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Business Process Outsourcing – Profitline

Business Process Outsourcing - Profitline

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BPO Colombia

25 July, 2019

Por qué las Compañías Deben Optimizar el Order To Cash

En el pasado, los clientes podían estar satisfechos con los plazos de entrega largos entre la colocación del pedido y la llegada de este, pero este ya no es el caso. Si, por ejemplo, la empresa es un mayorista o un minorista que trabaja de forma remota con sus clientes, los clientes que compran sus productos desean todo de la manera más rápida posible.

order to cash profitlineDesde esta perspectiva, cuanto antes se pague, mejor. El dinero inmovilizado en el inventario o en cuentas no pagadas es para la organización un rendimiento retrasado de la inversión. Aunque en este caso esto podría no ser muy grave si únicamente estamos hablando de uno o dos pedidos, puede ser perjudicial si se trata de una suma sustancial de dinero cuando se manejan pedidos grandes o volúmenes de pedidos altos.

El dinero que podría invertirse de manera rentable queda inactivo y si se tiene que invertir en sobregiros para cubrir el déficit de flujos de efectivo, debe agregarse el coste del crédito al coste de su efectivo improductivo.

 

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19 July, 2019

La Importancia de contratar una empresa de Outsourcing en Mesa de Ayuda (Help Desk)

Para los usuarios es de gran ayuda contar con un soporte multicanal que les brinde la seguridad, que sus problemas serán atendidos con eficiencia y prontitud. Sin embargo, el departamento de sistemas en las empresas puede quedarse cortos en esta tarea, debido que, deben lidiar con más responsabilidades además de brindar soporte.

Un servicio de outsourcing como el que te brinda Profitline en mesa de ayuda te permitirá delegar esta responsabilidad y contar con agentes certificados en las mejores prácticas de ITIL para que den seguimiento a los tickets de servicio de Mesa de Ayuda, así podrás brindar un soporte de primer nivel sin necesidad de adquirir costosos sistemas o crear un call center desde cero.

mesa de ayuda profitline

¿Qué es Outsourcing? Una Práctica Organizacional Para el Crecimiento Empresarial: ¡La guía en donde encuentras todo lo que debes saber sobre la tercerización!

Leer Guía

Beneficios de un servicio de Help Desk

El contratar los servicios de Mesa de Ayuda de un profesional te brindará numerosos beneficios competitivos:

  1. No necesitas realizar grandes inversiones

Debido a que, la empresa que lo proporciona ya cuenta con la tecnología de centro de contactos necesaria para la gestión de los usuarios:

  • Sistema telefónico para call center.
  • Plataforma de multicontactos integrada (teléfono, chat, email, redes sociales)
  • Respuesta interactiva de voz.
  • Grabación de sesiones para su posterior evaluación.
  • Herramientas de supervisión.
  • Sistema para el registro y seguimiento de tickets.
  • Herramientas de asistencia remota.
  • Todo esto con sus respectivos servidores y líneas de comunicación para la asistencia al usuario.
  1. El arranque del proyecto es más rápido

Al contar con el apoyo de un proveedor externo el arranque de tu mesa de ayuda puede estar funcionando hasta en 8 días, a diferencia de si la construyes tú mismo, caso en el que puede tardar hasta 6 meses para estar lista al 100%.

En estos proyectos se implementa una tecnología tipo call center de la que puedes gozar sin necesidad de afrontar los costos de adquisición de la misma.

Si bien la mayoría de las empresas cuenta con un conmutador sencillo, esto no es suficiente ya que es necesario uno con funciones de call center para medir las métricas de desempeño más importantes como:

  • Tiempo promedio de contestación de llamadas o contactos.
  • Tiempo más largo de contestación.
  • Tiempo promedio de inicio de atención.
  • Tiempo promedio de solución.
  • Tiempo promedio de documentación del ticket.
  • Porcentaje de tickets resueltos en la primera llamada.
  • Satisfacción del usuario.
  • Porcentaje de llamadas abandonadas mientras esperaban recibir atención.
  • Porcentaje de llamadas respondidas en un plazo de tiempo determinado.

