El papel que cumple el Back Office de una compañía es sumamente importante debido a que engloba todas las tareas de gestión de procesos administrativos, contables, seguimiento de clientes, gestión de recursos humanos, entre otros. En definitiva, las cuestiones internas orientadas a gestionar la misma empresa.
El término de Back Office, proviene de su opuesto “Front Office”, que es el encargado de la parte de la empresa que posee un contacto directo con el cliente. Por lo que se le puede definir como la “trastienda”, la parte menos visible de una empresa.
Estas tareas administrativas pueden ser realizadas directamente por la compañía, o ser externalizadas a empresas especializadas en gestión de procesos de negocios. Los objetivos principales de la externalización son: La mejora de la eficiencia y el considerable ahorro de costes para la empresa.
Las principales tareas que ofrece la externalización de servicios de Back Office son:
- Digitalización, gestión e indexación de documentos electrónicos
- Verificación de datos
- Tramitación y custodia documental
- Gestión de archivo temporal
- Tratamiento de facturación
- Gestión de Nómina
- Gestión de cuentas por cobrar
- Activos fijos y control de inventarios
Las principales ventajas que ofrece la externalización de este tipo de procesos son:
- Minimización de tiempos a la hora de gestionar los diferentes departamentos de la compañía.
- Se reduce los costes administrativos notablemente.
- Debido a que se cuenta con un personal altamente calificado para este tipo de gestiones por parte de la empresa subcontratada, se optimiza el tiempo designado a estas tareas.
- Se optimiza el tiempo de respuesta, ayudando a que la experiencia del cliente sea notable.
- La externalización de estas tareas administrativas, permite que la empresa pueda enfocarse en sus actividades hacia las tareas primordiales de la compañía.
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