Externalizar las Tareas de Back Office.

La optimización de los procesos de back office puede suponer un incremento de las ventas muy importante para una compañía. Cuando hablamos de un equipo o un departamento comercial, nos vienen a la cabeza una serie de objetivos a cumplir por parte de este: número de visitas, sesiones y reuniones concertadas, conversiones o ventas cerradas… Trabajar con objetivos es un modelo de organización muy común en el panorama empresarial y más concretamente en los equipos comerciales, pero a menudo olvidamos que estos últimos cuentan con una serie de tareas que, aunque imprescindibles para la compañía, no aportan valor de manera directa.

Este tipo de labores adicionales al trabajo más comercial son de muy diversos tipos. Muchas de ellas tienen que ver con formación en servicios, productos o tecnologías de la compañía, y resultan imprescindibles para poder llevar a cabo la venta. Sin embargo, existen otras que pueden estar sujetas a optimización a través de la externalización.

Estas tareas son sobre todo de tipo administrativo: gestión de pedidos, grabación de datos en CRM, digitalización de contratos y facturas, organización de eventos y confirmación de asistencia, concertación de visitas comerciales, etc. Este tipo de labores conllevan en su mayoría un seguimiento o incluso la elaboración de informes. Se trata de tareas que ocupan gran parte de la jornada de trabajo de un delegado comercial mientras no generan ingresos por sí mismas para la empresa, por lo que en la mayoría de los casos no contribuyen al cumplimiento de los objetivos que habitualmente miden el éxito en el trabajo para este tipo de empleados. Muchas veces se llevan la mayor parte de la jornada, permitiendo al comercial desarrollar su labor principal solamente en unas pocas horas.

Todas estas tareas, que podemos denominar tareas de back office, pueden optimizarse a través de la externalización en un contact center. Una compañía de servicios de contact center puede ser un gran aliado a la hora de optimizar los procesos derivados de la labor comercial de una manera ágil y dinámica. Aunque requieren establecer unos determinados flujos de trabajo para que no haya pérdidas de información a lo largo del proceso, contar con un contact center que se encargue de estas tareas significará mayores ingresos para una compañía y grandes ventajas para el comercial, en tanto que verá reducida su labor administrativa y aumentará su capacidad de cerrar operaciones con éxito.