Business Process Outsourcing - Profitline

Soluciones de Outsourcing ó Tercerización de Procesos de Negocio

Order To Cash: El Proceso de Facturación a Efectivo

El solo hecho de hacer un pedido y enviarlo a un cliente no significa que le hayan pagado todavía, especialmente cuando trabaja en la venta al por mayor. Algunas veces, el problema puede recaer en el cliente que usa su negocio como un “banco” no oficial, permite que la cuenta se transfiera hasta el punto de ser entregada y luego paga el todo el montante del capital sin el interés que adeudado.

facturacion order to cash profitlineSin embargo, si el proceso de compra en efectivo es defectuoso, muchas de las facturas impagadas pueden depositarse en nuestra entidad bancaria en lugar de echar la culpa a sus clientes. Después de todo, no podemos esperar que los clientes paguen una factura cuando es incorrecta.

Señales de que un proceso de facturación a efectivo necesita algunos cambios:

  • La existencia de un gran número de acuerdos de venta únicos entre su empresa y sus clientes que especifican descuentos variables o condiciones de pago no estándar.
  • Los representantes comerciales cierran acuerdos debido a prácticas y promesas no autorizadas.
  • Errores en los documentos originales y facturación incorrecta.
  • Un gran volumen de notas de crédito emitidas.
  • Facturas que se envían tarde o que no se emiten a tiempo.
  • Lagunas de información entre las ventas, el despacho y el proceso de facturación.

No obstante, las estrategias que se usen para agilizar el proceso de facturación dependerán de los problemas que se recojan al analizar el proceso, pero pueden incluir las mejores prácticas, como las siguientes:

  • Integración de los perfiles de los clientes en el softwarede facturación para que aplique los términos de pago correctos a cada factura.
  • Integración de los datos de facturación y pago para facilitar el análisis del deudor.
  • Introducción y seguimiento de flujos de trabajo organizados para la monitorización de cuentas pendientes.
  • Proporcionar una plataforma en línea para que los clientes se comuniquen con el departamento de ventas y las cuentas en una sola cadena que comience con la colocación de pedidos, que sea capaz de registrar todas las interacciones posteriores.

 

LAS 5 VENTAJAS DE LAS NUEVAS SOLUCIONES EN LA NUBE

Hoy, más que nunca, Organizaciones tienen que ser sustentables. A esto deben estar atentas a nuevas Soluciones de las que pueden beneficiarse. Desde el Email al Facebook ya se ha recurrido un largo camino que demuestra que, a diario, ya estamos acostumbrados y confiamos en la Web, en el Cloud, en la Nube. Sin embargo, en cuanto a las Soluciones de Soporte a la Gestión, ¿cómo nos quedamos?

VENTAJAS DE LAS NUEVAS SOLUCIONES EN LA NUBE PROFITLINE

Como se muestra en la figura al lado, ofrecemos Soluciones de Soporte a la Gestión en la Web, en la Nube, para todas las áreas. Soluciones con versiones adaptadas a la Administración Pública en que contamos con una experiencia de muchos años. Pero ¿qué ventajas tienen ellas por estar en la Nube? De inmediato, destacamos 5 ventajas:

 

  1. No necesitamos instalar nadani preocuparnos con Servidores, Bases de Datos, Backups, Instalación y mantenimiento del Software de Gestión.
  2. El Software está siempre actualizado a la última versión, es decir, tenemos siempre más y mejores facilidades y menos problemas, sin tener que hacer nada para actualizar el Software o ser interrumpido en nuestras tareas.
  3. El acceso se puede realizar en cualquier hora, desde cualquier lugar, por quien esté autorizado. ¿Y se su instalación, su red, está con problemas? Basta tener a mano un Pen de Internet Móvil, ¡y puede seguir trabajando!
  4. Ofrecemos más Seguridad, ya sea en cuanto al acceso a la información, que se realiza con contraseñas y a través del protocolo seguro https, sea en los backups, en que ofrecemos réplicas alternativas en al menos 3 instalaciones en 3 países. Se puede elegir donde los Usuarios se pueden conectar, incluso que sólo pueden conectarse desde sus instalaciones. Se puede incluso descargar una copia regular de sus datos a sus instalaciones.
  5. Nuestro Software resulta menos Costoso, porque desde el principio se ahorran recursos, materiales y humanos, necesarios para que las Aplicaciones tradicionales puedan funcionar. Hay aún todo un servicio de soporte que resulta más económico y eficiente vía Web, incluyendo nuestro Helpdesk / Soporte a Usuarios y nuestra Consultoría en la Nube.

 

Ventas B2B: ¿Qué Procesos Tienen?

Puede que para el cliente la diferenciación en los procesos de ventas no resulte tan relevante. Sin embargo, si estás del otro lado de la mesa, saber para quién vendes y cómo debes hacerlo es imprescindible.

ventas-B2B profitlineUtilizar las mismas técnicas de ventas para todo tipo de público puede llevar tu empresa al fracaso, por esa razón, es muy importante que identifiques los diferentes aspectos de tus potenciales clientes y de qué maneras debes comunicarte con ellos para alcanzarlos.

