Business Process Outsourcing - Profitline

Soluciones de Outsourcing ó Tercerización de Procesos de Negocio

Los procesos digitales facilitan el recaudo y la recuperación de cartera vencida

Sin duda, la digitalización de procesos sería de gran ayuda para que las entidades puedan identificar, cobrar y recuperar el dinero de cartera y las cuentas vencidas en poco tiempo.

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Año tras año aumenta la deuda que tienen algunas personas y empresas con las diferentes Entidades Administrativas del Estado (Entidades coactivas y judiciales) que adjudican multas e impuestos. Hoy, la cifra asciende en el caso de impuestos y recuperar este monto se ha convertido en la prioridad de los funcionarios públicos.

Sin embrago, la problemática es aún mayor, cuando se habla que el proceso de recaudo se realiza de manera manual y puede durar meses o años, lo que implica para las entidades no contar con presupuesto para los diferentes proyectos que ejecutan en pro de los ciudadanos.

Bajo este panorama, la digitalización del proceso y el trabajo colaborativo en la nube no sólo podrían mejorar los tiempos y recuperación de cartera, también reduce los costos, minimiza los errores, facilita la información y el estado de cada proceso en tiempo real, lo que contribuye al recaudo y la recuperación de recursos en línea.

“En Colombia aún se realizan los procesos de manera manual, lo que implica que sean más largos, imprecisos y en la mayoría de los casos, sujetos a errores. Si las entidades del estado usarán las tecnologías a las que hoy tiene acceso podrían mejorarlos. Desde nuestra experiencia hemos seguido de cerca el proceso de embargos y consideramos que a través de una cámara electrónica se podrían ahorran costos, tiempos significativamente haciendo el proceso más eficiente y efectivo”, explica Santiago Aldana Sanín, presidente de iQ Outsourcing.

Por consiguiente, modernizar el sistema para que opere de manera eficaz podría ahorrar hasta un 70% de los costos (transporte de oficios, impresión, papelería, gestión de correspondencia y gestión documental física), mejora la oportunidad en la aplicación de medidas de embargo, de unos 15 días promedio a un 1 día máximo; disminuye los errores en aplicación de medidas en los sistemas bancarios, ocasionados por la transcripción de la información. Lo que se traduce en trabajar bajo un sistema que pueda ser vigilado, actualizado e integrado con todas las entidades y que facilite el acceso en tiempo real para conocer el estado de cada proceso, así como la transparencia en la gestión de las medidas de embargo.

En este sentido, la digitalización se convierte no sólo en la solución para mejorar el recaudo de impuestos y reducir trámites en el proceso de embargos, sino también en el primer paso y una herramienta efectiva para prepararse para la cuarta revolución industrial.

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Hacia un Nuevo Paradigma en la Optimización de los procesos de Back Office

La nueva era digital llega cargada de innovaciones tecnológicas que, de una manera o de otra, afectan a todos los ámbitos de la empresa y en particular a la función financiera. Desde hace unos años hemos venido observando como toda esta corriente de innovación ataca directamente a la manera de ejecutar todos los procesos y tareas del área financiera, la automatización de procesos a través de RPA, la mejora de las capacidades de reporting y análisis de la información a través de herramientas de data & analytics, el incremento de la agilidad con la incorporación de soluciones de movilidad, la mejora en la seguridad y confianza en las transacciones a través de blockchain…y por supuesto la optimización de los tradicionales ERP a través especialmente de tecnologías cloud y bases de datos in memory.

mbo-experts-1El actual contexto es clave para la evolución de los ERP por parte de las compañías. Tras décadas con mínimos cambios de calado, en los que el propio ERP se adaptaba a los procesos de las compañías a través de complejos y costosos desarrollos, el enfoque ha girado 180º, ahora se cuenta con un producto mucho más avanzado tecnológicamente en el que las bases de datos in memory permiten procesamientos de datos ágiles y en tiempo real además de la utilización de tecnología cloud que facilita las implantaciones rápidas y estandarizadas. Los fabricantes han evolucionado también sus productos aplicando la experiencia de las últimas décadas para ofrecer soluciones orientadas a los procesos reales de las compañías basados en sus mejores prácticas, ofreciendo nuevos productos, llegando a casos plug & play, con mínimas adaptaciones y con tiempos de implantación mucho más cortos que el de los tradicionales ERP.

