4 Reglas en Gestión de Recaudo de Cartera Comercial

Comencemos por el siguiente hecho: si tiene que luchar contra sus cuentas por cobrar, no puede ganar. Si, por el contrario, toma las medidas necesarias para administrarlas en forma organizada y aplica la debida presión en el momento adecuado, logrará óptimos resultados. Para ello existen 4 reglas básicas que describiremos en los siguientes párrafos y que le permitirán administrar y controlar su acreencia:

1) ACTITUD Y PROFESIONALISMO

Una actitud positiva y firme es de vital importancia en la administración y control de acreencias. Si espera le paguen, la contraparte lo sabe y es consciente de que usted tomará las medidas necesarias para que esto suceda, le pagarán. Si se es profesional y serio en la administración de acreencias, sus acreedores serán serios con respecto a sus compromisos hacia usted. Por lo contrario, si la toma a la ligera y permite a sus acreedores aprovecharse de usted, se aprovecharán.

Ser profesional involucra:

• Establecer políticas y procedimientos que le permitan tomar decisiones con rapidez y facilidad.
• Asegurarse de que sus clientes entiendan sus términos, políticas e intenciones.
• Comprometerse a entrenamientos continuos, para usted mismo y sus funcionarios, en la administración y recaudo de acreencias.
• Entender y utilizar las herramientas y servicios a su disposición.

2) ENFOQUE SISTEMATICO

No hay nada más efectivo que un enfoque sistemático y controlado a la administración de acreencias siendo el principal factor de éxito la utilización de un procedimiento escalonado, por etapas. Los mejores resultados se logran con un proceso que funciona de la siguiente manera:

• Día Uno. Se realiza la venta, se entrega el producto y se genera una factura que normalmente es a 30 días.
• Llamar al cliente 10 días antes del vencimiento de la acreencia. Es una llamada de pre-cobro que hace también las veces de llamada de servicio. Se debe preguntar si recibieron el pedido, si todo está a su entera satisfacción, si tienen la factura y si entienden sus términos. Si existe un problema tendrá la oportunidad de solucionarlo antes de la fecha de vencimiento y ambas partes quedarán satisfechas. Si no hay problema, usted sabrá que el cliente está conforme y que probablemente pagará a tiempo. El sabrá que usted está interesado y pendiente.
• La próxima llamada (si es necesaria) debe ser programada para 10 días después del vencimiento de la factura. Si en ese momento existe un problema es aún tiempo de solucionarlo efectivamente. Sin embargo, si el cliente está ganando tiempo y buscando trabajar con su dinero, también lo sabrá y podrá actuar en conformidad.

El secreto gira alrededor del hecho de ser sistemático y organizado. En todo el proceso anote lo que se dijo y quien lo dijo y no fallará. Para que funcione tiene usted que mantenerse al tanto.

3) NO DE LA ESPALDA A SUS DEUDORES

Conceder crédito a otra empresa implica asumir un cierto nivel de riesgo. En la mayoría de los casos, este riesgo es parte del costo de los negocios, y es aceptable, siempre y cuando sea administrado adecuadamente. En un instante se puede perder el control de acreencias descuidadas y la pérdida de control es el primer paso hacia la pérdida de su negocio. He aquí algunas de las señales sobre las que debe mantenerse alerta.

• Pagos demorados o variaciones en hábitos de pago.
• Promesas de pago incumplidas.
• Llamadas y mensajes no devueltos.
• Cheques posfechados o devueltos por falta de fondos.
• Refinanciamiento o cambio de entidades bancarias.
• Retornos de mercancía no autorizados.
• Ventas a precios inusualmente bajos.
• Cambios radicales en hábitos de compra.
• Crecimiento excesivamente rápido.

4) TRANSMITA SUS TERMINOS CON CLARIDAD Y NO MUESTRE DEBILIDAD

Se trata de mantenerse en lo dicho. Al conceder términos de financiamiento tenga la determinación de comunicarlos claramente y manténgase firme sin importar las circunstancias. Recuerde, un negocio es un negocio. Su empresa cumplió con sus obligaciones y ahora les corresponde a sus clientes.

Si es vago y relajado comunicando los términos de venta es, probable que las personas con quienes trata sean vagos y relajados pagando. Desarrolle un conjunto de términos y condiciones razonables, comuníquelos y hágalos parte de sus contratos de venta.

Si no indica claramente cuáles son sus términos no puede asumir que sus clientes los entiendan o acepten. No asuma que la otra persona es incumplido y mal cliente solo porque la cuenta no fue pagada a tiempo. Muchas disputas y situaciones de mora son generadas por malentendidos.

Recuerde también explicar sus términos y condiciones a sus propios empleados. Es un error común el asumir que su propio personal está bien informado sobre la forma en que usted conduce su negocio.

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