Entre otros indicadores importantes para el análisis de cada ticket:

  • Cantidad de incidentes repetidos.
  • Esfuerzo de resolución de incidente.
  • Cantidad de incidentes por problema.
  • Tiempo hasta la identificación del problema.

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18 July, 2019

Beneficios de la Subcontratación de Personal en las Empresas por Medio de los Outsourcing.

El outsourcing es la subcontratación de servicios puntuales por parte de una empresa a otra o a un suplidor, por lo general establecidos a través de contratos de corta duración. Este sistema es ideal para orientar inversiones y gastos sobre actividades o tareas. Emplear esta técnica es una eficaz herramienta de la gestión de empresa contemporánea que básicamente radica en la acción de delegar funciones a una organización externa que se encargue de factores descentralizados. Por ejemplo, la limpieza y el mantenimiento del entorno u otras tareas como como la contabilidad, la generación de contactos potenciales, ciertos procesos de ventas o fidelización de clientes, y el reclutamiento del personal dentro de la empresa.

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¿Qué es Outsourcing? Una Práctica Organizacional Para el Crecimiento Empresarial: ¡La guía en donde encuentras todo lo que debes saber sobre la tercerización!

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Detallamos algunas ventajas y desventajas de contar con un servicio de subcontratación:

Ventajas

  • La empresa que contrata el servicio puede fijar todos sus esfuerzos en un objetivo establecido, lo que aumenta la rentabilidad del negocio en sí.
  • Se pueden ahorrar los gastos producidos por las áreas operativas afectadas ya que la empresa contratada es la responsable.
  • Reduce el nivel de estrés y de asignaciones rutinarias de la empresa para trasladarlos al personal subcontratado.

Se debe tomar en consideración que antes de realizar la subcontratación de un recurso o servicio es necesario establecer lo que se necesita cuál será la duración de la subcontratación los términos y condiciones en que se renovará el contrato y cuándo se realizarán las entregas de los reportes de las actividades y asignaciones.

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8 July, 2019

5 Tendencias en Business Intelligence o Inteligencia de Negocios.

La inteligencia de negocio empresarial o Business Intelligence (BI) es la habilidad para transformar los datos en información, y la información en conocimiento, de manera que resulte más fácil sacar todo el partido al proceso de toma de decisiones en los negocios.

business intelligence profitline

Las herramientas de inteligencia de negocio de las diferentes marcas tratan de responder a estas preguntas: qué está ocurriendo, por qué ocurre, qué ocurriría sí… o qué debería hacer mi empresa:

  1. El auge de la IA explicable: La promesa de la inteligencia artificial (IA) sugiere que las máquinas aumentarán el entendimiento humano al automatizar la toma de decisiones. Josh Parenteau, director de inteligencia de mercado de Tableau, explicó cómo la inteligencia artificial y el aprendizaje automático actuarán como una nueva perspectiva, “ayudando a descubrir aquellas ideas que aún no se han descubierto”. La investigación de Gartner indica que para 2020, “el 85 % de los CIO pilotearán programas de inteligencia artificial mediante una combinación de esfuerzos de compra, desarrollo y subcontratación”.
  2. El lenguaje natural humaniza tus datos: El procesamiento del lenguaje natural (NLP) reúne a la informática y a la lingüística para ayudar a los equipos a comprender el significado detrás del lenguaje humano. Hoy en día, los proveedores de BI ofrecen una interfaz de lenguaje natural para las visualizaciones, de modo que los usuarios puedan interactuar con sus datos de forma natural, haciéndoles preguntas sobre la marcha sin requerir de un conocimiento a profundidad de la herramienta de BI.
  3. El análisis accionable pone los datos en contexto: Los trabajadores de datos quieren y necesitan que los datos y las acciones estén en el mismo lugar. En lugar de realizar análisis en un silo y actuar en otro, cualquier persona que trabaje con datos debería poder permanecer en el contexto de sus procesos y flujos de trabajo de negocio. Las plataformas de inteligencia de negocios están satisfaciendo esta necesidad al fusionarse con las operaciones, los flujos de trabajo y los procesos centrales del negocio a través de funcionalidades como análisis móvil, análisis incorporado, extensiones de dashboard (también conocidas como complementos) y API. Como resultado, los análisis accionables están acelerando el proceso de toma de decisiones tanto para roles técnicos como no técnicos.
  4. Los datos colaborativos amplifican el buen impacto social: Los datos han transformado la manera en que operan las organizaciones, incluidas las organizaciones no gubernamentales (ONG) y sin fines de lucro. Y ahora, el movimiento de “datos para el bien” está en plena ebullición en organizaciones tanto del sector público como privado. La investigación de Gartner indica que “las menciones en redes sociales de los datos para el bien han aumentado un 68 % en el último año” a medida que el público en general toma más conocimiento sobre la manera en que los datos pueden tener un impacto positivo en la sociedad.
  5. Los códigos de ética se ponen al día con los datos: El tema de la privacidad de los datos ha aumentado en importancia y los consumidores son más conscientes que nunca en lo que respecta a compartir datos personales. Esto está afectando la forma en que las empresas abordan la monetización, la recopilación y el intercambio de datos. Y con nuevas regulaciones como el RGPD, las empresas están teniendo conversaciones cruciales sobre la ética y la privacidad de los datos en el contexto de sus prácticas comerciales del día a día. Esto emerge a través de: Códigos de ética: Muchas funciones ya están sujetas a los códigos de ética profesionales, incluido el derecho, la medicina y la contabilidad.

