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Business Process Outsourcing – Profitline

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Soluciones de Outsourcing ó Tercerización de Procesos de Negocio

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Outsourcing de Servicios Back Office

30 octubre, 2018

Benéficos de subcontratar el servicio de Back office en una empresa.

El Back Office de una compañía engloba las tareas de gestión de los procesos administrativos, la contabilidad, seguimiento de clientes, gestión de recursos humanos… etc. En definitiva, las cuestiones internas orientadas a gestionar la propia empresa.

Backoffice-outsourcing

El término de Back Office proviene de su opuesto “front office”, que es la parte de la empresa que tiene contacto directo con el cliente. Por lo que podemos traducirlo como la “trastienda”, la parte menos visible de una empresa.

Estas tareas administrativas pueden ser realizadas directamente por la empresa, o externalizadas a empresas especializadas en gestión de procesos de negocio. Los objetivos principales de la externalización son la mejora de la eficiencia y el ahorro de costes de la compañía.

¿Cuáles son las principales tareas relacionadas con la externalización del servicio de Back Office?

Las tareas más comunes cuando se externalizan este tipo de procesos son:

Digitalización, gestión e indexación de documentación electrónica:

La transformación y estructuración de la documentación física, papel, al entorno digital.

Verificación de datos:

Mediante el control de la información suministrada por los clientes durante el proceso de compra. Gracias a esta verificación se previene de posibles fraudes e impagos por parte de la empresa contratante.

Tramitación y custodia documental:

Este apartado consiste en proteger y comprobar la autenticidad de documentos, con garantías técnicas y legales, y de expedientes. Mediante la custodia de esta información por parte de un tercero, se asegura un acceso limitado al personal acreditado, además de una conservación óptima y segura.

Gestión de archivo temporal:

La supervisión de préstamos y devoluciones por parte de la empresa. Una de las tareas básicas de la gestión de Documentación de Expediente.

Tratamiento de facturación:

Algo fundamental en toda empresa, el control de la facturación. Este seguimiento comienza en el momento de la emisión y finaliza una vez que se realiza el cobro y vence la fecha de la factura.

Gestión de Cuentas a Cobrar:

Se trata del seguimiento y tramitación de servicios impagados. Mediante la gestión de este tipo de cuentas, se monitorea la evolución de las facturas impagadas hasta alcanzar una resolución favorable para la empresa.

¿Qué ventajas ofrece a una empresa externalizar el servicio de Back Office?

Las principales ventajas de la externalización de este tipo de procesos son:

  • Se minimizan los tiemposa la hora de gestionar los diferentes departamentos.
  • Se logra reducir los costes administrativos
  • Al contar un personal altamente cualificadopara este tipo de gestiones por parte de la empresa subcontratada, se optimiza el tiempo designado a estas tareas.
  • La mejora en el tiempo de respuestaayuda a que la experiencia del cliente sea notable.
  • La externalización de estas tareas administrativas permite a la empresa poder focalizar sus actividades hacia las tareas primordialesde la compañía.

 

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24 agosto, 2018

Las funciones de back office en una empresa

Un carro no puede arrancar si el motor está dañado. Lo mismo pasa con una empresa que no cuenta con un buen equipo de trabajo y un servicio de back office.

Una compañía se compone de tres partes: front office, middle office y back office. Esta categorización es más común en las compañías de servicios financieros, pero la mayoría de las compañías operan con el front office y back office.

Lee también: ¿Qué es el back office y cuáles son las ventajas de tercerizar este servicio?

El back office a veces se usa para describir todos los trabajos que no generan ingresos directamente, aún así, el personal de back office juega un rol importante en la operación de una empresa. Pero, ¿qué hace un back office? En general, esta área se encarga de brindar soporte para que el negocio principal funcione sin problemas.

Hoy en día, la mayoría de estos puestos están ubicados lejos de la sede de la compañía. Muchos se encuentran en ciudades donde el arriendo es más barato y la mano de obra es más económica. Como resultado, muchas empresas optan por subcontratar funciones de back office offshore para reducir aún más los costos.

