Outsourcing de Servicios Back Office

¿No se acuerda quien le debe y desde hace cuánto? ¿Posee cuentas por cobrar?

¿Sus cuentas por cobrar son mayores que sus ingresos? ¿Tiene que esperar semanas a que su contador le genere un reporte de cartera?

Si su respuesta fue afirmativa a alguna de estas preguntas, entonces usted y su empresa está en riesgo de que el esfuerzo de su trabajo no se vea reflejado en los ingresos que recibe. Existe la probabilidad de que deje dinero sobre la mesa y que nunca lo recupere. Su negocio es importante, pero no solo vender es lo que vale: ¡se debe cobrar!

Hoy en día, es normal que los negocios deban y les deban. Al igual, es bastante común que se manejen plazos y formas de pago tanto con clientes como con proveedores. Esto sucede desde las microempresas y PYMES (el “vecino me fía”), hasta en las más grandes cadenas de superficie (a los proveedores se les paga a 45 o 60 días, si no más). Por eso no es ningún pecado tener cuentas por cobrar, y no debería sentir pena por eso. Lo que es importante es que éstas se manejen adecuadamente y los recursos no se pierdan.

En la medida en que un Negocio maneja un mayor portafolio de productos y/o servicios, y que el número de clientes sea mayor, la gestión de la cartera se pone más complicada. Se comienza a tener poca claridad de quién es el que le debe, o qué producto o línea de negocio es el que más le adeudan.  Saber en detalle el estado de su cartera o cuentas por cobrar es crucial para el negocio, pues le permite entender, entre otras cosas, lo siguiente:

• Un buen reporte de Cartera por Clientes es el secreto de este análisis: A quién vale la pena venderle, así sea a crédito, y a quien no.  Si alguien es buena paga, y cumple con sus obligaciones, ese es un cliente al que se le puede seguir vendiendo, así sea a crédito. Al que históricamente ha incumplido o al menos genera dudas de pago, es mejor dejarlo pasar o que se vaya a la competencia.
• Un buen informe de Cartera por edades es fundamental: Cómo será el flujo de caja de su negocio, y, por ende, saber con cuánto cuenta a futuro y cuando exactamente. Con una adecuada gestión de la cartera, usted siempre tendrá presente cuando entrará la “platica” y así podrá realizar una adecuada “planeación” financiera de su negocio.
• Conocer perfectamente cuáles son los productos o servicios que realmente le generan ingresos: Un análisis de cartera por producto es muy importante para entender cuáles son los productos que le generan valor y cuáles pérdidas. Es muy fácil que se generen malas percepciones si se miran las cosas desde el agregado y no en detalle.
• Saber quiénes son los buenos vendedores: Un análisis de cartera por vendedor le arrojará sorpresas que le serán muy útiles. Con este tipo de informes es fácil detectar incluso aspectos de fraude.  De pronto descubre que su vendedor estrella, realmente está generando ventas malas que nunca pagan, o que el que menos vendía, es quien le está trayendo la caja de su Negocio.
• Tener conocimiento de qué regiones o geografías son mejores que otras:  Es fácil pensar que crecer a otras regiones es bueno, pero eso no necesariamente es así. Un reporte de cuentas por cobrar por geografía o sucursales le sacará a la luz en dónde debe poner más atención

Para mayor información puede acceder a https://www.loggro.com/blog/entry/la-importancia-del-manejo-de-las-cuentas-por-cobrar-reflexion-para-que-no-lo-tumben-parte-1.html

El outsourcing no es una idea nueva. Se viene practicando de forma más o menos extendida como estrategia de negocios desde mediados del pasado siglo, cuando el desarrollo tecnológico comenzó a ser más rápido y las estructuras empresariales se quedaban rápidamente desfasadas requiriendo continuas actualizaciones, tanto de los activos como del personal, especialmente en aquellas áreas que no constituían la actividad principal de la empresa, pero que eran indispensables para su funcionamiento. Las grandes empresas fueron las pioneras en la implantación de outsourcing, comenzando a utilizarse el término desde los años 80 del pasado siglo.

Cuando las empresas deciden externalizar un servicio o proceso, lo hacen persiguiendo diferentes objetivos, buscando las ventajas que se derivan del outsourcing. Una de las primeras razones se encuentra en la reducción de costes. La mayoría de las empresas no están especializadas en todas las actividades que precisan realizar para su funcionamiento, sino sólo en su actividad principal. Eso significa que pueden ser ineficientes en otro tipo de actividades que deben llevar a cabo, para las cuales no tienen personal especializado y que requerirían recursos que la empresa podría dedicar a otras actividades.