Es por esto que actualmente la mayoría de las compañías viven en la incertidumbre del momento en el que migrar su actual ERP, cual es la solución que más se adapta a sus necesidades, como este cambio afectará a todo su modelo operativo…Se prevé que en los próximos 5 años se viva una nueva ola de migraciones y nuevas implantaciones de ERP, como ya se vio hace unos años.

Estrategias Digitales B2B para el 2019: Cambios y tendencias

Hacerte notar por encima del resto de las empresas Business to Business (B2B) en 2018 dependerá, en gran medida, de tus estrategias digitales y tus estrategias de contenidos.

Recuerda que, en esta área, aparte de crear una conexión especial con los clientes, necesitas informar a tus leads y enseñarles todo lo que les puedes ofrecer. En este artículo verás que la mezcla de nuevas herramientas digitales con estrategias tradicionales marcará los cambios y tendencias para 2018 en el sector B2B.

Medir-el-ROI-de-tu-marketing-de-contenidos-B2B-700×406El Content Marketing se afianzará

2018 será un año fundamental para el afianzamiento del Content Marketing, de acuerdo con el estudio “2018 B2B Content Marketing Benchmarks, Budgets and Trends”, que llevó a cabo el Content Marketing Institute, en colaboración con Marketing Profs y otros entes.

Este pronóstico se basa en el resultado de la consulta antes mencionada, realizada a más de dos mil profesionales pertenecientes a diversas industrias y sectores de la economía en todo el mundo. De ese universo, el 92% de representantes de compañías Business to Business afirmaron que están comprometidos a continuar y dar impulso a sus estrategias de contenidos.

Esto implica dar pasos en los siguientes aspectos:

  • Producir y presentar contenidos que tengan la mejor calidad posible
  • Orientar muy bien el enfoque en SEO.
  • Los contenidos deben ser cada día más personalizados, según las audiencias específicas a las que vayan dirigidos.

Ebooks y videos marcan la tendencia

Las necesidades, así como las preferencias de los clientes ya ganados, como de los potenciales, incidirán en la presentación de los contenidos en marketing B2B. Tanto los temas como los formatos se ajustarán en 2018 con una tendencia a mayor producción de videos, en virtud de que ese formato es uno de los favoritos de los millennials.

Sin embargo, como en el universo B2B hay todo tipo de clientes, el formato ebook, con temas tratados en profundidad, o los whitepaper, también se vaticina que serán parte de la oferta de contenidos en marketing B2B. Las redes sociales seguirán ganando espacio para presentar todo tipo de contenidos.

En Business to Business el envío de e-mails es un elemento clave que tiende a mantenerse por su eficacia para distribuir y comunicar contenidos, con enlaces a los blogs y a redes sociales.

Canales, SEO y estadísticas

Las estrategias digitales, para ser exitosas, requieren ser medibles, pues solo así se pueden hacer ajustes y reorientar el trabajo a fin de captar leads y lograr conversiones. Es importante considerar las siguientes variables:

  • Definir cuáles son los canales idóneos para cada contenido. No es lo mismo producir para redes sociales que para el blog corporativo.
  • La producción de contenidos de calidad es obligatoria y debe ir acompañada del establecimiento de keywords que permitan el posicionamiento SEO del blog corporativo. Solo así se generará el tráfico que necesitas.
  • Hacer un análisis concienzudo de cómo ha evolucionado la captación de leads en los dos últimos años, así como las conversiones en el mismo periodo. Solo así se puede mantener las estrategias que han dado resultado y cambiar las que han sido improductivas.

Las redes sociales humanizan tu empresa B2B

Las redes sociales, aparte de atraer audiencia, son de gran ayuda para humanizar a tu empresa B2B y acercarla al público. A través de ellas la difusión de novedades y avances de tu compañía, así como la promoción de productos y noticias tiene un impacto positivo no solo en la imagen corporativa, sino también en las ventas.