Por otro lado, la tecnología le ha brindado a muchas empresas la oportunidad de permitir arreglos de trabajo remoto, en los cuales los empleados trabajan desde casa. Los beneficios incluyen el ahorro de alquiler y el aumento de la productividad. Además, el empleo remoto del personal administrativo permite a las empresas acceder al talento humano en diversas áreas y atraer a un grupo de personas más amplio.

Sigue leyendo para descubrir las diferentes funciones de back office en una empresa.

Las funciones de Back Office

Todas las empresas deben contar con un servicio de back office, pero hay dos formas de hacerlo. Puede ser un servicio interno, es decir, que lo lleven a cabo personas de la misma empresa, o externo, subcontratando a otra empresa distinta para que lleve a cabo las funciones o delegando esas tareas en empresas del mismo grupo empresarial.

Algunas de las cosas que un back office incluye tareas administrativas, gestión de recursos humanos, facturación, contabilidad, IT, cobro de cartera y comunicaciones. En esta ocasión nos vamos a enfocar en tres de las más comunes:

1. IT

Contar con herramientas tecnológicas básicas como teléfonos, computadores, programas de software y servidores para mantener el correo electrónico son una parte fundamental en la operación de una empresa y del servicio de back office. Si alguno de estos componentes falla, las tareas administrativas se ven afectadas inmediatamente, por esto es clave mantener al departamento de IT actualizado y en buen estado.

Por otro lado, el soporte post-venta o soporte técnico es indispensable para cualquier organización, ya que impacta directamente en la satisfacción del cliente y, por lo tanto, en la retención de clientes. Para esto es necesario contar con un equipo de profesionales donde los clientes puedan llamar para resolver sus dudas, preguntas o problemas relacionados con la garantía de su producto o servicio.

También te puede interesar: 5 tendencias de Outsourcing IT para 2018

El outsourcing de soporte de IT no sólo garantiza la satisfacción del cliente, sino que también libera a tu equipo de trabajo de administrar múltiples responsabilidades, lo que traduce a mayor productividad y retorno de inversión.

2. Cobro de Cartera

Para la mayoría de las empresas, tratar con clientes comerciales que tienen reputación de pagar tarde o no pagar puede ser un proceso complicado y estresante, especialmente si no cuentan con la suficiente experiencia.

Aquí es cuando cobra relevancia la subcontratación del servicio de cobro de cartera. Uno de los mayores beneficios es el ahorro de tiempo, puesto que el proveedor ya cuenta con un equipo especializado, con el conocimiento y las herramientas adecuadas para recuperar cuentas morosas, así no tendrás que preocuparte por hacerlo tu mismo.

Por otro lado, también ahorras dinero porque no tendrás que contratar y capacitar a un equipo de trabajo que se encargue del recaudo de cartera.

También te puede interesar: Contratar un servicio de cobro de cartera: las 4 cosas que debes saber

3. Recursos Humanos

La gestión de recursos humanos solía ser una tarea relativamente sencilla. Esta área se encargaba de contrataciones y despidos, capacitación y resolver uno que otro desacuerdo entre empleados. Sin embargo, en la última década, la administración de recursos humanos se ha vuelto más compleja y conlleva más tareas.

Aunque algunos creen que el área de recursos humanos no cumple una tarea importante dentro de la empresa, ya que siendo parte del servicio de back office no aportan ingresos, no hay que olvidar que es una parte esencial para el soporte y la administración integral de cualquier organización.

No importa el tamaño o el sector de negocio, entre más personas nuevas lleguen a tu empresa, más papeleo tendrás que hacer, más atención tendrás que darle a los aportes de salud, cesantías y pensiones, y más leyes y regulaciones tendrás que aprender y cumplir. Son bastantes tareas administrativas que pueden abrumarte y perjudicar no solo tu productividad, sino la calidad de tu trabajo.

Si no cuentas con los recursos o tiempo, es momento de considerar subcontratar a un proveedor que te pueda brindar soluciones de gestión humana.

Conclusión

Ojalá que después de leer este post tengas una mejor idea de qué hace un back office y entender cómo todas las áreas que lo abarcan son imprescindibles para que una empresa funcione sin problemas.

En Profitline contamos con el personal, la experiencia y un portafolio integral de servicios de back office. Si quieres saber más información o si quieres  subcontratar algún servicio de back office, ¡Haz clic en el banner de abajo!

