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Soluciones de Outsourcing ó Tercerización de Procesos de Negocio

Impacto del pago directo del ADRES y estrategias clave para el sector salud en Colombia

En el dinámico escenario de la salud en Colombia, la decisión reciente de implementar el pago directo del ADRES ha generado expectativas y preocupaciones entre los actores clave del sector. Es crucial profundizar en cómo esta transición podría impactar significativamente las operaciones y el flujo de caja del sector, además de explorar estrategias efectivas para mitigar los posibles efectos negativos. 

La Realidad Actual y los Desafíos Emergentes 

Antes de adentrarnos en las implicaciones futuras, es esencial comprender la dinámica actual dominada por las Entidades Promotoras de Salud (EPS), que tradicionalmente han gestionado los pagos a proveedores de servicios de salud. Esta intermediación ha sido un punto crítico debido a los retrasos en los pagos y la complejidad del proceso, lo que ha creado serios problemas financieros para los proveedores. 

Desafíos Actuales en el Flujo de Caja 

  1. Retrasos en los Pagos: Las empresas del sector salud enfrentan demoras significativas en la recepción de pagos por parte de las EPS, lo que afecta directamente su flujo de caja y su capacidad para mantener operaciones eficientes. 
  1. Riesgos Financieros: La incertidumbre sobre los tiempos de pago por parte de las EPS genera un ambiente de riesgo financiero constante, obligando a las empresas a administrar sus recursos con extrema precaución para evitar problemas de liquidez. 

Impacto Anticipado de la Salida de las EPS 

Con la implementación del pago directo del ADRES, se perfilan cambios significativos que plantean nuevas preocupaciones y desafíos: 

  • Complejidad Administrativa: Las empresas del sector se enfrentarán a una mayor carga administrativa al gestionar directamente la facturación y el cobro con el ADRES. Esto podría requerir inversiones adicionales en sistemas y recursos para cumplir con los rigurosos requisitos regulatorios y administrativos. 
  • Impacto en las Relaciones Comerciales: La reducción del rol de las EPS como intermediarios podría redefinir las dinámicas comerciales en el sector. Las empresas necesitarán ajustar sus estrategias de negociación y contratos con los prestadores de servicios de salud, lo que podría afectar la estabilidad y previsibilidad de sus ingresos. 

Análisis del Sector Salud en Colombia – Primer Trimestre 2024 

Durante el primer trimestre de 2024, el sector salud en Colombia ha enfrentado desafíos significativos. Según un informe obtenido por CONSULTORSALUD de fuente directa para la Asociación Nacional de Empresarios de Colombia (ANDI) y otras cámaras del sector, se revela una situación crítica caracterizada por deudas históricas no saldadas, déficits crecientes en el financiamiento y presiones sobre las EPS y las IPS. Las intervenciones del gobierno, que ahora afectan 24,5 millones de afiliados, han exacerbado esta situación, con intervenciones recientes en EPS como Sanitas, Nueva EPS y EPS S.O.S. debido a múltiples incumplimientos. 

Actualmente, las 26 EPS en funcionamiento tienen una deuda total de 25 billones de pesos, de los cuales 11.3 billones son adeudados a hospitales, médicos, enfermeros y a todo el sistema de atención de salud en Colombia. Esta deuda ha provocado que, a lo largo de los años, clínicas y hospitales enfrenten quiebras o dificultades para pagar de manera oportuna a su personal, proveedores, IPS aliadas y laboratorios, afectando gravemente al sistema. 

Además, el informe destaca problemas persistentes en la gestión de deudas y recursos insuficientes. A pesar del Acuerdo de Punto Final, diseñado para sanear deudas históricas, persiste un faltante significativo, con deudas pendientes estimadas en $6,7 billones, de los cuales $1,2 billones aún no se han girado. La reciente orden de la Corte Constitucional para el pago inmediato de estas deudas refleja la urgencia de resolver estos problemas financieros críticos. 

Estrategias de Mitigación: Tercerización del Cobro de Cartera 

Ante los desafíos actuales, la tercerización del cobro de cartera emerge como una estrategia fundamental para las empresas del sector salud en Colombia. Al colaborar con compañías especializadas en este ámbito, las empresas pueden mejorar significativamente la eficiencia en la recuperación de pagos, reducir los riesgos operativos y concentrarse en sus actividades primordiales, como la innovación y el desarrollo de productos. 

  • Optimización de Procesos: Implementar sistemas que permitan el cargue automático de información en las plataformas del sector salud, reduciendo así la carga de trabajo manual y optimizando los tiempos de respuesta. 
  • Reducción de Tiempos de Respuesta: Priorizar la respuesta ágil a glosas, con el objetivo de minimizar los tiempos de aceptación y agilizar los ciclos de pago, asegurando una gestión más eficiente y efectiva de los recursos financieros. 
  • Radicación Eficiente: Agilizar los procesos de radicación y facturación para garantizar que todas las facturas estén debidamente soportadas y facilitar una conciliación temprana, lo cual promueve una mayor disponibilidad de recursos financieros. 
  • Automatización de Facturación: Implementar sistemas automatizados para la facturación, asegurando la correcta preparación de los soportes médicos necesarios y reduciendo al mínimo los errores que puedan generar reprocesos y demoras. 

Conclusiones y Recomendaciones Finales 

En conclusión, si bien la transición hacia el pago directo del ADRES presenta desafíos significativos para las empresas del sector salud en Colombia, estrategias como la tercerización de la gestión y el cobro de cartera ofrecen soluciones efectivas para mitigar estos impactos. Es fundamental considerar estas alternativas para optimizar el flujo de caja y asegurar la sostenibilidad financiera en el sector salud colombiano. Adaptarse proactivamente a estos cambios y aprovechar las soluciones disponibles será crucial para garantizar el éxito a largo plazo en el sector. Es especialmente relevante el uso de plataformas tecnológicas que no solo proporcionen trazabilidad completa a las facturas, sino que también automaticen procesos que, aunque actualmente manuales, son vitales para mantener una cartera sana y un control efectivo del DSO. 

