Business Process Outsourcing - Profitline

Soluciones de Outsourcing ó Tercerización de Procesos de Negocio

¿Qué es el proceso de Invoice to Cash?

El proceso de Invoice to Cash implica el proceso; desde el momento en que se crea la factura; Hasta el momento en que la deuda del cliente (pago) se liquida o se reconcilia.

El proceso de negocios Invoice to Cash comienza con la factura e incluye todas las acciones que realiza el usuario o el sistema; para procesar pagos, aplicar pagos, otorgar créditos y, en última instancia, realizar el cobro en efectivo al cliente.

Las operaciones de pago también tienen vínculos profundos con la contabilidad, y uno de los objetivos de este proceso es garantizar la contabilidad correcta de las cuentas por cobrar.

Cada sistema tiene diferentes transacciones y operaciones comerciales, para el proceso de negocios Factura a cobro, ya que las empresas pueden seguir diferentes reglas de reconocimiento de ingresos.

invoice-to-cash profitline

El proceso para Invoice to Cash se puede resumir en los siguientes pasos:

1.Creación de una factura de venta: Esto podría ser entrada manual en el sistema.

Se puede crear automáticamente utilizando información de un pedido de ventas

Se puede crear en base a los detalles del envío o puede usar la información disponible en la factura existente para copiar la misma Emisión de la factura.

2. Monitoreo de pagos

3. Recibir pagos

4. Gestionar los descuentos, ajustes, deudas incobrables y disputas.

5.Contar cuentas por cobrar para asegurarse de que los registros contables se actualicen correctamente con las transacciones

 

Los dos aliados S2P (Source to pay) y P2P (Procure to Pay)

En inglés, P2P es una sigla para Procure to Pay o Purchase to Pay, y estos tres caracteres conceptúan el proceso necesario para obtener materias primas que el ofrecimiento o la producción de un servicio necesitan.

La implementación del P2P implica en establecer el control sistémico de forma universal de todo el flujo de materiales a partir de sus procesos iniciales, cuando los pedidos son realizados en el punto, el envío de las solicitudes al proveedor, la expedición de los pedidos, la ratificación de los recibimientos, pagos, transporte, recepción, verificación de las materias primas para control y el acondicionamiento en los stocks de la empresa.

2 source to pay profitline

Beneficios de la implementación del P2P en el control de stocks de un emprendimiento

  • Reduce las pérdidas y desperdicios de materiales, teniendo en cuenta que apenas aquello que es necesario es pedido;
  • Los costos necesarios para mantenerse el stock disminuyen en función de la ausencia de la necesidad de desplazamiento de materiales no utilizables por un largo periodo de tiempo,
  • Los materiales se dañan y se deterioran menos, lo que también reduce costos, esto en función de los procesos de realización del pedido, recibimiento, y uso ser mucho más precisos;
  • Por motivos obvios, la productividad aumenta y, consecuentemente, la facturación es impactada positivamente, debido a la reducción de costos.

Pero ¿cómo es hecha la implementación del P2P?

Tecnología de Información, claro. Son tantas variables a ser conjugadas, que solamente con la alta capacidad que los softwares más modernos poseen de procesar informaciones, es que el P2P podría ser implantado de manera funcional con el intuito de mejorar la operacionalización de la gestión de stocks en un negocio.

Como habrá una integración de sistemas entre proveedor y cliente, es de suma importancia que, cuando haya la decisión de avanzarse para un proceso P2P, se escoja un parcero que pueda conversar con ambos sistemas, intercambiar datos de stock, “forecast”, pedidos, avisos de despacho, confirmación de entrega, consumo consignado, entre otros.

Actualmente, los procesos P2P, vienen trabajando en conjunto con procesos VMI (Vendor Managed Inventory) y VMOI (Vendor Managed and Owned Inventory), a fin de eliminar todas las tareas manuales del proceso de reabastecimiento.

Claro que la implantación de un processo P2P o VMI/VMOI sistema de gestión en una empresa es un proceso complejo de reuniones entre los administradores y el equipo de TI. Por eso, Profitline te invita a entrar en contacto con nosotros para conversar a respecto de sus dudas.