Al final, el proceso de vender para empresas tiene muchos puntos peculiares a comparación de las ventas para consumidores individuales. Es necesario conocer estas distinciones para actuar con precisión en cada caso.

En este contexto hablaremos de las ventas B2B, uno de los segmentos más crecientes del mercado actual ¡Sigue leyendo!

Qué son las ventas B2B

Las ventas B2B son intercambios comerciales que suceden entre dos empresas, es decir, cuando un negocio vende su producto o servicio a otro negocio. De ahí el origen de su nombre en inglés Business to Business, que en español significa «de empresa para empresa».

En qué se diferencian de las ventas B2C

Del mismo modo que existen las ventas B2B, también existen las ventas B2C. La principal diferencia entre las dos es que, en la segunda, la venta está orientada al consumidor. Esto quiere decir que el comprador no tiene carácter empresarial y su adquisición es generalmente individual.

Por otro lado, en las tratativas B2B los ejecutivos de ventas lidian con CEO’s, directores e influyentes de empresas, que dependen del presupuesto corporativo para cerrar una negociación.

Como puedes ver, lo que diferencia los dos tipos de ventas no tiene que ver con la actividad ambas son transacciones comerciales sino con el público para el cual está destinada la oferta.

Particularidades de las ventas para empresas

Las ventas B2B exigen una atención especial debido al perfil de su comprador.

En este tipo de venta, los compradores tienen una postura mucho más vinculada a la toma de decisiones, por eso dedican más tiempo a un análisis detallado y crítico sobre la propuesta.

El comprador B2B elige empresas que permiten crear relaciones comerciales fuertes, con garantía de suministro y cumplimiento de plazos.

Esto porque las negociaciones B2B demandan un esfuerzo, tiempo e inversión que, en caso de que suceda algún inconveniente, puede ser difícil recuperar y encontrar un nuevo proveedor.

El público objetivo de las ventas B2B también requiere acciones de marketing altamente segmentadas y dirigidas. Además, dado su perfil investigativo, acciones de Inbound Marketing suelen ser bastante eficientes para lograr alcanzarlos.

 

La Importancia del Order To Cash

Recibir pedidos y obtener dinero en efectivo es algo que muchas empresas desean, pero hay muchos inconvenientes entre obtener un pedido y obtener efectivo en la cuenta bancaria de la compañía. El Order to Cash, llamado también OTC o O2C, es un proceso que describe el conjunto de procesos comerciales para recibir y completar una venta. Por ello, en esta entrada, nos vamos a detener en explicar qué este concepto y todas sus funcionalidades.

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¿Qué es Order to Cash?

El llamado ‘proceso de pedido en efectivo’ abarca todos los pasos y procesos que se ponen en marcha cuando un cliente realiza un pedido, cubriendo todo lo que sus empleados harán, incluyendo el recibo del pago. Es decir, el pedido en efectivo, también conocido como O2C, OTC o el ciclo de cotización en efectivo, es el término utilizado para describir el conjunto de procesos comerciales para recibir y completar una venta. El ciclo de pedido al cobro comienza cuando se realiza un pedido y finaliza cuando se recibe el pago y dicho pago se registra en el libro mayor.

Dependiendo del tipo de industria de la compañía, esto puede ser extremadamente simple o complicado. Si la empresa opera en una tienda minorista de calzado, todo el proceso es únicamente el intercambio de efectivo por algún tipo de artículo, en este caso algún artículo de calzado. Si, por otro lado, la corporación está vendiendo un software empresarial a otras compañías, por ejemplo, el proceso puede ser mucho más largo.

Los procesos de OTC incluyen la toma de pedidos, la entrada de los mismos y el inventario, el ensamblaje de los productos y la verificación de que esto se ha realizado correctamente, el envío y la entrega de los productos, la facturación, el pago y, finalmente, la generación de informes.

Por lo tanto, el proceso de orden para cobrar consta de dos procesos diferentes: el proceso de gestión de pedidos y el proceso de facturación a efectivo.

 

¿Por qué Externalizar los Procesos de Back Office de Tu Empresa?

Con el entorno corporativo cada vez más cambiante, la externalización del back office ha ayudado a las empresas a reducir costos manteniendo un trabajo de calidad. Al colaborar con un proveedor de servicios de outsourcing (externalización), las empresas pueden expandir sus servicios y enfocarse en tareas más prioritarias. Entonces, te presentamos la importancia del back office y por qué deberías externalizar sus procesos.

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La importancia del Back Office

Puedes comparar el rol del back office de una compañía como la sala de máquinas de un barco. A pesar de que no sea fácilmente visible o conocido, sus funciones son primordiales y son las que mantienen en funcionamiento a toda la operación. A través del outsourcing, los roles del back office se extienden a funciones como de finanzas, recursos humanos, contabilidad e informática.

Estas son algunas de las principales razones por las que las compañías aplican la externalización del back office:

Costos Reducidos

 Esto es esencial en una empresa. Si necesitas que tu back office funcione a un alto nivel, hacerlo por tu cuenta te saldrá costoso. Cuando las compañías trabajan con un proveedor de outsourcing, ven que ahorran costos en el espacio en la oficina, equipamiento y en empleados que podrían hacer esas tareas. Las empresas pueden externalizar una gran variedad de funciones a un precio razonable.

