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Soluciones de Outsourcing ó Tercerización de Procesos de Negocio

Hacia un Nuevo Paradigma en la Optimización de los procesos de Back Office

La nueva era digital llega cargada de innovaciones tecnológicas que, de una manera o de otra, afectan a todos los ámbitos de la empresa y en particular a la función financiera. Desde hace unos años hemos venido observando como toda esta corriente de innovación ataca directamente a la manera de ejecutar todos los procesos y tareas del área financiera, la automatización de procesos a través de RPA, la mejora de las capacidades de reporting y análisis de la información a través de herramientas de data & analytics, el incremento de la agilidad con la incorporación de soluciones de movilidad, la mejora en la seguridad y confianza en las transacciones a través de blockchain…y por supuesto la optimización de los tradicionales ERP a través especialmente de tecnologías cloud y bases de datos in memory.

mbo-experts-1El actual contexto es clave para la evolución de los ERP por parte de las compañías. Tras décadas con mínimos cambios de calado, en los que el propio ERP se adaptaba a los procesos de las compañías a través de complejos y costosos desarrollos, el enfoque ha girado 180º, ahora se cuenta con un producto mucho más avanzado tecnológicamente en el que las bases de datos in memory permiten procesamientos de datos ágiles y en tiempo real además de la utilización de tecnología cloud que facilita las implantaciones rápidas y estandarizadas. Los fabricantes han evolucionado también sus productos aplicando la experiencia de las últimas décadas para ofrecer soluciones orientadas a los procesos reales de las compañías basados en sus mejores prácticas, ofreciendo nuevos productos, llegando a casos plug & play, con mínimas adaptaciones y con tiempos de implantación mucho más cortos que el de los tradicionales ERP.

Es por esto que actualmente la mayoría de las compañías viven en la incertidumbre del momento en el que migrar su actual ERP, cual es la solución que más se adapta a sus necesidades, como este cambio afectará a todo su modelo operativo…Se prevé que en los próximos 5 años se viva una nueva ola de migraciones y nuevas implantaciones de ERP, como ya se vio hace unos años.

Errores que se Deben Evitar al Automatizar Procesos de Back Office

Los procesos de digitalización que en los últimos años se están implementando en las empresas no son una moda pasajera. La digitalización es un paradigma garantizado a largo plazo por los beneficios que genera en cuanto a eficiencia operativa, incremento de calidad y ahorro de costos.

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En este contexto ha surgido el uso de tecnología de Automatización de Escritorio que permite gestionar la información en diferentes aplicaciones de forma autónoma y ágil, lo que supone altos niveles de productividad. Esta tecnología también conocida como Robotización Automatizada de Procesos de Negocio permite al agente de Back-Office traspasar parte de su actividad a robots que actúan directamente sobre su flujo de trabajo.

Antes de comenzar con el proceso de automatización del Back-Office es importarte tener en cuenta algunos errores a evitar que ayudarán a prevenir posibles sobrecostos.

El primer y gran error es querer ir demasiado rápido. Al ejecutar este proceso es necesario tener en cuenta la madurez de la empresa en cuanto a su propia transformación digital y muchas veces se empieza directamente por la implementación de nuevas tecnologías. Sin embargo, no hacer un análisis riguroso del punto de partida causará ineficiencias que se traducirán en sobrecostos y en la disminución de la satisfacción del cliente final.

Un análisis previo de los procesos que estamos ejecutando nos ayudará a sortear este primer obstáculo. Tener en cuenta el volumen de actividad de cada proceso, el tiempo medio y los recursos que dedicamos a cada gestión junto con la eficiencia en términos de recursos, tiempo dedicado y satisfacción del cliente, nos ayudará a priorizar los procesos que debemos automatizar primero. Las métricas de calidad permiten localizar ineficiencias y detectar oportunidades de mejora en cada uno de los procesos.

El segundo error es no tener una visión de conjunto. En un principio puede parecer lógico realizar una automatización de nuestros procesos de Back-Office empezando por aquellos donde una digitalización temprana va a aportar más beneficios.

Sin embargo, no siempre podemos empezar por donde más nos convenga, sino que tenemos que prever cómo interactuarán los procesos automatizados con aquellos que están pendientes de digitalizarse. El mapeado realizado previamente debe proporcionarnos una ruta a seguir que nos ayude a evitar nuevas ineficiencias durante el periodo de transición.