Los eventos virtuales son de gran ayuda

Webinars y otros eventos virtuales ayudan a que tu empresa B2B pueda interactuar con seguidores y clientes. Lo mejor es que puedes utilizar para esta convocatoria tanto las redes sociales como YouTube o Facebook, o recurrir a plataformas como vFairs e Inxpo. Como si fuera poco, puedes integrar la difusión de tus foros virtuales con emails o landing pages.

 

Errores que se Deben Evitar al Automatizar Procesos de Back Office

Los procesos de digitalización que en los últimos años se están implementando en las empresas no son una moda pasajera. La digitalización es un paradigma garantizado a largo plazo por los beneficios que genera en cuanto a eficiencia operativa, incremento de calidad y ahorro de costos.

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En este contexto ha surgido el uso de tecnología de Automatización de Escritorio que permite gestionar la información en diferentes aplicaciones de forma autónoma y ágil, lo que supone altos niveles de productividad. Esta tecnología también conocida como Robotización Automatizada de Procesos de Negocio permite al agente de Back-Office traspasar parte de su actividad a robots que actúan directamente sobre su flujo de trabajo.

Antes de comenzar con el proceso de automatización del Back-Office es importarte tener en cuenta algunos errores a evitar que ayudarán a prevenir posibles sobrecostos.

El primer y gran error es querer ir demasiado rápido. Al ejecutar este proceso es necesario tener en cuenta la madurez de la empresa en cuanto a su propia transformación digital y muchas veces se empieza directamente por la implementación de nuevas tecnologías. Sin embargo, no hacer un análisis riguroso del punto de partida causará ineficiencias que se traducirán en sobrecostos y en la disminución de la satisfacción del cliente final.

Un análisis previo de los procesos que estamos ejecutando nos ayudará a sortear este primer obstáculo. Tener en cuenta el volumen de actividad de cada proceso, el tiempo medio y los recursos que dedicamos a cada gestión junto con la eficiencia en términos de recursos, tiempo dedicado y satisfacción del cliente, nos ayudará a priorizar los procesos que debemos automatizar primero. Las métricas de calidad permiten localizar ineficiencias y detectar oportunidades de mejora en cada uno de los procesos.

El segundo error es no tener una visión de conjunto. En un principio puede parecer lógico realizar una automatización de nuestros procesos de Back-Office empezando por aquellos donde una digitalización temprana va a aportar más beneficios.

Sin embargo, no siempre podemos empezar por donde más nos convenga, sino que tenemos que prever cómo interactuarán los procesos automatizados con aquellos que están pendientes de digitalizarse. El mapeado realizado previamente debe proporcionarnos una ruta a seguir que nos ayude a evitar nuevas ineficiencias durante el periodo de transición.

El tercer error deriva de los anteriores y es automatizar todos los procesos por igual. No todos pueden o deben ser plenamente automatizados. Una elección errónea puede provocar que el agente tenga que intervenir demasiadas veces e incluso puede derivar en nuevas tareas que eliminen cualquier posible beneficio de la robotización.

Para poder calificar un proceso como apto para su automatización se deben cumplir ciertos requisitos como la facilidad a la hora de descomponerlo en reglas definidas, que tenga un alto volumen de transacciones, que sea un proceso con acceso a varios sistemas, que genere errores y sea propenso a rehacer el trabajo, que requiera poca intervención humana y que genere un porcentaje bajo de excepciones.

La transición a un Back-Office digital puede ser un proceso largo. Esta transición genera nuevas necesidades a la empresa, como contar con personal o proveedores especialmente cualificados para esta nueva era digital, pero sin duda los beneficios sobrepasarán el esfuerzo invertido.

