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Soluciones de Outsourcing ó Tercerización de Procesos de Negocio

Hacia un Nuevo Paradigma en la Optimización de los procesos de Back Office

La nueva era digital llega cargada de innovaciones tecnológicas que, de una manera o de otra, afectan a todos los ámbitos de la empresa y en particular a la función financiera. Desde hace unos años hemos venido observando como toda esta corriente de innovación ataca directamente a la manera de ejecutar todos los procesos y tareas del área financiera, la automatización de procesos a través de RPA, la mejora de las capacidades de reporting y análisis de la información a través de herramientas de data & analytics, el incremento de la agilidad con la incorporación de soluciones de movilidad, la mejora en la seguridad y confianza en las transacciones a través de blockchain…y por supuesto la optimización de los tradicionales ERP a través especialmente de tecnologías cloud y bases de datos in memory.

mbo-experts-1El actual contexto es clave para la evolución de los ERP por parte de las compañías. Tras décadas con mínimos cambios de calado, en los que el propio ERP se adaptaba a los procesos de las compañías a través de complejos y costosos desarrollos, el enfoque ha girado 180º, ahora se cuenta con un producto mucho más avanzado tecnológicamente en el que las bases de datos in memory permiten procesamientos de datos ágiles y en tiempo real además de la utilización de tecnología cloud que facilita las implantaciones rápidas y estandarizadas. Los fabricantes han evolucionado también sus productos aplicando la experiencia de las últimas décadas para ofrecer soluciones orientadas a los procesos reales de las compañías basados en sus mejores prácticas, ofreciendo nuevos productos, llegando a casos plug & play, con mínimas adaptaciones y con tiempos de implantación mucho más cortos que el de los tradicionales ERP.

Es por esto que actualmente la mayoría de las compañías viven en la incertidumbre del momento en el que migrar su actual ERP, cual es la solución que más se adapta a sus necesidades, como este cambio afectará a todo su modelo operativo…Se prevé que en los próximos 5 años se viva una nueva ola de migraciones y nuevas implantaciones de ERP, como ya se vio hace unos años.

Errores que se Deben Evitar al Automatizar Procesos de Back Office

Los procesos de digitalización que en los últimos años se están implementando en las empresas no son una moda pasajera. La digitalización es un paradigma garantizado a largo plazo por los beneficios que genera en cuanto a eficiencia operativa, incremento de calidad y ahorro de costos.

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En este contexto ha surgido el uso de tecnología de Automatización de Escritorio que permite gestionar la información en diferentes aplicaciones de forma autónoma y ágil, lo que supone altos niveles de productividad. Esta tecnología también conocida como Robotización Automatizada de Procesos de Negocio permite al agente de Back-Office traspasar parte de su actividad a robots que actúan directamente sobre su flujo de trabajo.

Antes de comenzar con el proceso de automatización del Back-Office es importarte tener en cuenta algunos errores a evitar que ayudarán a prevenir posibles sobrecostos.

El primer y gran error es querer ir demasiado rápido. Al ejecutar este proceso es necesario tener en cuenta la madurez de la empresa en cuanto a su propia transformación digital y muchas veces se empieza directamente por la implementación de nuevas tecnologías. Sin embargo, no hacer un análisis riguroso del punto de partida causará ineficiencias que se traducirán en sobrecostos y en la disminución de la satisfacción del cliente final.

Un análisis previo de los procesos que estamos ejecutando nos ayudará a sortear este primer obstáculo. Tener en cuenta el volumen de actividad de cada proceso, el tiempo medio y los recursos que dedicamos a cada gestión junto con la eficiencia en términos de recursos, tiempo dedicado y satisfacción del cliente, nos ayudará a priorizar los procesos que debemos automatizar primero. Las métricas de calidad permiten localizar ineficiencias y detectar oportunidades de mejora en cada uno de los procesos.

