Si tiene usted que luchar contra sus cuentas por cobrar, no puede ganar. Si, por el contrario, toma las medidas necesarias para administrarlas, aplicando la debida presión en el momento adecuado, logrará óptimos resultados.
Existen 8 reglas básicas que describiremos en los siguientes párrafos, las cuales aplican tanto para grandes como para medianas y pequeñas empresas, las cuales le permitirán administrar y controlar sus créditos:
- QUIEN ESPERA LE PAGUEN, RECIBE SU PAGO: Una actitud positiva y firme es de vital importancia en la administración y control de créditos. Hemos comprobado que, si usted espera que le paguen, y la contra parte lo sabe, y es consciente de que usted tomará las medidas necesarias para que esto suceda, le pagará.
Por “tomarlo con la debida seriedad” se entiende:
- Establecer políticas y procedimientos que le permitan tomar decisiones rápida y fácilmente.
- Asegurase de que sus clientes entiendan sus términos, políticas e intenciones.
- Comprometerse a entrenarse usted mismo y a sus funcionarios en la administración y recaudo de créditos.
- Entender y utilizar las herramientas y servicios a su disposición.
- Le invitamos a que mire de cerca la forma en que su compañía administra sus créditos. Pregúntese si esta tarea es tomada con la debida seriedad o si se requiere de un ajuste de actitud.
- HAGA ALGO CADA VEINTE DÍAS: No hay nada más efectivo que un enfoque sistemático y controlado a la administración de los créditos siendo la utilización de un procedimiento escalonado, por etapas, el principal factor de éxito. Obtenemos grandes resultados con un proceso que funciona de la siguiente manera y llamamos la “Agenda a Veinte Días”:
- Día Uno. Se realiza la venta, se entrega el producto y se genera una factura a 30 días.
- Veinte Días después, o sea 10 días antes del vencimiento del crédito, llame al cliente. Es una llamada de pre-cobro que hace también las veces de una llamada de servicio.
- Pregunte si recibieron el pedido, si todo está a su entera satisfacción, si tienen la factura y si entienden sus términos. Si existe un problema tendrá la oportunidad de solucionarlo antes de la fecha de vencimiento y ambas partes quedarán satisfechas. Si no hay problema, usted sabrá que el cliente está conforme y que probablemente pagará a tiempo. El sabrá que usted está interesado y pendiente.
- La próxima llamada (si es necesaria) debe ser programada para veinte días después, o sea,10 días después del vencimiento de la factura. Si en ese momento existe un problema es aún tiempo de solucionarlo efectivamente. Sin embargo, si el cliente está ganando tiempo y buscando trabajar con su dinero, también lo sabrá y podrá actuar en conformidad.
El secreto gira alrededor del hecho de ser sistemático y organizado. En todo el proceso, anote lo que se dijo y quien lo dijo y no fallará. Lo llamamos la “Agenda a Veinte Días” porque para que funcione tiene usted que mantenerse al tanto.
- NO DE LA ESPALDA A SUS DEUDORES: Conceder crédito a otra empresa implica asumir un cierto nivel de riesgo. Obviamente, en la mayoría de los casos, este riesgo es parte del costo de hacer negocios, y es aceptable – siempre y cuando sea administrado adecuadamente. Aun cuando no pudiese aplicar ninguna de las otras reglas a su negocio, le recomendamos ésta. En un instante se puede perder el control de los créditos descuidados. Y la pérdida de control es el primer paso hacia la pérdida de su negocio.
- TRANSMITA SUS TÉRMINOS CON CLARIDAD Y NO MUESTRE DEBILIDAD: Se trata de mantenerse en lo dicho. Al conceder términos de financiamiento tenga la determinación de comunicarlos claramente y manténgase con firmeza, no importan las circunstancias. Recuerde, un negocio es un negocio. Su empresa cumplió con sus obligaciones y ahora le toca el turno a sus clientes. Indique sus términos e intenciones con claridad.
- NO TENGA MIEDO DE AUMENTAR LA PRESIÓN: Si encuentra que tiene un problema en sus manos, lo importante es adquirir el control lo más rápidamente posible y continuar presionando por resultados. La clave es reconocer cuando el proceso se ha estancado y estar preparado a utilizar un enfoque más fuerte cada vez que establezca contacto.
- DIGA LO QUE PIENSA Y PIENSE LO QUE DICE: Ya hemos mencionado que con el fin de evitar dificultades es importante fijar sus términos y mantenerse en lo acordado. Desarrollar esta filosofía para situaciones en las que ya existen problemas y usted está intentando lograr el recaudo de obligaciones vencidas.
- UTILICE APOYO: Es comprensible que algunas personas sean reticentes a hacer llamadas de cobro. Después de todo, discutir asuntos de plata puede ser incómodo y angustiante. Apóyese en personas allegadas a usted. La clave está en planear su llamada, y, si se siente nervioso, encuentre un amigo o colega y practíquela. Tómese unos momentos, organice los hechos, discuta lo que quiere decir y, lo más importante, decida lo que quiere lograr con la llamada.
- SI LAS REGLAS NO SON SUFICIENTE, SEPA CUANDO ES NECESARIO PEDIR AYUDA: En últimas, el conocimiento es la mejor defensa contra un mal crédito. Tiene que saber que hacer antes, durante e inmediatamente después de la venta. Y tiene que saber a quién recurrir cuando alguien no le pague a tiempo. Para transacciones nacionales puede utilizar sus propios recursos y contactos. O puede utilizar la ayuda proporcionada por especialistas en recaudo de cartera comercial para las diferentes instancias: para informarse sobre la situación económica de sus deudores, apoyarse en requerimientos de pago escritos, o utilizar nuestros servicios de Gestión de Cartera Comercial Vencida.
Para mayor información http://www.interia.com.co/reglas.htm