 

Cuáles son los procedimientos adecuados al momento de recaudar cartera

  1. ¿Cuál es el manejo de recaudo de cartera?
  • Recaudo de las cuotas y notificación a los saldos de la deuda
  • Recaudo de cuotas con descuento por pago oportuno, esto sólo es decisión del empresario, persona o entidad encargada de recolectar el dinero.
  • Es primordial que el revisor fiscal o contador de la entidad supervise y controle los recibos de caja que se recaudaron con descuento en la fecha de cierre.
  • Recaudo de cartera de vigencias anteriores, esto con el fin de realizar un mejor seguimiento del presupuesto de ingresos.
  • Gestión de cobranza de los intereses de mora de los deudores.
  1. Indicadores de recaudo de cartera:
  • Rotación de cartera: se saca el total de recaudos anuales divididos en el promedio de cartera anual.
  • Periodo de cartera: se divide 360 días en la rotación de cartera.
  • Índice de retardo cartera actual: se registra la cartera total anual divido en el recaudo anual.
  • Índice de recaudo cartera vencida: Recaudos anuales vencidos dividido en la cartera recaudada vencida

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¿Cómo realizar el recaudo de cartera de mi empresa?

Si tienes clientes morosos y no consigues la forma indicada de cobrarles léete el siguiente artículo en donde te damos unos prácticos tips de cómo cobrarles a tus clientes sin pasar como un intenso.

La gestión de recaudo de cartera de la empresa permite que la estabilidad de esta no se vea afectada por el dinero que sus clientes le adeudan. Cobrar es una tarea tediosa y más cuando tienes clientes que su fuerte no es el pago cumplido, pero gracias a la tecnología hoy tu vida como empresario puede ser mucho más fácil y eficiente.

Siigo es un software administrativo con el propósito de brindarte herramientas que solucionen y faciliten la gestión de tu empresa, por ese motivo, una de sus principales funcionalidades es la gestión de cobranza en donde por medio de notificaciones le llegará el cobro de cartera a tus clientes, tú lo único que debes hacer es programar los pagos y el Software automáticamente cobrará por ti, fácil, ¿no? Descubre todos los beneficios de Siigo Nube con el recaudo de cartera.

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4 tendencias que van a Puntear el 2019 en el Marketing B2B.

El marketing sigue siendo una herramienta de gran ayuda para las organizaciones en el segmento B2B, una que ha experimentado cambios considerables para el impulso de las empresas, según lo destaca información de SmartInsights, el año anterior se generaron tendencias claves que dominaron el sector, estas fueron la automatización, el content marketing, la personalización web, la integración de canales y el marketing basado en cuentas, entre otras.

B2B-Business-To-Business-Marketing-Bigstock-1Aunque varias siguen vigentes, en pleno 2018 es importante dar un vistazo a aquellas que se imponen entre las empresas a nivel mundial para el 2019. Según lo destaca información de Business2Community, estas son las tendencias de mercadotecnia business to business que están dominando:

  • Priorización del valor del tiempo de vida

De forma general se sabe que el valor del tiempo de vida del cliente es la medida que indica el total de ganancias que una empresa obtendrá de un cliente a lo largo de su tiempo de vida en ese papel. Actualmente, según la información de la fuente, para impulsar este KPI las empresas se están enfocando en la generación de lealtad pues aporta más un cliente que permanece durante años que uno que hace 2 o 3 compras importantes en un periodo corto de tiempo, en ese sentido, también actividades como el obtener leads de mayor calidad antes que cantidad se han convertido en tareas importantes en estos meses por el potencial que tienen para el negocio.

 

  • Uso de data, analítica y reportes 

El análisis de datos es otra tarea que se ha convertido en una tendencia entre los profesionales del marketing B2B, con ello es posible identificar clientes que podrían tener un valor de tiempo de vida alto y también impulsar este mismo KPI para todos los clientes actuales. Según lo destaca Business2Community, 50 por ciento de los profesionales del marketing actualmente consideran que el análisis de datos ofrece un gran potencial para impulsar el CLTV, los ingresos, la retención, mejorar la experiencia del cliente y los productos o servicios, por lo que el desarrollo de la tarea es clave.

