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Etapas en la implementación del Business Process Outsourcing

Operamos a través de un sistema estandarizado de trabajo que comprende las etapas detalladas a continuación, el cual nos permite evaluar, analizar y definir la estrategia de BPO más adecuada para cada empresa.

ProfitLine_Proceso_Implementacion_BPO

Evaluación

Etapa en la cual Profitline Business Development, en coordinación con el cliente determina y obtiene un entendimiento de los diferentes procesos del negocio, identificando aquellos que pueden ser objeto de BPO, evaluando los riesgos de la operación y desarrollando un Plan de Acción que es presentado al cliente.

El definir los siguientes puntos facilitará el proceso de Evaluación:

  • Definir la persona que liderará el proceso de BPO en la empresa
  • Coordinar la estrategia de la empresa con la estrategia del proceso de BPO
  • Establecer un cronograma claro y detallado alrededor del proceso de BPO

La experiencia de nuestro equipo de trabajo y nuestra filosofía de trabajar en equipo con nuestros clientes nos permite presentar al cliente un Plan de Acción que es consistente con las necesidades y expectativas específicas de cada empresa.

Transición

Etapa durante la cual se lleva a cabo la migración de los conocimientos, los sistemas y las capacidades operativas.

Objetivos de la Transición

Preparar al operador del BPO para iniciar las operaciones seleccionadas

  • Documentar los procesos, entrenar al personal a cargo de dichos procesos y ejecutar los procesos.
  • Diseñar, adquirir y ubicar la tecnología y los sistemas de comunicación requeridos para lograr acceso a los sistemas del cliente.
  • Terminar de definir el Acuerdo de Nivel de Servicios y las condiciones finales del contrato.

Planeación de la Transición

La fase de Transición debe comenzar con el establecimiento de un Equipo de Trabajo que ayudará a planear y ejecutar la transición de manera efectiva.

Este Equipo de Trabajo tendrá representantes de Profitline Business Development y del cliente, los cuales serán responsables de ejecutar las tareas acordadas y garantizar la eficiente migración de los procedimientos objetos del proceso de BPO.

Ejecución de la Planeación

Esta fase del proceso comprende los siguientes pasos:

  • Transferencia de Conocimientos, incluyendo la elaboración de procedimientos operacionales y documentación, así como la capacitación a los operarios para que ejecuten estos procesos eficientemente.
  • Transferencia de Tecnología, la cual permite identificar los requerimientos del sistema que optimice la operación, selección de los equipos, ensayos e instalación de la infraestructura técnica requerida.

Una vez cumplidos estos dos pasos se contará con la preparación necesaria para poder iniciar la operación.

Implementación

En esta etapa se evalúa si la migración de procesos a Profitline Business Development se llevó a cabo de manera satisfactoria y se asegura que procesos interdependientes dentro de la empresa no han sido afectados negativamente.

Esta implementación comprende los siguientes pasos:

  • Definición del cronograma de ejecución del ensayo
  • Coordinación logística del ensayo
  • Ejecución del cargue de la información en el sistema de Profitline Business Development y descargue de la información del sistema del cliente, manteniendo la continuidad de los procesos dentro de niveles de servicio satisfactorios.

La implementación permite asegurar que los procesos interdependientes no se han visto afectados, que los recursos humanos disponibles son los adecuados y que la operación cuenta con los recursos y la infraestructura necesaria para mantener un Estado Estable.

Estado Estable

Esta etapa comprende la entrega permanente y continua de los servicios y la información ofrecida por Profitline Business Development dentro del Acuerdo de Nivel de Servicios, durante el período de vigencia del contrato.

Igualmente incluye el mejoramiento continuo de los procesos contratados, dentro de un marco de dialogo y colaboración constante con el cliente.

Objetivos

Iniciar y mantener una operación permanente y estable de los procesos sujetos al BPO, ejecutados de acuerdo a las normas y procedimientos detallados en el Acuerdo de Nivel de Servicios.
Mantener de manera estable la excelencia operativa de los siguientes parámetros:

  • Seguridad y Continuidad del proceso.
  • Seguimiento y Reportes de acuerdo a lo definido en el Acuerdo de Nivel de Servicio.
  • Mejoramiento continuo de los procesos.
  • Mejoramiento continuo del recurso humano.