BPO

La empresa debe pensar en lo que implica todo el ciclo desde el pedido hasta el cobro. Es literalmente cómo se ejecuta todo el negocio. Agilizar el pedido al proceso es fundamental para mejorar y mantener la rentabilidad, la retención de clientes y el crecimiento general del negocio. Un proceso lento o interrumpido en cualquier lugar a lo largo del ciclo puede ralentizar todo y causar un daño significativo a la compañía de diferentes formas.

Un ejemplo sería el de un cliente que se marcha a la competencia porque está teniendo problemas con el cumplimiento de sus pedidos. Si se retrasan constantemente o se envían pedidos incorrectos, eventualmente se cansará y encontrará rápidamente otro proveedor de producto o servicio. O durante la etapa en la que el cliente ha dado algunas excusas para no pagar su factura y ahora se ha retrasado 120 días, lo que deja a la empresa luchando por encontrar otra forma de retomar el dinero perdido.

Hay muchos riesgos de que las cosas salgan mal durante todo el ciclo del pedido al efectivo, pero la mayoría de las empresas luchan siempre en el final del ciclo, recaudando el dinero que se les debe. Por lo general, a las empresas les cuesta cobrar no porque el cliente dispute una factura o evite el pago, sino porque la empresa no tiene la visibilidad de las cuentas por cobrar y las herramientas que necesita para identificar rápidamente las facturas atrasadas que le permitan tomar medidas proactivas para rectificar la situación. En este caso, el uso de ERP y CRM es vital.

Un sistema automático que ayude con el Order to Cash puede ofrecer un análisis de la situación de la compañía, logrando datos de los procesos por los que pasó el pedido. Así se logra que la organización trabaje para subsanar los errores y siempre ganando visibilidad en los diferentes patrones en los pedidos de los clientes, los pagos, los productos, la optimización logística y un sinfín de percepciones de negocios que pueden significar mejores operaciones e innovaciones en el emprendimiento.

Un proceso de logística que esté definido es vital para garantizar la eficiencia de las operaciones de la compañía. El sistema Order to Cash consigue optimizar el proceso de fabricación y entrega, proporcionando información y mejora en los flujos de capital de las empresas.

El solo hecho de hacer un pedido y enviarlo a un cliente no significa que le hayan pagado todavía, especialmente cuando trabaja en la venta al por mayor. Algunas veces, el problema puede recaer en el cliente que usa su negocio como un “banco” no oficial, permite que la cuenta se transfiera hasta el punto de ser entregada y luego paga el todo el montante del capital sin el interés que adeudado.

Sin embargo, si el proceso de compra en efectivo es defectuoso, muchas de las facturas impagadas pueden depositarse en nuestra entidad bancaria en lugar de echar la culpa a sus clientes. Después de todo, no podemos esperar que los clientes paguen una factura cuando es incorrecta.

Señales de que un proceso de facturación a efectivo necesita algunos cambios:

• La existencia de un gran número de acuerdos de venta únicos entre su empresa y sus clientes que especifican descuentos variables o condiciones de pago no estándar.
• Los representantes comerciales cierran acuerdos debido a prácticas y promesas no autorizadas.
• Errores en los documentos originales y facturación incorrecta.
• Un gran volumen de notas de crédito emitidas.
• Facturas que se envían tarde o que no se emiten a tiempo.
• Lagunas de información entre las ventas, el despacho y el proceso de facturación.

No obstante, las estrategias que se usen para agilizar el proceso de facturación dependerán de los problemas que se recojan al analizar el proceso, pero pueden incluir las mejores prácticas, como las siguientes:

• Integración de los perfiles de los clientes en el softwarede facturación para que aplique los términos de pago correctos a cada factura.
• Integración de los datos de facturación y pago para facilitar el análisis del deudor.
• Introducción y seguimiento de flujos de trabajo organizados para la monitorización de cuentas pendientes.
• Proporcionar una plataforma en línea para que los clientes se comuniquen con el departamento de ventas y las cuentas en una sola cadena que comience con la colocación de pedidos, que sea capaz de registrar todas las interacciones posteriores.