 

Proceso de flujo de factura a efectivo

El proceso de facturación a efectivo se puede dividir en cuatro subprocesos; 

  1. Facturación o facturación del cliente: Las facturas se pueden elevar al cliente de muchas maneras diferentes;
  • Esto podría ser entrada manual en el sistema.
  • Se puede crear automáticamente utilizando información de un pedido de ventas
  • Se puede crear en base a los detalles del envío
  • O puede usar la información disponible en la factura existente para copiar la misma Emisión de la factura
  • puede utilizar cualquier otro método según sus necesidades comerciales específicas
  1. Realización de ajustes en facturas o cuotas pendientes de los clientes: Podría haber varios tipos de ajustes que podrían ser necesarios una vez que la factura se haya presentado al cliente. Algunos ejemplos son;
  • Ajustes; Es posible que deba realizar ajustes por diversos motivos, como productos devueltos, retrasos en el envío, diferencias de impuestos, etc.
  • Disputas; Las facturas generadas pueden ser disputadas por el cliente, que debe rastrearse y cerrarse adecuadamente.
  • Descuentos; Los descuentos deben proporcionarse al cliente en función de los términos de pago acordados u otras condiciones.
  • Deudas incobrables; La factura podría convertirse en una deuda incobrable y es posible que tenga que cancelarla; O haz provisión en tus libros.

Invoice to Cash profitline

  1. Recepción y gestión de pagos de clientes: Puede haber varias formas en que los pagos pueden ser realizados por el cliente. Algunos ejemplos son;
  • Efectivo
  • Comprobar
  • Transferencia bancaria
  • Ajuste del saldo de las Cuentas por pagar debido al cliente como proveedor
  • Otros métodos acordados
  1. Aplicación y contabilidad del efectivo recibido: Una vez que se ha recibido el pago, debe ser cancelado contra las cuotas del cliente. Hay varias formas en que se pueden aplicar los pagos:
  • A la respectiva factura contra la cual se ha recibido el pago. En este caso; el pendiente contra la factura particular; se convierte en cero; y la factura está cerrada.
  • A la cuenta respectiva; Esto sucede cuando el pago no se puede identificar en una factura en particular, pero el cliente es conocido. En este caso; el total de “Cuentas por cobrar” de ese cliente se reduce por el monto del recibo; pero las facturas respectivas siguen abiertas.
  • Permanece sin aplicar; El efectivo o pago ha sido recibido; pero el cliente no puede ser identificado; En este caso, el efectivo se reconoce y el pago se clasifica como no aplicado.

Esto completa la factura para cobrar el ciclo básico. Otros pasos como la gestión de la relación con el cliente; La conciliación bancaria, etc. también se puede integrar con este ciclo.

 

Beneficios de Source to Pay (S2P)

El modelo de suites S2P permite la administración fácil y eficiente de actividades tan diversas como: subastas, análisis de gastos, administración de categorías de compras, solicitudes de compra, eventos de abastecimiento, facturación y relaciones con proveedores dentro de la misma solución.

source to pay profitline

“El modelo de paquete Source-to-Pay es una herramienta poderosa para cualquier Departamento de Compras que busque nuevos controladores para mejorar el rendimiento de su organización. Como se demostró en la última edición de la Encuesta sobre tendencias en adquisiciones, es crucial para los departamentos de compras, al seleccionar e implementar una solución de Fuente a pagar. Tener en cuenta una serie de criterios, tanto humanos como tecnológicos, para maximizar los beneficios ” dice Gérard Dahan, Director General de Ivalua EMEA.