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7 July, 2019

Ventajas de un Buen Supply Chain Management o gestión de Cadena de Suministros.

La cadena de suministro representa un concepto de gran importancia y envergadura en el ámbito empresarial. Este concepto engloba todo el flujo de información y acciones que van desde el proveedor de un producto o servicio hasta el consumidor final.

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En esta cadena entran en juego un gran número de empresas que de alguna forma u otra intervienen en el proceso necesario para que el producto llegue al cliente final en las mejores condiciones de una manera eficiente.

Sin embargo, asociado a todo este ciclo de proveedores, cadena mayorista, minorista y cliente final se produce un flujo económico entre los intervinientes que da lugar al concepto de las Finanzas de la Cadena de Suministro (SCF). Una correcta gestión de estos flujos financieros será fundamental para el buen funcionamiento de la cadena de suministro y de la organización. De esta forma se evitan problemas de falta de liquidez y se mejoran las relaciones entre todos los miembros de la cadena; Para evitar algún tipo de inconvenientes se recomienda subcontratar una empresa de Outsourcing la cual genere todo el apoyo que se requiere para tener una adecuada gestión en la cadena de suministros.

 

Una buena gestión de la cadena de suministro puede suponer importantes beneficios para las empresas como lo son:

 

  • Flexibilidad en la gestión.En la actualidad la competencia entre las empresas, no se produce tanto en relación con el producto final sino con la eficiencia de su cadena de suministro. Por tanto, contar con una cadena de suministro plenamente integrada facilita una mayor flexibilidad en el proceso y que su funcionamiento sea óptimo.
  • Gestión de inventario optimizada.Efectivamente, ante una cadena de suministro bien integrada es posible que el inventario sea adecuado para que la cantidad de materias primas y producto disponible en la cadena sea el justo para ser entregado al cliente, evitando así que exista un desabastecimiento o problemas de exceso de stock.
  • Optimización de los ciclos de cobros y pagos.Un aspecto fundamental en toda cadena de suministro es precisamente encontrar un equilibrio justo entre los flujos financieros que permitan rentabilizar la liquidez en las cadenas de proveedores.
  • Mayores márgenes de beneficios.Si la cadena de suministros está adecuadamente gestionada los márgenes que se obtienen serán mayores porque es posible lograr importantes ahorros de costes en el proceso.
  • La existencia de una red bien consolidada de proveedorespuede facilitar el flujo de información y con ello es posible anticiparse a situaciones no esperadas en el ciclo de la cadena. La proximidad de los miembros de la red hace que sea posible detectar casos de proveedores poco solventes o que no responden adecuadamente a las deudas.

 

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5 July, 2019

Chatbot… Para Donde Vamos con las Innovaciones de la Inteligencia Artificial.

Los chatbots o robots conversacionales son básicamente programas informáticos que permiten mantener una conversación, como el chatbot que nos podríamos encontrar en un e-commerce respondiendo dudas, asesorando.

chatbot inteligencia artificial profitlineHay muchísima variedad de chatbots con fines distintos, hoy en día los podemos usar para casi cualquier cosa. En los últimos años, gracias a los avances en la informática y especialmente en el campo de la inteligencia artificial, se están vislumbrando unos avances que jamás habríamos imaginado.