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15 mayo, 2018

¿Qué es el back office y cuáles son las ventajas de tercerizar este servicio?

Quiero saber qué es el back office y si debería externalizar este servicio.

Tratar de supervisar cada departamento de una empresa no es tarea fácil. Toda empresa quiere asegurarse de que todas sus operaciones funcionen sin problema alguno, incluyendo las de finanzas y contabilidad, pero muchas veces no alcanza el tiempo para encargarse de esta área.

Ya sea si no cuentas con el conocimiento, el personal o el tiempo para supervisar las operaciones contables de tu empresa, el outsourcing de back office es la solución ideal para asegurarte de mantener tu empresa al día.

Sigue leyendo porque en este post te explicamos qué es el back office y front office, y cuáles son las ventajas de tercerizar este servicio en tu empresa.

¿Qué es el Back Office?

El back office es un término anglosajón que significa “oficina trasera” y se refiere al departamento de una empresa que se encarga de todas las tareas que están detrás del negocio o que no requieren de contacto directo con los clientes.

La mayoría de veces, las grandes empresas están separadas por departamentos, así que las áreas que se consideran como back office son IT, recursos humanos, contabilidad, finanzas y comunicación. Estos departamentos no están en contacto directo con el cliente, sino que cumplen las funciones internas de gestión para lograr los objetivos.

Te puede interesar: Back Office, la importancia que tienen dentro de las empresas.

El back office es fundamental para que una empresa pueda operar sin interrupciones, y son especialmente importantes para las empresas de servicios financieros que deben cumplir con reglamentos estrictos.

¿Qué es el Front Office?

Su contraparte es el término “front office” y abarca todas las actividades que involucra el contacto directo con los clientes como el área comercial, marketing, relaciones públicas e incluso el sitio web de la empresa.

“El back office brinda soporte para alcanzar los objetivos y las promesas del equipo de front office”.

Algunos piensan que el personal de back office y front office no se mezclan y que no interactúan, pero esto es lejos de la verdad.

Por ejemplo: si un asesor comercial está vendiendo un equipo de fabricación, necesita la ayuda de las personas de back office para brindarle información sobre el inventario y precios, permaneciendo en constante contacto con ellos.

En la siguiente imagen puedes detallar las áreas que manejan estos dos departamentos:

back-office-vs-front-office

Los 4 beneficios de tercerizar el servicio de Back Office

El outsourcing de Back Office le brinda grandes ventajas a tu empresa a largo plazo. Aquí te presentamos algunas de sus ventajas:

1.Reduce los costos

Uno de los principales beneficios de tercerizar el servicio de back office es que no tienes que correr con los gastos de mantener un departamento de contabilidad dentro de tu empresa. Uno de los elementos más importantes a la hora de administrar tu empresa son las cuentas, por esto es muy importante mantenerlas organizadas adecuadamente y que el departamento sea gestionado y analizado por expertos.

La subcontratación de este servicio significa que no tienes que preocuparte por los enormes costos que conlleva contar con la última tecnología y software de contabilidad. Los proveedores de contabilidad de back office se encargan de invertir en tecnología y procesos para garantizar servicios confiables y sin interrupciones. Esto significa menos costos para ti, ya que no necesitas comprar herramientas y software caros.

2. Aumenta la competitividad de tu empresa

Cuando decides tercerizar el servicio de back office, puedes estar más tranquilo, lo cual te permite concentrarte en otros aspectos de prioridad de tu negocio. Te puedes enfocar en otras tareas empresariales como mejorar el servicio al cliente, implementar nuevas estrategias de mercadeo y optimizar la reputación de tu marca.

Vale mencionar que se ha demostrado que contar con un proveedor de outsourcing contribuye al crecimiento y desarrollo de las empresas. Además, el proveedor de este servicio te permitirá implementar solo los servicios que realmente necesitas, haciendo que sea más fácil alcanzar tus KPI y objetivos estratégicos.