Prioridad en actividades principales

Como se dijo antes, la externalización del back office permite a las compañías cambiar sus prioridades. Ya no necesitan gastar más tiempo y recursos para encargarse de las tareas administrativas. Al tercerizar algunas funciones clave del back office, las empresas obtienen más oportunidades para priorizar procesos a largo plazo. También pueden crear nuevas estrategias para el crecimiento de la empresa.

Más flexibilidad a la hora de crecer como empresa

La velocidad a la que las empresas crecen actualmente no tiene precedentes. Una compañía puede doblar, incluso triplicar su crecimiento casi inmediatamente. Con un back office correctamente estructurado y externalizado, tu compañía encontrará mayor flexibilidad a la hora de crecer. Las empresas pueden avanzar y funcionar a un paso más tranquilo y seguro con un proveedor de externalización de back office adecuado.

Acceso a tecnología

 El acceso a las últimas tecnologías es una necesidad para cualquier empresa que esté buscando ser más eficiente. La tecnología ayuda a una empresa a realizar los procesos necesarios a un óptimo nivel. Con un proveedor de outsourcing, las organizaciones pueden hacer uso de lo último en tecnología de software y hardware, para así hacer más eficiente el funcionamiento de la compañía.

El proveedor estará listo y capacitado para abordar cualquier problema durante la temporada más alta de tu negocio y preparado para eliminar cualquier proceso obsoleto.

Una parte de implementar tecnología a tu empresa es la digitalización de documentos que consta de pasar los archivos físicos a un medio digital. Si quieres saber más sobre esto y su importancia, te puede interesar: Todo lo que necesitas saber sobre la digitalización de documentos.

 

 

Logística Inversa: Recuperación del Valor del Producto

La contribución de la logística inversa a la protección del ambiente y a una estrategia de negocios sustentable va en escalada. La recuperación de valor es una buena herramienta. En general, la realización de actividades de logística inversa puede reportar ganancias de alrededor del 5% de las ventas totales de una empresa.

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LA RECUPERACIÓN DE VALOR DEL PRODUCTO, PRIORIDAD EN LAS EMPRESAS

Debido a las condiciones económicas, ambientales y legales que imperan en la actualidad, el destino de los productos al final de su ciclo de vida ya no es responsabilidad del consumidor, sino que ésta se traslada hacia las empresas que manufacturaron los productos. Tal responsabilidad se asumió inicialmente en cumplimiento con las normas ambientales, sobre todo en el caso de los países de la Unión Económica Europea, o bien para satisfacer las políticas de responsabilidad social empresarial. Pero a medida que se mejoraba la eficiencia de las actividades de logística reversa, cada vez más empresas reconocieron que había una oportunidad de negocios en la recuperación de valor económico de los productos desechados.

Empresas en múltiples sectores (automotriz, electrónica, acero y química, por dar algunos ejemplos) están buscando cómo cerrar sus cadenas de suministros y mejorar su rentabilidad o bien bajar sus costos de producción mediante la comercialización de los productos recuperados y retrabajados a través de canales apropiados, la mejora del servicio al cliente cuando éste tiene que retornar productos dañados y la promoción de una imagen “verde”.

El esfuerzo por constituir cadenas de suministro cerradas (closed loop supply chains) ha llevado a revisar el diseño del producto para desensamblarlo y ensamblarlo fácilmente, así como a reducir el uso de materiales para su fabricación y el empaque excesivo, lo que constituye mejoras en las operaciones de producción.

Por otra parte, el rediseño de los canales de distribución (sistema de transporte, centros de distribución y almacenaje) para que sirvan tanto para la entrega como para el retorno de productos, aumenta la productividad de las actividades de logística.

El propósito final de una cadena de suministro inversa es la recuperación del mayor valor económico posible de los productos que los clientes desechan después de haberlos utilizado. La recuperación de valor del producto (product recovery value o PRV por sus siglas en inglés) incluye los siguientes cuatro aspectos funcionales: recuperación, inspección y clasificación de los bienes recuperados, preprocesamiento y diseño de la red de logística inversa.

Las actividades anteriores conllevan decisiones importantes, ya sea estratégicas como la ubicación y capacidad de las instalaciones para la clasificación y retrabajo de los productos recuperados, así como los canales a utilizar para recolocarlos productos en el mercado lo más pronto posible; operativas como es el uso de tecnologías de información y comunicación que faciliten la administración de los retornos; y tácticas como la programación de los períodos de recogida de los retornos y las actividades de retrabajo.

La administración de los retornos y las actividades de logística inversa que la soportan dependen de la forma de recuperación de valor que se aplique a los retornos. Cuando el PRV se orienta exclusivamente a la reparación y renovación de productos, la manera más efectiva de recobrarlos es a través de los mismos canales usados para su distribución. En cuanto a las operaciones de inspección, desensamble y ensamble, como éstas son limitadas, se pueden realizar en centros de reparación cercanos al cliente y directamente controlados por el fabricante.

