Business Process Outsourcing - Profitline

Soluciones de Outsourcing ó Tercerización de Procesos de Negocio

Proceso de flujo de factura a efectivo

El proceso de facturación a efectivo se puede dividir en cuatro subprocesos; 

  1. Facturación o facturación del cliente: Las facturas se pueden elevar al cliente de muchas maneras diferentes;
  • Esto podría ser entrada manual en el sistema.
  • Se puede crear automáticamente utilizando información de un pedido de ventas
  • Se puede crear en base a los detalles del envío
  • O puede usar la información disponible en la factura existente para copiar la misma Emisión de la factura
  • puede utilizar cualquier otro método según sus necesidades comerciales específicas
  1. Realización de ajustes en facturas o cuotas pendientes de los clientes: Podría haber varios tipos de ajustes que podrían ser necesarios una vez que la factura se haya presentado al cliente. Algunos ejemplos son;
  • Ajustes; Es posible que deba realizar ajustes por diversos motivos, como productos devueltos, retrasos en el envío, diferencias de impuestos, etc.
  • Disputas; Las facturas generadas pueden ser disputadas por el cliente, que debe rastrearse y cerrarse adecuadamente.
  • Descuentos; Los descuentos deben proporcionarse al cliente en función de los términos de pago acordados u otras condiciones.
  • Deudas incobrables; La factura podría convertirse en una deuda incobrable y es posible que tenga que cancelarla; O haz provisión en tus libros.

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  1. Recepción y gestión de pagos de clientes: Puede haber varias formas en que los pagos pueden ser realizados por el cliente. Algunos ejemplos son;
  • Efectivo
  • Comprobar
  • Transferencia bancaria
  • Ajuste del saldo de las Cuentas por pagar debido al cliente como proveedor
  • Otros métodos acordados
  1. Aplicación y contabilidad del efectivo recibido: Una vez que se ha recibido el pago, debe ser cancelado contra las cuotas del cliente. Hay varias formas en que se pueden aplicar los pagos:
  • A la respectiva factura contra la cual se ha recibido el pago. En este caso; el pendiente contra la factura particular; se convierte en cero; y la factura está cerrada.
  • A la cuenta respectiva; Esto sucede cuando el pago no se puede identificar en una factura en particular, pero el cliente es conocido. En este caso; el total de “Cuentas por cobrar” de ese cliente se reduce por el monto del recibo; pero las facturas respectivas siguen abiertas.
  • Permanece sin aplicar; El efectivo o pago ha sido recibido; pero el cliente no puede ser identificado; En este caso, el efectivo se reconoce y el pago se clasifica como no aplicado.

Esto completa la factura para cobrar el ciclo básico. Otros pasos como la gestión de la relación con el cliente; La conciliación bancaria, etc. también se puede integrar con este ciclo.

 

Beneficios de Source to Pay (S2P)

El modelo de suites S2P permite la administración fácil y eficiente de actividades tan diversas como: subastas, análisis de gastos, administración de categorías de compras, solicitudes de compra, eventos de abastecimiento, facturación y relaciones con proveedores dentro de la misma solución.

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“El modelo de paquete Source-to-Pay es una herramienta poderosa para cualquier Departamento de Compras que busque nuevos controladores para mejorar el rendimiento de su organización. Como se demostró en la última edición de la Encuesta sobre tendencias en adquisiciones, es crucial para los departamentos de compras, al seleccionar e implementar una solución de Fuente a pagar. Tener en cuenta una serie de criterios, tanto humanos como tecnológicos, para maximizar los beneficios ” dice Gérard Dahan, Director General de Ivalua EMEA.

Para profundizar en el valor del modelo de la suite S2P y obtener comentarios del Departamento de Compras sobre su uso y sus expectativas con respecto a las suites S2P, Trending in Procurement encuestó a 210 profesionales de compras: Los principales hallazgos de la encuesta son: Los departamentos de compras consideran que el modelo de paquete de Source-to-Pay es un verdadero impulsor de rendimiento, ya que permite:

Mejorar el rendimiento del equipo de adquisiciones (100% de los encuestados)

Un mejor análisis de gastos (90%) Las mejoras de rendimiento son más evidentes en los entornos de suites homogéneas (un código, una base de datos, una arquitectura) que en los entornos de suites heterogéneas (conjunto de módulos no integrados, que operan desde diferentes códigos, bases de datos y arquitecturas)