El segundo error es no tener una visión de conjunto. En un principio puede parecer lógico realizar una automatización de nuestros procesos de Back-Office empezando por aquellos donde una digitalización temprana va a aportar más beneficios.

Sin embargo, no siempre podemos empezar por donde más nos convenga, sino que tenemos que prever cómo interactuarán los procesos automatizados con aquellos que están pendientes de digitalizarse. El mapeado realizado previamente debe proporcionarnos una ruta a seguir que nos ayude a evitar nuevas ineficiencias durante el periodo de transición.

El tercer error deriva de los anteriores y es automatizar todos los procesos por igual. No todos pueden o deben ser plenamente automatizados. Una elección errónea puede provocar que el agente tenga que intervenir demasiadas veces e incluso puede derivar en nuevas tareas que eliminen cualquier posible beneficio de la robotización.

Para poder calificar un proceso como apto para su automatización se deben cumplir ciertos requisitos como la facilidad a la hora de descomponerlo en reglas definidas, que tenga un alto volumen de transacciones, que sea un proceso con acceso a varios sistemas, que genere errores y sea propenso a rehacer el trabajo, que requiera poca intervención humana y que genere un porcentaje bajo de excepciones.

La transición a un Back-Office digital puede ser un proceso largo. Esta transición genera nuevas necesidades a la empresa, como contar con personal o proveedores especialmente cualificados para esta nueva era digital, pero sin duda los beneficios sobrepasarán el esfuerzo invertido.

 

Benéficos de subcontratar el servicio de Back office en una empresa.

El Back Office de una compañía engloba las tareas de gestión de los procesos administrativos, la contabilidad, seguimiento de clientes, gestión de recursos humanos… etc. En definitiva, las cuestiones internas orientadas a gestionar la propia empresa.

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El término de Back Office proviene de su opuesto “front office”, que es la parte de la empresa que tiene contacto directo con el cliente. Por lo que podemos traducirlo como la “trastienda”, la parte menos visible de una empresa.

Estas tareas administrativas pueden ser realizadas directamente por la empresa, o externalizadas a empresas especializadas en gestión de procesos de negocio. Los objetivos principales de la externalización son la mejora de la eficiencia y el ahorro de costes de la compañía.

¿Cuáles son las principales tareas relacionadas con la externalización del servicio de Back Office?

Las tareas más comunes cuando se externalizan este tipo de procesos son:

Digitalización, gestión e indexación de documentación electrónica:

La transformación y estructuración de la documentación física, papel, al entorno digital.

Verificación de datos:

Mediante el control de la información suministrada por los clientes durante el proceso de compra. Gracias a esta verificación se previene de posibles fraudes e impagos por parte de la empresa contratante.

Tramitación y custodia documental:

Este apartado consiste en proteger y comprobar la autenticidad de documentos, con garantías técnicas y legales, y de expedientes. Mediante la custodia de esta información por parte de un tercero, se asegura un acceso limitado al personal acreditado, además de una conservación óptima y segura.

Gestión de archivo temporal:

La supervisión de préstamos y devoluciones por parte de la empresa. Una de las tareas básicas de la gestión de Documentación de Expediente.

Tratamiento de facturación:

Algo fundamental en toda empresa, el control de la facturación. Este seguimiento comienza en el momento de la emisión y finaliza una vez que se realiza el cobro y vence la fecha de la factura.

Gestión de Cuentas a Cobrar:

Se trata del seguimiento y tramitación de servicios impagados. Mediante la gestión de este tipo de cuentas, se monitorea la evolución de las facturas impagadas hasta alcanzar una resolución favorable para la empresa.

¿Qué ventajas ofrece a una empresa externalizar el servicio de Back Office?