Pero cuando la propuesta es la remanufactura de retornos, es necesario desensamblar los productos totalmente, inspeccionar a detalle todos sus módulos y componentes para después reemplazarlos por nuevos o bien repararlos. Como los componentes básicos de un producto remanufacturado provienen de productos usados, es necesario satisfacer estándares de calidad precisos antes de recolocarlo en el mercado. Esta forma de retrabajo es en general más costosa que la reparación e incluye también la comercialización de los productos remanufacturados con el respaldo del fabricante.

Otras formas de recuperación del valor de un producto, como la canibalización y el reciclaje, no pretenden devolver o renovar la funcionalidad de los productos, sino que se enfocan al reuso de sus componentes en el mismo u otros procesos productivos. La canibalización involucra el desensamble selectivo de productos con componentes potencialmente re-usables en la fabricación o reparación de la misma línea de productos, los niveles de calidad del proceso en que serán reutilizados estos componentes define los criterios para su selección.

Cuando módulos completos del producto no son aptos para su reuso, la opción es su desensamble adicional para usar sus componentes en otros procesos productivos. Este es el caso de los metales valiosos que se extraen de una computadora y que se utilizan en la fabricación de diversos productos.

Como el PRV resulta menor para estas actividades respecto a la reparación, renovación y remanufactura de los productos, muchos fabricantes optan por transferir la responsabilidad de estas formas de PRV a terceras partes, las cuales obtienen ganancias al aprovechar las economías de escala derivadas de recobrar los productos de múltiples empresas dentro de un sector específico. Estos agentes externos han buscado por su parte mejorar la efectividad y eficiencia de los sistemas de logística y manufactura inversa para así incrementar su rentabilidad.

De esta forma, alrededor del concepto de recuperación de valor del producto se ha establecido un nuevo sector de actividad económica que además contribuye de manera importante a reducir el uso de confinamientos para residuos sólidos, en particular basura electrónica o e-waste.

ALTERNATIVAS DEL PVR

Cuál o cuáles alternativas de recuperación de valor del producto utilizar, depende de varios factores:

1) Costos de la alternativa. Los que comprenden dos tipos de costos: de logística (costos de transporte, manejo, almacenaje y redistribución), y de retrabajo (costo de la mano de obra y el uso de equipo para la reparación y recuperación de componentes de los productos retornados).

2) Ganancias potenciales. Éstas, si bien parecen obvias, van más allá de los márgenes de ganancia por el retrabajo de los retornos, ya que en las ganancias también habría que considerar las ganancias derivadas de la exención de impuestos y de no pagar multas o cuotas porque se cumple cabalmente con las regulaciones ambientales, además de la ventaja potencial que significa para la empresa el proyectar una imagen “verde”.

3) Condiciones del mercado. El desarrollo y tamaño de los mercados para productos renovados, remanufacturados y para los materiales reciclados, y el número de empresas que compiten en estos mercados definen una estructura competitiva que puede hacer más o menos atractivas ciertas actividades de PRV. Por ejemplo, el valor de los teléfonos celulares reconstruidos en un mercado secundario se estima entre el 35-75% del valor original del producto, de donde la re-venta de 250 mil celulares reconstruidos representa ganancias por 20 millones de dólares, lo que hace muy atractivo desarrollar y competir en este mercado.

4) Conciencia ecológica. Este tipo de conciencia de los consumidores determina su intención para reparar y retornar los productos obsoletos o no funcionales, así como para adquirir productos retrabajados. En contextos donde los consumidores han adoptado la estrategia de 3R (reducir, reusar y reciclar) se asegura una cantidad estable de retornos lo que facilita la administración de inventarios, la planeación de las actividades de retrabajo y la comercialización de los productos retrabajados.

5) Capacidades de la cadena de suministro. Se definen como los recursos actuales (tecnología, infraestructura y conocimientos) que tiene una empresa para realizar actividades de logística inversa. Entre más limitadas sean estas capacidades, menos opciones tiene una empresa para recuperar valor de los productos que terminan su ciclo de vida útil. La magnitud del diferencial entre las capacidades disponibles y aquellas necesarias para implementar cierta alternativa de PRV determina la viabilidad de la opción y los recursos necesarios para hacerla rentable.

6) Regulaciones ambientales. Llevan a las empresas a tomar ciertas decisiones en cuanto a la recuperación y retrabajo a realizar sobre los retornos. Por ejemplo, en países de la Unión Económica Europea, la recuperación de los productos electrónicos y electrodomésticos es legalmente responsabilidad del fabricante. Adicional a esto, un producto se remanufactura únicamente cuando el beneficio ambiental supera el costo del uso de recursos para su retrabajo y en el caso de reciclaje de aparatos electrónicos, se requiere reciclar al menos el 80% de sus componentes.

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¿Cómo Enfrentar la Revalorización de los Productos Recuperados por Medio de la Logística Inversa?