  • Gestión del engagement con el cliente

Actualmente, una de las formas preferidas por las marcas, para atraer a más clientes potenciales y promover el regreso de los que ya lo fueron, es a través del desarrollo de un mejor desarrollo del engagement con el cliente desde el apartado online. En la actualidad la oferta de compras online, email o publicidad en espacios como las redes sociales es muy variada y permite desarrollar mejor el engagement. Dentro de todas las opciones, los datos presentados por Business2Community señalan que el email marketing es el método preferido por los profesionales del marketing B2B para el engagement.

  • Trabajo con redes sociales

Finalmente, el uso de las redes sociales continúa siendo importante para las empresas en el sector, en la actualidad más de la mitad de los profesionales involucrados hacen uso de estas plataformas para promover sus marcas mientras otro 35 por ciento hace uso de las mismas para la retención y el desarrollo del valor del tiempo de vida de sus clientes.

Tendencias de Cloud Computing para el 2019

La agilidad, escalabilidad, alta disponibilidad, seguridad y reducción de costos, entre otras características, son algunas de las bondades que ofrece la tecnología de cómputo en la nube o cloud computing a cualquier tipo de empresa, sin importar su tamaño.

Así, 2019 traerá más y nuevos cambios en las formas de trabajar y manipular los negocios a través de cómputo en la nube. Hoy, los clientes ya no cuestionan si la nube es adecuada para sus negocios, ahora se pelean por decidir qué tan pronto y de qué manera pueden aterrizar esos servicios en sus empresas, de acuerdo con la consultora Forrester.

 

ITBS-CloudComputing-Tendencias-1El cloud computing se vuelve imprescindible

El más reciente estudio de la consultora Forrester Predictions 2019: Cloud computing accelerates enterprise transformation everywhere, señala que luego de una década impulsando la transformación en pequeñas y medianas empresas, el cómputo en la nube se ha convertido rápidamente en una tecnología empresarial imprescindible. Por ello, según el documento, las principales tendencias de cloud computing en 2019 serán:

  • Casi la mitad de todas las empresas en el mundo usa por lo menos una plataforma de nube pública y en 2019 se superará ese 50%. Además, las aplicaciones, plataformas y servicios en la nube continuarán cambiando radicalmente la forma en la que las empresas compiten por los clientes.
  • El mercado mundial total de nubes públicas alcanzará un valor de 194,000 millones de dólares (mdd) en 2019, mientras que en 2014 la cifra fue 146,000 mdd, con un crecimiento que seguirá en aumento con una tasa anual compuesta de 22%.
  • Los proveedores de SaaS (Software como Servicio) se expandirán para convertirse en verdaderos proveedores de plataformas y facilitar aún más el consumo de su software.
  • Las plataformas en la nube fuera de Norteamérica se enfocarán más localmente y se centrarán en las necesidades regionales o de la industria específicas.
  • El gasto en la nube privada e híbrida se recuperará después de una desaceleración, impulsado por una gran cantidad de nuevas soluciones locales en la nube.
  • Las nubes privadas tendrán una nueva vida como plataformas de desarrollo y modernización de aplicaciones, e irán más allá de IaaS (Infraestructura como Servicio).
  • Las soluciones de gestión en la nube se venderán por partes o se ofrecerán de forma gratuita a medida que la competencia se caliente para el plano de gestión.

Más gasto en cloud computing

Por otro lado, IDC informó que para 2021, el gasto de las empresas en servicios de nube, en hardware y en software en la región de América Latina, se duplicará con un crecimiento de más de 11,000 mdd en tendencias como el cómputo en el borde, cómputo especializado de alto rendimiento, pero sobre todo en estrategias multicloud.

Asimismo, la firma estima que para 2019, las aplicaciones empresariales se desplazarán hacia arquitecturas hiper-ágiles, con más de 50% de desarrollo de aplicaciones en plataformas en la nube (PaaS, por sus siglas en inglés), usando microservicios y funciones y con más de 70% de nuevos microservicios desplegados en containers.

