el Back office trata de la gestión y seguimiento correcto de todas las áreas que, si bien no generan ingresos de forma directa a la entidad, sí que son imprescindibles para que el negocio funcione perfectamente. Es necesario recordar que el concepto de Back office puede (y debe) aplicarse a cualquier tipo de empresa, sean PYMES o multinacionales con un objetivo común: mejorar procesos y obtener un rendimiento acelerado de los recursos.