Tips para un Adecuado Recaudo de Cartera Comercial

La sostenibilidad financiera y la permanencia económica de las empresas, está estrechamente relacionada con el buen manejo de los recursos de la compañía, de tal forma que las empresas no determinen vender por vender y cumplir un presupuesto; sino desarrollar un proceso de venta realmente exitoso, el cual se materializa cuando las empresas que salen al mercado a vender sus productos tienen la certeza de que las ventas son realmente efectuadas, cuando fueron realmente recaudadas. Es así como una eficiente gestión de las cuentas por cobrar a los clientes depende la liquidez, requisito indispensable para el cumplimiento de las obligaciones y compromisos de la organización.

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El capital de trabajo de toda organización está compuesto por el disponible, las cuentas por cobrar, los inventarios y las cuentas por pagar, representando las cuentas por cobrar a clientes, en término medio, una tercera parte de los activos circulantes de las empresas. La gestión de crédito y recaudo involucra importantes decisiones empresariales que permiten determinar las condiciones con las que se propone vender los productos, cuánto tiempo se va a conceder, información financiera a requerir, referencias a solicitar, cupos de crédito por cliente, seguros que se establecerán y demás decisiones que garanticen el efectivo recaudo de los recursos.

Gestión de ventas y otorgamiento de crédito

Existe una estrecha relación entre las actividades de ventas y otorgamiento de crédito, pues en razón a los mercados tan competidos cada vez más las empresas se ven obligadas a conceder plazos de pagos a los clientes y sin ningún tipo de interés. Es por esto, que es requisito fundamental para una adecuada gestión de crédito y cobranzas tener políticas y procedimientos claros para la administración de las ventas a crédito, los cuales deben ser definidos bajo el liderazgo de la Gerencia de la compañía con el compromiso de las áreas de ventas, mercadeo, administrativa, financiera y logística. En las políticas y procedimientos se debe definir como mínimo:

  • Políticas de crédito Corporativas.
  • Plazos de crédito por canal de venta, grupo de clientes o productos
  • Cupos de crédito por cliente
  • Garantías a exigir (Personales y/o reales)
  • Documentos a exigir (Pagaré, letras o cheques posfechados)
  • Procedimientos y políticas de recaudo (Tiempos, responsabilidades, etc.)

Para una adecuada administración del riesgo de crédito de la compañía, es importante definir claramente los aspectos a tener en cuenta al momento del análisis, evaluación y otorgamiento de crédito a los clientes. Dentro de los factores objeto de investigación y análisis están: Potencial de ventas del cliente, condiciones del sector al cual pertenece, estabilidad y moralidad comercial en el mercado, cupos con otros proveedores, comportamiento de pago evidenciado en las consultas a centrales de riesgo, límites de endeudamiento con el sector financiero y real y trayectoria en el mercado.

Para lograr un adecuado estudio de los potenciales clientes sujetos de crédito en la compañía, el gestor de crédito deberá como mínimo solicitar la siguiente información, la cual debe ser analizada integralmente y cumplir con las políticas de riesgo establecidas por la compañía:

  • Solicitud de crédito. Concepto comercial y financiero.
  • Estados Financieros últimos tres años.
  • Referencias comerciales y bancarias.
  • Autorización de consulta y reportes centrales de riesgo
  • Informe de crédito de centrales de riesgo
  • Pagare en blanco con carta de instrucciones

La gestión de riesgo de crédito deberá ser una función permanente de las áreas de ventas y financiera, toda vez que son los procesos vinculados directamente con el recaudo eficiente de la cartera. Para el efecto, deberán prestar atención permanente a los estados de cuenta de los clientes, vencimientos por edades, procedimientos de pago, situación financiera del cliente, crecimiento de ventas, situación del sector al cual el cliente pertenece, etc.

Actividades internas y externas de las áreas gestoras de cartera 

Una vez definido los cupos y perfiles de crédito de los clientes, las áreas gestoras del recaudo deberán ejecutar una serie de actividades con el objeto de efectuar seguimiento al riesgo de crédito en relación con las actividades de recaudo y a la operación y contabilización interna del ingreso de recursos.

Actividades internas: Dentro de las actividades a nivel interno que se deben ejecutar por las diferentes áreas responsables del recaudo se destacan: Seguimiento y contabilización de los ingresos de cartera, consulta e identificación del recaudo en los portales bancarios, actualización permanente de los estados de cartera del cliente, comité de crédito para análisis de cupos y seguimiento crediticio, generación de indicadores e informes para la medición y seguimiento de la cartera, organización y actualización periódica de la información del cliente y relación permanente entre las gestión de ventas y cartera de la actividad de cobranza.

Actividades Externas: Un proceso de recaudo eficiente requiere de estrategia, conocimiento y seguimiento permanente por parte del gestor de cartera de las condiciones del cliente, es por esto que se requiere de recursos tecnológicos, económicos y humanos que permitan desarrollar actividades tendientes a: Efectuar visitas de seguimiento de crédito a clientes, identificación y contacto con  la persona que paga las cuentas, consultas a centrales de riesgo, acompañamiento en el proceso de negociación con los clientes, reuniones de seguimiento de compromisos con los clientes y capacitaciones en gestión de cartera.

Pasos para una adecuada gestión de cartera

La eficiencia del recaudo de cartera depende de la ejecución de un plan cuidadosamente ejecutado que requiere de un alto nivel de experiencia y conocimiento del gestor de crédito, que deberá tener un perfil y competencias en análisis de datos, comunicación asertiva, capacidad de negociación, seguimiento y orientación al logro y el resultado. Se recomienda que la gestión de crédito, especialmente con clientes vencidos o con niveles altos de riesgo, sea desarrollado en coordinación con el área comercial y de acuerdo con la materialidad de las cifras por la gerencia de la compañía.