En cuanto a los planes de las empresas, 75% considera que las estrategias de respaldo y protección de datos serán los proyectos de cómputo en la nube que más impacto tendrán en sus negocios; 93% de los clientes se encuentra migrando al menos uno de sus procesos a la nube y 87% asegura que incrementará su presupuesto en tecnologías de nube en 2019, de acuerdo con acens, compañía de servicios en la nube.

Por último, es importante destacar que cloud ya no se trata de servidores o almacenamiento baratos: ahora es la mejor manera de convertir grandes ideas en software increíble y mucho más rápido. En 2019, la nube acelerará la transformación digital de las empresas en todas partes del mundo.

 

Tres tendencias que están marcando el mundo del IT en este 2019

En un exhaustivo estudio al que pudo acceder Infobae, la consultora global y de investigación de las tecnologías de la información Gartner, anticipó las tendencias en tecnologías que dominarán el año próximo. Cuáles son y por qué hay que conocerlas.

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  1. NUBE CON COMPUTACIÓN EN EL EXTREMO

Este es otro concepto que puede resultar un poco complejo de entender. Para evitarlo, es imprescindible tener claro que, aunque se tiende a pensar lo contrario, Cloud no es necesariamente sinónimo de modelo centralizado. Es decir, que una solución en la nube puede tener elementos radicados en el centro de la infraestructura, claro, pero que otra parte de los mismos puede estar repartida por los diversos nodos que acceden al servicio. Es más, no es solo que computación en la nube e inteligencia en el extremo no sean excluyentes, es que, muy al contrario, son perfectamente complementarios.

Así, un modelo Cloud con una gran inteligencia centralizada en el data center, pero con capacidad de computación en el extremo, y que por lo tanto sea flexible ante problemas de conectividad, latencias excesivas, redes saturadas, etcétera, es el que, según la consultora, va a empezar a ganar peso a partir de 2019. Sí es cierto, no obstante, que este paradigma depende mucho de la evolución de las cosas inteligentes (así como de determinadas soluciones de computación en el extremo), lo que tardemos en empezar a ver esa combinación tan sorprendente, a priori, como interesante y prometedora.

  1. PLATAFORMAS CONVERSACIONALES

¿Será posible interactuar con los sistemas digitales del mismo modo en el que lo hacemos entre los seres humanos? En realidad, los fabricantes de software ya llevan muchos años trabajando con ese objetivo. Desde las primeras funciones de lenguaje natural hasta la capacidad de interpretación del mismo por parte de asistentes digitales (como Siri o Cortana), el objetivo es que dejemos de ser nosotros quienes aprendemos a “hablar” con los sistemas, y que sean ellos quienes aprendan a entendernos.

Las plataformas conversacionales son la siguiente gran evolución de este paradigma, y proponen que muchas de las operaciones que realizamos con los sistemas digitales pasemos a desarrollarlas directamente “hablando” (ya sea mediante voz o por escrito) con los sistemas. Una primera instancia sería la que ya ofrecen los asistentes digitales, a los que, por ejemplo, podemos decirles que queremos escuchar música de un determinado artista, y automáticamente inician la reproducción. La tendencia, según Gartner, es que este sistema se extenderá a otros usos, principalmente en entornos profesionales, donde ya no será necesario aprender a emplear complejas herramientas para obtener la información e iniciar las operaciones que necesitemos.

  1. REALIDAD COMBINADA Y EXPERIENCIAS INMERSIVAS

Hasta hace poco tiempo, lo digital se enmarcaba entre los cuatro bordes de las pantallas con la que interactuábamos con el teclado y el ratón. Y lo mismo se puede decir de la Realidad Virtual, una simulación que transcurría de manera totalmente segregada del entorno real. Sin embargo, la llegada de la Realidad Aumentada supuso un primer punto de ruptura en la estanqueidad de ambos mundos (real y digital), y sirvió para demostrar que, de la combinación de ambos, pueden surgir experiencias más enriquecedoras, sistemas de interacción más sencillos, etcétera.

