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Business Process Outsourcing – Profitline

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Tercerización de order to cash

17 September, 2019

Guía Completa a través del Proceso Order To Cash (O2C)

¿Qué es Order to Cash? El proceso Order to Cash, también conocido como O2C u OTC, se refiere al proceso comercial de una empresa para todo el sistema de procesamiento de pedidos. Este es un conjunto de procesos comerciales para administrar desde pedidos de ventas hasta pagos de clientes. Ayuda a definir su éxito como empresa y sus relaciones con los clientes. La optimización de este proceso elimina las ineficiencias y puede producir beneficios vistos en todo el negocio. Pasos en el proceso de O2C 

Order to cash Profitline

1.    El cliente realiza un pedido: El ciclo comienza cada vez que un cliente ordena bienes o servicios de su empresa. Es importante contar con un sistema eficiente de administración de pedidos para garantizar que no haya demoras en el envío de pedidos o pérdida de tiempo con el reingreso de pedidos. Cuando su sistema de gestión de pedidos no funciona correctamente, tendrá muchos problemas, como que los clientes llamen por demoras en los envíos o reciban los artículos incorrectos. Cuando tiene un incidente aislado aquí o allá, no es un gran problema. Pero, si esto sucede con frecuencia, está pagando altos costos para corregir los errores del pedido original y reparar el daño a las relaciones con los clientes.

2.    El pedido se cumple: En esta etapa, su pedido de ventas está preparado para su envío a su cliente, o la cita de servicio está programada. En una operación sin problemas, el cumplimiento de su pedido está directamente vinculado a su software de pedido. De esta manera, sus recolectores saben exactamente dónde encontrar todos los artículos en el almacén para preparar los pedidos para el envío.

3.    El pedido se envía: En este paso, el pedido se envía al cliente o se completa el pedido de servicio. En el envío, algo de esto se puede automatizar. Por ejemplo, cuando alguien marca el pedido como enviado en el sistema, el cliente debe recibir automáticamente un correo electrónico con información de seguimiento, para que pueda saber cuándo esperar los artículos.

4.    Factura creada y enviada al cliente: A menos que el pago se haya realizado en el momento en que se realizó el pedido, se debe generar una factura y enviarla al cliente. La automatización puede simplificar este proceso y reducir la probabilidad de error.

5.    La factura del cliente paga: En esta etapa, el cliente envía el pago de la factura. Idealmente, debería haber múltiples opciones para elegir, como transferencia electrónica de fondos, pagos con tarjeta de crédito o débito. Si bien puede proporcionar la opción de enviar un cheque o giro postal, esto abre un margen para retrasos en el proceso. Cuanto más fácil sea para que sus clientes le den dinero, más rápido se le puede pagar.

6.    El pago se registra en el libro mayor: Cuando reciba el pago de un pedido, el departamento de cuentas por cobrar lo registrará en el libro mayor.

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21 August, 2019

Flujo y ciclo del Proceso Order To Cash

El proceso Order To Cash se compone de varios pasos. Cada paso es vital para las operaciones comerciales. Algunos sistemas informáticos, como un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP), conectan cada uno de los pedidos a los procesos de efectivo. En la mayoría de los sistemas ERP grandes, como Oracle y SAP, el proceso de orden de cobro se compone de ocho procesos más pequeños.

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Presencia del cliente

  • Customer presence
  • Order entry
  • Order fulfillment
  • Distribution
  • Invoicing
  • Customer payments
  • Cash Application
  • Deductions
  • Collection

Si una empresa configura sus sistemas de ventas de manera eficiente, gran parte del Order To Cash puede tener lugar sin interacción humana. Para productos digitales, como la automatización de cuentas por pagar, todo el proceso puede llevarse a cabo sin intervención humana en absoluto fuera del cliente que ingresa la orden y la información de pago.

Aspectos destacados del proceso Order To Cash

Los ocho pasos en el ciclo Order To Cash se pueden agrupar en cuatro procesos principales: entrada de pedidos, cumplimiento de pedidos, facturación y pago. Dependiendo de la industria, el orden de estos procesos puede cambiar, pero el proceso general funciona de manera similar para cada negocio.

