Business Process Outsourcing - Profitline

Soluciones de Outsourcing ó Tercerización de Procesos de Negocio

Cómo Distinguir Si Tu Compañía Requiere Contratar Una Empresa De Outsourcing.

Dirigir y administrar tu propia empresa requiere mucho tiempo. Si eres el dueño del negocio, es tu responsabilidad supervisar que el trabajo que le ofreces a tus clientes se entregue a tiempo y con los más altos estándares de calidad. Sin embargo, cada vez comienzas a recibir más carga laboral y te das cuenta de que no puedes sobrellevarlo todo tú solo. Quizás, es el momento de pensar en implementar el outsourcing en algunas etapas del flujo de trabajo de tu negocio.

Outsourcing-profitlineEl outsourcing puede variar según el tipo de empresa que tengas. Si trabajas por cuenta propia, tal vez necesites a un contratista para que te ayude con distintas tareas o, incluso, podrías emplear a alguien para que te apoye con las tareas del hogar y así puedas dedicarle más tiempo a tu empresa.

Sea cual sea el tipo de negocio que tengas, Profitline te mostrará las señales que debes reconocer para saber si necesitas implementar el outsourcing en tu empresa.

  1. Tienes más trabajo que tiempo: Tener mucho trabajo es una bendición y a la vez un gran problema. Debes reconocer cuándo ya no puedes lidiar con la carga laboral por tu cuenta o tener listo el producto para cierta fecha. Si se vuelve una preocupación repetitiva, entonces necesitas contratar a alguien que te ayude con esas tareas para las que ya no tienes tanto tiempo. Recuerda que trabajar demasiado fuera de tus horas laborales no es la mejor solución.
  1. Tu empresa debe crecer, pero no puedes hacerlo solo: Hasta cierto punto, tu empresa no crecerá si te encuentras tú solo centrándote en todas las tareas del negocio a la vez. Contrata a alguien que pueda ayudarte con los pendientes actuales. De esta manera, el outsourcing te puede ayudar a enfocarte en hacer crecer y expandir tu empresa.
  2. No puedes añadir nuevos servicios sin suspender los actuales: Quizá, ya conoces cuál es la siguiente tendencia que quieres usar en tu empresa, pero no puedes ir tras ella y abandonar los servicios que brindas. Quieres intentar ofrecer un nuevo producto que podría beneficiar totalmente a tus clientes, pero no puedes alcanzar este objetivo porque tu personal y tiempo son limitados. Aquí es donde tienes que tomar la decisión difícil de discontinuar algunos servicios actuales y perder clientes o empezar a implementar el outsourcing.
  3. Te contratan para proyectos temporales: Si te contratan para estos proyectos temporales en específico y sientes que no tienes todas las destrezas para completar las distintas tareas que te pide el cliente de inicio a fin, entonces es momento de que contrates a alguien que te ayude con algunas partes del trabajo. Así, tu cliente tendrá el producto final y tú tendrás más tiempo para hacer otras tareas importantes.
  4. Se te es difícil hacer ciertas tareas: Como el dueño de tu empresa, a diario tendrás que hacer algunos trabajos que no son muy divertidos. Si tienes alguna tarea difícil que detestas y sueles dejarla para último minuto, entonces intenta tercerizarla. Lo más probable es que estés consumiendo más tiempo y energía en intentar terminarla cuando podría hacerla alguien que sí disfruta realizar ese tipo de trabajo y lo haría probablemente en menos tiempo. Ahórrate los dolores de cabeza y contrata a alguien que lo haga por ti.

Implementar el outsourcing en tu empresa puede ser algo completamente nuevo y distinto para ti al inicio, pero terminará siendo un factor muy beneficioso a futuro, ya que permitirá que tu empresa pueda crecer en el camino.

Profitline, empresa líder de Outsourcing en Colombia, te ofrece las mejores soluciones para aumentar la productividad de tu empresa. Si estás interesado en nuestros servicios de Outsourcing, escríbenos y estaremos contentos en ayudarte.

 

Tips para un Adecuado Recaudo de Cartera Comercial

La sostenibilidad financiera y la permanencia económica de las empresas, está estrechamente relacionada con el buen manejo de los recursos de la compañía, de tal forma que las empresas no determinen vender por vender y cumplir un presupuesto; sino desarrollar un proceso de venta realmente exitoso, el cual se materializa cuando las empresas que salen al mercado a vender sus productos tienen la certeza de que las ventas son realmente efectuadas, cuando fueron realmente recaudadas. Es así como una eficiente gestión de las cuentas por cobrar a los clientes depende la liquidez, requisito indispensable para el cumplimiento de las obligaciones y compromisos de la organización.

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El capital de trabajo de toda organización está compuesto por el disponible, las cuentas por cobrar, los inventarios y las cuentas por pagar, representando las cuentas por cobrar a clientes, en término medio, una tercera parte de los activos circulantes de las empresas. La gestión de crédito y recaudo involucra importantes decisiones empresariales que permiten determinar las condiciones con las que se propone vender los productos, cuánto tiempo se va a conceder, información financiera a requerir, referencias a solicitar, cupos de crédito por cliente, seguros que se establecerán y demás decisiones que garanticen el efectivo recaudo de los recursos.

Gestión de ventas y otorgamiento de crédito

Existe una estrecha relación entre las actividades de ventas y otorgamiento de crédito, pues en razón a los mercados tan competidos cada vez más las empresas se ven obligadas a conceder plazos de pagos a los clientes y sin ningún tipo de interés. Es por esto, que es requisito fundamental para una adecuada gestión de crédito y cobranzas tener políticas y procedimientos claros para la administración de las ventas a crédito, los cuales deben ser definidos bajo el liderazgo de la Gerencia de la compañía con el compromiso de las áreas de ventas, mercadeo, administrativa, financiera y logística. En las políticas y procedimientos se debe definir como mínimo:

  • Políticas de crédito Corporativas.
  • Plazos de crédito por canal de venta, grupo de clientes o productos
  • Cupos de crédito por cliente
  • Garantías a exigir (Personales y/o reales)
  • Documentos a exigir (Pagaré, letras o cheques posfechados)
  • Procedimientos y políticas de recaudo (Tiempos, responsabilidades, etc.)