El tercer error deriva de los anteriores y es automatizar todos los procesos por igual. No todos pueden o deben ser plenamente automatizados. Una elección errónea puede provocar que el agente tenga que intervenir demasiadas veces e incluso puede derivar en nuevas tareas que eliminen cualquier posible beneficio de la robotización.

Para poder calificar un proceso como apto para su automatización se deben cumplir ciertos requisitos como la facilidad a la hora de descomponerlo en reglas definidas, que tenga un alto volumen de transacciones, que sea un proceso con acceso a varios sistemas, que genere errores y sea propenso a rehacer el trabajo, que requiera poca intervención humana y que genere un porcentaje bajo de excepciones.

La transición a un Back-Office digital puede ser un proceso largo. Esta transición genera nuevas necesidades a la empresa, como contar con personal o proveedores especialmente cualificados para esta nueva era digital, pero sin duda los beneficios sobrepasarán el esfuerzo invertido.

 

Ventajas del outsourcing de infraestructura IT

Gracias a la tercerización u outsourcing de equipos y servicios de IT, empresas de todos los tamaños tienen la posibilidad de reducir sus costos, al tiempo que se liberan de las labores y de los procesos administrativos que no están relacionados con el desarrollo directo de su negocio.

dataEl Outsourcing de tecnología nace de casos como el de una empresa manufacturera que no desea gastar dinero en servidores para mantener su correo electrónico, en especial si puede contratar a un proveedor especializado.

Al tercerizar, cualquier organización arrienda los equipos o servicios que necesita en su operación, desde impresoras hasta computadores de escritorio y servidores, a una fracción del costo que tendría su adquisición. Y ahora, gracias a tecnologías como la virtualización y a tendencias como la computación en la nube también reciben servicios a través de internet, que incluyen programas de software y comunicaciones unificadas.

¿Qué es Outsourcing? Una Práctica Organizacional Para el Crecimiento Empresarial: ¡La guía en donde encuentras todo lo que debes saber sobre la tercerización!

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Estas son cinco de las ventajas clave que encuentran las empresas cuando deciden explorar la tercerización de equipos y servicios de tecnología:

  1. Reducción en costos de infraestructura

Quizás la ventaja más visible de la tercerización de tecnología es permitir que las empresas que no cuentan con una infraestructura adecuada enfoquen sus recursos al desarrollo de su negocio y no a comprar estas herramientas. En este caso, las compañías pagan por un servicio, que además les permite operar infraestructuras más pequeñas en la parte de tecnología.

En el caso del software como servicios, los contratantes además pueden reducir los costos por licenciamiento de los programas y en adquirir hardware necesario para gestionar las tareas en red, al utilizar las aplicaciones de negocios a través de internet. Esta reducción en el número de equipos, como servidores o bodegas de datos, se refleja en los costos de refrigeración, energía eléctrica, renovación tecnológica y alquiler de espacio físico.

Cabe anotar que las prestadoras de servicios son responsables por satisfacer las necesidades de sus clientes, para lo cual deben contar con infraestructura y personal especializado. La idea es generar economías de escala que les permitan aumentar su rentabilidad y ofrecer buenos servicios a precios competitivos.

  1. Reducción en áreas de soporte

Junto a las herramientas de software y hardware, a través del outsourcing, las empresas también pueden reducir sus áreas internas de tecnología: el mantenimiento, la actualización de las herramientas y el soporte técnico corren por cuenta del proveedor.

La reducción de estos costos operativos incluye la reducción en necesidades de capacitación, entrenamiento continuo y rotación de personal, al tiempo que ganan mayor flexibilidad para unir sus inversiones en TI con las necesidades del negocio. Entonces pueden contratar sólo los servicios y por el tiempo en que los necesitan.

Según los expertos, para una empresa pequeña es más rentable dedicarse a aquello que sabe hacer, que a administrar tecnología. Al fin y al cabo, el dinero que se invierte en infraestructura y en gestionar áreas internas de tecnología, puede usarse contratar sus servicios e infraestructura de TI.

  1. Rápido acceso a tecnología de punta

La tercerización permite que pequeñas y medianas empresas puedan tener soluciones tecnológicas de última generación que antes estaban reservadas a grandes conglomerados, con lo cual reduce las brechas de competitividad en términos de eficiencia e inversión. Estas iniciativas contemplan servicios en línea por demanda y computación en la nube.