Las empresas también tienen que considerar que la selección de una alternativa de PRV implica la adquisición de nuevas capacidades. En el caso de remanufactura de productos, éstos tienen que satisfacer estándares de calidad precisos y con frecuencia venderse a menor precio que los productos nuevos para así incrementar su atractivo, esto hace necesaria una mejora significativa en la eficiencia de las actividades de recuperación, redistribución y productividad de las operaciones de trabajo.
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La producción modular es crítica para mejorar la productividad, ya que facilita el desensamble y remanufactura de los productos recuperados al reducir el número de partes utilizadas y aumentar la posibilidad de intercambiarlas porque se maneja un mayor número de módulos genéricos. Este esquema de producción permite la identificación y aislamiento de los problemas de calidad, el reemplazo de módulos completos dañados, así como la diferenciación tardía (postponement) de los productos y la reducción en los ciclos de entrega.

Adicional a esto, la modalidad de incentivo a los proveedores de empresas manufactureras de productos originales (OEM por sus siglas en inglés, original equipment manufacturers) a que realicen reciclaje, especialmente en el caso de los sectores automotriz y de computadoras, lo que representa mayores beneficios tanto económicos como ambientales a nivel de la cadena de suministros.

En la actualidad, la percepción de que la administración de retornos es un costo inevitable para las empresas tiene que cambiar, los retornos deben verse como otro material que ingresa a la empresa y que después de ser procesado le genera ingresos. Todas las empresas, y en particular los fabricantes de productos de alta tecnología tienen muchas opciones para realizar la reingeniería de sus procesos logísticos y productivos.

La determinación de las capacidades actuales para administrar los retornos y la identificación de aquellas capacidades que es necesario adquirir para mejorar los procesos del negocio, son el primer paso para constituir una cadena de suministros cerrada que genere ganancias adicionales a través del reuso de insumos y componentes recuperados, de la reventa de productos renovados o remanufacturados y del posicionamiento en el mercado como empresa responsable con el ambiente.

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Cómo Distinguir Si Tu Compañía Requiere Contratar Una Empresa De Outsourcing.

Dirigir y administrar tu propia empresa requiere mucho tiempo. Si eres el dueño del negocio, es tu responsabilidad supervisar que el trabajo que le ofreces a tus clientes se entregue a tiempo y con los más altos estándares de calidad. Sin embargo, cada vez comienzas a recibir más carga laboral y te das cuenta de que no puedes sobrellevarlo todo tú solo. Quizás, es el momento de pensar en implementar el outsourcing en algunas etapas del flujo de trabajo de tu negocio.

Outsourcing-profitlineEl outsourcing puede variar según el tipo de empresa que tengas. Si trabajas por cuenta propia, tal vez necesites a un contratista para que te ayude con distintas tareas o, incluso, podrías emplear a alguien para que te apoye con las tareas del hogar y así puedas dedicarle más tiempo a tu empresa.

¿Qué es Outsourcing? Una Práctica Organizacional Para el Crecimiento Empresarial: ¡La guía en donde encuentras todo lo que debes saber sobre la tercerización!

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Sea cual sea el tipo de negocio que tengas, Profitline te mostrará las señales que debes reconocer para saber si necesitas implementar el outsourcing en tu empresa.

  1. Tienes más trabajo que tiempo: Tener mucho trabajo es una bendición y a la vez un gran problema. Debes reconocer cuándo ya no puedes lidiar con la carga laboral por tu cuenta o tener listo el producto para cierta fecha. Si se vuelve una preocupación repetitiva, entonces necesitas contratar a alguien que te ayude con esas tareas para las que ya no tienes tanto tiempo. Recuerda que trabajar demasiado fuera de tus horas laborales no es la mejor solución.
  1. Tu empresa debe crecer, pero no puedes hacerlo solo: Hasta cierto punto, tu empresa no crecerá si te encuentras tú solo centrándote en todas las tareas del negocio a la vez. Contrata a alguien que pueda ayudarte con los pendientes actuales. De esta manera, el outsourcing te puede ayudar a enfocarte en hacer crecer y expandir tu empresa.
  2. No puedes añadir nuevos servicios sin suspender los actuales: Quizá, ya conoces cuál es la siguiente tendencia que quieres usar en tu empresa, pero no puedes ir tras ella y abandonar los servicios que brindas. Quieres intentar ofrecer un nuevo producto que podría beneficiar totalmente a tus clientes, pero no puedes alcanzar este objetivo porque tu personal y tiempo son limitados. Aquí es donde tienes que tomar la decisión difícil de discontinuar algunos servicios actuales y perder clientes o empezar a implementar el outsourcing.
  3. Te contratan para proyectos temporales: Si te contratan para estos proyectos temporales en específico y sientes que no tienes todas las destrezas para completar las distintas tareas que te pide el cliente de inicio a fin, entonces es momento de que contrates a alguien que te ayude con algunas partes del trabajo. Así, tu cliente tendrá el producto final y tú tendrás más tiempo para hacer otras tareas importantes.
  4. Se te es difícil hacer ciertas tareas: Como el dueño de tu empresa, a diario tendrás que hacer algunos trabajos que no son muy divertidos. Si tienes alguna tarea difícil que detestas y sueles dejarla para último minuto, entonces intenta tercerizarla. Lo más probable es que estés consumiendo más tiempo y energía en intentar terminarla cuando podría hacerla alguien que sí disfruta realizar ese tipo de trabajo y lo haría probablemente en menos tiempo. Ahórrate los dolores de cabeza y contrata a alguien que lo haga por ti.