El proceso de ingreso de pedidos puede requerir la intervención manual de un representante de ventas o un pedido ingresado directamente por un cliente. Un sistema de entrada de pedidos consistente y de alta calidad puede evitar muchos problemas más adelante en el proceso, por lo que es importante que este proceso esté cuidadosamente diseñado para garantizar la eficiencia y la precisión.

El cumplimiento Order To Cash varía más ampliamente entre las industrias. Las empresas de construcción, fabricación y productos digitales operan de manera muy diferente. Cada industria tiene sus propias mejores prácticas para el cumplimiento de pedidos. Siempre que sea posible, la facturación y la aceptación del pago antes de la entrega son ideales. Esto puede acortar drásticamente el tiempo de procesamiento del pedido al efectivo.

En el mundo ideal, la facturación se realiza automáticamente cuando se ingresa el pedido. Sin embargo, la mayoría de los empresarios saben que los procesos pueden estar lejos de ser ideales. Si los pedidos, la facturación y el cobro se pueden conectar a un solo sistema, eso ayudará a administrar mejor el flujo detrás de escena.

El pago puede hacerse mediante la emisión de un cheque con software de emisión de cheques, efectivo, tarjeta de crédito, tarjeta de débito o transferencia electrónica de fondos en la mayoría de los casos. Las opciones que ofrece cada negocio generalmente dependen de la industria y las necesidades del cliente. Como regla general, es mejor hacer que sea lo más fácil posible que los clientes le den dinero. Al hacerlo, los clientes pueden pagar rápidamente y a tiempo.

Es importante recordar que, si bien las ventas traen negocios a la puerta, responder de manera efectiva a las necesidades únicas de cada cliente de manera oportuna es fundamental.

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25 July, 2019

Por qué las Compañías Deben Optimizar el Order To Cash

En el pasado, los clientes podían estar satisfechos con los plazos de entrega largos entre la colocación del pedido y la llegada de este, pero este ya no es el caso. Si, por ejemplo, la empresa es un mayorista o un minorista que trabaja de forma remota con sus clientes, los clientes que compran sus productos desean todo de la manera más rápida posible.

order to cash profitlineDesde esta perspectiva, cuanto antes se pague, mejor. El dinero inmovilizado en el inventario o en cuentas no pagadas es para la organización un rendimiento retrasado de la inversión. Aunque en este caso esto podría no ser muy grave si únicamente estamos hablando de uno o dos pedidos, puede ser perjudicial si se trata de una suma sustancial de dinero cuando se manejan pedidos grandes o volúmenes de pedidos altos.

El dinero que podría invertirse de manera rentable queda inactivo y si se tiene que invertir en sobregiros para cubrir el déficit de flujos de efectivo, debe agregarse el coste del crédito al coste de su efectivo improductivo.

 

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27 June, 2019

Por qué es Importante la Orden del Ciclo de Efectivo u Order To Cash

La empresa debe pensar en lo que implica todo el ciclo desde el pedido hasta el cobro. Es literalmente cómo se ejecuta todo el negocio. Agilizar el pedido al proceso es fundamental para mejorar y mantener la rentabilidad, la retención de clientes y el crecimiento general del negocio. Un proceso lento o interrumpido en cualquier lugar a lo largo del ciclo puede ralentizar todo y causar un daño significativo a la compañía de diferentes formas.

order tu cash process profitlineUn ejemplo sería el de un cliente que se marcha a la competencia porque está teniendo problemas con el cumplimiento de sus pedidos. Si se retrasan constantemente o se envían pedidos incorrectos, eventualmente se cansará y encontrará rápidamente otro proveedor de producto o servicio. O durante la etapa en la que el cliente ha dado algunas excusas para no pagar su factura y ahora se ha retrasado 120 días, lo que deja a la empresa luchando por encontrar otra forma de retomar el dinero perdido.

Hay muchos riesgos de que las cosas salgan mal durante todo el ciclo del pedido al efectivo, pero la mayoría de las empresas luchan siempre en el final del ciclo, recaudando el dinero que se les debe. Por lo general, a las empresas les cuesta cobrar no porque el cliente dispute una factura o evite el pago, sino porque la empresa no tiene la visibilidad de las cuentas por cobrar y las herramientas que necesita para identificar rápidamente las facturas atrasadas que le permitan tomar medidas proactivas para rectificar la situación. En este caso, el uso de ERP y CRM es vital.

