El proceso de facturación a efectivo se puede dividir en cuatro subprocesos;
- Facturación o facturación del cliente: Las facturas se pueden elevar al cliente de muchas maneras diferentes;
- Esto podría ser entrada manual en el sistema.
- Se puede crear automáticamente utilizando información de un pedido de ventas
- Se puede crear en base a los detalles del envío
- O puede usar la información disponible en la factura existente para copiar la misma Emisión de la factura
- puede utilizar cualquier otro método según sus necesidades comerciales específicas
- Realización de ajustes en facturas o cuotas pendientes de los clientes: Podría haber varios tipos de ajustes que podrían ser necesarios una vez que la factura se haya presentado al cliente. Algunos ejemplos son;
- Ajustes; Es posible que deba realizar ajustes por diversos motivos, como productos devueltos, retrasos en el envío, diferencias de impuestos, etc.
- Disputas; Las facturas generadas pueden ser disputadas por el cliente, que debe rastrearse y cerrarse adecuadamente.
- Descuentos; Los descuentos deben proporcionarse al cliente en función de los términos de pago acordados u otras condiciones.
- Deudas incobrables; La factura podría convertirse en una deuda incobrable y es posible que tenga que cancelarla; O haz provisión en tus libros.
- Recepción y gestión de pagos de clientes: Puede haber varias formas en que los pagos pueden ser realizados por el cliente. Algunos ejemplos son;
- Efectivo
- Comprobar
- Transferencia bancaria
- Ajuste del saldo de las Cuentas por pagar debido al cliente como proveedor
- Otros métodos acordados
- Aplicación y contabilidad del efectivo recibido: Una vez que se ha recibido el pago, debe ser cancelado contra las cuotas del cliente. Hay varias formas en que se pueden aplicar los pagos:
- A la respectiva factura contra la cual se ha recibido el pago. En este caso; el pendiente contra la factura particular; se convierte en cero; y la factura está cerrada.
- A la cuenta respectiva; Esto sucede cuando el pago no se puede identificar en una factura en particular, pero el cliente es conocido. En este caso; el total de “Cuentas por cobrar” de ese cliente se reduce por el monto del recibo; pero las facturas respectivas siguen abiertas.
- Permanece sin aplicar; El efectivo o pago ha sido recibido; pero el cliente no puede ser identificado; En este caso, el efectivo se reconoce y el pago se clasifica como no aplicado.
Esto completa la factura para cobrar el ciclo básico. Otros pasos como la gestión de la relación con el cliente; La conciliación bancaria, etc. también se puede integrar con este ciclo.