El solo hecho de hacer un pedido y enviarlo a un cliente no significa que le hayan pagado todavía, especialmente cuando trabaja en la venta al por mayor. Algunas veces, el problema puede recaer en el cliente que usa su negocio como un “banco” no oficial, permite que la cuenta se transfiera hasta el punto de ser entregada y luego paga el todo el montante del capital sin el interés que adeudado.
Sin embargo, si el proceso de compra en efectivo es defectuoso, muchas de las facturas impagadas pueden depositarse en nuestra entidad bancaria en lugar de echar la culpa a sus clientes. Después de todo, no podemos esperar que los clientes paguen una factura cuando es incorrecta.
Señales de que un proceso de facturación a efectivo necesita algunos cambios:
- La existencia de un gran número de acuerdos de venta únicos entre su empresa y sus clientes que especifican descuentos variables o condiciones de pago no estándar.
- Los representantes comerciales cierran acuerdos debido a prácticas y promesas no autorizadas.
- Errores en los documentos originales y facturación incorrecta.
- Un gran volumen de notas de crédito emitidas.
- Facturas que se envían tarde o que no se emiten a tiempo.
- Lagunas de información entre las ventas, el despacho y el proceso de facturación.
No obstante, las estrategias que se usen para agilizar el proceso de facturación dependerán de los problemas que se recojan al analizar el proceso, pero pueden incluir las mejores prácticas, como las siguientes:
- Integración de los perfiles de los clientes en el softwarede facturación para que aplique los términos de pago correctos a cada factura.
- Integración de los datos de facturación y pago para facilitar el análisis del deudor.
- Introducción y seguimiento de flujos de trabajo organizados para la monitorización de cuentas pendientes.
- Proporcionar una plataforma en línea para que los clientes se comuniquen con el departamento de ventas y las cuentas en una sola cadena que comience con la colocación de pedidos, que sea capaz de registrar todas las interacciones posteriores.