¿Sabías que el primer chatbot se creó hace más de 50 años?

 Pues sí, aunque parezca algo muy moderno y relativamente nuevo, ya han pasado más de 50 años desde que se creó el primer chatbot allá por la década de 1963 llamada Eliza.

Este apenas carecía de mucho conocimiento por sí solo ya que simplemente estaba programado para responder determinadas preguntas, pero a pesar de eso, ya fue capaz de superar el famoso test de Turing.

Seguramente ya te hayas topado con algún chatbot, y es que esta tecnología poco a poco se va aplicando a casi cualquier ámbito de nuestra vida. Casi todos le hemos pedido a Siri que nos recuerde una fecha, o hemos chateado con algún bot de alguna web institucional o de un e-commerce, por ejemplo.

Mucha gente se pregunta si los bots ocupan espacio ya que los bots no están alojados en las memorias de nuestros teléfonos o en nuestros ordenadores, sino en los servidores de la web o de los servicios de mensajería, almacenarán todos los mensajes que reciban de todos sus usuarios.

Gracias a eso los chatbots son capaces de reunir cantidades gigantes de información, gracias a la aplicación de algoritmos de machine learning entre otros. Estos asistentes serán capaces de aprender los patrones de comportamiento humano y por tanto, comunicarse simulando el comportamiento humano. Es por esto el crecimiento en la actualidad y la importante proyección de estas tecnologías.

 

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27 June, 2019

Por qué es Importante la Orden del Ciclo de Efectivo u Order To Cash

La empresa debe pensar en lo que implica todo el ciclo desde el pedido hasta el cobro. Es literalmente cómo se ejecuta todo el negocio. Agilizar el pedido al proceso es fundamental para mejorar y mantener la rentabilidad, la retención de clientes y el crecimiento general del negocio. Un proceso lento o interrumpido en cualquier lugar a lo largo del ciclo puede ralentizar todo y causar un daño significativo a la compañía de diferentes formas.

order tu cash process profitlineUn ejemplo sería el de un cliente que se marcha a la competencia porque está teniendo problemas con el cumplimiento de sus pedidos. Si se retrasan constantemente o se envían pedidos incorrectos, eventualmente se cansará y encontrará rápidamente otro proveedor de producto o servicio. O durante la etapa en la que el cliente ha dado algunas excusas para no pagar su factura y ahora se ha retrasado 120 días, lo que deja a la empresa luchando por encontrar otra forma de retomar el dinero perdido.

Hay muchos riesgos de que las cosas salgan mal durante todo el ciclo del pedido al efectivo, pero la mayoría de las empresas luchan siempre en el final del ciclo, recaudando el dinero que se les debe. Por lo general, a las empresas les cuesta cobrar no porque el cliente dispute una factura o evite el pago, sino porque la empresa no tiene la visibilidad de las cuentas por cobrar y las herramientas que necesita para identificar rápidamente las facturas atrasadas que le permitan tomar medidas proactivas para rectificar la situación. En este caso, el uso de ERP y CRM es vital.

Un sistema automático que ayude con el Order to Cash puede ofrecer un análisis de la situación de la compañía, logrando datos de los procesos por los que pasó el pedido. Así se logra que la organización trabaje para subsanar los errores y siempre ganando visibilidad en los diferentes patrones en los pedidos de los clientes, los pagos, los productos, la optimización logística y un sinfín de percepciones de negocios que pueden significar mejores operaciones e innovaciones en el emprendimiento.

Un proceso de logística que esté definido es vital para garantizar la eficiencia de las operaciones de la compañía. El sistema Order to Cash consigue optimizar el proceso de fabricación y entrega, proporcionando información y mejora en los flujos de capital de las empresas.

 

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26 June, 2019

Cómo Estructurar los Procesos de Ventas B2B

Los diferentes públicos demandan distintos procesos de ventas. A continuación, verás qué factores tener en cuenta al planificar una estrategia comercial en las ventas B2B.

redes-sociales-y-ventas-b2b PROFITLINEOrientación a datos y métricas

En el B2B, los indicadores son piezas fundamentales para ayudar al equipo de ventas a dirigir sus esfuerzos en las estrategias que demuestren mejor desempeño, además de entregar experiencias de ventas que realmente conquisten a los clientes.