Para una adecuada administración del riesgo de crédito de la compañía, es importante definir claramente los aspectos a tener en cuenta al momento del análisis, evaluación y otorgamiento de crédito a los clientes. Dentro de los factores objeto de investigación y análisis están: Potencial de ventas del cliente, condiciones del sector al cual pertenece, estabilidad y moralidad comercial en el mercado, cupos con otros proveedores, comportamiento de pago evidenciado en las consultas a centrales de riesgo, límites de endeudamiento con el sector financiero y real y trayectoria en el mercado.

Para lograr un adecuado estudio de los potenciales clientes sujetos de crédito en la compañía, el gestor de crédito deberá como mínimo solicitar la siguiente información, la cual debe ser analizada integralmente y cumplir con las políticas de riesgo establecidas por la compañía:

  • Solicitud de crédito. Concepto comercial y financiero.
  • Estados Financieros últimos tres años.
  • Referencias comerciales y bancarias.
  • Autorización de consulta y reportes centrales de riesgo
  • Informe de crédito de centrales de riesgo
  • Pagare en blanco con carta de instrucciones

La gestión de riesgo de crédito deberá ser una función permanente de las áreas de ventas y financiera, toda vez que son los procesos vinculados directamente con el recaudo eficiente de la cartera. Para el efecto, deberán prestar atención permanente a los estados de cuenta de los clientes, vencimientos por edades, procedimientos de pago, situación financiera del cliente, crecimiento de ventas, situación del sector al cual el cliente pertenece, etc.

Actividades internas y externas de las áreas gestoras de cartera 

Una vez definido los cupos y perfiles de crédito de los clientes, las áreas gestoras del recaudo deberán ejecutar una serie de actividades con el objeto de efectuar seguimiento al riesgo de crédito en relación con las actividades de recaudo y a la operación y contabilización interna del ingreso de recursos.

Actividades internas: Dentro de las actividades a nivel interno que se deben ejecutar por las diferentes áreas responsables del recaudo se destacan: Seguimiento y contabilización de los ingresos de cartera, consulta e identificación del recaudo en los portales bancarios, actualización permanente de los estados de cartera del cliente, comité de crédito para análisis de cupos y seguimiento crediticio, generación de indicadores e informes para la medición y seguimiento de la cartera, organización y actualización periódica de la información del cliente y relación permanente entre las gestión de ventas y cartera de la actividad de cobranza.

Actividades Externas: Un proceso de recaudo eficiente requiere de estrategia, conocimiento y seguimiento permanente por parte del gestor de cartera de las condiciones del cliente, es por esto que se requiere de recursos tecnológicos, económicos y humanos que permitan desarrollar actividades tendientes a: Efectuar visitas de seguimiento de crédito a clientes, identificación y contacto con  la persona que paga las cuentas, consultas a centrales de riesgo, acompañamiento en el proceso de negociación con los clientes, reuniones de seguimiento de compromisos con los clientes y capacitaciones en gestión de cartera.

Pasos para una adecuada gestión de cartera

La eficiencia del recaudo de cartera depende de la ejecución de un plan cuidadosamente ejecutado que requiere de un alto nivel de experiencia y conocimiento del gestor de crédito, que deberá tener un perfil y competencias en análisis de datos, comunicación asertiva, capacidad de negociación, seguimiento y orientación al logro y el resultado. Se recomienda que la gestión de crédito, especialmente con clientes vencidos o con niveles altos de riesgo, sea desarrollado en coordinación con el área comercial y de acuerdo con la materialidad de las cifras por la gerencia de la compañía.

  1. Preparación y planeación: En la preparación y planeación del cobro, es indispensable tener los estados de cuenta totalmente conciliados con el cliente, cada vez que puedan presentarse diferencias podría servir de excusa para el no pago de las obligaciones y entorpecer el proceso de negociación. Para el desarrollo de la actividad, se debe tener en cuenta en caso de morosidad el cálculo de los intereses de mora, análisis de garantías del cliente y documentos soportes de la deuda, consulta del historial crediticio en centrales de riesgo, referenciación con clientes y proveedores del cliente, identificación de las alertas de deterioro de las condiciones de pago del cliente, las cuales pueden darse por situaciones financieras de la empresa, por dificultades directa de los propietarios, administración y manejo del negocio o por situaciones relacionadas con la operación (Devoluciones, baja rotación de inventario, etc.) y por último se deberá establecer la estrategia de negociación y recaudo.
  2. Comunicación y negociación:Una vez se tiene definido estado de crédito del cliente y establecida la estrategia de negociación,  se procede a establecer el contacto directo, siendo importante para el efecto tener presente las siguientes consideraciones: Verificar exhaustivamente el no pago de la obligación, recordarle la honorabilidad, si se encuentran evasivas tomar medidas correctivas de inmediato, hacerle ver la obligación que adquirió, preguntar al cliente por el motivo de no pago de la obligación, escuchar y tomar nota de las razones del cliente, recordarle los títulos valores que firmó, recalcarle en los costos de un proceso prejurídico o jurídico y  estar abiertos a la negociación. Una planeación y estrategia de negociación efectiva se da cuando el cliente acepta la cuenta y que éste dispuesto a su cancelación.
  3. Compromisos y seguimiento: Es importante dentro del proceso de cobro, para evitar interpretaciones y evasivas, elaborar un acta de negociación donde se detallen los compromisos adquiridos en términos de cumplimiento, garantías adicionales, responsabilidades comerciales y fechas de cumplimiento, de tal forma que se le pueda hacer el estricto cumplimiento. En relación con los compromisos adquiridos, se recomienda ser firmes a la hora de exigir su cumplimiento y en caso contrario, cumplir con la gestión de envío de reporte del cliente a Bases de Datos o a procesos prejurídicos o jurídicos.
  4. Cobro prejurídico y jurídico: En caso de no lograrse dar un acuerdo con el cliente o un incumplimiento se los compromisos acordados, será en estos eventos que debe considerarse la exigibilidad mediante el cobro prejurídico o jurídico. En todo momento se debe tratar de que el cobro de la cartera llegue hasta la instancia de cobro prejurídico, ya que al pasar a un cobro jurídico se reduce visiblemente la probabilidad de recaudo y por consiguiente la eficiencia en el proceso de recaudo.
  5. Avaluación y medición:La compañía debe desarrollar actividades de evaluación de desempeño de las áreas de gestión de crédito y activar un programa reglamentado de salario variable a través de incentivos dependientes de un porcentaje de recaudo.