Las categorías de adquisición que se citan con mayor frecuencia como objetivo de una solución especializada (o solución de nicho) son: viajes y gastos, servicios y adquisición de materias primas. El 72% de los participantes consideraron que el método de implementación más adecuado para las soluciones de Source-to-Pay es una implementación por fases, módulo por módulo. Los obstáculos para la implementación de las soluciones de Fuente a Pago no se perciben en la madurez de las soluciones propuestas en el mercado, ni en sus beneficios, sino en la duración del período de implementación / implementación (91%) Comparte este artículo

Por qué las Compañías Deben Optimizar el Order To Cash

En el pasado, los clientes podían estar satisfechos con los plazos de entrega largos entre la colocación del pedido y la llegada de este, pero este ya no es el caso. Si, por ejemplo, la empresa es un mayorista o un minorista que trabaja de forma remota con sus clientes, los clientes que compran sus productos desean todo de la manera más rápida posible.

order to cash profitlineDesde esta perspectiva, cuanto antes se pague, mejor. El dinero inmovilizado en el inventario o en cuentas no pagadas es para la organización un rendimiento retrasado de la inversión. Aunque en este caso esto podría no ser muy grave si únicamente estamos hablando de uno o dos pedidos, puede ser perjudicial si se trata de una suma sustancial de dinero cuando se manejan pedidos grandes o volúmenes de pedidos altos.

El dinero que podría invertirse de manera rentable queda inactivo y si se tiene que invertir en sobregiros para cubrir el déficit de flujos de efectivo, debe agregarse el coste del crédito al coste de su efectivo improductivo.

 

Beneficios de la Subcontratación de Personal en las Empresas por Medio de los Outsourcing.

El outsourcing es la subcontratación de servicios puntuales por parte de una empresa a otra o a un suplidor, por lo general establecidos a través de contratos de corta duración. Este sistema es ideal para orientar inversiones y gastos sobre actividades o tareas. Emplear esta técnica es una eficaz herramienta de la gestión de empresa contemporánea que básicamente radica en la acción de delegar funciones a una organización externa que se encargue de factores descentralizados. Por ejemplo, la limpieza y el mantenimiento del entorno u otras tareas como como la contabilidad, la generación de contactos potenciales, ciertos procesos de ventas o fidelización de clientes, y el reclutamiento del personal dentro de la empresa.

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¿Qué es Outsourcing? Una Práctica Organizacional Para el Crecimiento Empresarial: ¡La guía en donde encuentras todo lo que debes saber sobre la tercerización!

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Detallamos algunas ventajas y desventajas de contar con un servicio de subcontratación:

Ventajas

  • La empresa que contrata el servicio puede fijar todos sus esfuerzos en un objetivo establecido, lo que aumenta la rentabilidad del negocio en sí.
  • Se pueden ahorrar los gastos producidos por las áreas operativas afectadas ya que la empresa contratada es la responsable.
  • Reduce el nivel de estrés y de asignaciones rutinarias de la empresa para trasladarlos al personal subcontratado.

Se debe tomar en consideración que antes de realizar la subcontratación de un recurso o servicio es necesario establecer lo que se necesita cuál será la duración de la subcontratación los términos y condiciones en que se renovará el contrato y cuándo se realizarán las entregas de los reportes de las actividades y asignaciones.

Ventajas de un Buen Supply Chain Management o gestión de Cadena de Suministros.

La cadena de suministro representa un concepto de gran importancia y envergadura en el ámbito empresarial. Este concepto engloba todo el flujo de información y acciones que van desde el proveedor de un producto o servicio hasta el consumidor final.

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En esta cadena entran en juego un gran número de empresas que de alguna forma u otra intervienen en el proceso necesario para que el producto llegue al cliente final en las mejores condiciones de una manera eficiente.

Sin embargo, asociado a todo este ciclo de proveedores, cadena mayorista, minorista y cliente final se produce un flujo económico entre los intervinientes que da lugar al concepto de las Finanzas de la Cadena de Suministro (SCF). Una correcta gestión de estos flujos financieros será fundamental para el buen funcionamiento de la cadena de suministro y de la organización. De esta forma se evitan problemas de falta de liquidez y se mejoran las relaciones entre todos los miembros de la cadena; Para evitar algún tipo de inconvenientes se recomienda subcontratar una empresa de Outsourcing la cual genere todo el apoyo que se requiere para tener una adecuada gestión en la cadena de suministros.