Para profundizar en el valor del modelo de la suite S2P y obtener comentarios del Departamento de Compras sobre su uso y sus expectativas con respecto a las suites S2P, Trending in Procurement encuestó a 210 profesionales de compras: Los principales hallazgos de la encuesta son: Los departamentos de compras consideran que el modelo de paquete de Source-to-Pay es un verdadero impulsor de rendimiento, ya que permite:

Mejorar el rendimiento del equipo de adquisiciones (100% de los encuestados)

Un mejor análisis de gastos (90%) Las mejoras de rendimiento son más evidentes en los entornos de suites homogéneas (un código, una base de datos, una arquitectura) que en los entornos de suites heterogéneas (conjunto de módulos no integrados, que operan desde diferentes códigos, bases de datos y arquitecturas)

Las categorías de adquisición que se citan con mayor frecuencia como objetivo de una solución especializada (o solución de nicho) son: viajes y gastos, servicios y adquisición de materias primas. El 72% de los participantes consideraron que el método de implementación más adecuado para las soluciones de Source-to-Pay es una implementación por fases, módulo por módulo. Los obstáculos para la implementación de las soluciones de Fuente a Pago no se perciben en la madurez de las soluciones propuestas en el mercado, ni en sus beneficios, sino en la duración del período de implementación / implementación (91%) Comparte este artículo

Tendencias del 2019 en el Data Anlysis

Muchos expertos coinciden que 2019 será el año en que el Big Data logrará una evolución tecnología considerable pero aún nos queda mucho para ver todo lo que el Big Data puede hacer por nosotros y sin duda será un cambio de contexto económico y social.

main-qimg-72d6d1485cfd04eb00b51bd67d35595a-cEntre las principales tendencias tecnológicas son:

  • Los sistemas de almacenamiento distribuido NoSQL,tan importantes para grandes necesidades de datos e infraestructura, como Google, Amazon y Facebook.
  • Lossistemas distribuidos para la ingesta, procesamiento y análisis de señales y eventos IoT en tiempo real, que permiten analizar a la inmediatez gran cantidad de datos.
  • Las bases de datos con procesamiento basado en GPUs, que aceleran el cálculo sobre información masiva y ayuda a reducir tiempos de entrenamiento de modelos y proyectos de machine learning.
  • Los chatbots, que permiten contestar consultas y realizar acciones sencillas de forma automática y mediante un lenguaje natural. Durante este año terminarán de perfeccionarse tanto en funcionamiento como en diseño.

Otra palabra clave cuando hablamos de de avances tecnológicos es la IA que está permitiendo ser más rápido y preciso a la hora de la toma de decisiones estratégicas en muchos sectores empresariales. Lo que sin duda veremos es como el auge de las tecnologías digitales, el almacenamiento de datos a un menor coste, el hardware de alto rendimiento y el software integrado fomentarán el cambio tanto en las grande como en las pequeñas empresas. Las plataformas de IA ganarán gran popularidad en 2019, porque permitirán diseñar comunicaciones más rápidas y eficientes en colaboración de los Científicos de Datos y los departamentos de marketing y comunicación.

Aprendizaje Automático

otra tendencia principal que se persigue es el perfeccionamiento del Aprendizaje Automático, que se trata de un sistema que se entrena para que sea capaz de predecir los resultados con una precisión razonable. Ted Dunning, el Arquitecto Jefe de Aplicaciones de MapR, afirma en relación a esto que: «cada vez más empresas tratan la computación en términos de flujos de datos en lugar de datos que sólo se procesan y se almacenan en una base de datos. Estos flujos de datos capturan eventos clave y reflejan la estructura empresarial. Un tejido de datos unificado será la base para construir estos sistemas de flujo a gran escala».

Las nubes híbridas

En el último año las nubes híbridas han adquirido gran popularidad, como herramienta que permite a las compañías almacenar datos de forma segura. Durante 2019 se prevé que el uso de esta tecnología aumente significativamente entre las empresas. Las ventajas de las nubes híbridas es que puedes transferirse de un lado a otro entre las nubes locales (privadas) y las nubes de IaaaS (públicas), lo que permite mayor flexibilidad.

 La necesidad de las empresas por realizar un análisis de datos fomentará la innovación tecnológica (TI) dentro de ésta y al mismo tiempo su integración en el ecosistema de Big Data. Estos avances serán obligatorios para todas las empresas que no quieran quedarse atrás en el mercado. Por lo tanto, el modelo Business Intelligence comenzará a ser una realidad desde las grandes multinacionales hasta las pequeñas startups.