Las principales ventajas de la externalización de este tipo de procesos son:

  • Se minimizan los tiemposa la hora de gestionar los diferentes departamentos.
  • Se logra reducir los costes administrativos
  • Al contar un personal altamente cualificadopara este tipo de gestiones por parte de la empresa subcontratada, se optimiza el tiempo designado a estas tareas.
  • La mejora en el tiempo de respuestaayuda a que la experiencia del cliente sea notable.
  • La externalización de estas tareas administrativas permite a la empresa poder focalizar sus actividades hacia las tareas primordialesde la compañía.

 

Las funciones de back office en una empresa

Un carro no puede arrancar si el motor está dañado. Lo mismo pasa con una empresa que no cuenta con un buen equipo de trabajo y un servicio de back office.

Una compañía se compone de tres partes: front office, middle office y back office. Esta categorización es más común en las compañías de servicios financieros, pero la mayoría de las compañías operan con el front office y back office.

Lee también: ¿Qué es el back office y cuáles son las ventajas de tercerizar este servicio?

El back office a veces se usa para describir todos los trabajos que no generan ingresos directamente, aún así, el personal de back office juega un rol importante en la operación de una empresa. Pero, ¿qué hace un back office? En general, esta área se encarga de brindar soporte para que el negocio principal funcione sin problemas.

Hoy en día, la mayoría de estos puestos están ubicados lejos de la sede de la compañía. Muchos se encuentran en ciudades donde el arriendo es más barato y la mano de obra es más económica. Como resultado, muchas empresas optan por subcontratar funciones de back office offshore para reducir aún más los costos.

Por otro lado, la tecnología le ha brindado a muchas empresas la oportunidad de permitir arreglos de trabajo remoto, en los cuales los empleados trabajan desde casa. Los beneficios incluyen el ahorro de alquiler y el aumento de la productividad. Además, el empleo remoto del personal administrativo permite a las empresas acceder al talento humano en diversas áreas y atraer a un grupo de personas más amplio.

Sigue leyendo para descubrir las diferentes funciones de back office en una empresa.

Las funciones de Back Office

Todas las empresas deben contar con un servicio de back office, pero hay dos formas de hacerlo. Puede ser un servicio interno, es decir, que lo lleven a cabo personas de la misma empresa, o externo, subcontratando a otra empresa distinta para que lleve a cabo las funciones o delegando esas tareas en empresas del mismo grupo empresarial.

Algunas de las cosas que un back office incluye tareas administrativas, gestión de recursos humanos, facturación, contabilidad, IT, cobro de cartera y comunicaciones. En esta ocasión nos vamos a enfocar en tres de las más comunes:

1. IT

Contar con herramientas tecnológicas básicas como teléfonos, computadores, programas de software y servidores para mantener el correo electrónico son una parte fundamental en la operación de una empresa y del servicio de back office. Si alguno de estos componentes falla, las tareas administrativas se ven afectadas inmediatamente, por esto es clave mantener al departamento de IT actualizado y en buen estado.

Por otro lado, el soporte post-venta o soporte técnico es indispensable para cualquier organización, ya que impacta directamente en la satisfacción del cliente y, por lo tanto, en la retención de clientes. Para esto es necesario contar con un equipo de profesionales donde los clientes puedan llamar para resolver sus dudas, preguntas o problemas relacionados con la garantía de su producto o servicio.

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El outsourcing de soporte de IT no sólo garantiza la satisfacción del cliente, sino que también libera a tu equipo de trabajo de administrar múltiples responsabilidades, lo que traduce a mayor productividad y retorno de inversión.

2. Cobro de Cartera

Para la mayoría de las empresas, tratar con clientes comerciales que tienen reputación de pagar tarde o no pagar puede ser un proceso complicado y estresante, especialmente si no cuentan con la suficiente experiencia.

Aquí es cuando cobra relevancia la subcontratación del servicio de cobro de cartera. Uno de los mayores beneficios es el ahorro de tiempo, puesto que el proveedor ya cuenta con un equipo especializado, con el conocimiento y las herramientas adecuadas para recuperar cuentas morosas, así no tendrás que preocuparte por hacerlo tu mismo.