Indicadores para la medición de la administración de crédito y cartera

Una vez definidos los indicadores meta corporativos e individuales, periódicamente se deben evaluar los siguientes:

  • Rotación de cartera Mensual ((CxC clientes promedio / ventas) * 360)
  • Rotación de cartera por cliente (Mensual)
  • % de cartera vencida sobre cartera total
  • % de cartera incobrable sobre cartera total
  • % de cartera incobrable sobre patrimonio
  • % cartera en cobro jurídico sobre cartera total
  • % de Cobertura de la provisión sobre cartera total
  • % de crecimiento en las ventas frente al % de crecimiento de la cartera por canal. Premisa: Crecimiento en ventas > Crecimiento en cartera.

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8 Reglas en Gestión de Cartera Comercial

Comencemos por el siguiente hecho: si tiene que luchar contra sus cuentas por cobrar, no puede ganar. Si por el contrario, toma las medidas necesarias para administrarlas en forma organizada y aplica la debida presión en el momento adecuado, logrará óptimos resultados. Para ello existen 8 reglas básicas que describiremos en los siguientes párrafos y que le permitirán administrar y controlar su acreencia:recaudo-de-cartera-comercial-profitline

  • ACTITUD Y PROFESIONALISMO

Una actitud positiva y firme es de vital importancia en la administración y control de acreencias. Si espera le paguen, la contraparte lo sabe y es consciente de que usted tomará las medidas necesarias para que esto suceda, le pagarán. Si se es profesional y serio en la administración de acreencias, sus acreedores serán serios con respecto a sus compromisos hacia usted. Por lo contrario, si la toma a la ligera y permite a sus acreedores aprovecharse de usted, se aprovecharán.

Ser profesional involucra:

  • Establecer políticas y procedimientos que le permitan tomar decisiones con rapidez y facilidad (ver Elementos de una Política de Crédito).
  • Asegurarse de que sus clientes entiendan sus términos, políticas e intenciones.
  • Comprometerse a entrenamientos continuos, para usted mismo y sus funcionarios, en la administración y recaudo de acreencias.
  • Entender y utilizar las herramientas y servicios a su disposición.
  • ENFOQUE SISTEMÁTICO

No hay nada más efectivo que un enfoque sistemático y controlado a la administración de acreencias siendo el principal factor de éxito la utilización de un procedimiento escalonado, por etapas. Los mejores resultados se logran con un proceso que funciona de la siguiente manera:

  • Día Uno. Se realiza la venta, se entrega el producto y se genera una factura que normalmente es a 30 días.
  • Llamar al cliente 10 días antes del vencimiento de la acreencia. Es una llamada de pre-cobro que hace también las veces de llamada de servicio. Se debe preguntar si si recibieron el pedido, si todo está a su entera satisfacción, si tienen la factura y si entienden sus términos. Si existe un problema tendrá la oportunidad de solucionarlo antes de la fecha de vencimiento y ambas partes quedarán satisfechas. Si no hay problema, usted sabrá que el cliente está conforme y que probablemente pagará a tiempo. El sabrá que usted está interesado y pendiente.
  • La próxima llamada (si es necesaria) debe ser programada para 10 días después del vencimiento de la factura. Si en ese momento existe un problema es aún tiempo de solucionarlo efectivamente. Sin embargo, si el cliente está ganando tiempo y buscando trabajar con su dinero, también lo sabrá y podrá actuar en conformidad.

El secreto gira alrededor del hecho de ser sistemático y organizado. En todo el proceso anote lo que se dijo y quien lo dijo y no fallará. Para que funcione tiene usted que mantenerse al tanto.

3) NO DE LA ESPALDA A SUS DEUDORES

Conceder crédito a otra empresa implica asumir un cierto nivel de riesgo. En la mayoría de los casos, este riesgo es parte del costo de los negocios, y es aceptable, siempre y cuando sea administrado adecuadamente. En un instante se puede perder el control de acreencias descuidadas y la pérdida de control es el primer paso hacia la pérdida de su negocio. He aquí algunas de las señales sobre las que debe mantenerse alerta.

  • Pagos demorados o variaciones en hábitos de pago.
  • Promesas de pago incumplidas.
  • Llamadas y mensajes no devueltos.
  • Cheques posfechados o devueltos por falta de fondos.
  • Refinanciamiento o cambio de entidades bancarias.
  • Retornos de mercancía no autorizados.
  • Ventas a precios inusualmente bajos.
  • Cambios radicales en hábitos de compra.
  • Crecimiento excesivamente rápido.

4) TRANSMITA SUS TÉRMINOS CON CLARIDAD Y NO MUESTRE DEBILIDAD

Se trata de mantenerse en lo dicho. Al conceder términos de financiamiento tenga la determinación de comunicarlos claramente y manténgase firme sin importar las circunstancias. Recuerde, un negocio es un negocio. Su empresa cumplió con sus obligaciones y ahora les corresponde a sus clientes.

Si es vago y relajado comunicando los términos de venta es, probable que las personas con quienes trata sean vagos y relajados pagando. Desarrolle un conjunto de términos y condiciones razonables, comuníquelos y hágalos parte de sus contratos de venta.

Si no indica claramente cuáles son sus términos no puede asumir que sus clientes los entiendan o acepten. No asuma que la otra persona es incumplido y mal cliente solo porque la cuenta no fue pagada a tiempo. Muchas disputas y situaciones de mora son generadas por malentendidos.

Recuerde también explicar sus términos y condiciones a sus propios empleados. Es un error común el asumir que su propio personal está bien informado sobre la forma en que usted conduce su negocio.

5) NO TENGA MIEDO DE AUMENTAR LA PRESION

Si encuentra que tiene un problema en sus manos, lo importante es retomar el control lo más rápidamente posible y continuar presionando por resultados.
La clave es reconocer cuando el proceso se ha estancado y estar preparado a utilizar un enfoque más fuerte cada que vez que establezca contacto. Si está aplicando la segunda regla debe saber después de la primera o segunda llamada si tiene o no un problema en sus manos. En ese momento, la cuenta por cobrar sólo estará vencida por unos pocos días y ya sabrá usted cuales son las intenciones de su cliente.

