En el ámbito empresarial colombiano, la gestión de cuentas por pagar representa un desafío significativo que puede impactar profundamente la eficiencia operativa y financiera de las organizaciones. Este proceso, esencial para mantener y controlar las relaciones comerciales fluidas con proveedores y evitar reprocesos financieros, está sujeto a diversas dificultades que pueden generar demoras, gastos adicionales como el no reconocimiento de gastos deducibles para la declaración de renta en las organizaciones, así mismo, las áreas financieras al recibir un gran volumen de facturas de bienes o servicios, extiende sus cierres mensuales que representa tiempos y horas de trabajo perdidas al no tener una visual y gestión eficiente en sus flujos de cuentas por pagar. En este blog, exploraremos las principales dificultades que enfrentan las empresas en Colombia en materia de flujos de trabajo y cómo la implementación de herramientas tecnológicas puede ser la solución para optimizar este proceso.
Dificultades
1. Demoras en la Aceptación de Facturas
Una de las principales dificultades radica en las demoras en la aceptación de facturas por parte de las empresas. Este proceso manual puede llevar tiempo debido a la necesidad de revisión de los costos y gastos mensuales, validación de datos y aprobaciones internas. En un entorno donde la agilidad es crucial para mantener relaciones comerciales sólidas con proveedores, así como evitar el caos en los cierres contables.
2. Gastos Adicionales por Errores y Retrasos
Los errores humanos en la gestión manual de cuentas por pagar son inevitables y pueden resultar en pagos incorrectos o duplicados, lo cual conlleva gastos adicionales y complicaciones para rectificar las situaciones. Además, los retrasos en el procesamiento de facturas pueden generar penalizaciones por pagos tardíos, afectando negativamente la reputación financiera de la empresa y su capacidad para negociar términos favorables con proveedores.
3. Riesgos financieros por incumplimiento normativo
El cumplimiento normativo y fiscal implica la necesidad de cumplir con regulaciones específicas relacionadas con la contabilidad y la tributación. La gestión manual de cuentas por pagar puede aumentar el riesgo de errores en la documentación fiscal y la presentación de informes, lo cual podría resultar en sanciones por incumplimiento y auditorías prolongadas. Uno de los factores que mas afectan a la compañía son los riesgos para la presentación de pago de impuestos, la falta de puntualidad en esta materia puede desencadenar sanciones. En 2023, la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales) de Colombia recaudó aproximadamente 500 mil millones de pesos en sanciones tributarias. Estas sanciones se aplican a empresas y contribuyentes por diversos incumplimientos, como la presentación tardía de declaraciones de impuestos y otras obligaciones fiscales.
Solución: Automatización del Proceso de Cuentas por Pagar
La automatización de procesos internos en las empresas a través de la transformación digital optimiza la gestión de tareas repetitivas y administrativas, reduce el riesgo de errores, mejora la consistencia de los datos y libera a los empleados para que se concentren en actividades estratégicas. Esto conduce a una mayor eficiencia operativa, mejora la productividad y permite una toma de decisiones más rápida y precisa.
Ante estos desafíos, la automatización del proceso de cuentas por pagar se presenta como una solución efectiva y eficiente para las organizaciones. Mediante el uso de herramientas tecnológicas avanzadas, las empresas pueden:
- Visual en tiempo real: Permite la recepción electrónica y la visual en tiempo real de las facturas emitidas por sus proveedores.
- Flujos de aprobaciones: Regula los flujos y aprobaciones que requiere la compañía con un proceso OTC (Order to Cash) eficiente,
- Cierres contables a tiempo: Al tener un dashboard con la visual de las facturas recibidas, procesadas la causación y cierres tributarios de las áreas contables serán mas rápidos y eficaces.
- Optimizar Costos: Es posible que en la actualidad, las compañías invierten en un gran numero de recursos para llevar a cabo el control de facturación de bienes o servicios de sus proveedores, desplegar un aplicativo tecnológico que elimine estas actividades manuales y reduzca errores lograra una recuperación de inversión al corto plazo.
- Gestión documental: Por normatividad, las compañías deben resguardas las facturas y xml recibidos ante posibles auditorías fiscales, información que en muchas ocasiones se pierde por descuidos o errores humanos, una plataforma tecnológica garantizara el almacenado y custodia de la información.
Implementación Exitosa de la Automatización
Para implementar con éxito la automatización del proceso de cuentas por pagar, las empresas colombianas deben considerar lo siguiente:
- Solución tecnológica adaptable y flexible: Los procesos administrativos funcionan de manera diferente en las organizaciones, buscar una herramienta con un ecosistema adaptable es fundamental para lograr una implementación en el menor tiempo posible
- Capacitación y Adopción: Capacitar al personal adecuadamente para adaptarse a sistemas e innovación tecnológica y asegurar una adopción efectiva en todos los niveles de la organización.
- Monitoreo y Mejora Continua: Establecer procesos de monitoreo para evaluar el rendimiento de la automatización y realizar ajustes según sea necesario para optimizar los resultados.
En Profitline somos especialistas en transformación digital siendo aliados de nuestros clientes, nuestra App de cuentas por pagar es una solución flexible y escalable, la cual se adapta al buzón de recepción de facturación electrónica, extrae la data y genera informes de estados de las facturas de bienes y servicios que recibe tu compañía, la cual permite una trazabilidad fácil de tu flujo de aprobaciones y cargue en tu sistema contable.