  1. Preparación y planeación: En la preparación y planeación del cobro, es indispensable tener los estados de cuenta totalmente conciliados con el cliente, cada vez que puedan presentarse diferencias podría servir de excusa para el no pago de las obligaciones y entorpecer el proceso de negociación. Para el desarrollo de la actividad, se debe tener en cuenta en caso de morosidad el cálculo de los intereses de mora, análisis de garantías del cliente y documentos soportes de la deuda, consulta del historial crediticio en centrales de riesgo, referenciación con clientes y proveedores del cliente, identificación de las alertas de deterioro de las condiciones de pago del cliente, las cuales pueden darse por situaciones financieras de la empresa, por dificultades directa de los propietarios, administración y manejo del negocio o por situaciones relacionadas con la operación (Devoluciones, baja rotación de inventario, etc.) y por último se deberá establecer la estrategia de negociación y recaudo.
  2. Comunicación y negociación:Una vez se tiene definido estado de crédito del cliente y establecida la estrategia de negociación,  se procede a establecer el contacto directo, siendo importante para el efecto tener presente las siguientes consideraciones: Verificar exhaustivamente el no pago de la obligación, recordarle la honorabilidad, si se encuentran evasivas tomar medidas correctivas de inmediato, hacerle ver la obligación que adquirió, preguntar al cliente por el motivo de no pago de la obligación, escuchar y tomar nota de las razones del cliente, recordarle los títulos valores que firmó, recalcarle en los costos de un proceso prejurídico o jurídico y  estar abiertos a la negociación. Una planeación y estrategia de negociación efectiva se da cuando el cliente acepta la cuenta y que éste dispuesto a su cancelación.
  3. Compromisos y seguimiento: Es importante dentro del proceso de cobro, para evitar interpretaciones y evasivas, elaborar un acta de negociación donde se detallen los compromisos adquiridos en términos de cumplimiento, garantías adicionales, responsabilidades comerciales y fechas de cumplimiento, de tal forma que se le pueda hacer el estricto cumplimiento. En relación con los compromisos adquiridos, se recomienda ser firmes a la hora de exigir su cumplimiento y en caso contrario, cumplir con la gestión de envío de reporte del cliente a Bases de Datos o a procesos prejurídicos o jurídicos.
  4. Cobro prejurídico y jurídico: En caso de no lograrse dar un acuerdo con el cliente o un incumplimiento se los compromisos acordados, será en estos eventos que debe considerarse la exigibilidad mediante el cobro prejurídico o jurídico. En todo momento se debe tratar de que el cobro de la cartera llegue hasta la instancia de cobro prejurídico, ya que al pasar a un cobro jurídico se reduce visiblemente la probabilidad de recaudo y por consiguiente la eficiencia en el proceso de recaudo.
  5. Avaluación y medición:La compañía debe desarrollar actividades de evaluación de desempeño de las áreas de gestión de crédito y activar un programa reglamentado de salario variable a través de incentivos dependientes de un porcentaje de recaudo.

Indicadores para la medición de la administración de crédito y cartera

Una vez definidos los indicadores meta corporativos e individuales, periódicamente se deben evaluar los siguientes:

  • Rotación de cartera Mensual ((CxC clientes promedio / ventas) * 360)
  • Rotación de cartera por cliente (Mensual)
  • % de cartera vencida sobre cartera total
  • % de cartera incobrable sobre cartera total
  • % de cartera incobrable sobre patrimonio
  • % cartera en cobro jurídico sobre cartera total
  • % de Cobertura de la provisión sobre cartera total
  • % de crecimiento en las ventas frente al % de crecimiento de la cartera por canal. Premisa: Crecimiento en ventas > Crecimiento en cartera.

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9 CONSEJOS PARA REALIZAR EFECTIVAMENTE EL RECAUDO DE CARTERA VENCIDA.

La baja del precio del petróleo ha desembocado en una recesión por falta de efectivo que ha afectado a casi todas las industrias en Colombia. Por ello, el nivel de morosidad ha subido y recuperar la cartera vencida se ha convertido en un verdadero reto para algunas empresas.

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Por ello, a continuación, analizaremos 9 consejos para realizar una cobranza efectiva.

  1. Motive a su equipo de cobranza: Asegúrese de explicar con claridad la importancia que tiene para la empresa la cobranza. De ser posible, aumente sus comisiones. Este es un paso fundamental cuando se pretende emplear muchas herramientas de cobranza hasta ahora subutilizadas. Tal es el caso de la psicología de la cobranza, información casi absoluta del deudor, preparación del cobrador y controles sobre la cartera.
  2. Controle la cartera vencida: Hace no mucho tiempo se dejaba a la memoria el tema del control. Hoy, la tecnología permite automatizar en cierta medida las alertas de cobranza. Esta es la clave que permite a las empresas suspender el crédito a los morosos.
  3. Otorgue la misma importancia a todas las carteras: Aunque siempre exigen mayor firmeza las deudas de mayor monto y antigüedad, no olvide los adeudos recientes. La cartera caduca y la lucha contra el tiempo es esencial.
  4. Pague a los vendedores hasta cobrar: Aunque suene injusta, esta medida permite tener analistas de crédito confiables. Aquí entra el factor del crédito. El riesgo de que un cliente se convierta en un mal pagador se mitiga al realizar un correcto análisis previo que determine la capacidad de pago y la capacidad moral de la persona para asumir deudas.
  5. Persista: Pocas empresas logran cobrar al primer intento. Existen también los clientes que están acostumbrados a no pagar y que no lo hacen sino hasta que se les acaba la paciencia con el cobrador.
  6. Involucre mandos medios y altos en la cobranza: A veces, una llamada del gerente de la empresa a su par del deudor puede lograr buenos resultados. Este recurso es efectivo, por lo tanto, no debe obviarse.
  7. Abra la posibilidad de reestructurar: Generalmente es el propio deudor quien plantea la posibilidad de generar un plan de pagos. Cuando una empresa sufre de falta de liquidez, pero asume con responsabilidad las deudas, es más fácil llegar a un acuerdo para pagar a plazos o en partes. Es necesario determinar si desea conservar como cliente al deudor para ajustar el tipo de plan de pagos necesario.
  8. Reconozca que algo es mejor que nada: Aunque un cliente moroso ofrezca pagar al menos una parte de la deuda, no la tome como el pago por el total. Simplemente extienda un comprobante que represente la parte cancelada para que el resto de la deuda quede registrada como tal en sus libros.
  9. Contrate a una empresa de cobranzas profesionales: Elegir esta solución puede ahorrar gastos internos y aumentar la eficiencia administrativa. Es una buena opción cuando el monto a cobrar es demasiado alto o está disperso en demasiados clientes.

 

Implementación de Servicios de Outsourcing de Procesos (BPO) en las empresas.

La subcontratación de procesos de negocio (BPO, por sus siglas en inglés) es la contratación de una tarea empresarial específica, como la nómina, los recursos humanos (RRHH) o la contabilidad, a un proveedor de servicios tercerizados. Por lo general, BPO se implementa como una medida de ahorro de costes para las tareas que una empresa requiere, pero no depende de ellas para mantener su posición en el mercado.