Entre las métricas que se pueden acompañar están:

  • ticket promedio (el valor promedio que cada cliente gasta en sus compras);
  • CAC o costo de adquisición de clientes (cuánto una empresa invierte en promedio para adquirir un cliente);
  • churn (cuánto la empresa perdió de ingresos o clientes);
  • etc.

La importancia de las métricas no está solamente en la entrega de números. Es necesario aplicarlos y generar datos — son ellos los que efectivamente traducirán todos los números en acciones.

Llegar a los que toman las decisiones

El marketing tiene un papel muy importante en este proceso. Ten en mente que en el mercado B2B, quien domina es la conquista, confianza y fidelización.

De esa manera, buscar métodos para alcanzar directamente los tomadores de decisiones y trasmitir estos 3 elementos puede hacer toda la diferencia.

Como mencionamos anteriormente, gran parte de las empresas buscan a sus proveedores a través de internet.

Si quieres hacerte encontrar y crear una relación con tus posibles compradores, debes invertir en las técnicas de Inbound marketing, generando contenidos interesantes para tu audiencia y captando posibles clientes.

Pero, recuerda que al consumidor B2B le suele gustar mucho más el análisis, por lo tanto, al momento de cerrar la venta empéñate lo máximo posible para hacerlo en persona. Esto te ayudará a conducir la confianza y ser mucho más persuasivo.

 

Conocer el perfil de los clientes ideales

Si no sabes para quién vendes, difícilmente lograrás buenos resultados. Dedícate a conocer el perfil de los potenciales clientes antes de invertir en marketing y ventas y acabar gastando tiempo y dinero en el público equivocado.

Existen muchas formas de conocer tu potencial cliente, como las siguientes:

  • por medio de las palabras clave que insertan en los motores de búsqueda;
  • presencia en las redes sociales;
  • comportamiento en tu sitio web;
  • encuestas con la base actual de clientes;
  • formularios de conversión con campos de información relevante;
  • entre otros.

Crear una buyer persona te ayudará en este proceso, pues representa los hábitos de consumo, las necesidades, datos demográficos y aspiraciones de tu cliente ideal.

Una vez que conozcas bien tu comprador, podrás transmitir un trato personalizado, haciéndolo ver que entiendes sus necesidades y conquistando, consecuentemente, su confianza.

Calificar a los leads

La calificación de leads es una técnica que evita la precipitación en tu proceso de ventas. Se trata de entender en qué etapa de la jornada de compra están los prospectos que han llegado, de una forma u otra, a tu empresa.

No todos los potenciales clientes están listos para cerrar un negocio en el primer momento.

Por eso, cabe a los equipos de marketing y ventas reconocer dónde se encuentran los leads e identificar quién está preparado para comprar y quién necesita seguir siendo cultivado durante el ciclo de ventas.

Crear contenidos que generen valor

Los contenidos son el centro de las estrategias que buscan atraer los compradores en lugar de atacarlos con anuncios y publicidad.

En el B2B, los tomadores de decisiones dedican gran parte de su tiempo a la investigación de soluciones para su negocio, especialmente porque, en la mayoría de los casos, la adquisición de un producto o servicio involucra demasiada responsabilidad.

Por esa razón, el Internet es la principal herramienta de consulta para muchas empresas. Encontrar contenidos relevantes producidos por tu negocio puede ser el factor diferencial para que un tomador de decisión se ponga en contacto contigo y no con tu competidor.

Son esos contenidos los que demuestran que eres una autoridad en el tema y que estás dispuesto a ayudar a tu audiencia.

