Outsourcing en recaudo de cartera

La cobranza de cartera comercial, es una actividad que la empresa puede realizar directamente a través de un departamento designado para esta función o puede optar por la contratación de un compañia especializada en el área

Si la empresa cree que es mejor implementar un departamento de cobranzas en su empresa es necesario la capacitación permanente a su fuerza de trabajo encargado de este departamento y facilitar las herramientas adecuadas para el desarrollo de una gestión óptima.

Adicional contar con el personal adecuado, con cualidades importantes para el desarrollo de esta labor como son honestidad, integridad dado que son las personas que tendrán trato directo con los clientes para la recepción de valores.

También es recomendable que el departamento o compañía externa de cobranzas trabaje en conjunto con el departamento de finanzas contabilidad, al disponer datos exactos respecto a valores por cobrar y toda la información necesaria del producto o servicio solicitada por el cliente facilita la comunicación y agiliza la cobranza.

La otra opción es la contratación de una call center las empresas requieren los servicios de estos, generalmente en base al volumen de clientes que mantienen y al incremento de los mismos.

Los call center son especialistas en el área cuentan con sistemas de cobranzas actualizados, personal apto para el desarrollo de esta actividad, facilitando la cobranza debido a su amplia experiencia en el manejo de clientes desarrollan métodos y estrategias para la efectiva recaudación de valores cumpliendo con los objetivos planteados por la empresa contratante.

Importancia

La cobranza es de suma importancia para el funcionamiento y continuidad en el mercado en todo tipo de empresa u organización independientemente de la actividad comercial al que este dedicada

Las cuentas por cobrar son los mayores dolores de cabeza e indicativos de que el producto o servicio tienen una ubicación significativa en el mercado a través de las ventas a crédito, por lo que la organización para el desarrollo de una gestión de cobranzas efectiva es esencial dado que es el aporte principal para garantizar la liquidez de la empresa.

El desarrollo de la gestión de cobranzas efectiva persiguiendo la rentabilidad de la empresa se sitúa como medio prioritario en toda gestión empresarial por lo que es recomendable para la salud financiera de toda organización el realizar un análisis periódico a la gestión de cobranzas.

Para mayor información http://www.tservice.com.ec/portal/abril/call-center-importancia-de-la-cobranza-y-principios-generales/

La gestión de cobranza es un procedimiento en el cual los clientes que han incurrido en mora pueden estar al día en sus obligaciones vencidas, esto mediante, el pago de las mismas, de esta forma ratificamos con nuestros clientes de garantizar y mantener una buena relación comercial de largo plazo y a su vez, garantizar el acceso permanente de los productos, y al igual, asegurarnos que se tienen diseñados para proteger el patrimonio de la compañía.

El objetivo estratégico de una buena cobranza de cartera, está basada en, tener una cartera sana con fidelización de clientes que nos pueden referenciar y hacer crecer la utilidad de la empresa.

Planear adecuadamente la gestión de la cartera a través de la línea de negocios, nos da la capacidad de tener claridad al momento que se deba recaudar las primas, por cual medio y estaremos más pendientes del cumplimiento adecuado de los pagos por parte de los clientes.

A su vez, contar con una herramienta de medida idónea, para evaluar correctamente la cartera por parte de un auxiliar de cartera, por un asesor de seguros, por oficina, o subcontratando una empresa especializada en recaudo de cartera comercial; con el fin de dar cumplimiento de las metas, políticas, estrategias y tácticas en la labor de un recaudo adecuado y pertinente.

Esto nos permitirá hacer seguimiento a la cartera en línea, donde podemos verificar el estado real de esta por cada uno de nuestros clientes, generando confianza y efectividad en la realización de la gestión. Evaluar la cartera por medio de diferentes aspectos como: Asesor, Ramos, Altura, agentes o agencias intermediarias y oficinas de una forma automática, especifica, ágil y confiable. Nos permite, realizar la gestión de la cartera, analizar los indicadores de gestión administrativa de la cartera, como son la rotación de cartera, cumplimiento a entes oficiales como la Superbancaria, Fasecolda, entre otras.