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Servicios BPO

Dos categorías de BPO a menudo se dividen en la externalización del back office, que incluye funciones internas de negocios como facturación o compra, y tercerización del front office, que incluye servicios relacionados con el cliente como marketing o soporte técnico.

Subcontratar el back office ofrece a las organizaciones servicios para ayudar a administrar tareas como entrada de datos, gestión de datos, encuestas, procesamiento de pagos, aseguramiento de calidad y soporte contable. Las tareas de back office son parte integral del proceso de negocio de la empresa y ayudan a que el negocio funcione sin problemas.

¿Qué es Outsourcing? Una Práctica Organizacional Para el Crecimiento Empresarial: ¡La guía en donde encuentras todo lo que debes saber sobre la tercerización!

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Los servicios tercerización del front office se ocupan de las interacciones con los clientes. Ejemplos de tareas de oficina incluyen conversaciones telefónicas, correo electrónico, fax y otras formas de comunicación con los clientes. Las listas de servicio de proveedores de outsourcing para front office incluyen:

  • Telemarketing
  • Servicio al cliente / asistencia
  • Soporte técnico / asistencia técnica
  • Programación de citas
  • Ventas entrantes / salientes
  • Investigación de mercado

Opciones de outsourcing

Cuando el BPO se contrata fuera del propio país de una empresa a veces se llama offshore outsourcing. Si el BPO se contrata a un país vecino de la compañía a veces se llama nearshore outsourcing, y si el BPO se contrata dentro de la localidad de la empresa a veces se llama onshore outsourcing.

Pros y contras del BPO

Las principales ventajas de BPO son el ahorro de dinero y un aumento en el tiempo para centrarse en el negocio principal. Algunos otros beneficios incluyen:

  • Aumento de la velocidad y la eficiencia de los procesos empresariales subcontratados
  • Las organizaciones que utilizan BPO obtienen acceso a la tecnología más avanzada
  • Libertad y flexibilidad para elegir los servicios más relevantes para las operaciones de la empresa
  • Informes rápidos y precisos
  • Ahorros en recursos relacionados con la dotación de personal y la capacitación

Algunas desventajas de la tercerización de los procesos de negocio incluyen:

  • Violaciones de privacidad de datos
  • Subestimar los costos de funcionamiento de los servicios
  • Excesiva dependencia de los proveedores de servicios
  • Problemas de comunicación que retrasan la finalización del proyecto

Los procesos digitales facilitan el recaudo y la recuperación de cartera vencida

Sin duda, la digitalización de procesos sería de gran ayuda para que las entidades puedan identificar, cobrar y recuperar el dinero de cartera y las cuentas vencidas en poco tiempo.

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Año tras año aumenta la deuda que tienen algunas personas y empresas con las diferentes Entidades Administrativas del Estado (Entidades coactivas y judiciales) que adjudican multas e impuestos. Hoy, la cifra asciende en el caso de impuestos y recuperar este monto se ha convertido en la prioridad de los funcionarios públicos.

Sin embrago, la problemática es aún mayor, cuando se habla que el proceso de recaudo se realiza de manera manual y puede durar meses o años, lo que implica para las entidades no contar con presupuesto para los diferentes proyectos que ejecutan en pro de los ciudadanos.

Bajo este panorama, la digitalización del proceso y el trabajo colaborativo en la nube no sólo podrían mejorar los tiempos y recuperación de cartera, también reduce los costos, minimiza los errores, facilita la información y el estado de cada proceso en tiempo real, lo que contribuye al recaudo y la recuperación de recursos en línea.

“En Colombia aún se realizan los procesos de manera manual, lo que implica que sean más largos, imprecisos y en la mayoría de los casos, sujetos a errores. Si las entidades del estado usarán las tecnologías a las que hoy tiene acceso podrían mejorarlos. Desde nuestra experiencia hemos seguido de cerca el proceso de embargos y consideramos que a través de una cámara electrónica se podrían ahorran costos, tiempos significativamente haciendo el proceso más eficiente y efectivo”, explica Santiago Aldana Sanín, presidente de iQ Outsourcing.

Por consiguiente, modernizar el sistema para que opere de manera eficaz podría ahorrar hasta un 70% de los costos (transporte de oficios, impresión, papelería, gestión de correspondencia y gestión documental física), mejora la oportunidad en la aplicación de medidas de embargo, de unos 15 días promedio a un 1 día máximo; disminuye los errores en aplicación de medidas en los sistemas bancarios, ocasionados por la transcripción de la información. Lo que se traduce en trabajar bajo un sistema que pueda ser vigilado, actualizado e integrado con todas las entidades y que facilite el acceso en tiempo real para conocer el estado de cada proceso, así como la transparencia en la gestión de las medidas de embargo.

En este sentido, la digitalización se convierte no sólo en la solución para mejorar el recaudo de impuestos y reducir trámites en el proceso de embargos, sino también en el primer paso y una herramienta efectiva para prepararse para la cuarta revolución industrial.

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Cuáles son los procedimientos adecuados al momento de recaudar cartera

  1. ¿Cuál es el manejo de recaudo de cartera?
  • Recaudo de las cuotas y notificación a los saldos de la deuda
  • Recaudo de cuotas con descuento por pago oportuno, esto sólo es decisión del empresario, persona o entidad encargada de recolectar el dinero.
  • Es primordial que el revisor fiscal o contador de la entidad supervise y controle los recibos de caja que se recaudaron con descuento en la fecha de cierre.
  • Recaudo de cartera de vigencias anteriores, esto con el fin de realizar un mejor seguimiento del presupuesto de ingresos.
  • Gestión de cobranza de los intereses de mora de los deudores.
  1. Indicadores de recaudo de cartera:
  • Rotación de cartera: se saca el total de recaudos anuales divididos en el promedio de cartera anual.
  • Periodo de cartera: se divide 360 días en la rotación de cartera.
  • Índice de retardo cartera actual: se registra la cartera total anual divido en el recaudo anual.
  • Índice de recaudo cartera vencida: Recaudos anuales vencidos dividido en la cartera recaudada vencida

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¿Cómo realizar el recaudo de cartera de mi empresa?

Si tienes clientes morosos y no consigues la forma indicada de cobrarles léete el siguiente artículo en donde te damos unos prácticos tips de cómo cobrarles a tus clientes sin pasar como un intenso.