 

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20 June, 2019

Order To Cash: El Proceso de Gestión de Pedidos

¿Cuán eficiente es el sistema de gestión de pedidos? Si hay problemas serios, la empresa los conocerá de antemano. Estos son: largos plazos de entrega, llamadas de clientes insatisfechos, un volumen inaceptable de errores de envío y, por supuesto, pagos atrasados debido a que un proceso de gestión de pedidos defectuoso generalmente tiene un impacto en el proceso de facturación.

soluciones OTC Profitline

Síntomas específicos:

  • Doble entrada de pedidos.
  • Retrasos entre la colocación de la orden y el envío.
  • Entrega de pedidos que no coinciden con las facturas.
  • Mala información de los inventarios, que hace que los representantes de ventas rechacen clientes o devuelvan pedidos incluso cuando los productos están en stock.

Para simplificar este proceso, la empresa debe identificar qué está pasando. Muy a menudo, es el resultado de procesos manuales antiguos que llevan a producir errores. La automatización de procesos y la vinculación de información, como la colocación de pedidos, el inventario y la facturación, ayudan a reducir el volumen de errores y permiten que la información pase de las ventas al departamento y a la facturación sin retrasos innecesarios.

Cuáles son las mejores prácticas:

  • Minimizar la cantidad de intervención manual en el proceso.
  • Permitir a los clientes realizar pedidos a través de sistemas digitales.
  • Integración de la información en todo el proceso para que los flujos de trabajo progresen sin problemas.
  • Eliminar cualquier complejidad innecesaria en el proceso.
  • Proporcionar a los comerciales la información necesaria para vender de manera efectiva. Esto incluye información del cliente e información de inventario.

 

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19 June, 2019

El Outsourcing Comercial para Mejorar y Aumentar las Ventas en las Empresas.

Un objetivo común para cualquier negocio es aumentar los resultados de venta en cada nuevo ejercicio. Pero ¿cómo hacerlo de forma efectiva y eficaz?

PROFITLINE-OUTSOURCING–COMERCIAL

No existe una fórmula mágica para conseguirlo, pero sí soluciones externas que aporten visión, experiencia y recursos para mejorar el rendimiento de la empresa. En Profitline te ayudamos a minimizar posibles riesgos a la hora de impulsar las ventas y crear sinergias que sumen profesionalidad y experiencia al plan estratégico de la empresa.

¿Qué es Outsourcing? Una Práctica Organizacional Para el Crecimiento Empresarial: ¡La guía en donde encuentras todo lo que debes saber sobre la tercerización!

Leer Guía

A continuación, te vamos a contar todo lo que deberías saber sobre el outsourcing comercial como método para aumentar las ventas:

¿QUÉ ES?

Empecemos definiendo términos para ser más concretos en nuestra definición. Outsourcing es una palabra que proviene del inglés y que en español se traduce como “subcontratación” o “externalización”.

El outsourcing comercial sería, por lo tanto, la externalización de los servicios comerciales. El outsourcing comercial como método para aumentar las ventas es una técnica a la que recurren cada vez más empresas para impulsar la comercialización de sus productos.

¿CÓMO FUNCIONA?

El vínculo que se establece entre el contratista y el outsourcing es una relación a largo plazo. En Profitline elaboramos un estudio previo donde analizamos el tipo de canal que es necesario para potenciar las ventas de nuestro cliente.

Como hay muchas maneras de promocionar un producto, tenemos en vigor un amplio abanico de posibilidades con las diferentes líneas de negocio disponibles al alcance del cliente: Fuerza de Ventas, Punto de Venta, Venta Remota (Telemarketing), Venta Digital y Brands soluciones de Marketing.

¿CUÁLES SON LAS VENTAJAS?

Recurrir al outsourcing comercial como método para aumentar las ventas te ayuda a reducir los costes. Esa es la misión de todas las empresas: disminuir costes, pero al mismo tiempo aumentar la producción.

Nuestra misión particular es ayudarte a vender más, por eso te aportaremos flexibilidad a la hora de fijar una estrategia comercial. Además, tenemos en cuenta las necesidades de nuestro cliente, así como los objetivos a los que pretende llegar, ofreciendo un proyecto a medida y llave en mano.

Antes de elegir al proveedor de servicios externos adecuado, se debe tener en cuenta la cultura y los valores corporativos de la empresa. Al entrar en contacto directo con el cliente final, es más recomendable optar por aquellas que estén en línea con lo que la empresa es y quiere transmitir. Y más hoy en día donde la opinión del consumidor en blogs y Redes Sociales es cada vez más importante para construir la imagen de una empresa.

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