Para varios expertos, el mayor valor que obtienen las empresas en crecimiento cuando tercerizan sus tecnologías es la posibilidad de trabajar con tecnología de punta sin incurrir en los altos costos de implementación y administración.

En cuanto a infraestructura y hardware, las empresas pueden contar con los equipos más recientes a una fracción de su costo. Al fin y al cabo, los proveedores no sólo configuran los equipos con la imagen corporativa de la empresa, sino que además incluyen el mantenimiento, la administración de mesas de ayuda y el licenciamiento de software, entre otras funciones.

  1. Tecnología en todo momento

El modelo de Software como servicios (Saas, por su sigla en inglés) está en auge. De forma similar a los servicios públicos domiciliarios, las empresas acceden a los programas que requieren para su operación a través de internet, para lo cual le pagan a un proveedor externo por el número de personas que accedieron a las aplicaciones o por el tiempo de uso del software.

Más allá del ahorro, estos servicios tienen como gran ventaja dar la posibilidad de acceder a la información empresarial desde cualquier lugar y por medio de diversos dispositivos, como teléfonos inteligentes y tabletas digitales. Ante todo, el usuario sólo necesita conexión a internet y un navegador compatible con las aplicaciones alquiladas.

El Saas requiere una baja inversión en infraestructura ni inversiones en actualización de recursos para su instalación. Así mismo, sus costos asociados se llevan directamente al estado de pérdidas y ganancias, lo que representa beneficios tributarios.

  1. Flexibilidad para crecer

Finalmente, la tercerización de IT también permite que las empresas eleven o reduzcan el uso de la tecnología que requieren, de acuerdo con sus necesidades. Así, por ejemplo, si la compañía debe aumentar su número de empleados, sólo debe solicitar el número de nuevos buzones de correo o usuarios de red para habilitarlos de inmediato.

Benéficos de subcontratar el servicio de Back office en una empresa.

El Back Office de una compañía engloba las tareas de gestión de los procesos administrativos, la contabilidad, seguimiento de clientes, gestión de recursos humanos… etc. En definitiva, las cuestiones internas orientadas a gestionar la propia empresa.

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El término de Back Office proviene de su opuesto “front office”, que es la parte de la empresa que tiene contacto directo con el cliente. Por lo que podemos traducirlo como la “trastienda”, la parte menos visible de una empresa.

Estas tareas administrativas pueden ser realizadas directamente por la empresa, o externalizadas a empresas especializadas en gestión de procesos de negocio. Los objetivos principales de la externalización son la mejora de la eficiencia y el ahorro de costes de la compañía.

¿Cuáles son las principales tareas relacionadas con la externalización del servicio de Back Office?

Las tareas más comunes cuando se externalizan este tipo de procesos son:

Digitalización, gestión e indexación de documentación electrónica:

La transformación y estructuración de la documentación física, papel, al entorno digital.

Verificación de datos:

Mediante el control de la información suministrada por los clientes durante el proceso de compra. Gracias a esta verificación se previene de posibles fraudes e impagos por parte de la empresa contratante.

Tramitación y custodia documental:

Este apartado consiste en proteger y comprobar la autenticidad de documentos, con garantías técnicas y legales, y de expedientes. Mediante la custodia de esta información por parte de un tercero, se asegura un acceso limitado al personal acreditado, además de una conservación óptima y segura.

Gestión de archivo temporal:

La supervisión de préstamos y devoluciones por parte de la empresa. Una de las tareas básicas de la gestión de Documentación de Expediente.

Tratamiento de facturación:

Algo fundamental en toda empresa, el control de la facturación. Este seguimiento comienza en el momento de la emisión y finaliza una vez que se realiza el cobro y vence la fecha de la factura.

Gestión de Cuentas a Cobrar:

Se trata del seguimiento y tramitación de servicios impagados. Mediante la gestión de este tipo de cuentas, se monitorea la evolución de las facturas impagadas hasta alcanzar una resolución favorable para la empresa.

¿Qué ventajas ofrece a una empresa externalizar el servicio de Back Office?