Por otro lado, también ahorras dinero porque no tendrás que contratar y capacitar a un equipo de trabajo que se encargue del recaudo de cartera.

También te puede interesar: Contratar un servicio de cobro de cartera: las 4 cosas que debes saber

3. Recursos Humanos

La gestión de recursos humanos solía ser una tarea relativamente sencilla. Esta área se encargaba de contrataciones y despidos, capacitación y resolver uno que otro desacuerdo entre empleados. Sin embargo, en la última década, la administración de recursos humanos se ha vuelto más compleja y conlleva más tareas.

Aunque algunos creen que el área de recursos humanos no cumple una tarea importante dentro de la empresa, ya que siendo parte del servicio de back office no aportan ingresos, no hay que olvidar que es una parte esencial para el soporte y la administración integral de cualquier organización.

No importa el tamaño o el sector de negocio, entre más personas nuevas lleguen a tu empresa, más papeleo tendrás que hacer, más atención tendrás que darle a los aportes de salud, cesantías y pensiones, y más leyes y regulaciones tendrás que aprender y cumplir. Son bastantes tareas administrativas que pueden abrumarte y perjudicar no solo tu productividad, sino la calidad de tu trabajo.

Si no cuentas con los recursos o tiempo, es momento de considerar subcontratar a un proveedor que te pueda brindar soluciones de gestión humana.

Conclusión

Ojalá que después de leer este post tengas una mejor idea de qué hace un back office y entender cómo todas las áreas que lo abarcan son imprescindibles para que una empresa funcione sin problemas.

En Profitline contamos con el personal, la experiencia y un portafolio integral de servicios de back office. Si quieres saber más información o si quieres  subcontratar algún servicio de back office, ¡Haz clic en el banner de abajo!

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¿Qué es el back office y cuáles son las ventajas de tercerizar este servicio?

Quiero saber qué es el back office y si debería externalizar este servicio.

Tratar de supervisar cada departamento de una empresa no es tarea fácil. Toda empresa quiere asegurarse de que todas sus operaciones funcionen sin problema alguno, incluyendo las de finanzas y contabilidad, pero muchas veces no alcanza el tiempo para encargarse de esta área.

Ya sea si no cuentas con el conocimiento, el personal o el tiempo para supervisar las operaciones contables de tu empresa, el outsourcing de back office es la solución ideal para asegurarte de mantener tu empresa al día.

Sigue leyendo porque en este post te explicamos qué es el back office y front office, y cuáles son las ventajas de tercerizar este servicio en tu empresa.

¿Qué es el Back Office?

El back office es un término anglosajón que significa “oficina trasera” y se refiere al departamento de una empresa que se encarga de todas las tareas que están detrás del negocio o que no requieren de contacto directo con los clientes.

La mayoría de veces, las grandes empresas están separadas por departamentos, así que las áreas que se consideran como back office son IT, recursos humanos, contabilidad, finanzas y comunicación. Estos departamentos no están en contacto directo con el cliente, sino que cumplen las funciones internas de gestión para lograr los objetivos.

Te puede interesar: Back Office, la importancia que tienen dentro de las empresas.

El back office es fundamental para que una empresa pueda operar sin interrupciones, y son especialmente importantes para las empresas de servicios financieros que deben cumplir con reglamentos estrictos.

¿Qué es el Front Office?

Su contraparte es el término “front office” y abarca todas las actividades que involucra el contacto directo con los clientes como el área comercial, marketing, relaciones públicas e incluso el sitio web de la empresa.

“El back office brinda soporte para alcanzar los objetivos y las promesas del equipo de front office”.

Algunos piensan que el personal de back office y front office no se mezclan y que no interactúan, pero esto es lejos de la verdad.

Por ejemplo: si un asesor comercial está vendiendo un equipo de fabricación, necesita la ayuda de las personas de back office para brindarle información sobre el inventario y precios, permaneciendo en constante contacto con ellos.