Por otro lado, nos permite recordad de manera anticipada los pagos pendientes y próximos a vencer con la finalidad de poder recordar a tiempo a nuestros clientes sobre el recaudo.

La capacidad debe ir enfocada a la satisfacción tanto del cliente como para la empresa, con el fin de agilizar de forma eficaz el recaudo de cartera correspondiente, e ir, a la vanguardia de los cambios tecnológicos, estrategias, perfil de los clientes, que se deban implementar para el mejoramiento de resultados en el cobro de la cartera morosa.

 

 

 

Para mayor información http://conocimientosenseguros.blogspot.com.co/p/accdientes-personales.html

 

Entre los objetivos que debe tener una organización se encuentra el cobro oportuno (a sus clientes y/o proveedores) de productos o servicios prestados. Teniendo en cuenta que, si no es una de las prioridades de la empresa, ésta podría quebrar o generar pérdidas, si esto ocurre en las empresas es indispensable subcontratar empresas de recaudo de cartera para que estas se encarguen de esta actividad, y la empresa se puede dedicar al 100% de las otras áreas que poseen mayor vinculación con si core business.

Una compañía no puede sobrevivir sin flujo de efectivo, sin embargo, en muchas ocasiones es inevitable no darles crédito a los clientes. Por esto, es necesario contemplar unas precauciones donde se anticipe el pago oportuno a quienes se les dio el producto o servicio, con el fin de que estos no se retrasen.

En caso de contar con deudores morosos, se crea la importancia de recuperar la cartera vencida, la cual afecta las finanzas de las empresas, por perdida de dinero, tiempo y esfuerzo con los clientes morosos, quienes tienen las utilidades de las organizaciones en sus manos.

Por lo anterior, es importante tener en cuenta estas 5 características al momento de subcontratar una empresa de recaudo de cartera, con el fin de, lograr recuperar la cartera mediante acuerdos de pago con los deudores y conciliando entre los responsables de las finanzas y los adeudados.

Durante el proceso se tendrá en cuenta algunos factores como:

1. Conocer con absoluta seguridad el origen y monto de la deuda.
2. Lograr que el deudor señale que está dispuesto a pagar la deuda.
3. Demostrarle al adeudado con documentos legales el valor que debe cancelar.
4. Determinar una fecha aproximada del día en que se realizaría el pago.
5. Hacer seguimiento hasta el momento en que se realice la cancelación de la deuda.
6. Contar con una amplia experiencia en el sector de las cobranzas.

 

 

Para mayor información http://www.totaldatos.com/por-que-es-importante-la-recuperacion-de-cartera-casa-de-cobranza/

Si tiene usted que luchar contra sus cuentas por cobrar, no puede ganar. Si, por el contrario, toma las medidas necesarias para administrarlas, aplicando la debida presión en el momento adecuado, logrará óptimos resultados.

Existen 8 reglas básicas que describiremos en los siguientes párrafos, las cuales aplican tanto para grandes como para medianas y pequeñas empresas, las cuales le permitirán administrar y controlar sus créditos:

1. QUIEN ESPERA LE PAGUEN, RECIBE SU PAGO: Una actitud positiva y firme es de vital importancia en la administración y control de créditos. Hemos comprobado que, si usted espera que le paguen, y la contra parte lo sabe, y es consciente de que usted tomará las medidas necesarias para que esto suceda, le pagará.

Por “tomarlo con la debida seriedad” se entiende:

• Establecer políticas y procedimientos que le permitan tomar decisiones rápida y fácilmente.
• Asegurase de que sus clientes entiendan sus términos, políticas e intenciones.
• Comprometerse a entrenarse usted mismo y a sus funcionarios en la administración y recaudo de créditos.
• Entender y utilizar las herramientas y servicios a su disposición.
• Le invitamos a que mire de cerca la forma en que su compañía administra sus créditos. Pregúntese si esta tarea es tomada con la debida seriedad o si se requiere de un ajuste de actitud.