Las principales ventajas de la externalización de este tipo de procesos son:

  • Se minimizan los tiemposa la hora de gestionar los diferentes departamentos.
  • Se logra reducir los costes administrativos
  • Al contar un personal altamente cualificadopara este tipo de gestiones por parte de la empresa subcontratada, se optimiza el tiempo designado a estas tareas.
  • La mejora en el tiempo de respuestaayuda a que la experiencia del cliente sea notable.
  • La externalización de estas tareas administrativas permite a la empresa poder focalizar sus actividades hacia las tareas primordialesde la compañía.

 

Tendencias outsourcing en 2019

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La demanda privada continúa siendo una tendencia de crecimiento.

El negocio de outsourcing tecnológico continúa subiendo con el objetivo de las empresas de afrontar las innovaciones necesarias, la reducción de costes y la mejora de la calidad de sus servicios.

La parte de outsourcing dedicada a la gestión de infraestructuras se mantiene como el principal segmento de actividad.

Los sectores financieros y de telecomunicaciones siguen creciendo, mientras que la facturación del sector público disminuye.

Se prevé que la transformación digital de las empresas españolas y el desarrollo tecnológico en áreas como cloud, Big Data o de Inteligencia Artificial, seguirán impulsando la actividad de las empresas tecnológicas.

El outsourcing ya no es solo un ahorro de costes.

Originalmente, la principal ventaja de los servicios de outsourcing era la reducción de costes. Aunque ahora sigue siendo una de las principales ventajas, ya no es la más importante. El difícil acceso a recursos especializados ha reemplazado a la necesidad de reducir costes como el motivo principal por el que las empresas deciden contratar un servicio de outsourcing.

También se le da más importancia a la búsqueda de la transformación del negocio y de la innovación. Ya no basta con que los procesos de negocio se alineen con la tecnología, sino que esta se adapta al negocio para ser capaz de transformarlo.

Además, disponer de un servicio de outsourcing proporciona a una empresa más flexibilidad, mayor dedicación a su actividad principal y mayor especialización, mejorando así la calidad del servicio.

Contratación legal de servicios outsourcing.

El crecimiento de las TIC y la transformación digital de las empresas ha provocado un aumento de la necesidad de especialización para proyectos más complejos. A raíz de eso, cada vez más empresas deciden externalizar ciertos trabajos a terceros que puedan cumplir con los requisitos y funciones específicas.

Esta necesidad provocó también una cesión ilegal de trabajadores al producirse ciertas circunstancias, tales como la implicación de empresas que no ejercen las funciones relativas a su condición o que carecen de una organización propia y estable sin los medios necesarios para el desarrollo de su actividad.

Evolución de los servicios de outsourcing.

Este servicio ha evolucionado a lo largo de los años, convirtiéndose no solo en una forma de ahorrar costes, sino en un servicio que aporta valor y eficacia. Ha favorecido la aparición de la definición de modelos de trabajo, metodologías…

El resto de las ventajas que ofrece un servicio de outsourcing han ido desarrollándose y evolucionando hasta cobrar más importancia. Ofrece flexibilidad, ya que estos servicios los realizan terceros, externos a la empresa, y cualquier cambio de equipo o modificación no requiere alterar ninguna estructura de la empresa. Esta flexibilidad permite también ofrecer distintos modelos dentro de un servicio de outsourcing, dando así al cliente la posibilidad de elegir el modelo que más le convenga en función de sus necesidades.

Delegar ciertas actividades a terceros proporciona a una empresa mayor especialización, ya que esas actividades serán llevadas a cabo por profesionales especializados en las necesidades requeridas. Esto lleva también a otra de las ventajas de disponer de un servicio de outsourcing, y es que así la empresa puede centrarse más en su actividad principal.

En Profitline aplicamos un enfoque integral, orientado a los servicios y unos activos contrastados, bajo una sólida trayectoria de éxito en transformaciones de IT a gran escala. Nos centramos en la captación de talento como pilar fundamental para formar equipos de expertos, y mediante la utilización de diferentes metodologías, desarrollamos las distintas fases de un proyecto, desde la idea inicial hasta conseguir los beneficios y darle valor.

 

 

 

Las funciones de back office en una empresa

Un carro no puede arrancar si el motor está dañado. Lo mismo pasa con una empresa que no cuenta con un buen equipo de trabajo y un servicio de back office.

Una compañía se compone de tres partes: front office, middle office y back office. Esta categorización es más común en las compañías de servicios financieros, pero la mayoría de las compañías operan con el front office y back office.