3.Garantiza un servicio de calidad

Los proveedores de outsourcing de back office cuentan con equipos de trabajo especializados para manejar infraestructuras avanzadas y datos contables. No solo tienen las habilidades y la experiencia para administrar tus procesos, sino que están capacitados para ofrecer asesoramiento e implementar mejores prácticas que ayudarán a mejorar tus procesos internos. Además, puedes contar con informes precisos y rápidos cuando los necesite.

4. Reduce los riesgos

Los riesgos empresariales siempre están presentes, no importa en qué sector de mercado te desempeñas. Teniendo esto en cuenta, es importante contar con especialistas que cuenten con la experiencia y el conocimiento para saber cómo solucionar los problemas de manera adecuada y oportuna.

Además, dado que los servicios de contabilidad representan su negocio principal, es menos probable que cometan errores (ya sean errores matemáticos, registros perdidos, transacciones inapropiadas, entre otros).

Conclusión

Al tercerizar los procesos de back office puedes enfocarte en tu negocio y operaciones estratégicas, reducir costos, mitigar riesgos y recibir ayuda de profesionales con experiencia.

En Profitline podemos ayudarte en la gestión administrativa-financiera de tu empresa. Contamos con un equipo de trabajo calificado y enfocados en la mejora y el desarrollo de tu negocio. ¡Ponte en contacto con nosotros hoy!

Si quieres aprender más sobre el servicio de back office, ¡comunícate con nosotros aquí!

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21 marzo, 2017

La importancia del buen manejo de las cuentas por cobrar para las Pymes

¿No se acuerda quien le debe y desde hace cuánto? ¿Posee cuentas por cobrar?

¿Sus cuentas por cobrar son mayores que sus ingresos? ¿Tiene que esperar semanas a que su contador le genere un reporte de cartera?

Si su respuesta fue afirmativa a alguna de estas preguntas, entonces usted y su empresa está en riesgo de que el esfuerzo de su trabajo no se vea reflejado en los ingresos que recibe. Existe la probabilidad de que deje dinero sobre la mesa y que nunca lo recupere. Su negocio es importante, pero no solo vender es lo que vale: ¡se debe cobrar!

Hoy en día, es normal que los negocios deban y les deban. Al igual, es bastante común que se manejen plazos y formas de pago tanto con clientes como con proveedores. Esto sucede desde las microempresas y PYMES (el “vecino me fía”), hasta en las más grandes cadenas de superficie (a los proveedores se les paga a 45 o 60 días, si no más). Por eso no es ningún pecado tener cuentas por cobrar, y no debería sentir pena por eso. Lo que es importante es que éstas se manejen adecuadamente y los recursos no se pierdan.

En la medida en que un Negocio maneja un mayor portafolio de productos y/o servicios, y que el número de clientes sea mayor, la gestión de la cartera se pone más complicada. Se comienza a tener poca claridad de quién es el que le debe, o qué producto o línea de negocio es el que más le adeudan.  Saber en detalle el estado de su cartera o cuentas por cobrar es crucial para el negocio, pues le permite entender, entre otras cosas, lo siguiente:

  • Un buen reporte de Cartera por Clientes es el secreto de este análisis: A quién vale la pena venderle, así sea a crédito, y a quien no.  Si alguien es buena paga, y cumple con sus obligaciones, ese es un cliente al que se le puede seguir vendiendo, así sea a crédito. Al que históricamente ha incumplido o al menos genera dudas de pago, es mejor dejarlo pasar o que se vaya a la competencia.
  • Un buen informe de Cartera por edades es fundamental: Cómo será el flujo de caja de su negocio, y, por ende, saber con cuánto cuenta a futuro y cuando exactamente. Con una adecuada gestión de la cartera, usted siempre tendrá presente cuando entrará la “platica” y así podrá realizar una adecuada “planeación” financiera de su negocio.
  • Conocer perfectamente cuáles son los productos o servicios que realmente le generan ingresos: Un análisis de cartera por producto es muy importante para entender cuáles son los productos que le generan valor y cuáles pérdidas. Es muy fácil que se generen malas percepciones si se miran las cosas desde el agregado y no en detalle.
  • Saber quiénes son los buenos vendedores: Un análisis de cartera por vendedor le arrojará sorpresas que le serán muy útiles. Con este tipo de informes es fácil detectar incluso aspectos de fraude.  De pronto descubre que su vendedor estrella, realmente está generando ventas malas que nunca pagan, o que el que menos vendía, es quien le está trayendo la caja de su Negocio.
  • Tener conocimiento de qué regiones o geografías son mejores que otras:  Es fácil pensar que crecer a otras regiones es bueno, pero eso no necesariamente es así. Un reporte de cuentas por cobrar por geografía o sucursales le sacará a la luz en dónde debe poner más atención