Externalizar actividades o procesos secundarios posibilita que la empresa se concentre en sus actividades principales, consiguiendo una mayor competitividad en su actividad principal y mayor eficiencia en los procesos objeto de outsourcing. Cuando una empresa decide contratar un servicio de outsourcing, es porque previamente se han considerado y evaluado una serie de aspectos. En primer lugar, se ha identificado y definido el servicio que se desea externalizar y lo que se desea obtener con el outsourcing.

En segundo lugar, se han determinado las fases que van a seguirse en el proceso, la duración del contrato y el seguimiento y control del servicio. Es fundamental evaluar el impacto estratégico y económico que tiene el outsourcing sobre la empresa. Para ello los objetivos deben estar claramente delimitados.

Sin embargo, la reducción de costes y la concentración en actividades críticas del negocio no son los únicos objetivos perseguidos. La externalización de determinados procesos permite a las empresas ser más flexibles ante los cambios de los mercados, permitiéndolas reaccionar antes y obtener ventajas competitivas. Esto se debe fundamentalmente a que pueden disponer de la tecnología más avanzada sin tener que realizar fuertes inversiones y de la información más actualizada y oportuna para tomar decisiones.

Sin embargo, algunas de estas ventajas pueden llegar a convertirse en inconvenientes, ya que en muchas ocasiones, la disminución de los costes no es la esperada, la calidad del servicio prestado puede resentirse frente al que anteriormente prestaba la propia empresa, como en el caso de la atención al cliente, la confidencialidad de la información interna puede verse vulnerada, ya que los empleados que la manejan no pertenecen a la empresa cliente, sino al proveedor, por lo que no sienten ninguna fidelidad por la empresa contratante. Por otro lado, puede conducir a transferir áreas del negocio a empresas situadas en países con costes laborales bajos, llevando a un proceso de deslocalización.

Para mayor información http://eco.mdp.edu.ar/cendocu/repositorio/00863.pdf

Lo principal es: contar con un fondo para casos de emergencia siempre será una excelente herramienta que lo sacará de apuros económicos. Por otra parte, si fallece su pareja, recopile toda la documentación apropiada para resolver y liquidar tales asuntos.

Predecir cuándo llegarán los tiempos difíciles es complicado, pero lo que sí se puede hacer es planificar adecuadamente para cuando estos lleguen. La clave para sobrellevar las dificultades es dar pasos acertados que lo protejan tanto a usted como a su familia.

Poner sus finanzas en orden: Si necesita otra razón para ordenar su situación financiera, le proponemos una: organizar sus finanzas le dará tranquilidad en caso de una eventualidad desagradable. Hay que esperar lo inesperado y encontrar la manera de poder enfrentarlo financieramente.

Separe y destine dinero para este fondo cada mes. Debe tener suficiente efectivo disponible para cubrir sus gastos de manutención correspondientes a tres meses; para seis meses es mucho mejor.

Este dinero debe estar disponible de inmediato en caso de ser necesario, es decir, deben ser fondos líquidos. Recuerde que su fondo de emergencia no es como sus ahorros para jubilarse.

Debe guardar este dinero en una cuenta de ahorros o fondo de inversión, de forma que tenga acceso a dicho dinero de inmediato en caso necesario. Ojalá usted no tenga que usar ese dinero, pero, llegado el caso, se alegrará de tenerlo a su disposición.

Búsqueda de empleo inmediato: si pierde su empleo, el primer paso a dar es protegerse frente a esta situación. Como primera medida puede utilizar el fondo de emergencia, del cual hablamos anteriormente, pero también es importante que si sale en buenos términos del sitio donde laboró, cuenta con cierto apoyo de su exempleador, por ejemplo, tendrá buenas cartas de recomendación.

Su próximo paso es hallar otro empleo. Utilice los sitios en línea que enlistan los empleos disponibles. Puede también acudir a una agencia de empleo o hablar con un asesor de colocaciones. Asimismo, es importante que se mantenga en contacto con amigos y familiares que estén vinculados a su área de conocimiento o trabajo, ellos podrían tener ofertas laborales o sugerencias para usted.

Para mayor información puede acceder a http://actualicese.com/actualidad/2017/02/23/planeacion-financiera-formula-para-hacerle-frente-a-lo-inesperado/

El adiós al extinto Plan Único de Cuentas (PUC), el sistema tradicional para llevar la contabilidad en Colombia, tocó la puerta de las pequeñas y medianas empresas del país, que ahora se alistan para la convergencia hacia un nuevo modelo contable.