La Realidad Combinada es la evolución natural de la Realidad Aumentada, e incorpora la Realidad Virtual al conjunto de tecnologías y sistemas que emplea para generar experiencias de uso, con distintos fines, que resulten lo más inmersivas y creíbles posibles. Y es un cambio muy relevante puesto que, según Gartner, es el gran salto que necesitaba la Realidad Virtual para dejar de ser vista, por muchos, como una tecnología dirigida exclusivamente al mercado del ocio. Crear espacios de Realidad Combinada (o mixta, como también se la conoce) permitirá probar los efectos positivos que puede tener esta tecnología tanto en entornos de trabajo como, muy especialmente, en el campo de la formación, en análisis, las ciencias, etcétera.

 

 

Ventajas del outsourcing de infraestructura IT

Gracias a la tercerización u outsourcing de equipos y servicios de IT, empresas de todos los tamaños tienen la posibilidad de reducir sus costos, al tiempo que se liberan de las labores y de los procesos administrativos que no están relacionados con el desarrollo directo de su negocio.

dataEl Outsourcing de tecnología nace de casos como el de una empresa manufacturera que no desea gastar dinero en servidores para mantener su correo electrónico, en especial si puede contratar a un proveedor especializado.

Al tercerizar, cualquier organización arrienda los equipos o servicios que necesita en su operación, desde impresoras hasta computadores de escritorio y servidores, a una fracción del costo que tendría su adquisición. Y ahora, gracias a tecnologías como la virtualización y a tendencias como la computación en la nube también reciben servicios a través de internet, que incluyen programas de software y comunicaciones unificadas.

¿Qué es Outsourcing? Una Práctica Organizacional Para el Crecimiento Empresarial: ¡La guía en donde encuentras todo lo que debes saber sobre la tercerización!

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Estas son cinco de las ventajas clave que encuentran las empresas cuando deciden explorar la tercerización de equipos y servicios de tecnología:

  1. Reducción en costos de infraestructura

Quizás la ventaja más visible de la tercerización de tecnología es permitir que las empresas que no cuentan con una infraestructura adecuada enfoquen sus recursos al desarrollo de su negocio y no a comprar estas herramientas. En este caso, las compañías pagan por un servicio, que además les permite operar infraestructuras más pequeñas en la parte de tecnología.

En el caso del software como servicios, los contratantes además pueden reducir los costos por licenciamiento de los programas y en adquirir hardware necesario para gestionar las tareas en red, al utilizar las aplicaciones de negocios a través de internet. Esta reducción en el número de equipos, como servidores o bodegas de datos, se refleja en los costos de refrigeración, energía eléctrica, renovación tecnológica y alquiler de espacio físico.

Cabe anotar que las prestadoras de servicios son responsables por satisfacer las necesidades de sus clientes, para lo cual deben contar con infraestructura y personal especializado. La idea es generar economías de escala que les permitan aumentar su rentabilidad y ofrecer buenos servicios a precios competitivos.

  1. Reducción en áreas de soporte

Junto a las herramientas de software y hardware, a través del outsourcing, las empresas también pueden reducir sus áreas internas de tecnología: el mantenimiento, la actualización de las herramientas y el soporte técnico corren por cuenta del proveedor.

La reducción de estos costos operativos incluye la reducción en necesidades de capacitación, entrenamiento continuo y rotación de personal, al tiempo que ganan mayor flexibilidad para unir sus inversiones en TI con las necesidades del negocio. Entonces pueden contratar sólo los servicios y por el tiempo en que los necesitan.

Según los expertos, para una empresa pequeña es más rentable dedicarse a aquello que sabe hacer, que a administrar tecnología. Al fin y al cabo, el dinero que se invierte en infraestructura y en gestionar áreas internas de tecnología, puede usarse contratar sus servicios e infraestructura de TI.

  1. Rápido acceso a tecnología de punta

La tercerización permite que pequeñas y medianas empresas puedan tener soluciones tecnológicas de última generación que antes estaban reservadas a grandes conglomerados, con lo cual reduce las brechas de competitividad en términos de eficiencia e inversión. Estas iniciativas contemplan servicios en línea por demanda y computación en la nube.