 

Para mayor información puede acceder a https://www.loggro.com/blog/entry/la-importancia-del-manejo-de-las-cuentas-por-cobrar-reflexion-para-que-no-lo-tumben-parte-1.html

 

Outsourcing de Servicios Back Office

21 marzo, 2017

Ventajas y beneficios del outsourcing contable empresarial.

El outsourcing no es una idea nueva. Se viene practicando de forma más o menos extendida como estrategia de negocios desde mediados del pasado siglo, cuando el desarrollo tecnológico comenzó a ser más rápido y las estructuras empresariales se quedaban rápidamente desfasadas requiriendo continuas actualizaciones, tanto de los activos como del personal, especialmente en aquellas áreas que no constituían la actividad principal de la empresa, pero que eran indispensables para su funcionamiento. Las grandes empresas fueron las pioneras en la implantación de outsourcing, comenzando a utilizarse el término desde los años 80 del pasado siglo.

Cuando las empresas deciden externalizar un servicio o proceso, lo hacen persiguiendo diferentes objetivos, buscando las ventajas que se derivan del outsourcing. Una de las primeras razones se encuentra en la reducción de costes. La mayoría de las empresas no están especializadas en todas las actividades que precisan realizar para su funcionamiento, sino sólo en su actividad principal. Eso significa que pueden ser ineficientes en otro tipo de actividades que deben llevar a cabo, para las cuales no tienen personal especializado y que requerirían recursos que la empresa podría dedicar a otras actividades.

¿Qué es Outsourcing? Una Práctica Organizacional Para el Crecimiento Empresarial: ¡La guía en donde encuentras todo lo que debes saber sobre la tercerización!

Leer Guía

Externalizar actividades o procesos secundarios posibilita que la empresa se concentre en sus actividades principales, consiguiendo una mayor competitividad en su actividad principal y mayor eficiencia en los procesos objeto de outsourcing. Cuando una empresa decide contratar un servicio de outsourcing, es porque previamente se han considerado y evaluado una serie de aspectos. En primer lugar, se ha identificado y definido el servicio que se desea externalizar y lo que se desea obtener con el outsourcing.

En segundo lugar, se han determinado las fases que van a seguirse en el proceso, la duración del contrato y el seguimiento y control del servicio. Es fundamental evaluar el impacto estratégico y económico que tiene el outsourcing sobre la empresa. Para ello los objetivos deben estar claramente delimitados.

Sin embargo, la reducción de costes y la concentración en actividades críticas del negocio no son los únicos objetivos perseguidos. La externalización de determinados procesos permite a las empresas ser más flexibles ante los cambios de los mercados, permitiéndolas reaccionar antes y obtener ventajas competitivas. Esto se debe fundamentalmente a que pueden disponer de la tecnología más avanzada sin tener que realizar fuertes inversiones y de la información más actualizada y oportuna para tomar decisiones.

Sin embargo, algunas de estas ventajas pueden llegar a convertirse en inconvenientes, ya que en muchas ocasiones, la disminución de los costes no es la esperada, la calidad del servicio prestado puede resentirse frente al que anteriormente prestaba la propia empresa, como en el caso de la atención al cliente, la confidencialidad de la información interna puede verse vulnerada, ya que los empleados que la manejan no pertenecen a la empresa cliente, sino al proveedor, por lo que no sienten ninguna fidelidad por la empresa contratante. Por otro lado, puede conducir a transferir áreas del negocio a empresas situadas en países con costes laborales bajos, llevando a un proceso de deslocalización.

Para mayor información http://eco.mdp.edu.ar/cendocu/repositorio/00863.pdf

Outsourcing de Servicios Back Office

21 marzo, 2017

Planeación financiera: La fórmula adecuada para hacerle frente a este nuevo año.