 

Una buena gestión de la cadena de suministro puede suponer importantes beneficios para las empresas como lo son:

 

  • Flexibilidad en la gestión.En la actualidad la competencia entre las empresas, no se produce tanto en relación con el producto final sino con la eficiencia de su cadena de suministro. Por tanto, contar con una cadena de suministro plenamente integrada facilita una mayor flexibilidad en el proceso y que su funcionamiento sea óptimo.
  • Gestión de inventario optimizada.Efectivamente, ante una cadena de suministro bien integrada es posible que el inventario sea adecuado para que la cantidad de materias primas y producto disponible en la cadena sea el justo para ser entregado al cliente, evitando así que exista un desabastecimiento o problemas de exceso de stock.
  • Optimización de los ciclos de cobros y pagos.Un aspecto fundamental en toda cadena de suministro es precisamente encontrar un equilibrio justo entre los flujos financieros que permitan rentabilizar la liquidez en las cadenas de proveedores.
  • Mayores márgenes de beneficios.Si la cadena de suministros está adecuadamente gestionada los márgenes que se obtienen serán mayores porque es posible lograr importantes ahorros de costes en el proceso.
  • La existencia de una red bien consolidada de proveedorespuede facilitar el flujo de información y con ello es posible anticiparse a situaciones no esperadas en el ciclo de la cadena. La proximidad de los miembros de la red hace que sea posible detectar casos de proveedores poco solventes o que no responden adecuadamente a las deudas.

 

Por qué es Importante la Orden del Ciclo de Efectivo u Order To Cash

La empresa debe pensar en lo que implica todo el ciclo desde el pedido hasta el cobro. Es literalmente cómo se ejecuta todo el negocio. Agilizar el pedido al proceso es fundamental para mejorar y mantener la rentabilidad, la retención de clientes y el crecimiento general del negocio. Un proceso lento o interrumpido en cualquier lugar a lo largo del ciclo puede ralentizar todo y causar un daño significativo a la compañía de diferentes formas.

order tu cash process profitlineUn ejemplo sería el de un cliente que se marcha a la competencia porque está teniendo problemas con el cumplimiento de sus pedidos. Si se retrasan constantemente o se envían pedidos incorrectos, eventualmente se cansará y encontrará rápidamente otro proveedor de producto o servicio. O durante la etapa en la que el cliente ha dado algunas excusas para no pagar su factura y ahora se ha retrasado 120 días, lo que deja a la empresa luchando por encontrar otra forma de retomar el dinero perdido.

Hay muchos riesgos de que las cosas salgan mal durante todo el ciclo del pedido al efectivo, pero la mayoría de las empresas luchan siempre en el final del ciclo, recaudando el dinero que se les debe. Por lo general, a las empresas les cuesta cobrar no porque el cliente dispute una factura o evite el pago, sino porque la empresa no tiene la visibilidad de las cuentas por cobrar y las herramientas que necesita para identificar rápidamente las facturas atrasadas que le permitan tomar medidas proactivas para rectificar la situación. En este caso, el uso de ERP y CRM es vital.

Un sistema automático que ayude con el Order to Cash puede ofrecer un análisis de la situación de la compañía, logrando datos de los procesos por los que pasó el pedido. Así se logra que la organización trabaje para subsanar los errores y siempre ganando visibilidad en los diferentes patrones en los pedidos de los clientes, los pagos, los productos, la optimización logística y un sinfín de percepciones de negocios que pueden significar mejores operaciones e innovaciones en el emprendimiento.

Un proceso de logística que esté definido es vital para garantizar la eficiencia de las operaciones de la compañía. El sistema Order to Cash consigue optimizar el proceso de fabricación y entrega, proporcionando información y mejora en los flujos de capital de las empresas.

 

Order To Cash: El Proceso de Gestión de Pedidos

¿Cuán eficiente es el sistema de gestión de pedidos? Si hay problemas serios, la empresa los conocerá de antemano. Estos son: largos plazos de entrega, llamadas de clientes insatisfechos, un volumen inaceptable de errores de envío y, por supuesto, pagos atrasados debido a que un proceso de gestión de pedidos defectuoso generalmente tiene un impacto en el proceso de facturación.

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Síntomas específicos:

  • Doble entrada de pedidos.
  • Retrasos entre la colocación de la orden y el envío.
  • Entrega de pedidos que no coinciden con las facturas.
  • Mala información de los inventarios, que hace que los representantes de ventas rechacen clientes o devuelvan pedidos incluso cuando los productos están en stock.