El ecosistema de Big Data ofrece una gran capacidad de aprendizaje automático que incluirá el cálculo exhaustivo, inteligencia artificial y algoritmos gráficos. Otro beneficio de este ecosistema es que unificarán las tecnologías analíticas, por lo tanto, existirá una mejor compatibilidad de los tipos de datos y fuentes y podrán ser leídas por cualquier lenguaje de programación.

 

Por qué las Compañías Deben Optimizar el Order To Cash

En el pasado, los clientes podían estar satisfechos con los plazos de entrega largos entre la colocación del pedido y la llegada de este, pero este ya no es el caso. Si, por ejemplo, la empresa es un mayorista o un minorista que trabaja de forma remota con sus clientes, los clientes que compran sus productos desean todo de la manera más rápida posible.

order to cash profitlineDesde esta perspectiva, cuanto antes se pague, mejor. El dinero inmovilizado en el inventario o en cuentas no pagadas es para la organización un rendimiento retrasado de la inversión. Aunque en este caso esto podría no ser muy grave si únicamente estamos hablando de uno o dos pedidos, puede ser perjudicial si se trata de una suma sustancial de dinero cuando se manejan pedidos grandes o volúmenes de pedidos altos.

El dinero que podría invertirse de manera rentable queda inactivo y si se tiene que invertir en sobregiros para cubrir el déficit de flujos de efectivo, debe agregarse el coste del crédito al coste de su efectivo improductivo.

 

La Importancia de contratar una empresa de Outsourcing en Mesa de Ayuda (Help Desk)

Para los usuarios es de gran ayuda contar con un soporte multicanal que les brinde la seguridad, que sus problemas serán atendidos con eficiencia y prontitud. Sin embargo, el departamento de sistemas en las empresas puede quedarse cortos en esta tarea, debido que, deben lidiar con más responsabilidades además de brindar soporte.

Un servicio de outsourcing como el que te brinda Profitline en mesa de ayuda te permitirá delegar esta responsabilidad y contar con agentes certificados en las mejores prácticas de ITIL para que den seguimiento a los tickets de servicio de Mesa de Ayuda, así podrás brindar un soporte de primer nivel sin necesidad de adquirir costosos sistemas o crear un call center desde cero.

mesa de ayuda profitline

¿Qué es Outsourcing? Una Práctica Organizacional Para el Crecimiento Empresarial: ¡La guía en donde encuentras todo lo que debes saber sobre la tercerización!

Leer Guía

Beneficios de un servicio de Help Desk

El contratar los servicios de Mesa de Ayuda de un profesional te brindará numerosos beneficios competitivos:

  1. No necesitas realizar grandes inversiones

Debido a que, la empresa que lo proporciona ya cuenta con la tecnología de centro de contactos necesaria para la gestión de los usuarios:

  • Sistema telefónico para call center.
  • Plataforma de multicontactos integrada (teléfono, chat, email, redes sociales)
  • Respuesta interactiva de voz.
  • Grabación de sesiones para su posterior evaluación.
  • Herramientas de supervisión.
  • Sistema para el registro y seguimiento de tickets.
  • Herramientas de asistencia remota.
  • Todo esto con sus respectivos servidores y líneas de comunicación para la asistencia al usuario.
  1. El arranque del proyecto es más rápido

Al contar con el apoyo de un proveedor externo el arranque de tu mesa de ayuda puede estar funcionando hasta en 8 días, a diferencia de si la construyes tú mismo, caso en el que puede tardar hasta 6 meses para estar lista al 100%.

En estos proyectos se implementa una tecnología tipo call center de la que puedes gozar sin necesidad de afrontar los costos de adquisición de la misma.

Si bien la mayoría de las empresas cuenta con un conmutador sencillo, esto no es suficiente ya que es necesario uno con funciones de call center para medir las métricas de desempeño más importantes como:

  • Tiempo promedio de contestación de llamadas o contactos.
  • Tiempo más largo de contestación.
  • Tiempo promedio de inicio de atención.
  • Tiempo promedio de solución.
  • Tiempo promedio de documentación del ticket.
  • Porcentaje de tickets resueltos en la primera llamada.
  • Satisfacción del usuario.
  • Porcentaje de llamadas abandonadas mientras esperaban recibir atención.
  • Porcentaje de llamadas respondidas en un plazo de tiempo determinado.