Si usted cree que su intención es pagar, puede llegar a un acuerdo que satisfaga a ambas partes (recuerde confirmarlo por escrito). Si cree que no piensan pagar, aumente la presión, sin dudarlo, pasando al siguiente nivel.

Existen muchas alternativas para aplicar niveles ascendentes de presión. Compañías especializadas ofrecen una serie de servicios que van desde cartas de pre-cobranza y requerimientos de pago, a esfuerzos de cobro extrajudicial, a procesos judiciales.

Mientras aumenta sus niveles de presión y sigue el proceso, recuerde: es su dinero y con demasiada frecuencia no le pagarán si no presiona adecuadamente.

6) SEA DIRECTO Y CUMPLA CON SU PALABRA

Ya hemos mencionado que con el fin de evitar dificultades es importante fijar sus términos y mantenerse en lo acordado (Cuarta Regla). La Sexta Regla desarrolla esta filosofía para situaciones en las que ya existen problemas y usted está intentando lograr el recaudo de obligaciones vencidas.

Durante el proceso de cobro debe hacer lo que hacemos nosotros. Cada vez que haga contacto con el deudor aproveche la llamada para:

  • Lograr un resultado (obtener el pago o un compromiso firme), o
  • Establecer los pasos a seguir (volver a llamar, enviar un mensajero por el cheque, tomar posesión de la mercancía vendida, iniciar proceso legal, etc.)

Para mantener el control debe cumplir con su palabra. Si dice que va a llamar por una respuesta o decisión a las 2:00 PM el martes siguiente, hágalo. Si le dice a un deudor que va a suspender el crédito, hágalo. Si le indica que el asunto va a ser enviado a una agencia de cobros, envíelo. Si cumple con su palabra, y hace exactamente lo que promete, siempre va a mantener el control y tendrá mayores posibilidades de recaudar lo adeudado. Si no lo hace, perderá credibilidad y el control de su acreencia.

7) PREPARE SUS LLAMADAS

Es comprensible que algunas personas sean reticentes a hacer llamadas de cobro; discutir asuntos de dinero puede ser incómodo y angustiante. Apóyese en personas allegadas a usted. La clave está en planear su llamada, y, si se siente nervioso, encuentre un amigo o colega y practíquela.

Tómese unos momentos, organice los hechos, discuta lo que quiere decir y, lo más importante, decida lo que quiere lograr con la llamada. Haga una lista de las objeciones que pueda encontrar y decida como las manejará. Por ejemplo, ¿qué diría si le responden con la clásica frase de “Ya ordenamos la transferencia”? ¡La mayor parte de las personas se sentirán aliviadas y dirán “Excelente! Muchas Gracias» y terminarán la llamada. Gran error. Su respuesta debería ser:

  • ¿Por qué monto fue realizada?
  • ¿En qué fecha se ordenó?
  • ¿Puede enviarme una copia del soporte correspondiente?

Tenga en cuenta que sus esfuerzos no producirán resultados si permite que el deudor estanque sus iniciativas. Así que cuando esto suceda, pida refuerzos. Utilice los recursos a su disposición.

8) SI ESTO NO ES SUFICIENTE, SEPA CUANDO ES NECESARIO PEDIR AYUDA

El conocimiento es una de las mejores defensas contra una mala acreencia. Tiene que saber que hacer antes, durante e inmediatamente después de la venta. También tiene que saber a quién recurrir cuando alguien no le pague a tiempo. Considere la ayuda proporcionada por empresas especializadas para las diferentes instancias: para informarse sobre la situación económica de sus deudores, para apoyarse en requerimientos de pago escritos con el membrete de la agencia de cobro o utilizando servicios de Recuperación de Cartera Vencida.

 

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9 CONSEJOS PARA REALIZAR EFECTIVAMENTE EL RECAUDO DE CARTERA VENCIDA.

La baja del precio del petróleo ha desembocado en una recesión por falta de efectivo que ha afectado a casi todas las industrias en Colombia. Por ello, el nivel de morosidad ha subido y recuperar la cartera vencida se ha convertido en un verdadero reto para algunas empresas.

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Por ello, a continuación, analizaremos 9 consejos para realizar una cobranza efectiva.

  1. Motive a su equipo de cobranza: Asegúrese de explicar con claridad la importancia que tiene para la empresa la cobranza. De ser posible, aumente sus comisiones. Este es un paso fundamental cuando se pretende emplear muchas herramientas de cobranza hasta ahora subutilizadas. Tal es el caso de la psicología de la cobranza, información casi absoluta del deudor, preparación del cobrador y controles sobre la cartera.
  2. Controle la cartera vencida: Hace no mucho tiempo se dejaba a la memoria el tema del control. Hoy, la tecnología permite automatizar en cierta medida las alertas de cobranza. Esta es la clave que permite a las empresas suspender el crédito a los morosos.
  3. Otorgue la misma importancia a todas las carteras: Aunque siempre exigen mayor firmeza las deudas de mayor monto y antigüedad, no olvide los adeudos recientes. La cartera caduca y la lucha contra el tiempo es esencial.
  4. Pague a los vendedores hasta cobrar: Aunque suene injusta, esta medida permite tener analistas de crédito confiables. Aquí entra el factor del crédito. El riesgo de que un cliente se convierta en un mal pagador se mitiga al realizar un correcto análisis previo que determine la capacidad de pago y la capacidad moral de la persona para asumir deudas.
  5. Persista: Pocas empresas logran cobrar al primer intento. Existen también los clientes que están acostumbrados a no pagar y que no lo hacen sino hasta que se les acaba la paciencia con el cobrador.
  6. Involucre mandos medios y altos en la cobranza: A veces, una llamada del gerente de la empresa a su par del deudor puede lograr buenos resultados. Este recurso es efectivo, por lo tanto, no debe obviarse.
  7. Abra la posibilidad de reestructurar: Generalmente es el propio deudor quien plantea la posibilidad de generar un plan de pagos. Cuando una empresa sufre de falta de liquidez, pero asume con responsabilidad las deudas, es más fácil llegar a un acuerdo para pagar a plazos o en partes. Es necesario determinar si desea conservar como cliente al deudor para ajustar el tipo de plan de pagos necesario.
  8. Reconozca que algo es mejor que nada: Aunque un cliente moroso ofrezca pagar al menos una parte de la deuda, no la tome como el pago por el total. Simplemente extienda un comprobante que represente la parte cancelada para que el resto de la deuda quede registrada como tal en sus libros.
  9. Contrate a una empresa de cobranzas profesionales: Elegir esta solución puede ahorrar gastos internos y aumentar la eficiencia administrativa. Es una buena opción cuando el monto a cobrar es demasiado alto o está disperso en demasiados clientes.