La gestión de recaudo de cartera de la empresa permite que la estabilidad de esta no se vea afectada por el dinero que sus clientes le adeudan. Cobrar es una tarea tediosa y más cuando tienes clientes que su fuerte no es el pago cumplido, pero gracias a la tecnología hoy tu vida como empresario puede ser mucho más fácil y eficiente.

Siigo es un software administrativo con el propósito de brindarte herramientas que solucionen y faciliten la gestión de tu empresa, por ese motivo, una de sus principales funcionalidades es la gestión de cobranza en donde por medio de notificaciones le llegará el cobro de cartera a tus clientes, tú lo único que debes hacer es programar los pagos y el Software automáticamente cobrará por ti, fácil, ¿no? Descubre todos los beneficios de Siigo Nube con el recaudo de cartera.

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Paso a paso para un adecuado recaudo de cartera

La sostenibilidad financiera y la permanencia económica de las empresas, está estrechamente relacionada con el buen manejo de los recursos de la compañía, de tal forma que las empresas no determinen vender por vender y cumplir un presupuesto; sino desarrollar un proceso de venta realmente exitoso, el cual se materializa cuando las empresas que salen al mercado a vender sus productos, tienen la certeza de que las ventas son realmente efectuadas, cuando fueron realmente recaudadas. Es así como una eficiente gestión de las cuentas por cobrar a los clientes depende la liquidez, requisito indispensable para el cumplimiento de las obligaciones y compromisos de la organización.

El capital de trabajo de toda organización está compuesto por el disponible, las cuentas por cobrar, los inventarios y las cuentas por pagar, representando las cuentas por cobrar a clientes, en término medio, una tercera parte de los activos circulantes de las empresas. La gestión de crédito y recaudo involucra importantes decisiones empresariales que permiten determinar las condiciones con las que se propone vender los productos, cuánto tiempo se va a conceder, información financiera a requerir, referencias a solicitar, cupos de crédito por cliente, seguros que se establecerán y demás decisiones que garanticen el efectivo recaudo de los recursos.

Gestión de ventas y otorgamiento de crédito

Existe una estrecha relación entre las actividades de ventas y otorgamiento de crédito, pues en razón a los mercados tan competidos cada vez más las empresas se ven obligadas a conceder plazos de pagos a los clientes y sin ningún tipo de interés. Es por esto, que es requisito fundamental para una adecuada gestión de crédito y cobranzas tener políticas y procedimientos claros para la administración de las ventas a crédito, los cuales deben ser definidos bajo el liderazgo de la Gerencia de la compañía con el compromiso de las áreas de ventas, mercadeo, administrativa, financiera y logística. En las políticas y procedimientos se debe definir como mínimo:

  • Políticas de crédito Corporativas.
  • Plazos de crédito por canal de venta, grupo de clientes o productos
  • Cupos de crédito por cliente
  • Garantías a exigir (Personales y/o reales)
  • Documentos a exigir (Pagaré, letras o cheques posfechados)
  • Procedimientos y políticas de recaudo (Tiempos, responsabilidades, etc.)

Para una adecuada administración del riesgo de crédito de la compañía, es importante definir claramente los aspectos a tener en cuenta al momento del análisis, evaluación y otorgamiento de crédito a los clientes. Dentro de los factores objeto de investigación y análisis están: Potencial de ventas del cliente, condiciones del sector al cual pertenece, estabilidad y moralidad comercial en el mercado, cupos con otros proveedores, comportamiento de pago evidenciado en las consultas a centrales de riesgo, límites de endeudamiento con el sector financiero y real y trayectoria en el mercado.

Para lograr un adecuado estudio de los potenciales clientes sujetos de crédito en la compañía, el gestor de crédito deberá como mínimo solicitar la siguiente información, la cual debe ser analizada integralmente y cumplir con las políticas de riesgo establecidas por la compañía:

  • Solicitud de crédito. Concepto comercial y financiero.
  • Estados Financieros últimos tres años.
  • Referencias comerciales y bancarias.
  • Autorización de consulta y reportes centrales de riesgo
  • Informe de crédito de centrales de riesgo
  • Pagare en blanco con carta de instrucciones

La gestión de riesgo de crédito deberá ser una función permanente de las áreas de ventas y financiera, toda vez que son los procesos vinculados directamente con el recaudo eficiente de la cartera. Para el efecto, deberán prestar atención permanente a los estados de cuenta de los clientes, vencimientos por edades, procedimientos de pago, situación financiera del cliente, crecimiento de ventas, situación del sector al cual el cliente pertenece, etc.

Actividades internas y externas de las áreas gestoras de cartera 

Una vez definido los cupos y perfiles de crédito de los clientes, las áreas gestoras del recaudo, deberán ejecutar una serie de actividades con el objeto de efectuar seguimiento al riesgo de crédito en relación con las actividades de recaudo y a la operación y contabilización interna del ingreso de recursos.

Actividades internas: Dentro de las actividades a nivel interno que se deben ejecutar por las diferentes áreas responsables del recaudo se destacan: Seguimiento y contabilización de los ingresos de cartera, consulta e identificación del recaudo en los portales bancarios, actualización permanente de los estados de cartera del cliente, comité de crédito para análisis de cupos y seguimiento crediticio, generación de indicadores e informes para la medición y seguimiento de la cartera, organización y actualización periódica de la información del cliente y relación permanente entre las gestión de ventas y cartera de la actividad de cobranza.

Actividades Externas: Un proceso de recaudo eficiente requiere de estrategia, conocimiento y seguimiento permanente por parte del gestor de cartera de las condiciones del cliente, es por esto que se requiere de recursos tecnológicos, económicos y humanos que permitan desarrollar actividades tendientes a: Efectuar visitas de seguimiento de crédito a clientes, identificación y contacto con  la persona que paga las cuentas, consultas a centrales de riesgo, acompañamiento en el proceso de negociación con los clientes, reuniones de seguimiento de compromisos con los clientes y capacitaciones en gestión de cartera.

Pasos para una adecuada gestión de cartera

La eficiencia del recaudo de cartera, depende de la ejecución de un plan cuidadosamente ejecutado que requiere de un alto nivel de experiencia y conocimiento del gestor de crédito, que deberá tener un perfil y competencias en análisis de datos, comunicación asertiva, capacidad de negociación, seguimiento y orientación al logro y el resultado. Se recomienda que la gestión de crédito, especialmente con clientes vencidos o con niveles altos de riesgo, sea desarrollado en coordinación con el área comercial y de acuerdo con la materialidad de las cifras por la gerencia de la compañía.