Implementar el outsourcing en tu empresa puede ser algo completamente nuevo y distinto para ti al inicio, pero terminará siendo un factor muy beneficioso a futuro, ya que permitirá que tu empresa pueda crecer en el camino.

Profitline, empresa líder de Outsourcing en Colombia, te ofrece las mejores soluciones para aumentar la productividad de tu empresa. Si estás interesado en nuestros servicios de Outsourcing, escríbenos y estaremos contentos en ayudarte.

Tips para un Adecuado Recaudo de Cartera Comercial

La sostenibilidad financiera y la permanencia económica de las empresas, está estrechamente relacionada con el buen manejo de los recursos de la compañía, de tal forma que las empresas no determinen vender por vender y cumplir un presupuesto; sino desarrollar un proceso de venta realmente exitoso, el cual se materializa cuando las empresas que salen al mercado a vender sus productos tienen la certeza de que las ventas son realmente efectuadas, cuando fueron realmente recaudadas. Es así como una eficiente gestión de las cuentas por cobrar a los clientes depende la liquidez, requisito indispensable para el cumplimiento de las obligaciones y compromisos de la organización.

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El capital de trabajo de toda organización está compuesto por el disponible, las cuentas por cobrar, los inventarios y las cuentas por pagar, representando las cuentas por cobrar a clientes, en término medio, una tercera parte de los activos circulantes de las empresas. La gestión de crédito y recaudo involucra importantes decisiones empresariales que permiten determinar las condiciones con las que se propone vender los productos, cuánto tiempo se va a conceder, información financiera a requerir, referencias a solicitar, cupos de crédito por cliente, seguros que se establecerán y demás decisiones que garanticen el efectivo recaudo de los recursos.

Gestión de ventas y otorgamiento de crédito

Existe una estrecha relación entre las actividades de ventas y otorgamiento de crédito, pues en razón a los mercados tan competidos cada vez más las empresas se ven obligadas a conceder plazos de pagos a los clientes y sin ningún tipo de interés. Es por esto, que es requisito fundamental para una adecuada gestión de crédito y cobranzas tener políticas y procedimientos claros para la administración de las ventas a crédito, los cuales deben ser definidos bajo el liderazgo de la Gerencia de la compañía con el compromiso de las áreas de ventas, mercadeo, administrativa, financiera y logística. En las políticas y procedimientos se debe definir como mínimo:

  • Políticas de crédito Corporativas.
  • Plazos de crédito por canal de venta, grupo de clientes o productos
  • Cupos de crédito por cliente
  • Garantías a exigir (Personales y/o reales)
  • Documentos a exigir (Pagaré, letras o cheques posfechados)
  • Procedimientos y políticas de recaudo (Tiempos, responsabilidades, etc.)

Para una adecuada administración del riesgo de crédito de la compañía, es importante definir claramente los aspectos a tener en cuenta al momento del análisis, evaluación y otorgamiento de crédito a los clientes. Dentro de los factores objeto de investigación y análisis están: Potencial de ventas del cliente, condiciones del sector al cual pertenece, estabilidad y moralidad comercial en el mercado, cupos con otros proveedores, comportamiento de pago evidenciado en las consultas a centrales de riesgo, límites de endeudamiento con el sector financiero y real y trayectoria en el mercado.

Para lograr un adecuado estudio de los potenciales clientes sujetos de crédito en la compañía, el gestor de crédito deberá como mínimo solicitar la siguiente información, la cual debe ser analizada integralmente y cumplir con las políticas de riesgo establecidas por la compañía:

  • Solicitud de crédito. Concepto comercial y financiero.
  • Estados Financieros últimos tres años.
  • Referencias comerciales y bancarias.
  • Autorización de consulta y reportes centrales de riesgo
  • Informe de crédito de centrales de riesgo
  • Pagare en blanco con carta de instrucciones

La gestión de riesgo de crédito deberá ser una función permanente de las áreas de ventas y financiera, toda vez que son los procesos vinculados directamente con el recaudo eficiente de la cartera. Para el efecto, deberán prestar atención permanente a los estados de cuenta de los clientes, vencimientos por edades, procedimientos de pago, situación financiera del cliente, crecimiento de ventas, situación del sector al cual el cliente pertenece, etc.

Actividades internas y externas de las áreas gestoras de cartera 

Una vez definido los cupos y perfiles de crédito de los clientes, las áreas gestoras del recaudo deberán ejecutar una serie de actividades con el objeto de efectuar seguimiento al riesgo de crédito en relación con las actividades de recaudo y a la operación y contabilización interna del ingreso de recursos.