 

Implementación de Servicios de Outsourcing de Procesos (BPO) en las empresas.

La subcontratación de procesos de negocio (BPO, por sus siglas en inglés) es la contratación de una tarea empresarial específica, como la nómina, los recursos humanos (RRHH) o la contabilidad, a un proveedor de servicios tercerizados. Por lo general, BPO se implementa como una medida de ahorro de costes para las tareas que una empresa requiere, pero no depende de ellas para mantener su posición en el mercado.

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Servicios BPO

Dos categorías de BPO a menudo se dividen en la externalización del back office, que incluye funciones internas de negocios como facturación o compra, y tercerización del front office, que incluye servicios relacionados con el cliente como marketing o soporte técnico.

Subcontratar el back office ofrece a las organizaciones servicios para ayudar a administrar tareas como entrada de datos, gestión de datos, encuestas, procesamiento de pagos, aseguramiento de calidad y soporte contable. Las tareas de back office son parte integral del proceso de negocio de la empresa y ayudan a que el negocio funcione sin problemas.

Los servicios tercerización del front office se ocupan de las interacciones con los clientes. Ejemplos de tareas de oficina incluyen conversaciones telefónicas, correo electrónico, fax y otras formas de comunicación con los clientes. Las listas de servicio de proveedores de outsourcing para front office incluyen:

  • Telemarketing
  • Servicio al cliente / asistencia
  • Soporte técnico / asistencia técnica
  • Programación de citas
  • Ventas entrantes / salientes
  • Investigación de mercado

Opciones de outsourcing

Cuando el BPO se contrata fuera del propio país de una empresa a veces se llama offshore outsourcing. Si el BPO se contrata a un país vecino de la compañía a veces se llama nearshore outsourcing, y si el BPO se contrata dentro de la localidad de la empresa a veces se llama onshore outsourcing.

Pros y contras del BPO

Las principales ventajas de BPO son el ahorro de dinero y un aumento en el tiempo para centrarse en el negocio principal. Algunos otros beneficios incluyen:

  • Aumento de la velocidad y la eficiencia de los procesos empresariales subcontratados
  • Las organizaciones que utilizan BPO obtienen acceso a la tecnología más avanzada
  • Libertad y flexibilidad para elegir los servicios más relevantes para las operaciones de la empresa
  • Informes rápidos y precisos
  • Ahorros en recursos relacionados con la dotación de personal y la capacitación

Algunas desventajas de la tercerización de los procesos de negocio incluyen:

  • Violaciones de privacidad de datos
  • Subestimar los costos de funcionamiento de los servicios
  • Excesiva dependencia de los proveedores de servicios
  • Problemas de comunicación que retrasan la finalización del proyecto

 

Los procesos digitales facilitan el recaudo y la recuperación de cartera vencida

Sin duda, la digitalización de procesos sería de gran ayuda para que las entidades puedan identificar, cobrar y recuperar el dinero de cartera y las cuentas vencidas en poco tiempo.

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Año tras año aumenta la deuda que tienen algunas personas y empresas con las diferentes Entidades Administrativas del Estado (Entidades coactivas y judiciales) que adjudican multas e impuestos. Hoy, la cifra asciende en el caso de impuestos y recuperar este monto se ha convertido en la prioridad de los funcionarios públicos.

Sin embrago, la problemática es aún mayor, cuando se habla que el proceso de recaudo se realiza de manera manual y puede durar meses o años, lo que implica para las entidades no contar con presupuesto para los diferentes proyectos que ejecutan en pro de los ciudadanos.

Bajo este panorama, la digitalización del proceso y el trabajo colaborativo en la nube no sólo podrían mejorar los tiempos y recuperación de cartera, también reduce los costos, minimiza los errores, facilita la información y el estado de cada proceso en tiempo real, lo que contribuye al recaudo y la recuperación de recursos en línea.

“En Colombia aún se realizan los procesos de manera manual, lo que implica que sean más largos, imprecisos y en la mayoría de los casos, sujetos a errores. Si las entidades del estado usarán las tecnologías a las que hoy tiene acceso podrían mejorarlos. Desde nuestra experiencia hemos seguido de cerca el proceso de embargos y consideramos que a través de una cámara electrónica se podrían ahorran costos, tiempos significativamente haciendo el proceso más eficiente y efectivo”, explica Santiago Aldana Sanín, presidente de iQ Outsourcing.

Por consiguiente, modernizar el sistema para que opere de manera eficaz podría ahorrar hasta un 70% de los costos (transporte de oficios, impresión, papelería, gestión de correspondencia y gestión documental física), mejora la oportunidad en la aplicación de medidas de embargo, de unos 15 días promedio a un 1 día máximo; disminuye los errores en aplicación de medidas en los sistemas bancarios, ocasionados por la transcripción de la información. Lo que se traduce en trabajar bajo un sistema que pueda ser vigilado, actualizado e integrado con todas las entidades y que facilite el acceso en tiempo real para conocer el estado de cada proceso, así como la transparencia en la gestión de las medidas de embargo.

En este sentido, la digitalización se convierte no sólo en la solución para mejorar el recaudo de impuestos y reducir trámites en el proceso de embargos, sino también en el primer paso y una herramienta efectiva para prepararse para la cuarta revolución industrial.