Para simplificar este proceso, la empresa debe identificar qué está pasando. Muy a menudo, es el resultado de procesos manuales antiguos que llevan a producir errores. La automatización de procesos y la vinculación de información, como la colocación de pedidos, el inventario y la facturación, ayudan a reducir el volumen de errores y permiten que la información pase de las ventas al departamento y a la facturación sin retrasos innecesarios.

Cuáles son las mejores prácticas:

  • Minimizar la cantidad de intervención manual en el proceso.
  • Permitir a los clientes realizar pedidos a través de sistemas digitales.
  • Integración de la información en todo el proceso para que los flujos de trabajo progresen sin problemas.
  • Eliminar cualquier complejidad innecesaria en el proceso.
  • Proporcionar a los comerciales la información necesaria para vender de manera efectiva. Esto incluye información del cliente e información de inventario.

 

Order To Cash: El Proceso de Facturación a Efectivo

El solo hecho de hacer un pedido y enviarlo a un cliente no significa que le hayan pagado todavía, especialmente cuando trabaja en la venta al por mayor. Algunas veces, el problema puede recaer en el cliente que usa su negocio como un “banco” no oficial, permite que la cuenta se transfiera hasta el punto de ser entregada y luego paga el todo el montante del capital sin el interés que adeudado.

facturacion order to cash profitlineSin embargo, si el proceso de compra en efectivo es defectuoso, muchas de las facturas impagadas pueden depositarse en nuestra entidad bancaria en lugar de echar la culpa a sus clientes. Después de todo, no podemos esperar que los clientes paguen una factura cuando es incorrecta.

Señales de que un proceso de facturación a efectivo necesita algunos cambios:

  • La existencia de un gran número de acuerdos de venta únicos entre su empresa y sus clientes que especifican descuentos variables o condiciones de pago no estándar.
  • Los representantes comerciales cierran acuerdos debido a prácticas y promesas no autorizadas.
  • Errores en los documentos originales y facturación incorrecta.
  • Un gran volumen de notas de crédito emitidas.
  • Facturas que se envían tarde o que no se emiten a tiempo.
  • Lagunas de información entre las ventas, el despacho y el proceso de facturación.

No obstante, las estrategias que se usen para agilizar el proceso de facturación dependerán de los problemas que se recojan al analizar el proceso, pero pueden incluir las mejores prácticas, como las siguientes:

  • Integración de los perfiles de los clientes en el softwarede facturación para que aplique los términos de pago correctos a cada factura.
  • Integración de los datos de facturación y pago para facilitar el análisis del deudor.
  • Introducción y seguimiento de flujos de trabajo organizados para la monitorización de cuentas pendientes.
  • Proporcionar una plataforma en línea para que los clientes se comuniquen con el departamento de ventas y las cuentas en una sola cadena que comience con la colocación de pedidos, que sea capaz de registrar todas las interacciones posteriores.

 

La Importancia del Order To Cash

Recibir pedidos y obtener dinero en efectivo es algo que muchas empresas desean, pero hay muchos inconvenientes entre obtener un pedido y obtener efectivo en la cuenta bancaria de la compañía. El Order to Cash, llamado también OTC o O2C, es un proceso que describe el conjunto de procesos comerciales para recibir y completar una venta. Por ello, en esta entrada, nos vamos a detener en explicar qué este concepto y todas sus funcionalidades.

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¿Qué es Order to Cash?

El llamado ‘proceso de pedido en efectivo’ abarca todos los pasos y procesos que se ponen en marcha cuando un cliente realiza un pedido, cubriendo todo lo que sus empleados harán, incluyendo el recibo del pago. Es decir, el pedido en efectivo, también conocido como O2C, OTC o el ciclo de cotización en efectivo, es el término utilizado para describir el conjunto de procesos comerciales para recibir y completar una venta. El ciclo de pedido al cobro comienza cuando se realiza un pedido y finaliza cuando se recibe el pago y dicho pago se registra en el libro mayor.

Dependiendo del tipo de industria de la compañía, esto puede ser extremadamente simple o complicado. Si la empresa opera en una tienda minorista de calzado, todo el proceso es únicamente el intercambio de efectivo por algún tipo de artículo, en este caso algún artículo de calzado. Si, por otro lado, la corporación está vendiendo un software empresarial a otras compañías, por ejemplo, el proceso puede ser mucho más largo.