Un sistema automático que ayude con el Order to Cash puede ofrecer un análisis de la situación de la compañía, logrando datos de los procesos por los que pasó el pedido. Así se logra que la organización trabaje para subsanar los errores y siempre ganando visibilidad en los diferentes patrones en los pedidos de los clientes, los pagos, los productos, la optimización logística y un sinfín de percepciones de negocios que pueden significar mejores operaciones e innovaciones en el emprendimiento.

Un proceso de logística que esté definido es vital para garantizar la eficiencia de las operaciones de la compañía. El sistema Order to Cash consigue optimizar el proceso de fabricación y entrega, proporcionando información y mejora en los flujos de capital de las empresas.

 

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20 June, 2019

Order To Cash: El Proceso de Gestión de Pedidos

¿Cuán eficiente es el sistema de gestión de pedidos? Si hay problemas serios, la empresa los conocerá de antemano. Estos son: largos plazos de entrega, llamadas de clientes insatisfechos, un volumen inaceptable de errores de envío y, por supuesto, pagos atrasados debido a que un proceso de gestión de pedidos defectuoso generalmente tiene un impacto en el proceso de facturación.

soluciones OTC Profitline

Síntomas específicos:

  • Doble entrada de pedidos.
  • Retrasos entre la colocación de la orden y el envío.
  • Entrega de pedidos que no coinciden con las facturas.
  • Mala información de los inventarios, que hace que los representantes de ventas rechacen clientes o devuelvan pedidos incluso cuando los productos están en stock.

Para simplificar este proceso, la empresa debe identificar qué está pasando. Muy a menudo, es el resultado de procesos manuales antiguos que llevan a producir errores. La automatización de procesos y la vinculación de información, como la colocación de pedidos, el inventario y la facturación, ayudan a reducir el volumen de errores y permiten que la información pase de las ventas al departamento y a la facturación sin retrasos innecesarios.

Cuáles son las mejores prácticas:

  • Minimizar la cantidad de intervención manual en el proceso.
  • Permitir a los clientes realizar pedidos a través de sistemas digitales.
  • Integración de la información en todo el proceso para que los flujos de trabajo progresen sin problemas.
  • Eliminar cualquier complejidad innecesaria en el proceso.
  • Proporcionar a los comerciales la información necesaria para vender de manera efectiva. Esto incluye información del cliente e información de inventario.

 

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11 June, 2019

Order To Cash: El Proceso de Facturación a Efectivo

El solo hecho de hacer un pedido y enviarlo a un cliente no significa que le hayan pagado todavía, especialmente cuando trabaja en la venta al por mayor. Algunas veces, el problema puede recaer en el cliente que usa su negocio como un “banco” no oficial, permite que la cuenta se transfiera hasta el punto de ser entregada y luego paga el todo el montante del capital sin el interés que adeudado.

facturacion order to cash profitlineSin embargo, si el proceso de compra en efectivo es defectuoso, muchas de las facturas impagadas pueden depositarse en nuestra entidad bancaria en lugar de echar la culpa a sus clientes. Después de todo, no podemos esperar que los clientes paguen una factura cuando es incorrecta.

Señales de que un proceso de facturación a efectivo necesita algunos cambios:

  • La existencia de un gran número de acuerdos de venta únicos entre su empresa y sus clientes que especifican descuentos variables o condiciones de pago no estándar.
  • Los representantes comerciales cierran acuerdos debido a prácticas y promesas no autorizadas.
  • Errores en los documentos originales y facturación incorrecta.
  • Un gran volumen de notas de crédito emitidas.
  • Facturas que se envían tarde o que no se emiten a tiempo.
  • Lagunas de información entre las ventas, el despacho y el proceso de facturación.

No obstante, las estrategias que se usen para agilizar el proceso de facturación dependerán de los problemas que se recojan al analizar el proceso, pero pueden incluir las mejores prácticas, como las siguientes:

  • Integración de los perfiles de los clientes en el softwarede facturación para que aplique los términos de pago correctos a cada factura.
  • Integración de los datos de facturación y pago para facilitar el análisis del deudor.
  • Introducción y seguimiento de flujos de trabajo organizados para la monitorización de cuentas pendientes.
  • Proporcionar una plataforma en línea para que los clientes se comuniquen con el departamento de ventas y las cuentas en una sola cadena que comience con la colocación de pedidos, que sea capaz de registrar todas las interacciones posteriores.

 

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