Lee también: ¿Qué es el back office y cuáles son las ventajas de tercerizar este servicio?

El back office a veces se usa para describir todos los trabajos que no generan ingresos directamente, aún así, el personal de back office juega un rol importante en la operación de una empresa. Pero, ¿qué hace un back office? En general, esta área se encarga de brindar soporte para que el negocio principal funcione sin problemas.

Hoy en día, la mayoría de estos puestos están ubicados lejos de la sede de la compañía. Muchos se encuentran en ciudades donde el arriendo es más barato y la mano de obra es más económica. Como resultado, muchas empresas optan por subcontratar funciones de back office offshore para reducir aún más los costos.

Por otro lado, la tecnología le ha brindado a muchas empresas la oportunidad de permitir arreglos de trabajo remoto, en los cuales los empleados trabajan desde casa. Los beneficios incluyen el ahorro de alquiler y el aumento de la productividad. Además, el empleo remoto del personal administrativo permite a las empresas acceder al talento humano en diversas áreas y atraer a un grupo de personas más amplio.

Sigue leyendo para descubrir las diferentes funciones de back office en una empresa.

Las funciones de Back Office

Todas las empresas deben contar con un servicio de back office, pero hay dos formas de hacerlo. Puede ser un servicio interno, es decir, que lo lleven a cabo personas de la misma empresa, o externo, subcontratando a otra empresa distinta para que lleve a cabo las funciones o delegando esas tareas en empresas del mismo grupo empresarial.

Algunas de las cosas que un back office incluye tareas administrativas, gestión de recursos humanos, facturación, contabilidad, IT, cobro de cartera y comunicaciones. En esta ocasión nos vamos a enfocar en tres de las más comunes:

1. IT

Contar con herramientas tecnológicas básicas como teléfonos, computadores, programas de software y servidores para mantener el correo electrónico son una parte fundamental en la operación de una empresa y del servicio de back office. Si alguno de estos componentes falla, las tareas administrativas se ven afectadas inmediatamente, por esto es clave mantener al departamento de IT actualizado y en buen estado.

Por otro lado, el soporte post-venta o soporte técnico es indispensable para cualquier organización, ya que impacta directamente en la satisfacción del cliente y, por lo tanto, en la retención de clientes. Para esto es necesario contar con un equipo de profesionales donde los clientes puedan llamar para resolver sus dudas, preguntas o problemas relacionados con la garantía de su producto o servicio.

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El outsourcing de soporte de IT no sólo garantiza la satisfacción del cliente, sino que también libera a tu equipo de trabajo de administrar múltiples responsabilidades, lo que traduce a mayor productividad y retorno de inversión.

2. Cobro de Cartera

Para la mayoría de las empresas, tratar con clientes comerciales que tienen reputación de pagar tarde o no pagar puede ser un proceso complicado y estresante, especialmente si no cuentan con la suficiente experiencia.

Aquí es cuando cobra relevancia la subcontratación del servicio de cobro de cartera. Uno de los mayores beneficios es el ahorro de tiempo, puesto que el proveedor ya cuenta con un equipo especializado, con el conocimiento y las herramientas adecuadas para recuperar cuentas morosas, así no tendrás que preocuparte por hacerlo tu mismo.

Por otro lado, también ahorras dinero porque no tendrás que contratar y capacitar a un equipo de trabajo que se encargue del recaudo de cartera.

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3. Recursos Humanos

La gestión de recursos humanos solía ser una tarea relativamente sencilla. Esta área se encargaba de contrataciones y despidos, capacitación y resolver uno que otro desacuerdo entre empleados. Sin embargo, en la última década, la administración de recursos humanos se ha vuelto más compleja y conlleva más tareas.

Aunque algunos creen que el área de recursos humanos no cumple una tarea importante dentro de la empresa, ya que siendo parte del servicio de back office no aportan ingresos, no hay que olvidar que es una parte esencial para el soporte y la administración integral de cualquier organización.

No importa el tamaño o el sector de negocio, entre más personas nuevas lleguen a tu empresa, más papeleo tendrás que hacer, más atención tendrás que darle a los aportes de salud, cesantías y pensiones, y más leyes y regulaciones tendrás que aprender y cumplir. Son bastantes tareas administrativas que pueden abrumarte y perjudicar no solo tu productividad, sino la calidad de tu trabajo.