En la siguiente imagen puedes detallar las áreas que manejan estos dos departamentos:

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Los 4 beneficios de tercerizar el servicio de Back Office

El outsourcing de Back Office le brinda grandes ventajas a tu empresa a largo plazo. Aquí te presentamos algunas de sus ventajas:

1.Reduce los costos

Uno de los principales beneficios de tercerizar el servicio de back office es que no tienes que correr con los gastos de mantener un departamento de contabilidad dentro de tu empresa. Uno de los elementos más importantes a la hora de administrar tu empresa son las cuentas, por esto es muy importante mantenerlas organizadas adecuadamente y que el departamento sea gestionado y analizado por expertos.

La subcontratación de este servicio significa que no tienes que preocuparte por los enormes costos que conlleva contar con la última tecnología y software de contabilidad. Los proveedores de contabilidad de back office se encargan de invertir en tecnología y procesos para garantizar servicios confiables y sin interrupciones. Esto significa menos costos para ti, ya que no necesitas comprar herramientas y software caros.

2. Aumenta la competitividad de tu empresa

Cuando decides tercerizar el servicio de back office, puedes estar más tranquilo, lo cual te permite concentrarte en otros aspectos de prioridad de tu negocio. Te puedes enfocar en otras tareas empresariales como mejorar el servicio al cliente, implementar nuevas estrategias de mercadeo y optimizar la reputación de tu marca.

Vale mencionar que se ha demostrado que contar con un proveedor de outsourcing contribuye al crecimiento y desarrollo de las empresas. Además, el proveedor de este servicio te permitirá implementar solo los servicios que realmente necesitas, haciendo que sea más fácil alcanzar tus KPI y objetivos estratégicos.

3.Garantiza un servicio de calidad

Los proveedores de outsourcing de back office cuentan con equipos de trabajo especializados para manejar infraestructuras avanzadas y datos contables. No solo tienen las habilidades y la experiencia para administrar tus procesos, sino que están capacitados para ofrecer asesoramiento e implementar mejores prácticas que ayudarán a mejorar tus procesos internos. Además, puedes contar con informes precisos y rápidos cuando los necesite.

4. Reduce los riesgos

Los riesgos empresariales siempre están presentes, no importa en qué sector de mercado te desempeñas. Teniendo esto en cuenta, es importante contar con especialistas que cuenten con la experiencia y el conocimiento para saber cómo solucionar los problemas de manera adecuada y oportuna.

Además, dado que los servicios de contabilidad representan su negocio principal, es menos probable que cometan errores (ya sean errores matemáticos, registros perdidos, transacciones inapropiadas, entre otros).

Conclusión

Al tercerizar los procesos de back office puedes enfocarte en tu negocio y operaciones estratégicas, reducir costos, mitigar riesgos y recibir ayuda de profesionales con experiencia.

En Profitline podemos ayudarte en la gestión administrativa-financiera de tu empresa. Contamos con un equipo de trabajo calificado y enfocados en la mejora y el desarrollo de tu negocio. ¡Ponte en contacto con nosotros hoy!

Si quieres aprender más sobre el servicio de back office, ¡comunícate con nosotros aquí!

Back Office, la importancia que tienen dentro de las empresas.

Toda empresa requiere una buena estructura en la cual apoyarse para poder mantenerse activo en su mercado. Back office o “trastienda” es una herramienta con la que puede contar tanto grandes empresas como pymes, a la que últimamente se está prestando mayor atención, al convertirse en un área cada día más importante, porque, aunque “oculto”, maneja todas las acciones fundamentales para que un negocio genere un buen resultado y más beneficios.