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Cuáles son los procedimientos adecuados al momento de recaudar cartera

  1. ¿Cuál es el manejo de recaudo de cartera?
  • Recaudo de las cuotas y notificación a los saldos de la deuda
  • Recaudo de cuotas con descuento por pago oportuno, esto sólo es decisión del empresario, persona o entidad encargada de recolectar el dinero.
  • Es primordial que el revisor fiscal o contador de la entidad supervise y controle los recibos de caja que se recaudaron con descuento en la fecha de cierre.
  • Recaudo de cartera de vigencias anteriores, esto con el fin de realizar un mejor seguimiento del presupuesto de ingresos.
  • Gestión de cobranza de los intereses de mora de los deudores.
  1. Indicadores de recaudo de cartera:
  • Rotación de cartera: se saca el total de recaudos anuales divididos en el promedio de cartera anual.
  • Periodo de cartera: se divide 360 días en la rotación de cartera.
  • Índice de retardo cartera actual: se registra la cartera total anual divido en el recaudo anual.
  • Índice de recaudo cartera vencida: Recaudos anuales vencidos dividido en la cartera recaudada vencida

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¿Cómo realizar el recaudo de cartera de mi empresa?

Si tienes clientes morosos y no consigues la forma indicada de cobrarles léete el siguiente artículo en donde te damos unos prácticos tips de cómo cobrarles a tus clientes sin pasar como un intenso.

La gestión de recaudo de cartera de la empresa permite que la estabilidad de esta no se vea afectada por el dinero que sus clientes le adeudan. Cobrar es una tarea tediosa y más cuando tienes clientes que su fuerte no es el pago cumplido, pero gracias a la tecnología hoy tu vida como empresario puede ser mucho más fácil y eficiente.

Siigo es un software administrativo con el propósito de brindarte herramientas que solucionen y faciliten la gestión de tu empresa, por ese motivo, una de sus principales funcionalidades es la gestión de cobranza en donde por medio de notificaciones le llegará el cobro de cartera a tus clientes, tú lo único que debes hacer es programar los pagos y el Software automáticamente cobrará por ti, fácil, ¿no? Descubre todos los beneficios de Siigo Nube con el recaudo de cartera.

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Tendencias outsourcing en 2019

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La demanda privada continúa siendo una tendencia de crecimiento.

El negocio de outsourcing tecnológico continúa subiendo con el objetivo de las empresas de afrontar las innovaciones necesarias, la reducción de costes y la mejora de la calidad de sus servicios.

La parte de outsourcing dedicada a la gestión de infraestructuras se mantiene como el principal segmento de actividad.

Los sectores financieros y de telecomunicaciones siguen creciendo, mientras que la facturación del sector público disminuye.

Se prevé que la transformación digital de las empresas españolas y el desarrollo tecnológico en áreas como cloud, Big Data o de Inteligencia Artificial, seguirán impulsando la actividad de las empresas tecnológicas.

El outsourcing ya no es solo un ahorro de costes.

Originalmente, la principal ventaja de los servicios de outsourcing era la reducción de costes. Aunque ahora sigue siendo una de las principales ventajas, ya no es la más importante. El difícil acceso a recursos especializados ha reemplazado a la necesidad de reducir costes como el motivo principal por el que las empresas deciden contratar un servicio de outsourcing.

También se le da más importancia a la búsqueda de la transformación del negocio y de la innovación. Ya no basta con que los procesos de negocio se alineen con la tecnología, sino que esta se adapta al negocio para ser capaz de transformarlo.

Además, disponer de un servicio de outsourcing proporciona a una empresa más flexibilidad, mayor dedicación a su actividad principal y mayor especialización, mejorando así la calidad del servicio.

Contratación legal de servicios outsourcing.

El crecimiento de las TIC y la transformación digital de las empresas ha provocado un aumento de la necesidad de especialización para proyectos más complejos. A raíz de eso, cada vez más empresas deciden externalizar ciertos trabajos a terceros que puedan cumplir con los requisitos y funciones específicas.

Esta necesidad provocó también una cesión ilegal de trabajadores al producirse ciertas circunstancias, tales como la implicación de empresas que no ejercen las funciones relativas a su condición o que carecen de una organización propia y estable sin los medios necesarios para el desarrollo de su actividad.

Evolución de los servicios de outsourcing.

Este servicio ha evolucionado a lo largo de los años, convirtiéndose no solo en una forma de ahorrar costes, sino en un servicio que aporta valor y eficacia. Ha favorecido la aparición de la definición de modelos de trabajo, metodologías…

El resto de las ventajas que ofrece un servicio de outsourcing han ido desarrollándose y evolucionando hasta cobrar más importancia. Ofrece flexibilidad, ya que estos servicios los realizan terceros, externos a la empresa, y cualquier cambio de equipo o modificación no requiere alterar ninguna estructura de la empresa. Esta flexibilidad permite también ofrecer distintos modelos dentro de un servicio de outsourcing, dando así al cliente la posibilidad de elegir el modelo que más le convenga en función de sus necesidades.

Delegar ciertas actividades a terceros proporciona a una empresa mayor especialización, ya que esas actividades serán llevadas a cabo por profesionales especializados en las necesidades requeridas. Esto lleva también a otra de las ventajas de disponer de un servicio de outsourcing, y es que así la empresa puede centrarse más en su actividad principal.

En Profitline aplicamos un enfoque integral, orientado a los servicios y unos activos contrastados, bajo una sólida trayectoria de éxito en transformaciones de IT a gran escala. Nos centramos en la captación de talento como pilar fundamental para formar equipos de expertos, y mediante la utilización de diferentes metodologías, desarrollamos las distintas fases de un proyecto, desde la idea inicial hasta conseguir los beneficios y darle valor.

 

 

 

Paso a paso para un adecuado recaudo de cartera

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La sostenibilidad financiera y la permanencia económica de las empresas, está estrechamente relacionada con el buen manejo de los recursos de la compañía, de tal forma que las empresas no determinen vender por vender y cumplir un presupuesto; sino desarrollar un proceso de venta realmente exitoso, el cual se materializa cuando las empresas que salen al mercado a vender sus productos, tienen la certeza de que las ventas son realmente efectuadas, cuando fueron realmente recaudadas. Es así como una eficiente gestión de las cuentas por cobrar a los clientes depende la liquidez, requisito indispensable para el cumplimiento de las obligaciones y compromisos de la organización.