  1. Preparación y planeación: En la preparación y planeación del cobro, es indispensable tener los estados de cuenta totalmente conciliados con el cliente, cada vez que puedan presentarse diferencias podría servir de excusa para el no pago de las obligaciones y entorpecer el proceso de negociación. Para el desarrollo de la actividad, se debe tener en cuenta en caso de morosidad el cálculo de los intereses de mora, análisis de garantías del cliente y documentos soportes de la deuda, consulta del historial crediticio en centrales de riesgo, referenciación con clientes y proveedores del cliente, identificación de las alertas de deterioro de las condiciones de pago del cliente, las cuales pueden darse por situaciones financieras de la empresa, por dificultades directa de los propietarios, administración y manejo del negocio o por situaciones relacionadas con la operación (Devoluciones, baja rotación de inventario, etc.) y por último se deberá establecer la estrategia de negociación y recaudo.
  2. Comunicación y negociación:Una vez se tiene definido estado de crédito del cliente y establecida la estrategia de negociación,  se procede a establecer el contacto directo, siendo importante para el efecto tener presente las siguientes consideraciones: Verificar exhaustivamente el no pago de la obligación, recordarle la honorabilidad, si se encuentran evasivas tomar medidas correctivas de inmediato, hacerle ver la obligación que adquirió, preguntar al cliente por el motivo de no pago de la obligación, escuchar y tomar nota de las razones del cliente, recordarle los títulos valores que firmó, recalcarle en los costos de un proceso prejurídico o jurídico  y  estar abiertos a la negociación. Una planeación y estrategia de negociación efectiva se da cuando el cliente acepta la cuenta y que éste dispuesto a su cancelación.
  3. Compromisos y seguimiento: Es importante dentro del proceso de cobro, para evitar interpretaciones y evasivas, elaborar un acta de negociación donde se detallen los compromisos adquiridos en términos de cumplimiento, garantías adicionales, responsabilidades comerciales y fechas de cumplimiento, de tal forma que se le pueda hacer el estricto cumplimiento. En relación con los compromisos adquiridos, se recomienda ser firmes a la hora de exigir su cumplimiento y en caso contrario, cumplir con la gestión de envío de reporte del cliente a Bases de Datos o a procesos prejurídicos o jurídicos.
  4. Cobro prejurídico y jurídico: En caso de no lograrse dar un acuerdo con el cliente o un incumplimiento se los compromisos acordados, será en estos eventos que debe considerarse la exigibilidad mediante el cobro prejurídico o jurídico. En todo momento se debe tratar que el cobro de la cartera llegue hasta la instancia de cobro prejurídico, ya que al pasar a un cobro jurídico se reduce visiblemente la probabilidad de recaudo y por consiguiente la eficiencia en el proceso de recaudo.
  5. Evaluación y medición:La compañía debe desarrollar actividades de evaluación de desempeño de las áreas de gestión de crédito y activar un programa reglamentado de salario variable a través de incentivos dependientes de un porcentaje de recaudo.

Indicadores para la medición de la administración de crédito y cartera

Una vez definidos los indicadores meta corporativos e individuales, periódicamente se deben evaluar los siguientes:

  • Rotación de cartera Mensual ((CxC clientes promedio / ventas) * 360)
  • Rotación de cartera por cliente (Mensual)
  • % de cartera vencida sobre cartera total
  • % de cartera incobrable sobre cartera total
  • % de cartera incobrable sobre patrimonio
  • % cartera en cobro jurídico sobre cartera total
  • % de Cobertura de la provisión sobre cartera total
  • % de crecimiento en las ventas frente al % de crecimiento de la cartera por canal. Premisa: Crecimiento en ventas > Crecimiento en cartera.

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Los Activos del sistema financiero en Colombia crecen 3,9% en el 2018

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Las cifras del más reciente reporte de la Superfinanciera revelaron que los activos que componen el sistema financiero en el país mostraron un crecimiento real anual de 3,9% durante el sexto mes del año.

Los activos totales del sistema financiero gozaron de un crecimiento real anual de 3,9% en junio de este año, lo que los hizo llegar hasta los $1.628 billones, permitiéndoles alcanzar un índice de profundización frente al PIB de 172,7%.

De acuerdo con el más reciente informe del sistema financiero, que revela la Superintendencia Financiera de Colombia cada mes, el incremento de estos activos correspondió a $4,1 billones (en términos absolutos) en comparación con las cifras de mayo de 2018.

Según la Superfinanciera, el elemento que en mayor medida contribuyó al crecimiento de estos activos fue el portafolio de inversiones, que al sexto mes de 2018 llegó hasta los $816,5 billones, lo que significa que subió 6,7% o unos $75,2 billones, sobre todo por el mayor saldo de Títulos de Tesorería (TES) y de instrumentos del patrimonio provenientes de emisores nacionales que aumentaron en $30,3 billones y $17,9 billones, respectivamente.

Buen balance

La Superfinanciera calificó el cierre del primer trimestre del año como positivo. El ente de control financiero apoya este juicio en los resultados de las utilidades acumuladas hasta junio de 2018 que tocaron los $17,5 billones; es decir, $5 billones más que en mayo. Es así como las entidades financieras obtuvieron resultados de $7,5 billones y los resultados acumulados de los recursos de terceros administrados ascendieron a $10 billones que se dividen así:

261264_1¿Cómo va la cartera?

La cartera total también mostró una ligera aceleración en su crecimiento. En junio, la cartera de créditos presentó un crecimiento anual de 1,9%. Por su parte, el saldo total de la cartera bruta –que incluye el Fondo Nacional del Ahorro– ascendió a $449.300 billones, o sea, $2,1 billones más que en el quinto mes de la actual vigencia.

Por otra parte, la cartera que involucra el rubro de vivienda registró un alza de 8,9%. En cambio, consumo y microcrédito sufrieron menores crecimientos, 4,9% y 2,2% respectivamente. Sin embargo, la verdadera caída estuvo por el lado de la cartera comercial que disminuyó 1,3% frente a hace un año.

