Beneficios tercerización Back Office

En un año difícil para las empresas, donde los recortes de empleados y maximizar los recursos se convirtieron en el común denominador de las empresas, el teletrabajo se convirtió en un elemento esencial en el sostenimiento de la operación de las compañías. Los indicadores de resultados no fueron suficientes para medir la productividad de los empleados que desarrollan sus labores desde casa.

En el 2021 el reto continúa y las empresas que han decidido continuar con la modalidad de teletrabajo buscan las mejores prácticas para medir y aumentar los índices de productividad de las personas que ejercen sus labores de manera remota. Es importante resaltar que el cumplimiento de los objetivos no implica necesariamente que todo el equipo esté siendo productivo, o que esté laborando el 100% de su jornada. Algunos han pensado que la mejor forma de solucionar esto es regresando a la presencialidad. Sin embargo, experimentos de distintas compañías han demostrado que con el monitoreo del tiempo trabajado en casa a través de herramientas especializadas e instaladas en los equipos de cada uno de los colaboradores, han conseguido mejores resultados que los obtenidos con el regreso a la oficina.

La falta de registro de tareas o inconsistencias operativas en las mismas genera dudas en los jefes de áreas sobre la productividad del equipo que realiza trabajo de manera remota. Todas estas inconsistencias se pueden volver asunto del pasado con herramientas que monitorean de manera efectiva el tiempo que utiliza cada empleado teniendo en cuenta los siguientes ítems:

• Tiempo de actividad en cada aplicación instalada en su computador
• Las URL de los sitios web que visita
• El tiempo en que está activo en teclado y mouse o teleconferencias
• Periodos de tiempo productivos en el día
• Toma de capturas de pantalla a lo largo del horario laboral, que permiten determinar si las tareas que estaba realizando cada uno de los empleados corresponde con lo asignado

Las pruebas realizadas con distintas compañías han permitido elevar la productividad laboral de los equipos a niveles muy cercanos al 100%. Esto da lugar a que los jefes de área o coordinadores puedan dedicar mayor tiempo a las tareas propias de su cargo y no a la monitorización de cada uno de los integrantes de su equipo. De esta manera pueden enfocar su atención en los empleados que presentan una productividad muy baja o aquellos que por el volumen de trabajo muestran sobrecargas. Con esto los directivos serán más asertivos a la hora de determinar las causas y la necesidad de acciones correctivas que permitan mejorar la productividad o tomar decisiones frente a la necesidad de contrataciones adicionales al equipo existente.

En Profitline ya tenemos la experiencia en el licenciamiento, configuración y administración de herramientas de este tipo que te ayudarán a mejorar la productividad de tu empresa. Si quieres lograr los mejores resultados en 2021, podemos asesorarte en todo el proceso de adquisición, instalación, implementación, configuración y administración de estas herramientas para la optimización del teletrabajo, no dudes en contactarnos.

El 2020 ha sido un año de transformación digital para las compañías en todo el mundo. El dolor de cabeza más frecuente de las áreas IT, fue migrar de una infraestructura física de servidores, a una infraestructura en la nube.

Y es que a pesar de que muchas empresas tenían estructuras robustas configuradas para la productividad empresarial on-site, su adaptación al escenario que nos trajo la pandemia y a las nuevas realidades no ha sido fácil.

El requerimiento técnico más importante fueron los servidores con gran capacidad de almacenamiento en la nube y acceso a ella con alta velocidad de conexión. Todo esto para que grandes equipos de trabajo desempeñaran de manera eficiente sus labores desde casa. También surgió la posibilidad de realizar reuniones y acceder a información en tiempo real a través de herramientas Cloud.

Existen distintas soluciones de este tipo en el mercado y muchas compañías tecnológicas como Google aprovecharon la necesidad de uso que generó la emergencia sanitaria para impulsar sus productos. Sin embargo, el líder Microsoft integra todas sus soluciones ofimáticas, de conectividad, Business Intelligence, entre otras, sin necesidad de una infraestructura local que se adaptan a las necesidades de las empresas, así mismo por su modelo SaaS (Software as a Services) permite a las compañías migrar a servicios cloud sin tener que incurrir en grandes inversiones anticipadas, flexibilizando a medidas sus soluciones en IT.