Entre otros indicadores importantes para el análisis de cada ticket:

  • Cantidad de incidentes repetidos.
  • Esfuerzo de resolución de incidente.
  • Cantidad de incidentes por problema.
  • Tiempo hasta la identificación del problema.

Beneficios de la Subcontratación de Personal en las Empresas por Medio de los Outsourcing.

El outsourcing es la subcontratación de servicios puntuales por parte de una empresa a otra o a un suplidor, por lo general establecidos a través de contratos de corta duración. Este sistema es ideal para orientar inversiones y gastos sobre actividades o tareas. Emplear esta técnica es una eficaz herramienta de la gestión de empresa contemporánea que básicamente radica en la acción de delegar funciones a una organización externa que se encargue de factores descentralizados. Por ejemplo, la limpieza y el mantenimiento del entorno u otras tareas como como la contabilidad, la generación de contactos potenciales, ciertos procesos de ventas o fidelización de clientes, y el reclutamiento del personal dentro de la empresa.

outsourcing profitline

¿Qué es Outsourcing? Una Práctica Organizacional Para el Crecimiento Empresarial: ¡La guía en donde encuentras todo lo que debes saber sobre la tercerización!

Leer Guía

Detallamos algunas ventajas y desventajas de contar con un servicio de subcontratación:

Ventajas

  • La empresa que contrata el servicio puede fijar todos sus esfuerzos en un objetivo establecido, lo que aumenta la rentabilidad del negocio en sí.
  • Se pueden ahorrar los gastos producidos por las áreas operativas afectadas ya que la empresa contratada es la responsable.
  • Reduce el nivel de estrés y de asignaciones rutinarias de la empresa para trasladarlos al personal subcontratado.

Se debe tomar en consideración que antes de realizar la subcontratación de un recurso o servicio es necesario establecer lo que se necesita cuál será la duración de la subcontratación los términos y condiciones en que se renovará el contrato y cuándo se realizarán las entregas de los reportes de las actividades y asignaciones.

5 Tendencias en Business Intelligence o Inteligencia de Negocios.

La inteligencia de negocio empresarial o Business Intelligence (BI) es la habilidad para transformar los datos en información, y la información en conocimiento, de manera que resulte más fácil sacar todo el partido al proceso de toma de decisiones en los negocios.

business intelligence profitline

Las herramientas de inteligencia de negocio de las diferentes marcas tratan de responder a estas preguntas: qué está ocurriendo, por qué ocurre, qué ocurriría sí… o qué debería hacer mi empresa:

  1. El auge de la IA explicable: La promesa de la inteligencia artificial (IA) sugiere que las máquinas aumentarán el entendimiento humano al automatizar la toma de decisiones. Josh Parenteau, director de inteligencia de mercado de Tableau, explicó cómo la inteligencia artificial y el aprendizaje automático actuarán como una nueva perspectiva, “ayudando a descubrir aquellas ideas que aún no se han descubierto”. La investigación de Gartner indica que para 2020, “el 85 % de los CIO pilotearán programas de inteligencia artificial mediante una combinación de esfuerzos de compra, desarrollo y subcontratación”.
  2. El lenguaje natural humaniza tus datos: El procesamiento del lenguaje natural (NLP) reúne a la informática y a la lingüística para ayudar a los equipos a comprender el significado detrás del lenguaje humano. Hoy en día, los proveedores de BI ofrecen una interfaz de lenguaje natural para las visualizaciones, de modo que los usuarios puedan interactuar con sus datos de forma natural, haciéndoles preguntas sobre la marcha sin requerir de un conocimiento a profundidad de la herramienta de BI.
  3. El análisis accionable pone los datos en contexto: Los trabajadores de datos quieren y necesitan que los datos y las acciones estén en el mismo lugar. En lugar de realizar análisis en un silo y actuar en otro, cualquier persona que trabaje con datos debería poder permanecer en el contexto de sus procesos y flujos de trabajo de negocio. Las plataformas de inteligencia de negocios están satisfaciendo esta necesidad al fusionarse con las operaciones, los flujos de trabajo y los procesos centrales del negocio a través de funcionalidades como análisis móvil, análisis incorporado, extensiones de dashboard (también conocidas como complementos) y API. Como resultado, los análisis accionables están acelerando el proceso de toma de decisiones tanto para roles técnicos como no técnicos.
  4. Los datos colaborativos amplifican el buen impacto social: Los datos han transformado la manera en que operan las organizaciones, incluidas las organizaciones no gubernamentales (ONG) y sin fines de lucro. Y ahora, el movimiento de “datos para el bien” está en plena ebullición en organizaciones tanto del sector público como privado. La investigación de Gartner indica que “las menciones en redes sociales de los datos para el bien han aumentado un 68 % en el último año” a medida que el público en general toma más conocimiento sobre la manera en que los datos pueden tener un impacto positivo en la sociedad.
  5. Los códigos de ética se ponen al día con los datos: El tema de la privacidad de los datos ha aumentado en importancia y los consumidores son más conscientes que nunca en lo que respecta a compartir datos personales. Esto está afectando la forma en que las empresas abordan la monetización, la recopilación y el intercambio de datos. Y con nuevas regulaciones como el RGPD, las empresas están teniendo conversaciones cruciales sobre la ética y la privacidad de los datos en el contexto de sus prácticas comerciales del día a día. Esto emerge a través de: Códigos de ética: Muchas funciones ya están sujetas a los códigos de ética profesionales, incluido el derecho, la medicina y la contabilidad.