2. HAGA ALGO CADA VEINTE DÍAS: No hay nada más efectivo que un enfoque sistemático y controlado a la administración de los créditos siendo la utilización de un procedimiento escalonado, por etapas, el principal factor de éxito. Obtenemos grandes resultados con un proceso que funciona de la siguiente manera y llamamos la “Agenda a Veinte Días”:

• Día Uno. Se realiza la venta, se entrega el producto y se genera una factura a 30 días.
• Veinte Días después, o sea 10 días antes del vencimiento del crédito, llame al cliente. Es una llamada de pre-cobro que hace también las veces de una llamada de servicio.
• Pregunte si recibieron el pedido, si todo está a su entera satisfacción, si tienen la factura y si entienden sus términos. Si existe un problema tendrá la oportunidad de solucionarlo antes de la fecha de vencimiento y ambas partes quedarán satisfechas. Si no hay problema, usted sabrá que el cliente está conforme y que probablemente pagará a tiempo. El sabrá que usted está interesado y pendiente.
• La próxima llamada (si es necesaria) debe ser programada para veinte días después, o sea,10 días después del vencimiento de la factura. Si en ese momento existe un problema es aún tiempo de solucionarlo efectivamente. Sin embargo, si el cliente está ganando tiempo y buscando trabajar con su dinero, también lo sabrá y podrá actuar en conformidad.

El secreto gira alrededor del hecho de ser sistemático y organizado. En todo el proceso, anote lo que se dijo y quien lo dijo y no fallará. Lo llamamos la “Agenda a Veinte Días” porque para que funcione tiene usted que mantenerse al tanto.

3. NO DE LA ESPALDA A SUS DEUDORES: Conceder crédito a otra empresa implica asumir un cierto nivel de riesgo. Obviamente, en la mayoría de los casos, este riesgo es parte del costo de hacer negocios, y es aceptable – siempre y cuando sea administrado adecuadamente. Aun cuando no pudiese aplicar ninguna de las otras reglas a su negocio, le recomendamos ésta. En un instante se puede perder el control de los créditos descuidados. Y la pérdida de control es el primer paso hacia la pérdida de su negocio.
4. TRANSMITA SUS TÉRMINOS CON CLARIDAD Y NO MUESTRE DEBILIDAD: Se trata de mantenerse en lo dicho. Al conceder términos de financiamiento tenga la determinación de comunicarlos claramente y manténgase con firmeza, no importan las circunstancias. Recuerde, un negocio es un negocio. Su empresa cumplió con sus obligaciones y ahora le toca el turno a sus clientes. Indique sus términos e intenciones con claridad.
5. NO TENGA MIEDO DE AUMENTAR LA PRESIÓN: Si encuentra que tiene un problema en sus manos, lo importante es adquirir el control lo más rápidamente posible y continuar presionando por resultados. La clave es reconocer cuando el proceso se ha estancado y estar preparado a utilizar un enfoque más fuerte cada vez que establezca contacto.
6. DIGA LO QUE PIENSA Y PIENSE LO QUE DICE: Ya hemos mencionado que con el fin de evitar dificultades es importante fijar sus términos y mantenerse en lo acordado. Desarrollar esta filosofía para situaciones en las que ya existen problemas y usted está intentando lograr el recaudo de obligaciones vencidas.
7. UTILICE APOYO: Es comprensible que algunas personas sean reticentes a hacer llamadas de cobro. Después de todo, discutir asuntos de plata puede ser incómodo y angustiante. Apóyese en personas allegadas a usted. La clave está en planear su llamada, y, si se siente nervioso, encuentre un amigo o colega y practíquela. Tómese unos momentos, organice los hechos, discuta lo que quiere decir y, lo más importante, decida lo que quiere lograr con la llamada.
8. SI LAS REGLAS NO SON SUFICIENTE, SEPA CUANDO ES NECESARIO PEDIR AYUDA: En últimas, el conocimiento es la mejor defensa contra un mal crédito. Tiene que saber que hacer antes, durante e inmediatamente después de la venta. Y tiene que saber a quién recurrir cuando alguien no le pague a tiempo. Para transacciones nacionales puede utilizar sus propios recursos y contactos. O puede utilizar la ayuda proporcionada por especialistas en recaudo de cartera comercial para las diferentes instancias: para informarse sobre la situación económica de sus deudores, apoyarse en requerimientos de pago escritos, o utilizar nuestros servicios de Gestión de Cartera Comercial Vencida.

