4 Reglas Básicas de Políticas de Crédito Básico para Optimizar Resultados en el Recaudo de Cartera

Comencemos por el siguiente hecho: si tiene usted que luchar contra sus cuentas por cobrar, no puede ganar. Si, por el contrario, toma las medidas necesarias para administrarlas, aplicando la debida presión en el momento adecuado, logrará óptimos resultados.

Existen 4 reglas básicas que describiremos en los siguientes párrafos, las cuales les permitirán administrar y controlar su acreencia:

1)    QUIEN ESPERA LE PAGUEN, RECIBE SU PAGO

Una actitud positiva y firme es de vital importancia en la administración y control de acreencias. Hemos comprobado que si usted espera le paguen, y la contra parte lo sabe, y es consciente de que usted tomará las medidas necesarias para que esto suceda, le pagará.

Es sencillo: si toma la administración de acreencias con la debida seriedad, sus acreedores serán serios con respecto a sus compromisos hacia usted. Por lo contrario, si la toma a la ligera, y permite a sus acreedores aprovecharse de usted, se aprovecharán.

Por “tomarlo con la debida seriedad” se entiende:

Establecer políticas y procedimientos que le permitan tomar decisiones rápida y fácilmente.

Asegurase de que sus clientes entiendan sus términos, políticas e intenciones.

Comprometerse a entrenarse usted mismo y a sus funcionarios en la administración y recaudo de acreencias.

Entender y utilizar las herramientas y servicios a su disposición.

Le invitamos a que mire de cerca la forma en que su compañía administra sus acreencias. Pregúntese si esta tarea es tomada con la debida seriedad o si se requiere de un ajuste de actitud.

2)    HAGA ALGO CADA VEINTE DIAS

No hay nada más efectivo que un enfoque sistemático y controlado a la administración de acreencias siendo la utilización de un procedimiento escalonado, por etapas, el principal factor de éxito.

Obtenemos grandes resultados con un proceso que funciona de la siguiente manera y llamamos la “Agenda a Veinte Días”:

Día Uno. Se realiza la venta, se entrega el producto y se genera una factura a 30 días.

Veinte Días después, o sea 10 días antes del vencimiento de la acreencia, llame al cliente. Es una llamada de pre-cobro que hace también las veces de una llamada de servicio.

Pregunte si recibieron el pedido, si todo está a su entera satisfacción, si tienen la factura y si entienden sus términos. Si existe un problema tendrá la oportunidad de solucionarlo antes de la fecha de vencimiento y ambas partes quedarán satisfechas. Si no hay problema, usted sabrá que el cliente está conforme y que probablemente pagará a tiempo. El sabrá que usted está interesado y pendiente.

La próxima llamada (si es necesaria) debe ser programada para veinte días después, o sea, 10 días después del vencimiento de la factura. Si en ese momento existe un problema es aún tiempo de solucionarlo efectivamente. Sin embargo, si el cliente está ganando tiempo y buscando trabajar con su dinero, también lo sabrá y podrá actuar en conformidad.

El secreto gira alrededor del hecho de ser sistemático y organizado. En todo el proceso, anote lo que se dijo y quien lo dijo y no fallará. Lo llamamos la “Agenda a Veinte Días” porque para que funcione tiene usted que mantenerse al tanto.

3)    NO DE LA ESPALDA A SUS DEUDORES

Conceder crédito a otra empresa implica asumir un cierto nivel de riesgo. Obviamente, en la mayoría de los casos, este riesgo es parte del costo de hacer negocios, y es aceptable – siempre y cuando sea administrado adecuadamente.

Aun cuando no pudiese aplicar ninguna de las otras reglas a su negocio, le recomendamos ésta. En un instante se puede perder el control de acreencias descuidadas. Y la pérdida de control es el primer paso hacia la pérdida de su negocio. He aquí algunas de las señales sobre las que debe mantenerse alerta.

Pagos demorados o variaciones en hábitos de pago.

Promesas de pago incumplidas.

Llamadas y mensajes no devueltos.

Cheques posfechados o devueltos por falta de fondos.

Refinanciamiento o cambio de entidades bancarias.

Retornos de mercancía no autorizados.

Ventas a precios inusualmente bajos.

Cambios radicales en hábitos de compra.

Crecimiento excesivamente rápido.

4)     TRANSMITA SUS TERMINOS CON CLARIDAD Y NO MUESTRE DEBILIDAD

Se trata de mantenerse en lo dicho. Al conceder términos de financiamiento tenga la determinación de comunicarlos claramente y manténgase con firmeza, no importan las circunstancias. Recuerde, un negocio es un negocio. Su empresa cumplió con sus obligaciones y ahora les toca el turno a sus clientes.

Indique sus términos e intenciones con claridad. Si es vago y relajado sobre los términos de venta es probable que las personas con quien trata sean vagos y relajados cuando de pagar se trata.

Es importante desarrollar un conjunto de términos y condiciones razonables. También es importante que éste forme parte de sus contratos de venta.

Una recomendación: Si no indica claramente cuáles son sus términos no puede asumir que sus clientes los entiendan o acepten. No asuma que la otra persona es incumplido y mal cliente solo porque la cuenta no fue pagada a tiempo. La verdad es que muchas disputas y situaciones de mora son generadas por malentendidos.

Recuerde también explicar sus términos y condiciones a sus propios empleados. Es un error común el asumir que su propio personal está bien informado sobre la forma en que usted conduce su negocio.