Ventajas de un Buen Supply Chain Management o gestión de Cadena de Suministros.

La cadena de suministro representa un concepto de gran importancia y envergadura en el ámbito empresarial. Este concepto engloba todo el flujo de información y acciones que van desde el proveedor de un producto o servicio hasta el consumidor final.

Su-cadena-de-suministro-es-eficiente profitline

En esta cadena entran en juego un gran número de empresas que de alguna forma u otra intervienen en el proceso necesario para que el producto llegue al cliente final en las mejores condiciones de una manera eficiente.

Sin embargo, asociado a todo este ciclo de proveedores, cadena mayorista, minorista y cliente final se produce un flujo económico entre los intervinientes que da lugar al concepto de las Finanzas de la Cadena de Suministro (SCF). Una correcta gestión de estos flujos financieros será fundamental para el buen funcionamiento de la cadena de suministro y de la organización. De esta forma se evitan problemas de falta de liquidez y se mejoran las relaciones entre todos los miembros de la cadena; Para evitar algún tipo de inconvenientes se recomienda subcontratar una empresa de Outsourcing la cual genere todo el apoyo que se requiere para tener una adecuada gestión en la cadena de suministros.

 

Una buena gestión de la cadena de suministro puede suponer importantes beneficios para las empresas como lo son:

 

  • Flexibilidad en la gestión.En la actualidad la competencia entre las empresas, no se produce tanto en relación con el producto final sino con la eficiencia de su cadena de suministro. Por tanto, contar con una cadena de suministro plenamente integrada facilita una mayor flexibilidad en el proceso y que su funcionamiento sea óptimo.
  • Gestión de inventario optimizada.Efectivamente, ante una cadena de suministro bien integrada es posible que el inventario sea adecuado para que la cantidad de materias primas y producto disponible en la cadena sea el justo para ser entregado al cliente, evitando así que exista un desabastecimiento o problemas de exceso de stock.
  • Optimización de los ciclos de cobros y pagos.Un aspecto fundamental en toda cadena de suministro es precisamente encontrar un equilibrio justo entre los flujos financieros que permitan rentabilizar la liquidez en las cadenas de proveedores.
  • Mayores márgenes de beneficios.Si la cadena de suministros está adecuadamente gestionada los márgenes que se obtienen serán mayores porque es posible lograr importantes ahorros de costes en el proceso.
  • La existencia de una red bien consolidada de proveedorespuede facilitar el flujo de información y con ello es posible anticiparse a situaciones no esperadas en el ciclo de la cadena. La proximidad de los miembros de la red hace que sea posible detectar casos de proveedores poco solventes o que no responden adecuadamente a las deudas.