 

 

 

Para mayor información http://www.interia.com.co/reglas.htm

Recuperar tus cuentas por cobrar de modo seguro, y mucho mejor si es en el día pactado, debe ser uno de tus objetivos en la administración de negocios, ya que son esos recursos con los que darás impulso a un nuevo ciclo de tus operaciones.

Las cuentas atrasadas y clientes morosos suelen ser el dolor de cabeza de muchas empresas, para prevenir esto desde un principio se deberá analizar minuciosamente la capacidad de endeudamiento de los clientes nuevos, lo que nos permitirá medir su capacidad de pago y conocer su frecuencia de compra, que se entiende como el tiempo que tarda en volver a requerir de tus productos o servicios, de esa forma estarás conociendo a tu cliente y cuando te solicite su línea de crédito, ya tendrás una base para saber hasta por cuánto venderle a crédito y por cuántos días en base a su frecuencia de compras, combinada con las necesidades de tu giro.

En todo tipo de operación a crédito debes tomar medidas que garanticen la recuperación de tus recursos, en la administración de negocios esto se asegura mediante el resguardo de la documentación soporte, como la factura original firmada por quienes están autorizados por tu cliente a recibir los bienes o servicios, también es recomendable te entregue un cheque por el importe de la operación, o bien, un pagaré firmado por el representante legal de tu cliente. Esto es necesario para que en caso de que debas recurrir a cobranza legal, la cual empresas de subcontratación especializadas en recaudo de cartera comercial puedan contar con la documentación adecuada la cual soporte y sustente la demanda.

Quien está a cargo de la administración de negocios sabe que la persona que estará al frente de las cuentas por cobrar debe ser firme y amable, con mucho tacto para evitar que llegue a ser desagradable para el cliente. Esta persona debe llevar todo en orden: cuánto debe cada cliente, tener archivada la documentación, de modo que puedas revisar validando los importes pendientes contra los soportes documentales, también deberás estar pendiente de los ingresos diarios a bancos por estos conceptos y ver que se estén actualizando diariamente los expedientes.

 

 

Para mayor información puede acceder a https://administraciondenegocios.wordpress.com/2010/10/02/la-rapida-recuperacion-de-cuentas-por-cobrar-a-clientes-en-la-administracion-de-negocios/

El tener relaciones sólidas con los clientes es una de las claves para el éxito en cualquier negocio. Sin prácticas empresariales sólidas, el dinero no se recibe en el momento oportuno, las facturas no se pagan y su mercancía y bienes dejarán de ser entregados a su empresa. ¿Cómo se puede remediar esta situación? La recuperación de sus cuentas por cobrar es el primer paso a tomar para que su dinero entre directamente.

 

El comenzar las gestiones de cobranza de su cartera vencida tan pronto como sea posible es uno de los factores clave para aumentar la probabilidad de recuperación. Uno de los mayores y más comunes errores de los dueños de negocios o directivos es que tienden a gestionar sus cuentas vencidas internamente por demasiado tiempo. Cuando sus cuentas por cobrar estén dentro del rango de 60 a 90 días de vencimiento están dentro del rango favorable para su pronta recuperación; sin embargo, una vez que entran al rango de 90 días o más, sus posibilidades de recuperación de cartera disminuyen drásticamente.

 

Una de las primeras cosas que usted debe de hacer cuando esté listo para comenzar a cobrar sus cuentas vencidas es el envío de un comunicado de cobranza. Este comunicado puede ser enviado cuando la deuda cumpla 30 días de vencimiento y deberá dar a sus clientes una oportunidad de revisar sus registros, ya que realmente el pago a veces no se realiza por un descuido de parte de su empresa.