Para varios expertos, el mayor valor que obtienen las empresas en crecimiento cuando tercerizan sus tecnologías es la posibilidad de trabajar con tecnología de punta sin incurrir en los altos costos de implementación y administración.

En cuanto a infraestructura y hardware, las empresas pueden contar con los equipos más recientes a una fracción de su costo. Al fin y al cabo, los proveedores no sólo configuran los equipos con la imagen corporativa de la empresa, sino que además incluyen el mantenimiento, la administración de mesas de ayuda y el licenciamiento de software, entre otras funciones.

  1. Tecnología en todo momento

El modelo de Software como servicios (Saas, por su sigla en inglés) está en auge. De forma similar a los servicios públicos domiciliarios, las empresas acceden a los programas que requieren para su operación a través de internet, para lo cual le pagan a un proveedor externo por el número de personas que accedieron a las aplicaciones o por el tiempo de uso del software.

Más allá del ahorro, estos servicios tienen como gran ventaja dar la posibilidad de acceder a la información empresarial desde cualquier lugar y por medio de diversos dispositivos, como teléfonos inteligentes y tabletas digitales. Ante todo, el usuario sólo necesita conexión a internet y un navegador compatible con las aplicaciones alquiladas.

El Saas requiere una baja inversión en infraestructura ni inversiones en actualización de recursos para su instalación. Así mismo, sus costos asociados se llevan directamente al estado de pérdidas y ganancias, lo que representa beneficios tributarios.

  1. Flexibilidad para crecer

Finalmente, la tercerización de IT también permite que las empresas eleven o reduzcan el uso de la tecnología que requieren, de acuerdo con sus necesidades. Así, por ejemplo, si la compañía debe aumentar su número de empleados, sólo debe solicitar el número de nuevos buzones de correo o usuarios de red para habilitarlos de inmediato.

Ventajas de tercerizar los servicios de una mesa de ayuda IT

Una mesa de ayuda provee de soporte a empleados, clientes o ambos. La mesa de ayuda recibe llamadas telefónicas y correos electrónicos, presta atención al problema de la persona e intenta resolver el problema. Esta área se enfoca principalmente en problemas técnicos, como problemas con la computadora de un empleado o con un sistema de compras por internet.  Algunas empresas escogen tercerizar sus mesas de ayuda. Esta práctica tiene varias ventajas.

  • tercerizacion-de-la-mesa-de-serviciosHorarios flexibles: Si tu negocio tiene un tradicional horario de 9 a 5, puede que no tengas empleados para trabajar durante los horarios no-pico. Los clientes y otros empleados que buscan ayuda en esos horarios se toparán con un contestador automático, lo cual produce frustración y quejas. Al tercerizar a trabajadores de distintos husos horarios, puedes proveer de un servicio de ayuda de 24 horas por parte de un representante.
  • Reducción de costos: Muchas empresas que proveen de equipos de tercerización ofrecen estos servicios a tarifas reducidas. Contratar un equipo completo puede costar menos que contratar empleados para tu empresa. Si tercerizas tu mesa de ayuda en base a un contrato, no deberás proveer de los paquetes de beneficios que los empleados de la empresa reciben, por ende, reduciendo los costos.
  • Facilidad de gestión: Si tercerizas tu mesa de ayuda a través de una empresa contratistas, ésta hará la mayor parte del trabajo. La empresa recluta y contrata a los empleados, reduciendo el estrés de tu departamento de recursos humanos. Cuando un empleado renuncia, la empresa hallará el reemplazo, ahorrándote los costos de reclutamiento. También gestionarán a los empleados, incluyendo el control de horas trabajadas, los días de ausentismo o problemas con el desempeño.
  • Mayores ganancias: Cuando una empresa tiene una mesa de ayuda inadecuada, ésto genera la insatisfacción del cliente. El cliente quiere poder llamar a cualquier hora, hablar con alguien de forma directa y resolver el problema rápidamente. Al tener un equipo de ayuda entrenado 24 horas al día, cumplirás con las necesidades del cliente. Un cliente satisfecho permanecerá en tu empresa por más tiempo y repetirá las transacciones, lo cual incrementará tus ganancias.