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Business Process Outsourcing – Profitline

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Outsourcing invoice to cash

26 September, 2019

Mejoras al Momento de Implementar Invoice To Cash en las Compañías

Hay muchos pasos que se requieren para finalizar la venta de un producto o servicio; hay fijación de precios, luego creación de cotizaciones, negociación, aprobaciones y gestión de contratos y pedidos. Una vez que se realiza todo el trabajo para completar cada uno de esos pasos, la venta se completa … al menos en lo que respecta a su equipo de ventas.

¿Pero qué pasa con el resto del proceso? ¿Qué pasa con la parte donde realmente le pagan? Una vez que se realiza el pedido, se debe enviar una factura y se debe cobrar el pago; de lo contrario, es como si la venta nunca hubiera sucedido. Aquí es donde entra el proceso Invoice To Cash, algunos de los pasos más importantes en todo el proceso de ventas.

A continuación, encontrará algunos consejos que lo ayudarán a completar los pasos finales para completar rápidamente el proceso de Invoice To Cash.

Invoice To Cash Profitline 2

· Elimine la facturación torpe: los problemas con la facturación son una de las principales razones por las que las empresas luchan por cobrar rápidamente las facturas y cerrar el ciclo. Muchos terminan enviando facturas incompletas o incorrectas y / o tardan demasiado en crear y enviar la factura a sus clientes. El resultado de tales prácticas de facturación torpes crea barreras para el pago y le da al cliente poco tiempo para procesar el pago dentro de los términos acordados. De hecho, un estudio reciente de la industria encontró que el 46% de las facturas se pagan tarde debido a estos errores administrativos, no por la incapacidad de pago de un cliente.

 

· Encuentre el momento para el seguimiento: muchas compañías tienen dificultades para mantenerse al día con las comunicaciones de cuentas por cobrar, uno de los factores más importantes para cerrar rápidamente la factura al ciclo de efectivo. Las mejores prácticas en la gestión de cuentas por cobrar dicen que siempre debe hacer un seguimiento con los clientes para asegurarse de que hayan recibido la factura y comprender lo que se espera de ellos, enviar cartas recordatorias a medida que las facturas se acercan a su fecha de vencimiento y continuar notificando a los clientes los saldos pendientes como factura se vuelve vencido. Cumplir con los estrictos horarios de comunicación ayuda a los clientes olvidadizos y les brinda múltiples oportunidades de plantearse y preguntas o inquietudes que podrían retrasar su pago. Estas comunicaciones pueden llevar mucho tiempo, especialmente si no tiene un gran personal; pero estas comunicaciones han sido una forma comprobada de acelerar el ciclo de Invoice To Cash y aumentar el flujo de caja.

 

·  Vigile sus facturas: su empresa utiliza herramientas de marketing para rastrear el progreso, el éxito y el fracaso de las campañas de marketing; y ventas utiliza CRM para rastrear clientes potenciales, clientes potenciales y oportunidades. ¿Qué pasa con su equipo de cuentas por cobrar? Una vez que la factura se envía al cliente, no tienen forma de rastrear el progreso de la factura o los pasos que se están tomando para cobrarla; están en la oscuridad. Toda esa información generalmente se esconde en la cuenta de correo electrónico de alguien que no hace nada para los equipos en su conjunto. Al momento de implementar el proceso de Invoice To Cash para rastrear y administrar sus facturas, cualquier persona que tenga acceso al sistema sabrá exactamente qué sucede con una factura y qué pasos se deben tomar para cobrarla.

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15 August, 2019

¿Qué es el proceso de Invoice to Cash?

El proceso de Invoice to Cash implica el proceso; desde el momento en que se crea la factura; Hasta el momento en que la deuda del cliente (pago) se liquida o se reconcilia.

El proceso de negocios Invoice to Cash comienza con la factura e incluye todas las acciones que realiza el usuario o el sistema; para procesar pagos, aplicar pagos, otorgar créditos y, en última instancia, realizar el cobro en efectivo al cliente.

Las operaciones de pago también tienen vínculos profundos con la contabilidad, y uno de los objetivos de este proceso es garantizar la contabilidad correcta de las cuentas por cobrar.

Cada sistema tiene diferentes transacciones y operaciones comerciales, para el proceso de negocios Factura a cobro, ya que las empresas pueden seguir diferentes reglas de reconocimiento de ingresos.

invoice-to-cash profitline

El proceso para Invoice to Cash se puede resumir en los siguientes pasos:

1.Creación de una factura de venta: Esto podría ser entrada manual en el sistema.

Se puede crear automáticamente utilizando información de un pedido de ventas

Se puede crear en base a los detalles del envío o puede usar la información disponible en la factura existente para copiar la misma Emisión de la factura.

2. Monitoreo de pagos

3. Recibir pagos

4. Gestionar los descuentos, ajustes, deudas incobrables y disputas.

5.Contar cuentas por cobrar para asegurarse de que los registros contables se actualicen correctamente con las transacciones

 

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3 August, 2019

Proceso de flujo de factura a efectivo

El proceso de facturación a efectivo se puede dividir en cuatro subprocesos; 

  1. Facturación o facturación del cliente: Las facturas se pueden elevar al cliente de muchas maneras diferentes;
  • Esto podría ser entrada manual en el sistema.
  • Se puede crear automáticamente utilizando información de un pedido de ventas
  • Se puede crear en base a los detalles del envío
  • O puede usar la información disponible en la factura existente para copiar la misma Emisión de la factura
  • puede utilizar cualquier otro método según sus necesidades comerciales específicas
  1. Realización de ajustes en facturas o cuotas pendientes de los clientes: Podría haber varios tipos de ajustes que podrían ser necesarios una vez que la factura se haya presentado al cliente. Algunos ejemplos son;
  • Ajustes; Es posible que deba realizar ajustes por diversos motivos, como productos devueltos, retrasos en el envío, diferencias de impuestos, etc.
  • Disputas; Las facturas generadas pueden ser disputadas por el cliente, que debe rastrearse y cerrarse adecuadamente.
  • Descuentos; Los descuentos deben proporcionarse al cliente en función de los términos de pago acordados u otras condiciones.
  • Deudas incobrables; La factura podría convertirse en una deuda incobrable y es posible que tenga que cancelarla; O haz provisión en tus libros.

Invoice to Cash profitline

  1. Recepción y gestión de pagos de clientes: Puede haber varias formas en que los pagos pueden ser realizados por el cliente. Algunos ejemplos son;
  • Efectivo
  • Comprobar
  • Transferencia bancaria
  • Ajuste del saldo de las Cuentas por pagar debido al cliente como proveedor
  • Otros métodos acordados
  1. Aplicación y contabilidad del efectivo recibido: Una vez que se ha recibido el pago, debe ser cancelado contra las cuotas del cliente. Hay varias formas en que se pueden aplicar los pagos:
  • A la respectiva factura contra la cual se ha recibido el pago. En este caso; el pendiente contra la factura particular; se convierte en cero; y la factura está cerrada.
  • A la cuenta respectiva; Esto sucede cuando el pago no se puede identificar en una factura en particular, pero el cliente es conocido. En este caso; el total de “Cuentas por cobrar” de ese cliente se reduce por el monto del recibo; pero las facturas respectivas siguen abiertas.
  • Permanece sin aplicar; El efectivo o pago ha sido recibido; pero el cliente no puede ser identificado; En este caso, el efectivo se reconoce y el pago se clasifica como no aplicado.

Esto completa la factura para cobrar el ciclo básico. Otros pasos como la gestión de la relación con el cliente; La conciliación bancaria, etc. también se puede integrar con este ciclo.

 

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