 

Si no se recibe ninguna respuesta por parte de su cliente en los siguientes 5 a 10 días, una llamada de seguimiento es siempre un buen paso a tomar. La llamada telefónica es un paso importante a tomar cada vez que se intenta cobrar una deuda ya que les da un toque personal a sus esfuerzos de cobranza. Si bien es cierto que muchos deudores simplemente evitan las llamadas telefónicas de sus acreedores, algunos serán humildes y hablarán con usted sobre su adeudo. Durante esta llamada usted puede averiguar si hay algún problema que evitaría que le paguen su cuenta por cobrar, como la pérdida de un cliente u otra razón económica.

 

Como cortesía profesional se puede realizar otra llamada de cobranza a los 5 días posteriores de la fecha en la que el pago debió de haberse recibido. Durante esta llamada de cobranza usted puede ofrecer a sus clientes la posibilidad de establecer un plan de pagos. Por desgracia, muchos clientes estarán más que dispuestos a establecer un plan de pagos sin tener una intención verdadera de cumplir con dicho plan. Por lo anterior, es de suma importancia que cada vez que usted negocie un plan de pagos con sus clientes les pida que le envíen por escrito su solicitud y, en caso de ser aprobado, su empresa deberá de enviarles los términos y condiciones en los cuales su plan de pagos fue autorizado.

Cuando usted está teniendo dificultades para cobrar sus cuentas por cobrar vencidas con sus clientes, la contratación de una agencia de cobro puede ser su mejor opción para recuperar su dinero. Las agencias de cobranza son profesionales con una sólida formación en la investigación y recuperación de las cuentas vencidas. Estos profesionales tendrán los conocimientos y la capacidad de rastrear a sus deudores, gestionar sus cuentas y darles la oportunidad a sus clientes de pagar su deuda con condiciones favorables para ambas partes.

 

Dejar la tarea de recuperar su cartera vencida en manos de una agencia de cobranza profesional es el mejor paso para asegurar que su empresa sobreviva los duros tiempos económicos.

 

Para mayor información puede acceder a http://t21.com.mx/opinion/arte-cobrar/2013/06/27/como-empezar-recuperar-cuentas-vencidas

 

Uno de los talentos de un buen gestor en cobranza es saber escuchar con atención a sus clientes, ya que al escuchar y no simplemente oír podemos obtener la solución de la cuenta. Además, es necesario tener presente en todo momento el cambio de actitudes ante los problemas y retos de la cobranza.

No olvide: “es indispensable cambiar la actitud de ser cobrador para convertirnos en Negociadores”

El primer paso para lograr el cobro es el hecho de que nuestro cliente reconozca la deuda, aunque esto debiera de parecer fácil, si la morosidad se ha tornado excesiva, puede ser que el cliente se niegue a reconocer que nos debe, con esto, el cobro puede resultar sumamente difícil, será necesario el poder demostrar con absoluta seguridad el origen y monto de la deuda; a su vez existen empresas especializadas que ofrecen los servicios de cobro de cartera comercial, los cuales facilitan de manera significativa la cobranza.

Una vez logrado lo anterior, como Gestores Efectivos debemos lograr la aceptación de la cuenta por parte de nuestro cliente. Si la cuenta se encuentra sumamente morosa puede ser que el cliente nos indique que nunca va a liquidar la misma, por lo que es importantísimo, conseguir que el cliente indique que está dispuesto a pagar.

A su vez, es de relevancia contar con un saldo correcto y bien documentado, debido que, si le presentamos al cliente un saldo equivocado, le estamos dando la oportunidad de terminar inmediatamente con nuestras gestiones de cobro.

Una vez logrado lo anterior, debemos determinar con toda claridad la fecha de pago de la cuenta, es muy común que el cliente cumpla con todo lo anterior, pero no precise fechas de pago, ya que considera que con esta actitud puede retrasar el pago sin comprometerse al mismo: Precisemos con toda claridad una fecha próxima de pago.

Ya que logremos lo anterior, sería conveniente sacarle al cliente una sugerencia de pago, no tratemos este documento como un convenio, o compromiso de pago, ya que el cliente se podría negar a proporcionarlo, pues argumentaría que, si en un inicio no se le requirió este documento, en este momento no estaría en disposición de firmarlo.

Para mayor información puede acceder a https://excellencecapacitacion.wordpress.com/areas-de-capacitacion/recuperacion-de-cartera-vencida/