A su vez, podemos pensar que para sacar adelante una compañía los departamentos de las que depende el éxito de ventas son las que poseen una relación directa con el público, Javier Fuentes Merino, CEO de Grupo Venta Proactiva, afirma que tanto las áreas comerciales, como las de operaciones o cualquier otro contemplado dentro de la empresa, no tendrán un funcionamiento eficaz sin un adecuado y eficiente Back Office sobre el que sustentarse.

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El objetivo principal y con mayor importancia en esta área es mejorar la calidad de la venta forma global. Por esta razón, Javier Fuentes Merino considera que “es una de las divisiones en las que hay que poner más recursos y prestar gran atención”. También explica que, esta área tiene varias funciones como:

  • La verificación del control de pedidos.
  • Documentación.
  • Resolución de incidencias.
  • Realizar seguimiento, a través de llamadas y correo electrónico, a los clientes que han contratado los servicios que ofrece la empresa.
  • Recuperación y verificación de datos y posterior puesta en valor.
  • Aumento de la eficacia, al mejorar los procedimientos del servicio.
  • La simplificación de tareas.
  • La fluidez de la comunicación entre los departamentos, lo que deriva en una mayor claridad en el reparto de tareas.

Para que el Back Office ofrezca buenos resultados es primordial que la compañía esté adaptada a las TICs. Según afirma Javier Fuentes Merino “en este momento, en el que la mayoría del trabajo se lleva a cabo mediante el uso de nuevas tecnologías, es absolutamente necesario que Back Office cuente con las herramientas necesarias para poder sacar adelante su trabajo y estar a la altura de las exigencias del cliente. Por ello el uso de aplicaciones, tabletas, Internet, etc. es fundamental. Estos sistemas hacen el trabajo más preciso, instantáneo y eficiente y, por tanto, de mayor calidad”.

 

Para mayor información puede acceder a http://www.anced.es/index.php/noticias/151-las-empresas-impulsan-su-back-office-para-obtener-mas-beneficios

 

Tips para llegar a entender el funcionamiento del Back Office en la gestión de las compañías.

Para mantener una adecuada gestión empresarial no sólo es importante el trabajo que se efectúa de cara al cliente, sino que, y gracias al Back Office, es de suma importancia apostar por un control óptimo en la que respecta al soporte interno de una compañía.

¿En qué consiste el Back Office y qué tareas efectúa?

El Back Office “oficina trasera” es el conjunto de tareas relacionadas con la parte interna de una compañía, en sí, con la contabilidad, administración, gestión de datos de clientes o gestión de recursos humanos.

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Debido a la implementación del Back Office, las empresas que principalmente poseen una actividad de venta directa al público, pueden llegar a ser más rentables, eficientes y mejorar su productividad. Las actividades propias del Back Office pueden realizarse de manera interna en la empresa o externalizarlas, esta decisión depende de los recursos económicos y tecnológicos con los que cuenta la empresa.

El término Back Office deriva del llamado Front Office, es decir, de todas las tareas que se proceden de la relación directa entre la compañía y el cliente, independientemente de cómo se produzca dicho contacto estos pueden ser (Físico, telefónica, e-mail o web).

Por lo general, los procedimientos asociados al Back Office son desarrollados antes o después de tener un contacto empresa cliente: ventas, recolección de datos en un formulario, contacto telefónico, entre otros.

Las actividades más frecuentas del Back Office en una empresa son:

  • Administrativas.
  • Facturación.
  • Gestión de pedidos.
  • Gestión de cobros y facturas pendientes.

Con el constante avance de las nuevas tecnologías muchas compañías, para seguir siendo competitivas en su entorno, se han visto en la obligación de implementar diversas soluciones que respondan a sus necesidades para mejorar su eficiencia y control interno.