El capital de trabajo de toda organización está compuesto por el disponible, las cuentas por cobrar, los inventarios y las cuentas por pagar, representando las cuentas por cobrar a clientes, en término medio, una tercera parte de los activos circulantes de las empresas. La gestión de crédito y recaudo involucra importantes decisiones empresariales que permiten determinar las condiciones con las que se propone vender los productos, cuánto tiempo se va a conceder, información financiera a requerir, referencias a solicitar, cupos de crédito por cliente, seguros que se establecerán y demás decisiones que garanticen el efectivo recaudo de los recursos.

 

Gestión de ventas y otorgamiento de crédito

Existe una estrecha relación entre las actividades de ventas y otorgamiento de crédito, pues en razón a los mercados tan competidos cada vez más las empresas se ven obligadas a conceder plazos de pagos a los clientes y sin ningún tipo de interés. Es por esto, que es requisito fundamental para una adecuada gestión de crédito y cobranzas tener políticas y procedimientos claros para la administración de las ventas a crédito, los cuales deben ser definidos bajo el liderazgo de la Gerencia de la compañía con el compromiso de las áreas de ventas, mercadeo, administrativa, financiera y logística. En las políticas y procedimientos se debe definir como mínimo:

  • Políticas de crédito Corporativas.
  • Plazos de crédito por canal de venta, grupo de clientes o productos
  • Cupos de crédito por cliente
  • Garantías a exigir (Personales y/o reales)
  • Documentos a exigir (Pagaré, letras o cheques posfechados)
  • Procedimientos y políticas de recaudo (Tiempos, responsabilidades, etc.)

Para una adecuada administración del riesgo de crédito de la compañía, es importante definir claramente los aspectos a tener en cuenta al momento del análisis, evaluación y otorgamiento de crédito a los clientes. Dentro de los factores objeto de investigación y análisis están: Potencial de ventas del cliente, condiciones del sector al cual pertenece, estabilidad y moralidad comercial en el mercado, cupos con otros proveedores, comportamiento de pago evidenciado en las consultas a centrales de riesgo, límites de endeudamiento con el sector financiero y real y trayectoria en el mercado.

Para lograr un adecuado estudio de los potenciales clientes sujetos de crédito en la compañía, el gestor de crédito deberá como mínimo solicitar la siguiente información, la cual debe ser analizada integralmente y cumplir con las políticas de riesgo establecidas por la compañía:

  • Solicitud de crédito. Concepto comercial y financiero.
  • Estados Financieros últimos tres años.
  • Referencias comerciales y bancarias.
  • Autorización de consulta y reportes centrales de riesgo
  • Informe de crédito de centrales de riesgo
  • Pagare en blanco con carta de instrucciones

 

La gestión de riesgo de crédito deberá ser una función permanente de las áreas de ventas y financiera, toda vez que son los procesos vinculados directamente con el recaudo eficiente de la cartera. Para el efecto, deberán prestar atención permanente a los estados de cuenta de los clientes, vencimientos por edades, procedimientos de pago, situación financiera del cliente, crecimiento de ventas, situación del sector al cual el cliente pertenece, etc.

Actividades internas y externas de las áreas gestoras de cartera 

Una vez definido los cupos y perfiles de crédito de los clientes, las áreas gestoras del recaudo, deberán ejecutar una serie de actividades con el objeto de efectuar seguimiento al riesgo de crédito en relación con las actividades de recaudo y a la operación y contabilización interna del ingreso de recursos.

Actividades internas: Dentro de las actividades a nivel interno que se deben ejecutar por las diferentes áreas responsables del recaudo se destacan: Seguimiento y contabilización de los ingresos de cartera, consulta e identificación del recaudo en los portales bancarios, actualización permanente de los estados de cartera del cliente, comité de crédito para análisis de cupos y seguimiento crediticio, generación de indicadores e informes para la medición y seguimiento de la cartera, organización y actualización periódica de la información del cliente y relación permanente entre las gestión de ventas y cartera de la actividad de cobranza.

Actividades Externas: Un proceso de recaudo eficiente requiere de estrategia, conocimiento y seguimiento permanente por parte del gestor de cartera de las condiciones del cliente, es por esto que se requiere de recursos tecnológicos, económicos y humanos que permitan desarrollar actividades tendientes a: Efectuar visitas de seguimiento de crédito a clientes, identificación y contacto con  la persona que paga las cuentas, consultas a centrales de riesgo, acompañamiento en el proceso de negociación con los clientes, reuniones de seguimiento de compromisos con los clientes y capacitaciones en gestión de cartera.

 

Pasos para una adecuada gestión de cartera

La eficiencia del recaudo de cartera, depende de la ejecución de un plan cuidadosamente ejecutado que requiere de un alto nivel de experiencia y conocimiento del gestor de crédito, que deberá tener un perfil y competencias en análisis de datos, comunicación asertiva, capacidad de negociación, seguimiento y orientación al logro y el resultado. Se recomienda que la gestión de crédito, especialmente con clientes vencidos o con niveles altos de riesgo, sea desarrollado en coordinación con el área comercial y de acuerdo con la materialidad de las cifras por la gerencia de la compañía.