Actividades internas: Dentro de las actividades a nivel interno que se deben ejecutar por las diferentes áreas responsables del recaudo se destacan: Seguimiento y contabilización de los ingresos de cartera, consulta e identificación del recaudo en los portales bancarios, actualización permanente de los estados de cartera del cliente, comité de crédito para análisis de cupos y seguimiento crediticio, generación de indicadores e informes para la medición y seguimiento de la cartera, organización y actualización periódica de la información del cliente y relación permanente entre las gestión de ventas y cartera de la actividad de cobranza.

Actividades Externas: Un proceso de recaudo eficiente requiere de estrategia, conocimiento y seguimiento permanente por parte del gestor de cartera de las condiciones del cliente, es por esto que se requiere de recursos tecnológicos, económicos y humanos que permitan desarrollar actividades tendientes a: Efectuar visitas de seguimiento de crédito a clientes, identificación y contacto con  la persona que paga las cuentas, consultas a centrales de riesgo, acompañamiento en el proceso de negociación con los clientes, reuniones de seguimiento de compromisos con los clientes y capacitaciones en gestión de cartera.

Pasos para una adecuada gestión de cartera

La eficiencia del recaudo de cartera depende de la ejecución de un plan cuidadosamente ejecutado que requiere de un alto nivel de experiencia y conocimiento del gestor de crédito, que deberá tener un perfil y competencias en análisis de datos, comunicación asertiva, capacidad de negociación, seguimiento y orientación al logro y el resultado. Se recomienda que la gestión de crédito, especialmente con clientes vencidos o con niveles altos de riesgo, sea desarrollado en coordinación con el área comercial y de acuerdo con la materialidad de las cifras por la gerencia de la compañía.

  1. Preparación y planeación: En la preparación y planeación del cobro, es indispensable tener los estados de cuenta totalmente conciliados con el cliente, cada vez que puedan presentarse diferencias podría servir de excusa para el no pago de las obligaciones y entorpecer el proceso de negociación. Para el desarrollo de la actividad, se debe tener en cuenta en caso de morosidad el cálculo de los intereses de mora, análisis de garantías del cliente y documentos soportes de la deuda, consulta del historial crediticio en centrales de riesgo, referenciación con clientes y proveedores del cliente, identificación de las alertas de deterioro de las condiciones de pago del cliente, las cuales pueden darse por situaciones financieras de la empresa, por dificultades directa de los propietarios, administración y manejo del negocio o por situaciones relacionadas con la operación (Devoluciones, baja rotación de inventario, etc.) y por último se deberá establecer la estrategia de negociación y recaudo.
  2. Comunicación y negociación:Una vez se tiene definido estado de crédito del cliente y establecida la estrategia de negociación,  se procede a establecer el contacto directo, siendo importante para el efecto tener presente las siguientes consideraciones: Verificar exhaustivamente el no pago de la obligación, recordarle la honorabilidad, si se encuentran evasivas tomar medidas correctivas de inmediato, hacerle ver la obligación que adquirió, preguntar al cliente por el motivo de no pago de la obligación, escuchar y tomar nota de las razones del cliente, recordarle los títulos valores que firmó, recalcarle en los costos de un proceso prejurídico o jurídico y  estar abiertos a la negociación. Una planeación y estrategia de negociación efectiva se da cuando el cliente acepta la cuenta y que éste dispuesto a su cancelación.
  3. Compromisos y seguimiento: Es importante dentro del proceso de cobro, para evitar interpretaciones y evasivas, elaborar un acta de negociación donde se detallen los compromisos adquiridos en términos de cumplimiento, garantías adicionales, responsabilidades comerciales y fechas de cumplimiento, de tal forma que se le pueda hacer el estricto cumplimiento. En relación con los compromisos adquiridos, se recomienda ser firmes a la hora de exigir su cumplimiento y en caso contrario, cumplir con la gestión de envío de reporte del cliente a Bases de Datos o a procesos prejurídicos o jurídicos.
  4. Cobro prejurídico y jurídico: En caso de no lograrse dar un acuerdo con el cliente o un incumplimiento se los compromisos acordados, será en estos eventos que debe considerarse la exigibilidad mediante el cobro prejurídico o jurídico. En todo momento se debe tratar de que el cobro de la cartera llegue hasta la instancia de cobro prejurídico, ya que al pasar a un cobro jurídico se reduce visiblemente la probabilidad de recaudo y por consiguiente la eficiencia en el proceso de recaudo.
  5. Avaluación y medición:La compañía debe desarrollar actividades de evaluación de desempeño de las áreas de gestión de crédito y activar un programa reglamentado de salario variable a través de incentivos dependientes de un porcentaje de recaudo.

Indicadores para la medición de la administración de crédito y cartera

Una vez definidos los indicadores meta corporativos e individuales, periódicamente se deben evaluar los siguientes:

  • Rotación de cartera Mensual ((CxC clientes promedio / ventas) * 360)
  • Rotación de cartera por cliente (Mensual)
  • % de cartera vencida sobre cartera total
  • % de cartera incobrable sobre cartera total
  • % de cartera incobrable sobre patrimonio
  • % cartera en cobro jurídico sobre cartera total
  • % de Cobertura de la provisión sobre cartera total
  • % de crecimiento en las ventas frente al % de crecimiento de la cartera por canal. Premisa: Crecimiento en ventas > Crecimiento en cartera.