Para ampliar este tema puede acceder a http://www.aliquo.software/claves-back-office/

 

 

Tendencia El auge que está presentando el entorno del Outsourcing

Hoy en día, las empresas que ofrecen servicios dirigidos al Outsourcing o Back Office en Colombia han construido una industria de crecimiento sostenible. Expertos pronostican, que estas empresas revolucionaran el ambiente financiero colombiano. A través de distintas alternativas, los servicios contenidos en el área de Outsourcing se han adaptado de forma rápida y eficaz a las diferentes necesidades que presenta el mercado para facilitar el desarrollo y consolidación de empresas nacionales y extranjeras en Colombia.

El Outsourcing le permite a las grandes empresas ahorrar tiempo y costos en procesos complejos que requieren una respuesta ágil, y en las pequeñas y medianas, acceder a servicios compartidos que individualmente no podrían adquirir por sus altos costos.

¿Qué es Outsourcing? Una Práctica Organizacional Para el Crecimiento Empresarial: ¡La guía en donde encuentras todo lo que debes saber sobre la tercerización!

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Las diferentes formas que el Outsourcing o tercerización han impactado positivamente en la resolución de problemas para las nuevas empresas en Colombia. Se resalta el papel que cumple la tercerización en el área de Recursos Humanos RRHH, como una medida de simplificación de procesos dentro de las empresas, permitiendo que los equipos de las mismas se concentren en actividades que generen un valor agregado.

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Los servicios de Outsourcing de reclutamiento, nomina, desarrollo humano y capacitación entre otros, hacen que la productividad aumente y permita a la gerencia de la empresa pueda ocuparse de tareas más importantes y generar una mayor productividad para la compañía.

De esta manera, los empresarios afirman que la tercerización del manejo del equipo de trabajo, facilita significativamente el reclutamiento de personal y el manejo del mismo a través de la información como: Salarios, seguridad social y descuentos. A su vez, estas medidas de protección a inversionistas se derivan de los tratados comerciales que el país ha consolidado en los últimos años con países potencia como Estados Unidos, la Unión Europea o Corea del Sur.

El Outsourcing implica replantear una determinada actividad de la empresa, que incluye la transferencia de la operación de procesos importantes hacia un proveedor especializado. El Back Office financiero y administrativo en Colombia se constituye como una herramienta la cual permite implementar sistemas y procedimientos contables y financieros adecuados que aseguren el manejo cuidadoso de la información financiera, y a su vez establecer esquemas funcionales que faciliten a la compañía el cumplimiento de sus obligaciones de carácter legal y tributario relacionadas con la información contable.

Para ampliar esta información puede acceder a  http://www.bizlatinhub.com/es/el-auge-del-outsourcing-en-colombia-y-sus-ventajas/

¿Por qué externalizar sus procesos Back Office?

El papel que cumple el Back Office de una compañía es sumamente importante debido a que engloba todas las tareas de gestión de procesos administrativos, contables, seguimiento de clientes, gestión de recursos humanos, entre otros. En definitiva, las cuestiones internas orientadas a gestionar la misma empresa.

El término de Back Office, proviene de su opuesto “Front Office”, que es el encargado de la parte de la empresa que posee un contacto directo con el cliente. Por lo que se le puede definir como la “trastienda”, la parte menos visible de una empresa.

Estas tareas administrativas pueden ser realizadas directamente por la compañía, o ser externalizadas a empresas especializadas en gestión de procesos de negocios. Los objetivos principales de la externalización son: La mejora de la eficiencia y el considerable ahorro de costes para la empresa.

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Las principales tareas que ofrece la externalización de servicios de Back Office son:

  • Digitalización, gestión e indexación de documentos electrónicos
  • Verificación de datos
  • Tramitación y custodia documental
  • Gestión de archivo temporal
  • Tratamiento de facturación
  • Gestión de Nómina
  • Gestión de cuentas por cobrar
  • Activos fijos y control de inventarios

Las principales ventajas que ofrece la externalización de este tipo de procesos son:

  • Minimización de tiempos a la hora de gestionar los diferentes departamentos de la compañía.
  • Se reduce los costes administrativos notablemente.
  • Debido a que se cuenta con un personal altamente calificado para este tipo de gestiones por parte de la empresa subcontratada, se optimiza el tiempo designado a estas tareas.
  • Se optimiza el tiempo de respuesta, ayudando a que la experiencia del cliente sea notable.
  • La externalización de estas tareas administrativas, permite que la empresa pueda enfocarse en sus actividades hacia las tareas primordiales de la compañía.