Si no cuentas con los recursos o tiempo, es momento de considerar subcontratar a un proveedor que te pueda brindar soluciones de gestión humana.

Conclusión

Ojalá que después de leer este post tengas una mejor idea de qué hace un back office y entender cómo todas las áreas que lo abarcan son imprescindibles para que una empresa funcione sin problemas.

En Profitline contamos con el personal, la experiencia y un portafolio integral de servicios de back office. Si quieres saber más información o si quieres  subcontratar algún servicio de back office, ¡Haz clic en el banner de abajo!

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¿Qué es el back office y cuáles son las ventajas de tercerizar este servicio?

Quiero saber qué es el back office y si debería externalizar este servicio.

Tratar de supervisar cada departamento de una empresa no es tarea fácil. Toda empresa quiere asegurarse de que todas sus operaciones funcionen sin problema alguno, incluyendo las de finanzas y contabilidad, pero muchas veces no alcanza el tiempo para encargarse de esta área.

Ya sea si no cuentas con el conocimiento, el personal o el tiempo para supervisar las operaciones contables de tu empresa, el outsourcing de back office es la solución ideal para asegurarte de mantener tu empresa al día.

Sigue leyendo porque en este post te explicamos qué es el back office y front office, y cuáles son las ventajas de tercerizar este servicio en tu empresa.

¿Qué es el Back Office?

El back office es un término anglosajón que significa “oficina trasera” y se refiere al departamento de una empresa que se encarga de todas las tareas que están detrás del negocio o que no requieren de contacto directo con los clientes.

La mayoría de veces, las grandes empresas están separadas por departamentos, así que las áreas que se consideran como back office son IT, recursos humanos, contabilidad, finanzas y comunicación. Estos departamentos no están en contacto directo con el cliente, sino que cumplen las funciones internas de gestión para lograr los objetivos.

Te puede interesar: Back Office, la importancia que tienen dentro de las empresas.

El back office es fundamental para que una empresa pueda operar sin interrupciones, y son especialmente importantes para las empresas de servicios financieros que deben cumplir con reglamentos estrictos.

¿Qué es el Front Office?

Su contraparte es el término “front office” y abarca todas las actividades que involucra el contacto directo con los clientes como el área comercial, marketing, relaciones públicas e incluso el sitio web de la empresa.

“El back office brinda soporte para alcanzar los objetivos y las promesas del equipo de front office”.

Algunos piensan que el personal de back office y front office no se mezclan y que no interactúan, pero esto es lejos de la verdad.

Por ejemplo: si un asesor comercial está vendiendo un equipo de fabricación, necesita la ayuda de las personas de back office para brindarle información sobre el inventario y precios, permaneciendo en constante contacto con ellos.

En la siguiente imagen puedes detallar las áreas que manejan estos dos departamentos:

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Los 4 beneficios de tercerizar el servicio de Back Office

El outsourcing de Back Office le brinda grandes ventajas a tu empresa a largo plazo. Aquí te presentamos algunas de sus ventajas:

1.Reduce los costos

Uno de los principales beneficios de tercerizar el servicio de back office es que no tienes que correr con los gastos de mantener un departamento de contabilidad dentro de tu empresa. Uno de los elementos más importantes a la hora de administrar tu empresa son las cuentas, por esto es muy importante mantenerlas organizadas adecuadamente y que el departamento sea gestionado y analizado por expertos.

La subcontratación de este servicio significa que no tienes que preocuparte por los enormes costos que conlleva contar con la última tecnología y software de contabilidad. Los proveedores de contabilidad de back office se encargan de invertir en tecnología y procesos para garantizar servicios confiables y sin interrupciones. Esto significa menos costos para ti, ya que no necesitas comprar herramientas y software caros.

2. Aumenta la competitividad de tu empresa

Cuando decides tercerizar el servicio de back office, puedes estar más tranquilo, lo cual te permite concentrarte en otros aspectos de prioridad de tu negocio. Te puedes enfocar en otras tareas empresariales como mejorar el servicio al cliente, implementar nuevas estrategias de mercadeo y optimizar la reputación de tu marca.

Vale mencionar que se ha demostrado que contar con un proveedor de outsourcing contribuye al crecimiento y desarrollo de las empresas. Además, el proveedor de este servicio te permitirá implementar solo los servicios que realmente necesitas, haciendo que sea más fácil alcanzar tus KPI y objetivos estratégicos.