Lo principal es: contar con un fondo para casos de emergencia siempre será una excelente herramienta que lo sacará de apuros económicos. Por otra parte, si fallece su pareja, recopile toda la documentación apropiada para resolver y liquidar tales asuntos.

Predecir cuándo llegarán los tiempos difíciles es complicado, pero lo que sí se puede hacer es planificar adecuadamente para cuando estos lleguen. La clave para sobrellevar las dificultades es dar pasos acertados que lo protejan tanto a usted como a su familia.

Poner sus finanzas en orden: Si necesita otra razón para ordenar su situación financiera, le proponemos una: organizar sus finanzas le dará tranquilidad en caso de una eventualidad desagradable. Hay que esperar lo inesperado y encontrar la manera de poder enfrentarlo financieramente.

Separe y destine dinero para este fondo cada mes. Debe tener suficiente efectivo disponible para cubrir sus gastos de manutención correspondientes a tres meses; para seis meses es mucho mejor.

Este dinero debe estar disponible de inmediato en caso de ser necesario, es decir, deben ser fondos líquidos. Recuerde que su fondo de emergencia no es como sus ahorros para jubilarse.

Debe guardar este dinero en una cuenta de ahorros o fondo de inversión, de forma que tenga acceso a dicho dinero de inmediato en caso necesario. Ojalá usted no tenga que usar ese dinero, pero, llegado el caso, se alegrará de tenerlo a su disposición.

Búsqueda de empleo inmediato: si pierde su empleo, el primer paso a dar es protegerse frente a esta situación. Como primera medida puede utilizar el fondo de emergencia, del cual hablamos anteriormente, pero también es importante que si sale en buenos términos del sitio donde laboró, cuenta con cierto apoyo de su exempleador, por ejemplo, tendrá buenas cartas de recomendación.

Su próximo paso es hallar otro empleo. Utilice los sitios en línea que enlistan los empleos disponibles. Puede también acudir a una agencia de empleo o hablar con un asesor de colocaciones. Asimismo, es importante que se mantenga en contacto con amigos y familiares que estén vinculados a su área de conocimiento o trabajo, ellos podrían tener ofertas laborales o sugerencias para usted.

 

Para mayor información puede acceder a http://actualicese.com/actualidad/2017/02/23/planeacion-financiera-formula-para-hacerle-frente-a-lo-inesperado/

Outsourcing de Servicios Back Office

21 marzo, 2017

La era del Niif para las Pymes

El adiós al extinto Plan Único de Cuentas (PUC), el sistema tradicional para llevar la contabilidad en Colombia, tocó la puerta de las pequeñas y medianas empresas del país, que ahora se alistan para la convergencia hacia un nuevo modelo contable.

El propósito: adoptar principios y estándares internacionales de información financiera, garantizar la eficiencia de información que se suministra a terceros, alcanzar mayor transparencia y veracidad en la información de las empresas y lograr un mayor aseguramiento de los datos.

Una empresa convertida a Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) puede ser mucho más atractiva a ojos de inversionistas extranjeros, por ejemplo, en procesos de compra o alianzas; permite tener mayor acceso a otros mercados y facilita conseguir recursos de capital ya que presenta un mapa más completo de lo que tiene una compañía al ajustar sus cifras a estándares globales.

En el caso de las Pymes el ‘nuevo chip’ comienza a operar desde el 10 de enero de 2016, cuando deben migrar a NIIF. De acuerdo con Confecámaras, la conformación societaria está soportada 95% en Pymes, empresas que han encontrado como algunas de las dificultades en el proceso de aplicación la falta de personal idóneo, poco conocimiento de las empresas, falta de planeación y sobrecostos por el ‘corre-corre’ de última hora en la implementación.

“Es un cambio que afecta toda la operación y no solamente el área financiera”, afirma Juan Antonio Colina, socio líder NIIF de PwC Colombia.

Un primer examen de la Superintendencia de Sociedades revela que 85% de las empresas del Grupo 1 cumplieron al cierre del periodo de transición con el proceso establecido en la convergencia, lo que muestra la conciencia empresarial en torno a este proceso.