 

Para ampliar esta información acceda a http://es.kroll.com/security/policy-planning/

Tendencia El mundo de los sistemas ERP

La industria de la tecnología crece sin precedentes para el 2016, muchas empresas se mantienen cautelosas al momento de realizar cambios representativos en su infraestructura TI, esto se debe a la incertidumbre económica y al deseo de ampliar la vida útil de las instalaciones existentes. Pero sin duda, el potencial de una transformación mayor en la industria nunca había sido tan real.erp

Para el 2016 se experimentarán cambios y tendencias significativas en los sistemas de ERP, como:

  • La nube se complejiza: Hoy en día, la mayoría de las empresas usan la nube para almacenar cierta información. La evolución de software como servicios (SaaS) a entornos híbridos, prestando servicios en la nube con mayor agilidad en actualizaciones de esta, sigue avanzando conforme más organizaciones opten por una arquitectura bimodal. Recientes investigaciones realizadas por Stanford’s Jonathan Koomey and Anthesis Group’s Jon Taylor, sobre el uso de servidores, dan a conocer que los servidores de centros de datos corporativos logran en promedio un 5% a un 15% de su informática máxima en el transcurso del año. A su vez, el 30% de los servidores físicos están en “coma”, esto significa que este grupo no ofreció servicios de informática en seis meses o más generando así una presión para identificar y eliminar dichos servidores que continúan en “coma”, debido a que esto constituye un paso esencial en la administración del consumo energético. A su vez, se generarán estudios para aumentar el aprovechamiento del potencial de la capacidad que no se utiliza como parte de un servicio compartido en un modelo distribuido de computación en nube, lo cual permite que los centros de datos corporativos puedan vender su exceso de capacidad en un mercado abierto.
  • La arquitectura gana sobre la tecnología: Si bien la tecnología del centro de datos posee un papel importante en asegurar la eficiencia y disponibilidad, sus operadores se enfocan menos en la tecnología y muchos más en la arquitectura la cual se implementa. “Vamos a más clientes, quienes antes preferían una arquitectura de potencial tradicional Tier 3 o Tier 4”.
  • Los centros de datos manejan un lenguaje común: La internet de las cosas no solo revolucionara la estructura futura del data center, al aumentar su capacidad de procesamiento de datos. Hoy en día, estos centros almacenan miles de dispositivos que poseen una variedad de lenguajes, que incluyen IPMI, SNMP y Modbus. Estos generan brechas entre los sistemas, limitando los esfuerzos para lograr una administración integral.
  • La responsabilidad social se hace notar: Desde el 2007 la industria se ha encontrado lidiando con la eficiencia, dando un enfoque en su mayoría al ámbito financiero. Hoy en día, organizaciones como la National Resources Defense Council de EE.UU., encargada de generar conciencia sobre el buen uso de la energía en los centros de datos, ha creando cambios en algunas empresas en su enfoque de eficiencia a sostenibilidad, permitiendo así una perspectiva de los centros de datos de manera de responsabilidad social.
  • Los centros de datos se mueven cerca de las residencias: Debido al crecimiento del consumo de contenido digital y recolección de datos han generado un retro al modelo centralizado de data centers. No obstante, los centros de datos grandes seguirán suministrando la mayoría de la informática, de manera gradual se encontrarán respaldados por instalaciones en el extremo de la red, o más cerca de las residencias.

 

Para ampliar esta información dirígete a https://backofficemag.wordpress.com/2016/01/26/5-tendencias-de-datacenter-para-2016/