3.Garantiza un servicio de calidad

Los proveedores de outsourcing de back office cuentan con equipos de trabajo especializados para manejar infraestructuras avanzadas y datos contables. No solo tienen las habilidades y la experiencia para administrar tus procesos, sino que están capacitados para ofrecer asesoramiento e implementar mejores prácticas que ayudarán a mejorar tus procesos internos. Además, puedes contar con informes precisos y rápidos cuando los necesite.

4. Reduce los riesgos

Los riesgos empresariales siempre están presentes, no importa en qué sector de mercado te desempeñas. Teniendo esto en cuenta, es importante contar con especialistas que cuenten con la experiencia y el conocimiento para saber cómo solucionar los problemas de manera adecuada y oportuna.

Además, dado que los servicios de contabilidad representan su negocio principal, es menos probable que cometan errores (ya sean errores matemáticos, registros perdidos, transacciones inapropiadas, entre otros).

Conclusión

Al tercerizar los procesos de back office puedes enfocarte en tu negocio y operaciones estratégicas, reducir costos, mitigar riesgos y recibir ayuda de profesionales con experiencia.

En Profitline podemos ayudarte en la gestión administrativa-financiera de tu empresa. Contamos con un equipo de trabajo calificado y enfocados en la mejora y el desarrollo de tu negocio. ¡Ponte en contacto con nosotros hoy!

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Beneficios de la tercerización de una empresa especializada en personal y nómina.

En estos días hay una gran cantidad de servicios disponibles. Uno de ellos es el servicio de outsourcing de administración de nómina para PYMES (pequeñas y medianas empresas).

La externalización de servicios de nómina es la contratación de un proveedor que maneja las finanzas y nómina de sus empleados.

Las responsabilidades de hacer la nómina de un empleador incluyen:

  • Presentación de informes trimestrales
  • Retención de impuestos de los empleados
  • Pago de las retenciones de impuestos
  • Gestión de aportaciones a planes de salud y de pensiones de los empleados
  • Manejo de las evaluaciones de licencia por incapacidad
  • Notificación al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) el alta y baja de empleados en la empresa

Estas tareas llevan mucho tiempo y pueden ser los dolores de cabeza para los dueños de negocios, especialmente cuando los impuestos se presentan tarde.

Una de las decisiones más importantes que puedes tomar como dueño es externalizar (o no) tu nómina, ya que eso puede afectar directamente tu administración de recursos humanos.

Consideramos en este artículo las ventajas outsourcing.

  • Ahorro de tiempo: El proceso de hacer la nómina consume mucho tiempo. La externalización de la nómina libera una buena cantidad de tiempo al personal para hacer actividades más importantes de valor añadido y que genere ingresos.
  • Ahorro de costos: Si tu empresa tiene menos de 20 empleados, hay una gran probabilidad de que puedas ahorrar dinero mediante la externalización de tus operaciones de nómina. Averigua cuántas horas tus empleados se dedican a las actividades relacionados con la nómina, calcula cuánto estás gastando y compara la cantidad de los planes ofrecidos por varios proveedores de nómina-servicios.

Desventajas:

  • Pérdida de control: La entrega de las operaciones de tu nómina a un tercero te quita control sobre la información financiera y sobre los datos confidenciales asociados a ella. Además, los datos podrían ser menos accesibles para tu empresa porque se almacena en el servidor de la empresa que prestará ese servicio.
  • Amenaza para la seguridad y confidencialidad: La sangre vital de cualquier negocio es la información que se mantiene en funcionamiento. Si la nómina, registros médicos o cualquier otra información confidencial que tienes se transmiten a la empresa de outsourcing, existe el riesgo de que la confidencialidad pueda verse comprometida.

De externalizar o no, las decisiones deben ser abordadas a través de un examen cuidadoso de los beneficios potenciales en relación con el impacto organizacional que vendrán con la decisión y, debe tener lineamientos establecidos para la tarea que estos ‘terceros’ tendrían que hacer y también una lista de controles a los que deberán someterse regularmente.

 

Para mayor información puede acceder a http://blog.edenred.mx/administraci%C3%B3n-de-n%C3%B3mina-ventajas-y-desventajas-del-outsourcing

Beneficios de la implementación de NIIF en las empresas.