Los procesos de OTC incluyen la toma de pedidos, la entrada de los mismos y el inventario, el ensamblaje de los productos y la verificación de que esto se ha realizado correctamente, el envío y la entrega de los productos, la facturación, el pago y, finalmente, la generación de informes.

Por lo tanto, el proceso de orden para cobrar consta de dos procesos diferentes: el proceso de gestión de pedidos y el proceso de facturación a efectivo.

 

Cómo Distinguir Si Tu Compañía Requiere Contratar Una Empresa De Outsourcing.

Dirigir y administrar tu propia empresa requiere mucho tiempo. Si eres el dueño del negocio, es tu responsabilidad supervisar que el trabajo que le ofreces a tus clientes se entregue a tiempo y con los más altos estándares de calidad. Sin embargo, cada vez comienzas a recibir más carga laboral y te das cuenta de que no puedes sobrellevarlo todo tú solo. Quizás, es el momento de pensar en implementar el outsourcing en algunas etapas del flujo de trabajo de tu negocio.

Outsourcing-profitlineEl outsourcing puede variar según el tipo de empresa que tengas. Si trabajas por cuenta propia, tal vez necesites a un contratista para que te ayude con distintas tareas o, incluso, podrías emplear a alguien para que te apoye con las tareas del hogar y así puedas dedicarle más tiempo a tu empresa.

¿Qué es Outsourcing? Una Práctica Organizacional Para el Crecimiento Empresarial: ¡La guía en donde encuentras todo lo que debes saber sobre la tercerización!

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Sea cual sea el tipo de negocio que tengas, Profitline te mostrará las señales que debes reconocer para saber si necesitas implementar el outsourcing en tu empresa.

  1. Tienes más trabajo que tiempo: Tener mucho trabajo es una bendición y a la vez un gran problema. Debes reconocer cuándo ya no puedes lidiar con la carga laboral por tu cuenta o tener listo el producto para cierta fecha. Si se vuelve una preocupación repetitiva, entonces necesitas contratar a alguien que te ayude con esas tareas para las que ya no tienes tanto tiempo. Recuerda que trabajar demasiado fuera de tus horas laborales no es la mejor solución.
  1. Tu empresa debe crecer, pero no puedes hacerlo solo: Hasta cierto punto, tu empresa no crecerá si te encuentras tú solo centrándote en todas las tareas del negocio a la vez. Contrata a alguien que pueda ayudarte con los pendientes actuales. De esta manera, el outsourcing te puede ayudar a enfocarte en hacer crecer y expandir tu empresa.
  2. No puedes añadir nuevos servicios sin suspender los actuales: Quizá, ya conoces cuál es la siguiente tendencia que quieres usar en tu empresa, pero no puedes ir tras ella y abandonar los servicios que brindas. Quieres intentar ofrecer un nuevo producto que podría beneficiar totalmente a tus clientes, pero no puedes alcanzar este objetivo porque tu personal y tiempo son limitados. Aquí es donde tienes que tomar la decisión difícil de discontinuar algunos servicios actuales y perder clientes o empezar a implementar el outsourcing.
  3. Te contratan para proyectos temporales: Si te contratan para estos proyectos temporales en específico y sientes que no tienes todas las destrezas para completar las distintas tareas que te pide el cliente de inicio a fin, entonces es momento de que contrates a alguien que te ayude con algunas partes del trabajo. Así, tu cliente tendrá el producto final y tú tendrás más tiempo para hacer otras tareas importantes.
  4. Se te es difícil hacer ciertas tareas: Como el dueño de tu empresa, a diario tendrás que hacer algunos trabajos que no son muy divertidos. Si tienes alguna tarea difícil que detestas y sueles dejarla para último minuto, entonces intenta tercerizarla. Lo más probable es que estés consumiendo más tiempo y energía en intentar terminarla cuando podría hacerla alguien que sí disfruta realizar ese tipo de trabajo y lo haría probablemente en menos tiempo. Ahórrate los dolores de cabeza y contrata a alguien que lo haga por ti.

Implementar el outsourcing en tu empresa puede ser algo completamente nuevo y distinto para ti al inicio, pero terminará siendo un factor muy beneficioso a futuro, ya que permitirá que tu empresa pueda crecer en el camino.

Profitline, empresa líder de Outsourcing en Colombia, te ofrece las mejores soluciones para aumentar la productividad de tu empresa. Si estás interesado en nuestros servicios de Outsourcing, escríbenos y estaremos contentos en ayudarte.