Un carro no puede arrancar si el motor está dañado. Lo mismo pasa con una empresa que no cuenta con un buen equipo de trabajo y un servicio de back office.
Una compañía se compone de tres partes: front office, middle office y back office. Esta categorización es más común en las compañías de servicios financieros, pero la mayoría de las compañías operan con el front office y back office.
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El back office a veces se usa para describir todos los trabajos que no generan ingresos directamente, aún así, el personal de back office juega un rol importante en la operación de una empresa. Pero, ¿qué hace un back office? En general, esta área se encarga de brindar soporte para que el negocio principal funcione sin problemas.
Hoy en día, la mayoría de estos puestos están ubicados lejos de la sede de la compañía. Muchos se encuentran en ciudades donde el arriendo es más barato y la mano de obra es más económica. Como resultado, muchas empresas optan por subcontratar funciones de back office offshore para reducir aún más los costos.
Por otro lado, la tecnología le ha brindado a muchas empresas la oportunidad de permitir arreglos de trabajo remoto, en los cuales los empleados trabajan desde casa. Los beneficios incluyen el ahorro de alquiler y el aumento de la productividad. Además, el empleo remoto del personal administrativo permite a las empresas acceder al talento humano en diversas áreas y atraer a un grupo de personas más amplio.
Sigue leyendo para descubrir las diferentes funciones de back office en una empresa.
Las funciones de Back Office
Todas las empresas deben contar con un servicio de back office, pero hay dos formas de hacerlo. Puede ser un servicio interno, es decir, que lo lleven a cabo personas de la misma empresa, o externo, subcontratando a otra empresa distinta para que lleve a cabo las funciones o delegando esas tareas en empresas del mismo grupo empresarial.
Algunas de las cosas que un back office incluye tareas administrativas, gestión de recursos humanos, facturación, contabilidad, IT, cobro de cartera y comunicaciones. En esta ocasión nos vamos a enfocar en tres de las más comunes:
1. IT
Contar con herramientas tecnológicas básicas como teléfonos, computadores, programas de software y servidores para mantener el correo electrónico son una parte fundamental en la operación de una empresa y del servicio de back office. Si alguno de estos componentes falla, las tareas administrativas se ven afectadas inmediatamente, por esto es clave mantener al departamento de IT actualizado y en buen estado.
Por otro lado, el soporte post-venta o soporte técnico es indispensable para cualquier organización, ya que impacta directamente en la satisfacción del cliente y, por lo tanto, en la retención de clientes. Para esto es necesario contar con un equipo de profesionales donde los clientes puedan llamar para resolver sus dudas, preguntas o problemas relacionados con la garantía de su producto o servicio.
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El outsourcing de soporte de IT no sólo garantiza la satisfacción del cliente, sino que también libera a tu equipo de trabajo de administrar múltiples responsabilidades, lo que traduce a mayor productividad y retorno de inversión.
2. Cobro de Cartera
Para la mayoría de las empresas, tratar con clientes comerciales que tienen reputación de pagar tarde o no pagar puede ser un proceso complicado y estresante, especialmente si no cuentan con la suficiente experiencia.
Aquí es cuando cobra relevancia la subcontratación del servicio de cobro de cartera. Uno de los mayores beneficios es el ahorro de tiempo, puesto que el proveedor ya cuenta con un equipo especializado, con el conocimiento y las herramientas adecuadas para recuperar cuentas morosas, así no tendrás que preocuparte por hacerlo tu mismo.
Por otro lado, también ahorras dinero porque no tendrás que contratar y capacitar a un equipo de trabajo que se encargue del recaudo de cartera.
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3. Recursos Humanos
La gestión de recursos humanos solía ser una tarea relativamente sencilla. Esta área se encargaba de contrataciones y despidos, capacitación y resolver uno que otro desacuerdo entre empleados. Sin embargo, en la última década, la administración de recursos humanos se ha vuelto más compleja y conlleva más tareas.
Aunque algunos creen que el área de recursos humanos no cumple una tarea importante dentro de la empresa, ya que siendo parte del servicio de back office no aportan ingresos, no hay que olvidar que es una parte esencial para el soporte y la administración integral de cualquier organización.
No importa el tamaño o el sector de negocio, entre más personas nuevas lleguen a tu empresa, más papeleo tendrás que hacer, más atención tendrás que darle a los aportes de salud, cesantías y pensiones, y más leyes y regulaciones tendrás que aprender y cumplir. Son bastantes tareas administrativas que pueden abrumarte y perjudicar no solo tu productividad, sino la calidad de tu trabajo.
Si no cuentas con los recursos o tiempo, es momento de considerar subcontratar a un proveedor que te pueda brindar soluciones de gestión humana.
Conclusión
Ojalá que después de leer este post tengas una mejor idea de qué hace un back office y entender cómo todas las áreas que lo abarcan son imprescindibles para que una empresa funcione sin problemas.
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