La buena noticia también estuvo por el lado de la cartera al día ya que presentó un crecimiento de 1,2% alcanzando los $427,1 billones. Eso quiere decir que más usuarios del sistema financiero están pagando sus deudas a tiempo (llegando a 95,1% de la cartera total).

“En comparación con el mes anterior se registró un incremento de $2 billones. De lo anterior se puede afirmar que 95 de cada 100 pesos no presentan mora mayor a 30 días”, cita el informe de la Superfinanciera.

Avanzan los depósitos

Otro rubro al que le fue bien en junio fue al de los depósitos y exigibilidades de los establecimientos de crédito. Sin embargo, aunque mantuvo la tendencia al alza, este crecimiento fue sutil -de apenas 1%- ubicándose en $393.700 billones.

Según la Superintendencia, el crecimiento de estos depósitos se dio gracias al incremento mensual de $2,6 billones en el saldo de las cuentas de ahorro. Por su parte, los CDT y las cuentas de ahorro registraron un crecimiento real anual de 1,3% y 0,5%, al tiempo que las cuentas corrientes mostraron una contracción de 0,4%.

Las cuentas de ahorro cerraron el primer semestre del año con un saldo de $167,7 billones, los CDT $165,3 billones y las cuentas corrientes con $49,7 billones. De otra parte, el saldo de los CDT superiores a un año sumó $106,3 billones de los cuales $79,2 billones hicieron parte de los depósitos con plazo mayor a 18 meses (47,9%) del total. El 77,04% del total de los CDT lo tienen las personas jurídicas y el restante 22,96% personas naturales.

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Cómo cobrar una deuda: nuevos métodos que debes saber

¿Cuáles son los nuevos métodos o procesos que se están utilizando para cobrar una deuda?

Cobrar las cuentas vencidas de tus clientes es una de las partes más complicadas de administrar una empresa. En algún momento te encontrarás en una situación en la que un cliente no paga a tiempo, se niega a pagar por completo o no puede pagar el valor total de los servicios prestados.

En estas situaciones pueden pasar dos cosas; si eres muy relajado, te puedes declarar en bancarrota y si eres demasiado estricto, puedes perder clientes que solo necesitaban un poco de flexibilidad en sus pagos.

Lee también: Cobro de cartera: consejos para negociar con tus clientes morosos

Aunque estas situaciones son frustrantes, hay algo que muchas veces no se toma en cuenta y es la estrategia de cobro de cartera. Es importante revisar la estrategia actual de tu empresa para identificar las áreas débiles y buscar formas de mejorarla.

Si aún trabajas con modelos de cobranza viejos o desactualizados, es probable que las cosas no te vayan muy bien y no estés alcanzando los resultados deseados.

Sigue leyendo para descubrir los nuevos métodos que te pueden ayudar en tu proceso de cobro de cartera.

Cómo cobrar una deuda: 4 métodos para facilitar tu proceso

Antes de levantar el teléfono o escribirle otro correo al cliente que no ha pagado esa factura vencida, te invitamos a consultar los siguientes métodos para determinar si hay algo en tu estrategia que puedes agregar y así obtener mejores resultados a largo plazo.

1. La microsegmentación

Aplicar las mismas técnicas de cobro para todos tus clientes es un grave error. Si quieres alcanzar una mejor tasa de éxito, necesitas segmentar la cartera de tus clientes antes de iniciar el proceso de cobros.

Anteriormente la segmentación se hacía por datos demográficos básicos como ubicación, edad, género, tiempo de la deuda, etc. Si nos fijamos en nuestro entorno y el comportamiento de las personas, podemos ver que estos indicadores ya no están siendo efectivos para recuperar las cuentas vencidas.

Ahora todo está apuntando hacia la microsegmentación, una tendencia que busca reagrupar a los deudores e identificar acciones de cobro más efectivos. El objetivo es recopilar detalles más relevantes del cliente que puedan influir en sus hábitos de pago y, que a su vez puedan causar el retraso.

Aspectos como comportamiento de pago, historial crediticia, preferencias de métodos de pago e incluso problemas personales son datos con más valor para encontrar patrones de comportamiento del cliente. Teniendo este tipo de información te permite diseñar diferentes acciones para cada uno y así aumentar el porcentaje de recaudo.

Lee también: Las 4 razones por las que necesitas el outsourcing de recaudo de cartera

2. Los chatbots como asistentes personales

Parece que cada año nos están bombardeando con noticias sobre cómo los chatbots van a dominar el mundo y reemplazar los trabajos “humanos”. Esto es lejos de la verdad y en vez de tomar estos asistentes virtuales como un amenaza, deberían ser vistos como un aliado estratégico en el proceso de cobro.

Ahora más que nunca somos testigos de la rápida evolución hacia la digitalización y la automatización en todos los sectores de negocio. Gracias a tecnologías como Inteligencia Artificial y Machine Learning, los chatbots han ganando más terreno como asistentes virtuales eficientes y personalizados para ofrecer soluciones a los usuarios.

Además de aumentar conversiones y reducir costos operativos, los chatbots tienen el poder de mejorar la experiencia de los usuarios guiandolos en el proceso de pago sin la intervención de una persona.

En el siguiente video puedes ver un ejemplo de una aplicación móvil en donde los usuarios pueden entrar a pagar sus deudas y al mismo tiempo contar con la asistencia de un chatbot.

Chatbot de recaudo de cartera:

3. Softwares de gestión de cobros

Los softwares de cobranza pueden garantizar una ejecución integral y confiable en la gestión de cobros a pequeñas y grandes escalas. Con esta herramienta puedes enviar recordatorios de pago los días necesarios, a la hora más adecuada y con el tono ideal para cada cliente o grupo de deudores.

Diferentes herramientas como CollectMax y Collect! son ideales para reducir las tareas manuales en la gestión de cobros. Son softwares que te permiten automatizar fácilmente las cartas o recordatorios de pago, hacer seguimiento a las llamadas telefónicas, administrar pagos e incrementar las tasas de cobranza.

Recuerda hacer una investigación previa (precios, características, beneficios, soporte, usabilidad, etc.) para comparar los diferentes softwares y escoger el que más se ajusta a las necesidades de tu empresa. Si estás pensando en ampliar tu área comercial, fijate en que la aplicación sea capaz de crecer con tu empresa.

