¿Qué es Order to Cash? El proceso Order to Cash, también conocido como O2C u OTC, se refiere al proceso comercial de una empresa para todo el sistema de procesamiento de pedidos. Este es un conjunto de procesos comerciales para administrar desde pedidos de ventas hasta pagos de clientes. Ayuda a definir su éxito como empresa y sus relaciones con los clientes. La optimización de este proceso elimina las ineficiencias y puede producir beneficios vistos en todo el negocio. Pasos en el proceso de O2C
1. El cliente realiza un pedido: El ciclo comienza cada vez que un cliente ordena bienes o servicios de su empresa. Es importante contar con un sistema eficiente de administración de pedidos para garantizar que no haya demoras en el envío de pedidos o pérdida de tiempo con el reingreso de pedidos. Cuando su sistema de gestión de pedidos no funciona correctamente, tendrá muchos problemas, como que los clientes llamen por demoras en los envíos o reciban los artículos incorrectos. Cuando tiene un incidente aislado aquí o allá, no es un gran problema. Pero, si esto sucede con frecuencia, está pagando altos costos para corregir los errores del pedido original y reparar el daño a las relaciones con los clientes.
2. El pedido se cumple: En esta etapa, su pedido de ventas está preparado para su envío a su cliente, o la cita de servicio está programada. En una operación sin problemas, el cumplimiento de su pedido está directamente vinculado a su software de pedido. De esta manera, sus recolectores saben exactamente dónde encontrar todos los artículos en el almacén para preparar los pedidos para el envío.
3. El pedido se envía: En este paso, el pedido se envía al cliente o se completa el pedido de servicio. En el envío, algo de esto se puede automatizar. Por ejemplo, cuando alguien marca el pedido como enviado en el sistema, el cliente debe recibir automáticamente un correo electrónico con información de seguimiento, para que pueda saber cuándo esperar los artículos.
4. Factura creada y enviada al cliente: A menos que el pago se haya realizado en el momento en que se realizó el pedido, se debe generar una factura y enviarla al cliente. La automatización puede simplificar este proceso y reducir la probabilidad de error.
5. La factura del cliente paga: En esta etapa, el cliente envía el pago de la factura. Idealmente, debería haber múltiples opciones para elegir, como transferencia electrónica de fondos, pagos con tarjeta de crédito o débito. Si bien puede proporcionar la opción de enviar un cheque o giro postal, esto abre un margen para retrasos en el proceso. Cuanto más fácil sea para que sus clientes le den dinero, más rápido se le puede pagar.
6. El pago se registra en el libro mayor: Cuando reciba el pago de un pedido, el departamento de cuentas por cobrar lo registrará en el libro mayor.
Desde esta perspectiva, cuanto antes se pague, mejor. El dinero inmovilizado en el inventario o en cuentas no pagadas es para la organización un rendimiento retrasado de la inversión. Aunque en este caso esto podría no ser muy grave si únicamente estamos hablando de uno o dos pedidos, puede ser perjudicial si se trata de una suma sustancial de dinero cuando se manejan pedidos grandes o volúmenes de pedidos altos.
Un ejemplo sería el de un cliente que se marcha a la competencia porque está teniendo problemas con el cumplimiento de sus pedidos. Si se retrasan constantemente o se envían pedidos incorrectos, eventualmente se cansará y encontrará rápidamente otro proveedor de producto o servicio. O durante la etapa en la que el cliente ha dado algunas excusas para no pagar su factura y ahora se ha retrasado 120 días, lo que deja a la empresa luchando por encontrar otra forma de retomar el dinero perdido.
Sin embargo, si el proceso de compra en efectivo es defectuoso, muchas de las facturas impagadas pueden depositarse en nuestra entidad bancaria en lugar de echar la culpa a sus clientes. Después de todo, no podemos esperar que los clientes paguen una factura cuando es incorrecta.