  1. Preparación y planeación: En la preparación y planeación del cobro, es indispensable tener los estados de cuenta totalmente conciliados con el cliente, cada vez que puedan presentarse diferencias podría servir de excusa para el no pago de las obligaciones y entorpecer el proceso de negociación. Para el desarrollo de la actividad, se debe tener en cuenta en caso de morosidad el cálculo de los intereses de mora, análisis de garantías del cliente y documentos soportes de la deuda, consulta del historial crediticio en centrales de riesgo, referenciación con clientes y proveedores del cliente, identificación de las alertas de deterioro de las condiciones de pago del cliente, las cuales pueden darse por situaciones financieras de la empresa, por dificultades directa de los propietarios, administración y manejo del negocio o por situaciones relacionadas con la operación (Devoluciones, baja rotación de inventario, etc.) y por último se deberá establecer la estrategia de negociación y recaudo.
  2. Comunicación y negociación:Una vez se tiene definido estado de crédito del cliente y establecida la estrategia de negociación,  se procede a establecer el contacto directo, siendo importante para el efecto tener presente las siguientes consideraciones: Verificar exhaustivamente el no pago de la obligación, recordarle la honorabilidad, si se encuentran evasivas tomar medidas correctivas de inmediato, hacerle ver la obligación que adquirió, preguntar al cliente por el motivo de no pago de la obligación, escuchar y tomar nota de las razones del cliente, recordarle los títulos valores que firmó, recalcarle en los costos de un proceso prejurídico o jurídico  y  estar abiertos a la negociación. Una planeación y estrategia de negociación efectiva se da cuando el cliente acepta la cuenta y que éste dispuesto a su cancelación.
  3. Compromisos y seguimiento: Es importante dentro del proceso de cobro, para evitar interpretaciones y evasivas, elaborar un acta de negociación donde se detallen los compromisos adquiridos en términos de cumplimiento, garantías adicionales, responsabilidades comerciales y fechas de cumplimiento, de tal forma que se le pueda hacer el estricto cumplimiento. En relación con los compromisos adquiridos, se recomienda ser firmes a la hora de exigir su cumplimiento y en caso contrario, cumplir con la gestión de envío de reporte del cliente a Bases de Datos o a procesos prejurídicos o jurídicos.
  4. Cobro prejurídico y jurídico: En caso de no lograrse dar un acuerdo con el cliente o un incumplimiento se los compromisos acordados, será en estos eventos que debe considerarse la exigibilidad mediante el cobro prejurídico o jurídico. En todo momento se debe tratar que el cobro de la cartera llegue hasta la instancia de cobro prejurídico, ya que al pasar a un cobro jurídico se reduce visiblemente la probabilidad de recaudo y por consiguiente la eficiencia en el proceso de recaudo.
  5. Evaluación y medición:La compañía debe desarrollar actividades de evaluación de desempeño de las áreas de gestión de crédito y activar un programa reglamentado de salario variable a través de incentivos dependientes de un porcentaje de recaudo.

Indicadores para la medición de la administración de crédito y cartera

Una vez definidos los indicadores meta corporativos e individuales, periódicamente se deben evaluar los siguientes:

  • Rotación de cartera Mensual ((CxC clientes promedio / ventas) * 360)
  • Rotación de cartera por cliente (Mensual)
  • % de cartera vencida sobre cartera total
  • % de cartera incobrable sobre cartera total
  • % de cartera incobrable sobre patrimonio
  • % cartera en cobro jurídico sobre cartera total
  • % de Cobertura de la provisión sobre cartera total
  • % de crecimiento en las ventas frente al % de crecimiento de la cartera por canal. Premisa: Crecimiento en ventas > Crecimiento en cartera.

 

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Los Activos del sistema financiero en Colombia crecen 3,9% en el 2018

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Las cifras del más reciente reporte de la Superfinanciera revelaron que los activos que componen el sistema financiero en el país mostraron un crecimiento real anual de 3,9% durante el sexto mes del año.

Los activos totales del sistema financiero gozaron de un crecimiento real anual de 3,9% en junio de este año, lo que los hizo llegar hasta los $1.628 billones, permitiéndoles alcanzar un índice de profundización frente al PIB de 172,7%.

De acuerdo con el más reciente informe del sistema financiero, que revela la Superintendencia Financiera de Colombia cada mes, el incremento de estos activos correspondió a $4,1 billones (en términos absolutos) en comparación con las cifras de mayo de 2018.

Según la Superfinanciera, el elemento que en mayor medida contribuyó al crecimiento de estos activos fue el portafolio de inversiones, que al sexto mes de 2018 llegó hasta los $816,5 billones, lo que significa que subió 6,7% o unos $75,2 billones, sobre todo por el mayor saldo de Títulos de Tesorería (TES) y de instrumentos del patrimonio provenientes de emisores nacionales que aumentaron en $30,3 billones y $17,9 billones, respectivamente.

Buen balance

La Superfinanciera calificó el cierre del primer trimestre del año como positivo. El ente de control financiero apoya este juicio en los resultados de las utilidades acumuladas hasta junio de 2018 que tocaron los $17,5 billones; es decir, $5 billones más que en mayo. Es así como las entidades financieras obtuvieron resultados de $7,5 billones y los resultados acumulados de los recursos de terceros administrados ascendieron a $10 billones que se dividen así:

261264_1¿Cómo va la cartera?

La cartera total también mostró una ligera aceleración en su crecimiento. En junio, la cartera de créditos presentó un crecimiento anual de 1,9%. Por su parte, el saldo total de la cartera bruta –que incluye el Fondo Nacional del Ahorro– ascendió a $449.300 billones, o sea, $2,1 billones más que en el quinto mes de la actual vigencia.

Por otra parte, la cartera que involucra el rubro de vivienda registró un alza de 8,9%. En cambio, consumo y microcrédito sufrieron menores crecimientos, 4,9% y 2,2% respectivamente. Sin embargo, la verdadera caída estuvo por el lado de la cartera comercial que disminuyó 1,3% frente a hace un año.

La buena noticia también estuvo por el lado de la cartera al día ya que presentó un crecimiento de 1,2% alcanzando los $427,1 billones. Eso quiere decir que más usuarios del sistema financiero están pagando sus deudas a tiempo (llegando a 95,1% de la cartera total).

“En comparación con el mes anterior se registró un incremento de $2 billones. De lo anterior se puede afirmar que 95 de cada 100 pesos no presentan mora mayor a 30 días”, cita el informe de la Superfinanciera.

Avanzan los depósitos

Otro rubro al que le fue bien en junio fue al de los depósitos y exigibilidades de los establecimientos de crédito. Sin embargo, aunque mantuvo la tendencia al alza, este crecimiento fue sutil -de apenas 1%- ubicándose en $393.700 billones.

Según la Superintendencia, el crecimiento de estos depósitos se dio gracias al incremento mensual de $2,6 billones en el saldo de las cuentas de ahorro. Por su parte, los CDT y las cuentas de ahorro registraron un crecimiento real anual de 1,3% y 0,5%, al tiempo que las cuentas corrientes mostraron una contracción de 0,4%.

Las cuentas de ahorro cerraron el primer semestre del año con un saldo de $167,7 billones, los CDT $165,3 billones y las cuentas corrientes con $49,7 billones. De otra parte, el saldo de los CDT superiores a un año sumó $106,3 billones de los cuales $79,2 billones hicieron parte de los depósitos con plazo mayor a 18 meses (47,9%) del total. El 77,04% del total de los CDT lo tienen las personas jurídicas y el restante 22,96% personas naturales.

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