Estas serán algunas de las tendencias que tendremos en 2021 gracias a la implementación de cloud computing:

Almacenamiento en la nube

La democratización de la información y la necesidad de no hacer inversiones en softwares y servidores costosos, hará que en 2021 más empresas migren su información a plataformas cloud. Se utilizarán servidores con tecnología azure que por su flexibilidad disponen de infraestructuras IaaS (almacenamiento, redes, máquinas virtuales) y plataformas PaaS (bases de datos de alta disponibilidad SQL, CMS y backend para aplicaciones móviles). Además de esto, son compatibles con todo tipo de tecnología: bases de datos Oracle, Linux, php, iOs, My SQL, Android y php, sin riesgo de pérdida de información

Business Intelligence

Estamos en la era de la información y soluciones como Power BI han facilitado el reporting a todo nivel. Esta herramienta permite la actualización en tiempo real de reportes, gracias a su conexión a distintas bases de datos y sin duda será una de las más usadas en el 2021

Ofimática a la medida

Las empresas ya no buscan adquirir el paquete de Office completo, sino las soluciones que necesiten para su empresa de acuerdo a las funciones de cada cargo. Esto ahora es posible gracias a Office 365, donde las empresas ahora tendrán soluciones a la medida con funciones en la nube.

El Cloud computing será tendencia para 2021 no solo por sus beneficios y la optimización de presupuestos que conlleva, sino también por la facilidad de implementación, acceso y herramientas administrativas. Es una solución robusta y completa para cualquier empresa.

En Profitline tenemos la experiencia necesaria para realizar el análisis de las necesidades de su empresa y así ofrecer servicios de Cloud Computing que aumenten la productividad, disminuyan costos y se traduzcan en una mejor experiencia para el usuario final.

Al pensar si desea externalizar partes importantes de las tareas administrativas de su empresa, hay varios aspectos que debe tener en cuenta. Las operaciones de back office son una parte importante de su negocio y debe asegurarse de que se manejen adecuadamente en cada paso del proceso, hay varios beneficios para la externalización de back office una vez que se realiza correctamente. Aquí hay algunos para tener en cuenta.

Centrarse en los componentes principales de su negocio Una de las principales ventajas de la tercerización del trabajo en el lugar de trabajo es el hecho de que, al trasladar una variedad de tareas repetitivas y que consumen mucho tiempo para externalizar las empresas, se concentrará en las funciones centrales de su negocio, sean cuales sean. En lugar de pasar horas desarrollando y presentando informes y cifras, sus empleados se centrarán en adquisiciones comerciales, gestión de efectivo, promoción del desarrollo y acción sobre los productos terminados realizados por el personal capacitado de la empresa que contrata.

Acceso inmediato a servicios y tecnología Otro beneficio principal del outsourcing de back office es que tiene acceso instantáneo a los servicios, a menudo las 24 horas del día, así como la última tecnología en el campo. En lugar de gastar grandes sumas de dinero en la compra de nuevo software y hardware, puede externalizar las tareas que necesitarían ese hardware y software a una empresa extranjera que lo maneje por usted. 

Costos reducidos y gestión flexible de recursos Una de las ganancias más razonables del outsourcing de back office es que gastará menos dinero en tareas internas. Debido a que una empresa offshore ha capacitado al personal para manejar tareas específicas, puede enfocar sus esfuerzos internos en tareas para las que su personal ha sido capacitado para realizar y evitar contratar nuevos empleados o tercerizar a nivel nacional con costos más altos. Esto también le brinda una mayor flexibilidad en la administración de recursos, permitiéndole tomar decisiones mejores y más rápidas sobre cómo asignar presupuestos laborales y de marketing.  

Potencial para nuevas oportunidades en varios campos La subcontratación externa le permite obtener nuevas oportunidades en una variedad de tareas. Debido a que sus costos son más bajos, puede reducir sus precios y entregar terminables más rápido, abriendo oportunidades en los mercados de todo el mundo. También puede desarrollar ideas innovadoras porque tendrá mucho más tiempo para concentrarse en hacer crecer su negocio y desarrollar nuevos productos y servicios que se ajusten a las necesidades de su mercado objetivo. Hay muchos beneficios de los servicios de soporte de back office, desde costos reducidos hasta asegurar el trabajo completo de aquellos a quienes subcontrata para hacer un buen trabajo en cada una de sus áreas.