Aunque sea una exigencia impuesta por la Supersociedades, la implementación de las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) se han tornado una herramienta estratégica para las empresas en Colombia que con ideas transformadoras están desarrollando, a corto o mediano plazo, actividades mercantiles con terceros (clientes – proveedores) del exterior. Muchos importadores y exportadores estaban esperando este proceso de tendencia.

Las compañías y personas naturales que se ven en la obligación de implementar NIIF, deberán realizar los Estados Financieros bajo estas condiciones, así que estarán al mismo nivel que los competidores extranjeros y será una ventaja, ya que se hablará con los mismos términos financieros. Las NIIF aumentaran la comparabilidad y la transparencia de la información financiera, de esta forma se agilizan los negocios más entre los empresarios colombianos y extranjeros, que entre los empresarios colombianos.

Enumeremos algunos beneficios al implementar NIIF:

  • Facilitar la lectura y análisis de los Estados Financieros de empresas colombianas en distintos países.
  • Permitir a las empresas colombianas posicionarse en el mercado internacional.
  • Mejorar la competitividad en las empresas colombianas.
  • Incrementar la comparabilidad entre empresas colombianas y extranjeras.
  • Transparencia de la información financiera.
  • Agilizar los negocios entre empresas colombianas y extranjeras.
  • Brindar credibilidad y facilitar el acceso al sistema financiero y oportunidades de inversión.

Vale la pena aclarar, que la implementación de las NIIF no solo beneficiará a la compañía con visión internacional de negocios, también beneficiará a las entidades internamente, ya que será un proceso de cambio beneficioso que abarca no solo al departamento contable, sino a todos los partícipes de la empresa desde la Junta Directiva hasta operarios. De entrada, recuerde el manual de políticas y procedimientos, las revelaciones, entre muchos cambios a generarse.

 

Para mayor información puede acceder a http://www.portafolio.co/negocios/empresas/niif-traen-ventajas-28782

Back Office, la importancia que tienen dentro de las empresas.

Toda empresa requiere una buena estructura en la cual apoyarse para poder mantenerse activo en su mercado. Back office o “trastienda” es una herramienta con la que puede contar tanto grandes empresas como pymes, a la que últimamente se está prestando mayor atención, al convertirse en un área cada día más importante, porque, aunque “oculto”, maneja todas las acciones fundamentales para que un negocio genere un buen resultado y más beneficios.

A su vez, podemos pensar que para sacar adelante una compañía los departamentos de las que depende el éxito de ventas son las que poseen una relación directa con el público, Javier Fuentes Merino, CEO de Grupo Venta Proactiva, afirma que tanto las áreas comerciales, como las de operaciones o cualquier otro contemplado dentro de la empresa, no tendrán un funcionamiento eficaz sin un adecuado y eficiente Back Office sobre el que sustentarse.

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El objetivo principal y con mayor importancia en esta área es mejorar la calidad de la venta forma global. Por esta razón, Javier Fuentes Merino considera que “es una de las divisiones en las que hay que poner más recursos y prestar gran atención”. También explica que, esta área tiene varias funciones como:

  • La verificación del control de pedidos.
  • Documentación.
  • Resolución de incidencias.
  • Realizar seguimiento, a través de llamadas y correo electrónico, a los clientes que han contratado los servicios que ofrece la empresa.
  • Recuperación y verificación de datos y posterior puesta en valor.
  • Aumento de la eficacia, al mejorar los procedimientos del servicio.
  • La simplificación de tareas.
  • La fluidez de la comunicación entre los departamentos, lo que deriva en una mayor claridad en el reparto de tareas.

Para que el Back Office ofrezca buenos resultados es primordial que la compañía esté adaptada a las TICs. Según afirma Javier Fuentes Merino “en este momento, en el que la mayoría del trabajo se lleva a cabo mediante el uso de nuevas tecnologías, es absolutamente necesario que Back Office cuente con las herramientas necesarias para poder sacar adelante su trabajo y estar a la altura de las exigencias del cliente. Por ello el uso de aplicaciones, tabletas, Internet, etc. es fundamental. Estos sistemas hacen el trabajo más preciso, instantáneo y eficiente y, por tanto, de mayor calidad”.

 

Para mayor información puede acceder a http://www.anced.es/index.php/noticias/151-las-empresas-impulsan-su-back-office-para-obtener-mas-beneficios