4. Servicio de cobro de cartera

Si todos los anteriores esfuerzos no traen resultados positivos o si tienes muchas deudas pendientes y estás gastando tiempo que no tienes tratando de cobrarlas, es momento de buscar una empresa de buena reputación que ofrezca servicios de cobro de cartera. Aparte de ahorrarte tiempo y obtener mejores resultados, también podrías evitarte problemas y largos procesos legales.

Te puede interesar: Contratar un servicio de cobro de cartera: las 4 cosas que debes saber

Conclusión

Cobrar deudas es común en todas las empresas, especialmente en tiempos económicos difíciles. Aún así, hay que reconocer que los procesos de cobros y pagos han evolucionado y que tu estrategia también debe actualizarse.

Esperamos que después de leer este post hayas aprendido cómo cobrar una deuda teniendo en cuenta una estrategia de cobro de deudas enfocada en reducir costos, ahorrar tiempo y maximizar tus recursos.

Si necesitas ayuda actualizando tu estrategia de cobranza, Profitline te puede ayudar. Tenemos amplia experiencia en el sector de recaudo de cartera y contamos con casos de éxitos en empresas de consumo masivo y del sector farmacéutico. ¡Haz clic en el banner de abajo y descubre cómo te podemos ayudar!

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Las funciones de back office en una empresa

Un carro no puede arrancar si el motor está dañado. Lo mismo pasa con una empresa que no cuenta con un buen equipo de trabajo y un servicio de back office.

Una compañía se compone de tres partes: front office, middle office y back office. Esta categorización es más común en las compañías de servicios financieros, pero la mayoría de las compañías operan con el front office y back office.

Lee también: ¿Qué es el back office y cuáles son las ventajas de tercerizar este servicio?

El back office a veces se usa para describir todos los trabajos que no generan ingresos directamente, aún así, el personal de back office juega un rol importante en la operación de una empresa. Pero, ¿qué hace un back office? En general, esta área se encarga de brindar soporte para que el negocio principal funcione sin problemas.

Hoy en día, la mayoría de estos puestos están ubicados lejos de la sede de la compañía. Muchos se encuentran en ciudades donde el arriendo es más barato y la mano de obra es más económica. Como resultado, muchas empresas optan por subcontratar funciones de back office offshore para reducir aún más los costos.

Por otro lado, la tecnología le ha brindado a muchas empresas la oportunidad de permitir arreglos de trabajo remoto, en los cuales los empleados trabajan desde casa. Los beneficios incluyen el ahorro de alquiler y el aumento de la productividad. Además, el empleo remoto del personal administrativo permite a las empresas acceder al talento humano en diversas áreas y atraer a un grupo de personas más amplio.

Sigue leyendo para descubrir las diferentes funciones de back office en una empresa.

Las funciones de Back Office

Todas las empresas deben contar con un servicio de back office, pero hay dos formas de hacerlo. Puede ser un servicio interno, es decir, que lo lleven a cabo personas de la misma empresa, o externo, subcontratando a otra empresa distinta para que lleve a cabo las funciones o delegando esas tareas en empresas del mismo grupo empresarial.

Algunas de las cosas que un back office incluye tareas administrativas, gestión de recursos humanos, facturación, contabilidad, IT, cobro de cartera y comunicaciones. En esta ocasión nos vamos a enfocar en tres de las más comunes:

1. IT

Contar con herramientas tecnológicas básicas como teléfonos, computadores, programas de software y servidores para mantener el correo electrónico son una parte fundamental en la operación de una empresa y del servicio de back office. Si alguno de estos componentes falla, las tareas administrativas se ven afectadas inmediatamente, por esto es clave mantener al departamento de IT actualizado y en buen estado.

Por otro lado, el soporte post-venta o soporte técnico es indispensable para cualquier organización, ya que impacta directamente en la satisfacción del cliente y, por lo tanto, en la retención de clientes. Para esto es necesario contar con un equipo de profesionales donde los clientes puedan llamar para resolver sus dudas, preguntas o problemas relacionados con la garantía de su producto o servicio.

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El outsourcing de soporte de IT no sólo garantiza la satisfacción del cliente, sino que también libera a tu equipo de trabajo de administrar múltiples responsabilidades, lo que traduce a mayor productividad y retorno de inversión.

2. Cobro de Cartera

Para la mayoría de las empresas, tratar con clientes comerciales que tienen reputación de pagar tarde o no pagar puede ser un proceso complicado y estresante, especialmente si no cuentan con la suficiente experiencia.

Aquí es cuando cobra relevancia la subcontratación del servicio de cobro de cartera. Uno de los mayores beneficios es el ahorro de tiempo, puesto que el proveedor ya cuenta con un equipo especializado, con el conocimiento y las herramientas adecuadas para recuperar cuentas morosas, así no tendrás que preocuparte por hacerlo tu mismo.

Por otro lado, también ahorras dinero porque no tendrás que contratar y capacitar a un equipo de trabajo que se encargue del recaudo de cartera.

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3. Recursos Humanos

La gestión de recursos humanos solía ser una tarea relativamente sencilla. Esta área se encargaba de contrataciones y despidos, capacitación y resolver uno que otro desacuerdo entre empleados. Sin embargo, en la última década, la administración de recursos humanos se ha vuelto más compleja y conlleva más tareas.

Aunque algunos creen que el área de recursos humanos no cumple una tarea importante dentro de la empresa, ya que siendo parte del servicio de back office no aportan ingresos, no hay que olvidar que es una parte esencial para el soporte y la administración integral de cualquier organización.

No importa el tamaño o el sector de negocio, entre más personas nuevas lleguen a tu empresa, más papeleo tendrás que hacer, más atención tendrás que darle a los aportes de salud, cesantías y pensiones, y más leyes y regulaciones tendrás que aprender y cumplir. Son bastantes tareas administrativas que pueden abrumarte y perjudicar no solo tu productividad, sino la calidad de tu trabajo.

Si no cuentas con los recursos o tiempo, es momento de considerar subcontratar a un proveedor que te pueda brindar soluciones de gestión humana.

Conclusión

Ojalá que después de leer este post tengas una mejor idea de qué hace un back office y entender cómo todas las áreas que lo abarcan son imprescindibles para que una empresa funcione sin problemas.

En Profitline contamos con el personal, la experiencia y un portafolio integral de servicios de back office. Si quieres saber más información o si quieres  subcontratar algún servicio de back office, ¡Haz clic en el banner de abajo!

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