Eso significa que hoy las empresas ven con buenos ojos las bondades de estandarizar sus balances para que un inversionista en Nueva York, otro en Japón y uno en Colombia puedan hablar el mismo idioma a la hora de leer un balance.

En Colombia no se puede hablar o mencionar la sigla NIIF, porque en las Superintendencias han delimitado el uso de ciertos estándares internacionales, en especial de instrumentos financieros. Con esto no se puede inferir que en Colombia se este´ aplicando plenamente NIIF”, afirma Felipe Janica, socio de E&Y, tras destacar que lo correcto es indicar que en Colombia se está´ viviendo un proceso de convergencia de los principios contables colombianos a Principios y Normas de Contabilidad e Información Financiera de Aseguramiento de Información Aceptados en Colombia.

Outsourcing de Servicios Back Office

21 marzo, 2017

Cómo saber si tu empresa requiere tercerizar sus procesos de nómina.

Antes de entrar en materia, cabe señalar que, según estudios internacionales, en Latinoamérica existe solo un 42% de tercerización en los procesos de las empresas, Europa supera el 90%, Estados Unidos tiene un 80% y Asía 85%. Esta estadística nos demuestra que la competitividad de los mercados, provoca que las empresas decidan tercerizar para volverse más eficientes.

No cabe duda que la tendencia a delegar operaciones va en aumento, sin embargo, los dueños de las empresas deben realizar un proceso de análisis antes de dar el paso.

  1. Determinar cuáles son las principales actividades de la compañía: Este tipo de actividades son las que definen a la empresa y la hacen diferenciarse de la competencia aportando un valor agregado. En pocas palabras, es lo que mejor sabe hacer la compañía.

Una vez que se han identificado, estas actividades deben seguirse llevando a cabo desde dentro de la empresa, nunca tercerizarse. El resto bien pueden delegarse, como por ejemplo la administración de nómina, dado que es un proceso que no afecta la forma de trabajar de la empresa.

  1. Evaluar el costo de las actividades que se planea tercerizar: Para saber cuál es el costo de una actividad, no se recomienda una contabilidad tradicional, sino un Costeo basado en actividades o ABC Costing por sus siglas en inglés (Activity-based costing), que consiste en un sistema que asigna costos a un producto o servicio, basado en los recursos que consume. La diferencia con el sistema tradicional, es que, en este último, los costos indirectos (marketing, servicios, etc.) son aplicados en proporción a los costos directos.

 

  1. ¿Qué es más barato, hacer o comprar? Una vez determinado el costo de hacer las cosas internamente, se debe comparar con el costo de pagar para que una empresa especializada lo haga. Tomando en cuenta factores como la seguridad y tiempo que se ganan para realizar las operaciones “core” del negocio, pues se trata de un valor indirecto y muchas veces más importante que el monto a pagar.

 

  1. Realizar un análisis de proveedores: Inclusive, aunque el costo por tercerizar sea adecuado, se debe prever que la empresa suministradora asumirá un papel de cooperación mutua, e intercambio de información. También es importante conocer las herramientas con que labora, por ejemplo, en el caso de una empresa dedicada a la administración de nómina, es importante saber si cuenta con algún software de nómina.

Para mayor información puede acceder a http://www.ips.com.mx/blog/4-tips-para-saber-cuando-tercerizar-servicios-administracion-de-nomina

Outsourcing de Servicios Back Office

26 enero, 2017

Beneficios de contratar una asesoría Financiera.

Las empresas y personas particulares invierten mucho tiempo y esfuerzo en su información financiera. Por ello, las dudas entre si contratar a un equipo profesional de asesores financieros o por llevar el control de su información financiera suelen ser habituales. Obviamente, y como en tantos otros temas, aquí no hay una única respuesta posible, ya que para decidirse a contratar una asesoría financiera o mantener el control de nuestras cuentas hay que valorar muchos factores.

Uno de los más importantes es el tamaño de nuestra empresa: obviamente, no es lo mismo llevar la información financiera de un autónomo o de una pequeña pyme que la de una empresa de distribución, por ejemplo. El volumen de información que se genera mes a mes no será el mismo, y los recursos necesarios para gestionarlo, tampoco. Pero tener un pequeño equipo de trabajo, por poca información financiera que se genere, también necesita un buen número de horas que podríamos rentabilizar delegando hacia una gestoría externa por cincuenta o cien euros al mes.