El propósito: adoptar principios y estándares internacionales de información financiera, garantizar la eficiencia de información que se suministra a terceros, alcanzar mayor transparencia y veracidad en la información de las empresas y lograr un mayor aseguramiento de los datos.

Una empresa convertida a Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) puede ser mucho más atractiva a ojos de inversionistas extranjeros, por ejemplo, en procesos de compra o alianzas; permite tener mayor acceso a otros mercados y facilita conseguir recursos de capital ya que presenta un mapa más completo de lo que tiene una compañía al ajustar sus cifras a estándares globales.

En el caso de las Pymes el ‘nuevo chip’ comienza a operar desde el 10 de enero de 2016, cuando deben migrar a NIIF. De acuerdo con Confecámaras, la conformación societaria está soportada 95% en Pymes, empresas que han encontrado como algunas de las dificultades en el proceso de aplicación la falta de personal idóneo, poco conocimiento de las empresas, falta de planeación y sobrecostos por el ‘corre-corre’ de última hora en la implementación.

“Es un cambio que afecta toda la operación y no solamente el área financiera”, afirma Juan Antonio Colina, socio líder NIIF de PwC Colombia.

Un primer examen de la Superintendencia de Sociedades revela que 85% de las empresas del Grupo 1 cumplieron al cierre del periodo de transición con el proceso establecido en la convergencia, lo que muestra la conciencia empresarial en torno a este proceso.

Eso significa que hoy las empresas ven con buenos ojos las bondades de estandarizar sus balances para que un inversionista en Nueva York, otro en Japón y uno en Colombia puedan hablar el mismo idioma a la hora de leer un balance.

En Colombia no se puede hablar o mencionar la sigla NIIF, porque en las Superintendencias han delimitado el uso de ciertos estándares internacionales, en especial de instrumentos financieros. Con esto no se puede inferir que en Colombia se este´ aplicando plenamente NIIF”, afirma Felipe Janica, socio de E&Y, tras destacar que lo correcto es indicar que en Colombia se está´ viviendo un proceso de convergencia de los principios contables colombianos a Principios y Normas de Contabilidad e Información Financiera de Aseguramiento de Información Aceptados en Colombia.

Antes de entrar en materia, cabe señalar que, según estudios internacionales, en Latinoamérica existe solo un 42% de tercerización en los procesos de las empresas, Europa supera el 90%, Estados Unidos tiene un 80% y Asía 85%. Esta estadística nos demuestra que la competitividad de los mercados, provoca que las empresas decidan tercerizar para volverse más eficientes.

No cabe duda que la tendencia a delegar operaciones va en aumento, sin embargo, los dueños de las empresas deben realizar un proceso de análisis antes de dar el paso.

1. Determinar cuáles son las principales actividades de la compañía: Este tipo de actividades son las que definen a la empresa y la hacen diferenciarse de la competencia aportando un valor agregado. En pocas palabras, es lo que mejor sabe hacer la compañía.

Una vez que se han identificado, estas actividades deben seguirse llevando a cabo desde dentro de la empresa, nunca tercerizarse. El resto bien pueden delegarse, como por ejemplo la administración de nómina, dado que es un proceso que no afecta la forma de trabajar de la empresa.

2. Evaluar el costo de las actividades que se planea tercerizar: Para saber cuál es el costo de una actividad, no se recomienda una contabilidad tradicional, sino un Costeo basado en actividades o ABC Costing por sus siglas en inglés (Activity-based costing), que consiste en un sistema que asigna costos a un producto o servicio, basado en los recursos que consume. La diferencia con el sistema tradicional, es que, en este último, los costos indirectos (marketing, servicios, etc.) son aplicados en proporción a los costos directos.

3. ¿Qué es más barato, hacer o comprar? Una vez determinado el costo de hacer las cosas internamente, se debe comparar con el costo de pagar para que una empresa especializada lo haga. Tomando en cuenta factores como la seguridad y tiempo que se ganan para realizar las operaciones “core” del negocio, pues se trata de un valor indirecto y muchas veces más importante que el monto a pagar.

4. Realizar un análisis de proveedores: Inclusive, aunque el costo por tercerizar sea adecuado, se debe prever que la empresa suministradora asumirá un papel de cooperación mutua, e intercambio de información. También es importante conocer las herramientas con que labora, por ejemplo, en el caso de una empresa dedicada a la administración de nómina, es importante saber si cuenta con algún software de nómina.

Para mayor información puede acceder a http://www.ips.com.mx/blog/4-tips-para-saber-cuando-tercerizar-servicios-administracion-de-nomina