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Tendencias que están Predominando en Ventas B2B este 2019.

El marketing B2B. Muy pronto llegará a Internet un tsunami de predicciones y pronósticos de lo que ocurrirá en el campo del marketing B2B para el próximo año, por lo que conviene estar preparados.

B2B profitlinePor eso vamos a echar un rápido vistazo a cuatro tendencias de marketing B2B más actuales que tendrán gran impacto en el espacio B2B el próximo año en concreto en la zona de Asia y el Pacífico.

1.El vídeo se convierte definitivamente en el formato preferidos de los comercializadores de marketing B2B

El vídeo, en la zona de Asia y el Pacífico, según una encuesta realizada por LinkedIn, casi la mitad de ellos utiliza videos para atraer a los potenciales clientes. La encuesta encuestó a 309 encuestados de Australia, Hong Kong, India, Nueva Zelanda y Singapur, y encontró que los comercializadores de APAC aprovecharon los videos para:

  • Reconocimiento de marca (74%)
  • Promoción producto / servicio (49%).
  • Generación de leads (41%)

Por otra parte, también destaca el estudio que los comercializadores B2B en la región de Asia y el Pacífico dependen de las siguientes métricas para medir el éxito del video:

  • Ver tasa (58%)
  • Alcance e impresiones (52%).
  • Tráfico de páginas web (52%)
  • Dado que alrededor del 41% de los comercializadores B2B de APAC hacen uso de videos para generar clientes potenciales, esta tendencia indica que los videos ahora tienen un impacto cada vez mayor en las ventas.

2.- Los canales digitales contribuyen a una mayor participación de los ingresos.

Un reciente informe de Comercio de Asia-Pacífico muestra una interesante correlación entre la participación de los ingresos digitales y el crecimiento de los ingresos. El estudio se basa en una encuesta de más de 1.000 empresas ubicadas en varios países de APAC, incluyendo Australia, Nueva Zelanda, Japón, China, India y Singapur.

Un hallazgo clave en el informe sugiere que un aumento del 5% en la proporción de las compras de los clientes realizados digitalmente se asocia con un aumento del 3,5% en el crecimiento de los ingresos. Otras conclusiones que podemos destacar del estudio son:

  • El 96% utiliza correos electrónicos y sitios web.
  • El 90% confía en el boca a boca.
  • El89% utiliza las redes sociales
  • El 77% hace uso de aplicaciones móviles.

Dado que los canales digitales desempeñan un papel cada vez más amplio en la generación de ingresos, no es de extrañar que los negocios de APAC hayan superado a sus homólogos en otras regiones del mundo. El pronóstico de gasto en marketing digital muestra que:

  • El 45% de la inversión publicitaria de APAC es digital, en comparación con el 40% en otros mercados.
  • Se proyecta que el gasto en publicidad digital de las empresas APAC crecerá 6.2% en 2018

3.- Google-Facebook continúan dominando el espacio publicitario digital.

Los informes presentados por Google y Facebook a principios de este año indican una fuerte tendencia de crecimiento. En general muestran que:

  • Los ingresos publicitarios de Facebook y Google en el primer trimestre de 2018 en APAC crecieron un 40% año con año, mientras que los ingresos publicitarios de otras compañías en realidad disminuyeron un 20% durante el mismo período.
  • El aumento neto en los ingresos de publicidad digital para los mercados de APAC es de $ 850 millones (pero esto en realidad representa un aumento combinado de $ 1.63 mil millones para Google y Facebook, y una disminución de $ 780 millones para todos los demás).
  • El duopolio Google-Facebook representa el 65% de todos los ingresos de publicidad digital en el mercado de APAC, un aumento del 51% en el mismo período en 2017.
  • Poniendo estos números en contexto, todavía hay mucho espacio para que crezca el duopolio Google-Facebook en el mercado de anuncios digitales de APAC. Esto se debe a que, en comparación con los mercados de EE. UU. y Europa (donde Google y Facebook controlan el 80% del espacio publicitario digital), la participación de mercado del duopolio en APAC sigue experimentando aumentos rápidos año tras año.

Cada comercializador deberá estar en el “micro-momento”

El auge de los “micro-momentos” como punto de contacto de marketing continúa ganando terreno a medida que más y más expertos en marketing se dan cuenta de la necesidad de mantenerse en la cima de la mente en todo el camino de compra no lineal y dirigido por el comprador. Los micro-momentos son instancias en las que un cliente potencial necesita aprender, descubrir, mirar, encontrar o comprar algo, y luego se dirige al dispositivo disponible más cercano para responder a esa necesidad.

Durante estos micro-momentos, los clientes potenciales tienen mayores expectativas de puntualidad y relevancia. Se sienten atraídos por las marcas y las empresas que mejor satisfacen sus necesidades en el momento.

Comencemos a mirar hacia 2020 teniendo en cuenta estas cuatro tendencias de marketing en Asia para crear un plan de marketing B2B más sólido con vistas al año que viene.