¿Qué beneficios posee el contratar una asesoría financiera?

Contar con una asesoría, garantiza que se trabaje con profesionales del sector. Esto se traducirá en que estaremos colaborando con un equipo cualificado, que conoce no solo los aspectos de la información financiera, sino que también tendrá el conocimiento de cuestiones fiscales que a nosotros se nos pueden escapar.

A su vez, los asesores financieros estarán siempre al tanto de las últimas novedades en lo que a legislación se refiere. Esto es muy importante, ya que no estar al día puede conllevar una sanción por parte de la Administración si no cumplimos con nuestras obligaciones. Y no siempre tenemos el tiempo suficiente para informarnos.

Cumplimentar rigurosamente el libro de cuentas, presentar los modelos correctos de IVA e IRPF, aplicar las deducciones pertinentes, entre otras cosas. Son temas difíciles en los que no basta con cumplir y entregar los documentos en el plazo establecido. También hay que rellenarlos con exactitud para evitar que se inicie un expediente sancionador o incluso que suframos una inspección.

 

Para mayor información sobre el tema puede ingresar a http://www.asesoriabarcelona.net/ventajas-de-contratar-una-asesoria-financiera/

 

Outsourcing de Servicios Back Office Asesoría fiscal

21 enero, 2017

¿Por qué es importante contratar una empresa externa para una asesoría financiera?

El outsourcing es la externalización de un servicio profesional. Históricamente las empresas han externalizado departamentos como la logística, la administración, el mantenimiento, la informática, los recursos humanos, la comunicación o la comercial, entre otros.

Hoy en día, vemos que cada vez son más las empresas que delegan en empresas de asesoría financiera, fiscal y contable, no porque estas áreas no sean importantes, sino porque en ocasiones es más fácil encontrar fuera profesionales altamente cualificados que asuman estas tareas con los niveles de calidad y exigencia que se requiere, y sin necesidad de que se integren en la plantilla, con los costes económicos que ello conllevaría.

En los últimos años, marcados por las dificultades económicas y la toma de decisiones estratégicas para poder sobrevivir en un entorno empresarial cambiante, muchas empresas han optado por aligerar sus estructuras y externalizar algunos de los servicios que no formaban parte de su verdadero core-business. Ello les ha permitido centrarse en aquellas actividades que eran auténticamente estratégicas para su sector.

El outsourcing ha sido una de las palancas para el adelgazamiento de la estructura de las empresas y el incremento de la productividad, ya que ha ayudado a las compañías a optimizar sus recursos y mejorar su rentabilidad.

 

Sin miedo a externalizar: empresas de servicios de asesoría financiera.

Tradicionalmente, ha habido una cierta reticencia por parte del empresario a externalizar algunas de las áreas de la empresa. ¿Por qué motivo? Bien por miedo a que se produjera una pérdida de calidad o eficiencia en la prestación de servicios en determinados departamentos, o por temor a compartir información confidencial. Pero las cosas han cambiado y hoy en día existen en el mercado un gran número de compañías especializadas en ofrecer servicios profesionales externalizados de back-office no estratégicos. Esta posibilidad ha permitido a las empresas redimensionar sus plantillas y dedicar todos sus esfuerzos y recursos a aquellas actividades que verdaderamente les hacen ganar dinero.

La gran ventaja que supone la externalización es que delegas a un despacho profesional de asesoría financiera la gestión del departamento en cuestión. Por consiguiente, la correcta elección del despacho profesional resulta fundamental para conseguir los resultados que se pretenden. La clave está en contactar, como es nuestro caso, con despachos profesionales que si bien trabajan externamente se implican al 100% en la gestión de la empresa para que puedan intermediar y controlar todas las áreas con la eficacia esperada. De este modo la empresa puede trabajar con orientación a resultados y puede plantearse obtener un verdadero ahorro de costes.

 

Para mayor información puede acceder a http://www.miquelvalls.com/beneficios-outsourcing-asesoria-financiera/

Outsourcing de Servicios Back Office Outsourcing Financiero

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